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加强学校档案管理工作的几点思考
03级中文本科班 夏琼
（2008年4月）
前言
档案，其法律定义为：过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。学术定义为：国家机关、社会组织和个人在社会活动中直接形成的有价值的各种历史文献。可简易地表达为：档案是原始的历史记录。档案的特点表现在五个方面：首先，档案的形成的范围非常广泛。党政机关、社会团体、企事业单位以及每一个人都能成为档案的形成者；其次，档案反映的内容涉及的领域非常广，社会生活的方方面面都能在档案中得到记录；第三，档案的种类和形式多样。我们经常看到的各类文件、工程图纸、印章、照片、录音录像材料以及新兴的电子文件等等，都是档案的载体；第四，档案是人们从事某项活动直接形成的原始记录，它来源于人们实际生活、工作活动产生的原始记录，是伴随人类社会活动形成的客观真实的材料；第五，档案是具有保存价值的原始材料。原始性是档案的本质属性。是档案形成者当时当事直接使用的原始文件的转化物，就是说档案是历史的原始记录，这决定了档案和普通图书、资料的本质区别。判断一份材料是不是档案，关键要看它是不是具有原始性。另外,档案还具有客观真实性、信息性和知识存储性。档案的作用有两个方面：一是凭证作用；二是参考作用。对于一个具体的单位或个人来说，档案是一个单位或个人历史的真实、全面的反映，是一个单位或个人维护自身权益的重要工具，是一个单位规范管理的基础，是积累和传播知识的重要载体，是开展单位文化建设的重要素材，是一个单位或个人建立信用，在社会活动、生产经营等方面建立和利用信用体系，获得发展最有力的工具。对于一个国家来说，档案是国家和民族文化建设的历史记忆，是传承文明的重要载体，是“今世可以知古，后世可以知今”的重要素材。“ 历史长河奔腾不息，时光留下斑斑印迹；社会车轮滚滚向前，档案建立不朽功绩。孔子著《春秋》司马编《史记》，只因有了史料的记录，才使历史得以延续”，道出了档案工作的地位和作用。
学校档案是指法人、其他组织以及个人从事教育、教学及其有关的学校建设、财务管理等活动直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。加强学校档案的科学管理，是适应学校教育改革和发展的需要，也是学校常规管理的重要内容。学校档案工作是学校工作和教育、教学活动的真实记录和历史反映，是党和国家的宝贵财富。依法做好学校档案工作,加强学校的档案管理，逐步实现学校档案管理工作的系统化、科学化，对提升学校内部的管理水平具有重大的现实意义和深远的历史意义。加强学校档案管理，要着力抓好四个的方工作。
一、对档案管理工作的认识要深化
档案是人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据。档案事业是一项崇高的事业，是党和国家事业发展的一个不可缺少的重要部分。重视档案工作是中央、省、市各级党委、政府的要求，也是各级各类学校建设与发展的客观要求。借助档案，我们能更好地了解过去、把握现在、预见未来。学校档案工作是学校工作的重要组成部分，是办好学校的一项最基础的工作，是学校管理不可缺少的重要环节。学校档案工作的好坏，是衡量学校办得好坏的重要标志和依据。学校是人类文明的摇篮，是思想文化的圣地。各级教育行政管理部门和学校领导，要从讲政治和实践“三个代表”重要思想的高度，认识学校档案管理工作的地位和作用，理直气壮地宣传档案和档案工作的地位和作用，真正认识学校档案是学校自身形象和价值观建设的直接依据和载体，学校的自身形象、价值观念、学校精神、学校优秀先进人物的榜样力量之所以能够延绵不断地得以传承，是学校档案起到了重要的载体作用。