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关于如何当好办公室主任的思考
2009-12-08 16:33
有人戏谑：办公室工作不是人搞的，搞好了不是人。要当好办公室主任就要“三得”：累得、喝得、受得，当久了就会“三突”：头秃、眼球突、腰椎间盘突。这些，既折射出办公室主任的艰辛，同时也透视出办公室主任在一个单位的重要地位和作用。笔者就如何当好办公室主任谈三点粗浅的看法。
一、强化学习，在“务虚”中练好基本功
理论成熟是政治成熟的标志，业务精湛是树立声威的根本。加强政治、业务学习，是胜任办公室主任岗位的前提，无论工作多么繁忙、无论工作日还是休息日，都不能放松学习。读书是练好这两项基本功的必然途径。读政治书以养大气，读业务书以养才气，读休闲书以养灵气。学习政治理论，就是要以深入学习科学发展观改造思想，锻造灵魂，以党的创新理论武装头脑，使贯彻落实科学发展观首先在自己身上得到体现和落实，保持政治上清醒、思想上纯洁、工作中务实、处世中和谐，尽最大努力发挥好上传下达、协调左右、沟通内外的中心枢纽作用。业务学习上，要有“苟日新，日日新，又日新”的创新研究精神，向书本学、向实践学、向同志们学，不耻下问，穷其究理，养成在学中求问、问中深学的习惯，把效果体现在学与不学不一样上。在加强自身学习的同时，还要组织办公室人员集中学习，提高综合素质，打造团队精神，把办公室建设成为食品药品监管系统高效运转、政通人和的参谋部、信息部、宣传部、后勤部。
二、开拓创新，在“忙乱”中寻求规律
办公室工作千头万绪，就象“公共汽车，叫上就上，叫停就停”。在没用规律中寻找规律，办公室人员间必然要经历一个从磨合到配合的过程，期间也会发生一些“肠梗阻”、“不和谐”的现象。作为办公室主任，不应回避问题，要敢于正视和反思不足，尤其是要坚持以科学发展观为指导，用以人为本、构建和谐的理念，检查自己，换位思考，团结同志，和大家一起探讨和交流，深入研讨办公室在机关工作中如何发挥好助手、参谋、信息和协调等作用，尤其要明确为领导当好助手是办公室工作的最基本职责，并把沟通协调能力的培养作为办公室能力建设的首要任务来抓。只有把这些都弄清楚了，才能在办公室工作中做到真热爱、真服务。
在工作实践中，我们面对问题，致力于在没有规律中寻找规律，从细节入手，抓制度建设，逐步形成了一套规范化、科学化、制度化的工作程序和工作方法，新制定和完善了《公文办理程序规定》、《公文处理办法》、《计算机网络管理办法》、《接待制度规范和流程》、《办公用品购买制度和流程》、《小车管理办法》、《保密制度》、《机关内保制度》，使机关工作走上了规范化的有序运转轨道，在办文、办会、办事上迈上了新的台阶。在此基础上，我们进一步寻求规律，狠抓三个结合：一是明确分工与整体协作相结合，建立起在合作基础上的分工制度，让每位工作人员都各负其责，同时做到对紧急工作和重点工作又能齐抓共管，使各项任务都能够及时高效的完成。二是守规与创新相结合。办公室工作政策性极强，办公室人员的一言一行都体现或代表着食品药品监管系统的形象，在严格按照合法遵规的程序开展工作的同时，又要因时、因地、因人创造性地开展工作，随时调整思路，研究方法，在原则性中寻找灵活性，以摆脱“千头万绪服务难、上下左右协调难、多重角色适应难、事务繁琐脱身难”的困境。三是立足后勤政务服务与参与前勤市场监管相结合。作为食品药品监管执法部门，办公室工作如果仅在疲于应付的小圈子中打转转，那是当不好参谋和助手的。只有把触角延伸到一线的市场监管中去，围绕监管实践思考办公室服务工作，把理论与实践结合起来，才能做到有的放矢，把没有规律、枯燥繁杂的办公室工作干得有滋有味，有血有肉。一年多来，我们局办公室上报的信息、调研文章等几乎无一遗漏地都发表在了省局网站、国家局网站、市委市政府网站和《中国医药报社》等报刊杂志，有的还作为经验进行交流，对外树立了食品药品监管的良好形象。
三、自省自励，在“磨炼”中锻造品质
办公室主任虽然在一个单位仅是中层干部，但处在上下左右的中枢地位，不仅要处理好纷繁杂乱的各种事务，还要处理好复杂的人际关系，而且经常受领导委托办事，有时还代表着单位的形象。办公室主任要养成自省的习惯。即使难以做到象古人“每日三省吾身”，也要养成每晚睡觉前躺在床上思考的习惯，比如要想一下“今天我做了什么，明天我又该做什么”这一类似的问题，经常提醒自己“慎言”、“慎思”、“慎行”，堂堂正正做人，踏踏实实做事。作为办公室主任，无论在工作中还是生活中，都要时刻筑牢拒腐防变的思想道德防线，面对“诱惑”顶得住，听到“非议”站得稳，身临“攀比”立得正，纯洁社交圈，净化生活圈，规矩工作圈，管住活动圈，不能沾染不良嗜好和不廉洁行为。只有经常保持这种小心谨慎、如履薄冰、克己奉公的状态，自己就会行得端，坐得正，就会自觉做到不说不利于团结的话，不做不利于团结的事，自觉地尽心尽力服务领导、服务科室、服务群众，当好“勾缝剂”、“润滑油”，补好台，顺好气。这样，即使再累再苦，到时回头看看我们走过的足迹，也会自豪地说一句：办公室工作也是人干的。
当好办公室主任，我认为，还要在三个方面发挥先锋模范作用：一是在思想上超前思维。只有办公室主任想在前头，才能将各项较为琐碎的工作有条不紊地进行安排；二是在行动上一马当先。办公室工作经常面临许多难度较大的棘手事情要办，当办公室职工办理起来较为困难时，就要换位思考，亲自出马，迎难而上，主动化解矛盾和困难，为办公室同志们创造宽松的环境；三是在责任面前勇于承担，在荣誉面前谦虚礼让。办公室工作不出纰漏很难做到，出了纰漏，办公室主任首先要主动揽下责任，寻求弥补的办法，千万不能把责任推给下级；在成绩和荣誉面前，办公室主任要主动后退，把荣誉让给干实事的人，营造“想干事是一种态度，能干事是一种能力，干成事是一种价值”的导向，调动办公室人员的工作积极性，激发活力，形成整体，有力推动机关协调、有序运转，不断开创办公室工作新局面。第一章 行政部组织架构和管理岗位
行政部的职能及组织架构
行政部的职能
行政部组织架构
行政部管理岗位职责及任职条件
行政总监岗位职责
行政总监任职条件
行政经理岗位职责
行政经理任职条件
第二章 日常办公事务管理
日常办公岗位职责及任职条件
日常办公主管岗位职责
日常办公主管任职条件
日常办公秘书岗位职责
日常办公秘书任职条件
办公设备管理
办公设备