充分认识 学校档案就是学校宝贵的财富，学校档案管理工作就是学校自身形象和价值观建设工作的重要组成部分，从而进一步重视和加强学校档案管理工作，把学校档案管理纳入学校整体发展规划和工作计划，纳入学校管理制度，纳入有关人员职责范围。做到学校布置工作与安排相关文件、资料的归档同步，检查工作与检查相关档案、资料的归档同步，总结工作与总结相关档案工作同步，实现学校档案集中统一管理，确保学校档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。
二、档案管理工作的制度要完善
建立和完善学校档案管理制度，就是要全面贯彻执行档案法律法规以及学校关于档案管理的各项规章制度，具体包括七个方面：
（一）严格执行规范立卷制度
建立健全学校各类档案，为学校各级领导、上级有关部门领导分析、总结、部署、调度学校工作和对学校工作作出决策提供准确、可靠的依据。学校领导应高度重视档案工作，确定一名校领导具体负责和指导资料的收集、分析、筛选、整理、立卷、归档等建档工作。要 建立档案管理的常规工作制度。如收集、整理、分类、立卷、借阅、鉴定、剔除、销毁等环节要建立相应的工作 制度。
学校档案室要按档案管理的要求建立档案,认真做好归档验收工作。对整理组卷完毕的档案进行入库存前的鉴定和验收，凡不符合要求的,必须重新整理合格才能归档。按规定做好分类编号和编目工作。目录条目基本著录项目包括：顺序号、档号、题名、日期、页数、保管期限等。实行计算机辅助档案管理的，应将目录输入计算机，建立信息库，实现检索、统计的机上操作。按照档案顺序号，依次排列上架。要定期全面检查，并做好检查记录，发现问题要及时采取补救措施，并报告分管领导，确保档案安全。教务处、总务处、学生处等能部门应专设档案柜，分别明确专（兼）职人员具体管理。
及时整理，规范分类，登记归档。请示类文件的归档要附相关批复材料。上级来文的归档，需要办理并上报相关材料的，要将上报的相关材料附上。全面系统地建立健全学校档案、教师档案和学生档案，学校档案按类以时间为序建立，教师的人事档案和业务档案按人头建立，学生学籍档案按届、按班分类建立。要严格做好鉴定和销毁工作。要根据归档范围和保管期限规定，对到期的档案提出销毁或延长保管期的意见，报学校领导批准。销毁档案时必须有两人监销，并在销毁清单上签字。同时,要认真做好档案的收进、移出、利用、销毁等统计工作，及时报送统计报表。
全体教职员工都要明了档案收集和管理的目的和意义，树立档案工作人人有责的观念，增强档案意识，任何科室和个人都不得把应归档的工作资料占为已有而拒不归档。任何单位和个人不得保存已办理完毕的文件、材料，不得擅自销毁文件、材料。有确需销毁的文件、材料要由档案室登记造册，经校长批准后专人监销。干部、职工在调动离开原工作岗位时，要彻底清理文件、材料，及时办理档案材料的交接手续。
(二)严格执行质量立卷制度
要严格按档案资料收集范围及时收集各种档案资料，并将筛选后的资料分类装订、编制目录，进袋入档。档案袋、档案卷的规格要符合档案部门的统一要求。
卷宗必须注明保存的期限。凡注明“暂存”的资料一般以一年为限；注明“短期”的一般以五年为限；注明“长期”的由学校根据实际需要决定保存期限。
凡档案资料收集范围细目中未编入，但确有使用、保存价值的其它资料，学校可根据实际自行决定是否留存。
(三)严格执行档案补充制度
教职工任免、考核、晋升专业技术职务、调资、入党、入团、奖惩等材料要及时收入个人档案。
外来文件、函件由文书（或人事秘书）统一分类编号登记，交校有关领导阅后，即立卷归档。
校内印发的文件是档案补充的重点，平时教务处、总务处、办公室、党支部等部门应将此类文件分类保存，每学期结束时，集中移交档案人员立卷归档。各处室的报表、名册、学生素质报告存根、图册等已装订并符合装订要求的材料，以册（本）为单位移交档案室。
(四)严格执行档案转递制度
教职工因工作调动，需要转递档案的，必须按上级有关部门通知的转递项目逐项登记，严密包封，并加盖密封章，通过机要转递，不得公开邮寄或交本人自带。
(五)严格执行档案查阅管理制度
校外人员查阅档案，必须持有单位介绍信，经学校主要领导批准方可到档案资料室查阅档案；查阅者不得查阅本人或亲属的人事档案；未经同意不得摘抄档案材料；同意摘抄的材料须经档案资料室人员仔细核对并签署意见；查阅者不得将档案材料带出资料室。
校内人员借阅业务档案、学生学籍档案须经有关领导同意方可借阅，并要办理登记手续，在规定期限内完好无损地归还。
(六)严格执行档案安全保密制度
档案资料室要符合安全保密要求，门窗要加固，要备有消防器材，保持整洁、干燥，自然通风；室内严禁吸烟和放置易燃、易爆、易引鼠入室的物品。
档案管理人员不得将无关人员带进档案资料室，不得外泄档案中的机密；档案资料室人员在工作中所用的各种草稿、废纸等，不得乱扔乱抛，应按保密规范要求处理或销毁。
(七)严格执行立卷归档制度
文件、材料的形成单位及教学科研课题组，要坚持做到“三纳入”、“四同步”：即将立卷归档工作纳入学校及各处室、各部门、课题组的工作计划和规划，纳入管理制度，纳入有关人员的工作职责范围；在布置、检查、总结、考核各项工作的同时，布置、检查、总结、考核档案工作。
凡是反映学校重大工作与活动，具有考查利用价值的文字、声像制品、图片等资料均属归档范围。凡属归档的各种文字材料，必须字迹、图象清晰、书写工整，所有会议记录和文字材料均禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水书写。用传真纸打印的必须进行复制。计算机打印的文件材料应使用激光打印，严禁使用喷墨打印、色带打印，否则不能存档。立卷单位应负责将材料收集齐全，核对准确，按文件的自然形成规律，系统整理，并在封面上填写档案名称，编写卷内目录，确定密级。根据档案的保存价值和档案保管期限的规定，准确划分保存期限。凡反映学校重大活动和基本历史面貌，有长期利用价值的档案，列为永久保管；凡是反映学校一般工作活动，在较长时间内有参考利用价值的文件，列为长期保管；凡是在短时间内对学校有参考利用价值的，列为短期保存。
三、档案管理工作人员要敬业
“兰台天地宽，档案似河长。职业无高下，品流有尊卑。名利淡如水,事业重于山。天高任鸟飞，海阔凭鱼跃。冷门热心干，兰台谱新章。功业留天地，光辉照人间。”（云南省档案局馆长杨汝鉴：《兰 台 颂》）这组诗句既道出了档案工作的地位和作用,更讴歌了档案人的职业风范和敬业精神。加强学校档案管理工作，要求档案管理人员要做到政治强、业务精、作风正，切实履行档案管理人员的工作职责：一要 坚持原则，作风正派，做党的政策的模范执行者。二要 忠于职守，遵纪守法，确保档案的绝对安全。三要 掌握档案工作专业理论，精通档案工作业务。四要 不断提高管理水平，更新知识，适应形势发展需要。五要 及时填写充实档案。六要 严守岗位，不擅离职守，节假日要做好值班工作。档案工作者要立足本职默默奉献，干一行、爱一行、专一行，在平凡的工作岗位上建功立业，成为档案管理的行家里手，为构建和协社会，为改革开放和教育事业发展作出积极贡献。
档案管理人员要切实做好档案的保管和整理，随时把散的和需要进一步条理化的档案资料，进行基本的分类、组合和编目，使其系统化、科学化。做到依法按章收集档案材料，严格遵守档案工作制度；规范档案分类，保持档案的完整性和系统性，以便档案的保管和开发利用。
四、档案管理工作措施要到位
学校档案工作是一项很平凡而又非常重要的基础工作。学校档案不仅保存着学校历程的记忆和学校办学成就的辉煌，而且承担着为学校发展、规范管理、教育教学的推进提供保障和支撑的艰巨任务。加强学校档案管理工作，必须全面落实档案法和档案管理工作的各项制度和措施，确保工作到位。
（一）坚持“三纳入”、“三同步”原则
把档案管理工作纳入学校整体发展规划和工作计划，纳入
学校管理制度，纳入有关人员职责范围，做到学校布置工作与安排相关文件资料的归档同步，检查工作与检查相关档案资料同步，总结工作与总结相关档案同步。确保档案的完整、准确、系统、安全和有效利用，努力开创档案管理工作的新局面。
（二）建立、完善学校档案信息库
学校的工作条线多，归档资料牵涉的面也广，档案资料的收集要建立必要的组织网络，有关条线和各个层面都应有相关的节点，每个节点都要有具体的责任人。因此，要建立、完善学校档案信息库，实行计算机辅助档案管理，将目录输入计算机，实现检索、统计的机上操作，并纳入校园网统一管理和开发利用。要利用各种机会和场合，理直气壮地宣传档案和档案工作的地位和作用。通过的积极宣传和光辉业绩，去影响和感召领导，争取领导的关心、重视和支持，加强对档案工作的领导和指导，增加对档案工作的投入，不断改善档案工作的环境和条件，使档案工作真正成为学校工作离不开、令人敬慕的重要工作。
（三）切实做好档案的保管
学校档案的保管要实行“三室分开”，即档案库房、工作人员的办公室与档案借阅室分开，至少要做到档案库房独立。档案库房要保证通风、干燥，配备必要的防潮、防霉、防蛀、防火（消防）、调温和通风等设施，要有可靠的防盗设施。综合档案室要由专人管理，库房四周无危及库房安全的隐患，避开易燃易爆物品，避免将档案库房设在底楼或顶楼，库房内应做到无杂物堆放，安装有防盗门、窗或其它一些防盗设施，安装有防光窗帘，配备有灭火器，档案箱柜内放置防虫、防霉的药品，切实做到“八防”，即：防高温、防潮湿、防光、防尘、防有害气体、防有害生物、防火、防盗等。同时，应定期检查档案保管情况和数量，发现问题及时解决。
学校档案室要严格执行档案保管的有关规定，对整理组卷完毕的档案进行入库存前的鉴定和验收，凡不符合要求的，必须重新整理合格才能归档。档案室要定期全面检查，并做好检查记录，发现问题要及时采取补救措施，并报告分管领导，确保档案安全。认真做好档案统计、补充、销毁等工作。
（四）重视电子文件的归档工作
要参照国家档案局关于《机关文件材料归档和不归档的范围》的规定和其他有关科技文件、专门文件归档范围的规定，结合电子文件的特点，将反映学校主要活动、具有查考利用价值的电子文件，纳入归档范围。在电子文件归档的同时，应归档相同的纸质文件，即“双套归档制”。
电子文件的归档应做到：一是齐全完整。凡是归档范围内的文件均应及时向档案部门移交。尤其应注意相关电子文件的支持软件和管理数据的收集。二是真实有效。归档的电子文件应真实有效，文本文件应是最后定稿，图形文件如经更改，应将最新版本及更改记录予以归档，各种文件的草稿、定稿根据需要决定是否归档。有条件的机构应采用电子文件签署技术，以便确认电子文件的有效性。三是格式规范。对于归档电子文件应有格式方面的要求，这是保证电子文件长期可读性的一个极为重要的问题。我国规定归档电子文件的格式应为工业标准。四是一式两(三)套。物理归档的电子文件一般要求有一式两套脱机文件，其中一套封存，一套提供利用。必要时还可以一式三套，其中两套封存，异地保管，以提高安全性和可靠性。五是经过整理。归档的电子文件应经过一定的整理和编辑。要对电子文件的载体简单整理，在载体或其包装盒表面贴上标签，注明编号、名称、密级、保管期限、软硬件环境等。整理完毕后，还应填写统一的《归档电子文件登记表》，内容包括电子文件形成单位、硬件环境、软件平台、应用软件、文件题名、形成时间、文件性质、类别、载体编号、保管期限等。归档时应将电子文件及其机读目录、登记表同时移交给档案部门，归档电子文件登记表如果是数字形式的，还应附有纸张打印件。物理归档的电子文件应与相应的机读目录存在同一载体上。
（五）做好档案的开发和利用工作
要重视档案的利用，充分发挥档案的作用，使死档案成为活档案，使档案为规范学校管理服务，为教育、教学工作服务，为推进新课程改革服务，为提高教育、教学质量服务，是学校档案工作的出发点和归宿。学校的文书、教学档案为教师的教学经验的积累和教师的考核、职称晋升等提供了依据材料。这些档案材料真实地反映了学校在过去的教学内容、方法、途径、特色和效果，具有重要的利用和推广价值。档案工作要适应经济建设和形势的发展需要，优化服务方式，积极主动地提供档案材料。为此，必须健全档案的检索工具，汇编各种能反映学校特色的有较高利用价值的《学校档案检索目录》等编研材料，利用电脑开发档案信息资源，为教育教学服务。更好地为教学管理和教学研究服务，方便老师们查阅、使用。要推行学校档案目录在本校校园网教学资源栏目上公布，方便教师备课查阅。
服务是档案工作的主题，档案管理的目的就是为了更好地提供利用档案，满足学校各项工作的需要。档案的提供利用不仅指被动的查、借阅工作，也包括主动为领导、为同事、为当前的某些工作提供有价值的档案。因此，只有做好了档案的提供利用工作，档案的价值才能体现出来，档案工作的重要性也才体现得出来。档案提供利用时，要认真做好查、借阅的登记工作，并对一些产生明显利用效果的档案利用事例及时进行登记。
学校档案提供利用方面，要坚持借阅制度，认真办理档案的出借、查阅手续，做好借阅记录，对借出的档案，要定期催还，发现损坏或丢失，应写出书面报告报校领导。学校根据情节轻重，对责任人给予必要的教育和处理。档案室应提供检索工具，指导档案利用者查找档案，并解答利用者的各种有关问题。
学校档案开发利用方面，要组织专业人员利用教育教学档案编辑各种形式的教育、教学参考资料，如教育、教学经验汇编、优秀教案汇编、优秀课件汇编、优秀试题汇编等，为教育、教学提供信息服务。加强档案现代化、信息化建设，以先进的服务手段和服务方式，提高服务质量和服务效率。档案数字化和信息网络化是时代发展的必然要求，档案信息开发利用工作必须与时俱进，抓住发展的机遇，积极争取将档案信息化建设纳入当地政府的电子政务工程中，把各级机关档案信息化建设与机关办公自动化结合起来，从基础设施建设、档案资源的信息化、网络化建设等方面入手，尽快实现档案信息利用网络化，提高服务效率，方便查阅利用。积极开发档案信息资源，努力培养学校教职工的档案意识，扩大档案部门影响力；增强各级领导和各部门利用档案决策的意识,进一步提高领导决策依赖档案程度。档案部门应通过展览、咨询、宣传、教育、服务等多种形式有计划地在全校教职工中普及档案知识、培育档案意识。围绕学校中心工作、重大决策和社会重大政治、经济、科学、技术、外事等活动及热点、难点问题，积极主动开发档案信息资源，通过多种途径多种方式为校领导决策、为学校发展和建设、为广大教职工提供档案信息服务。采用各种形式向公众介绍馆藏、公布利用方式和程序，开通咨询电话和网页，为校内外档案利用者提供及时有效的优质服务。
参考书目：
1.《中华人民共和国档案法》 ；
2.《中华人民共和国档案实施办法》；
3.中央办公厅 国务院办公厅关于《机关档案工作条例》； 4.国家档案局关于《档案专业人员职务试行条例》； 5.国家档案局关于《机关文件材料归档和不归档的范围》;6.省档案局 省政府信息化工作办公室关于《云南省电子公文归档管理暂行办法》；
7.《国家标准：电子文件归档与管理规范GB/T18894-2002》。
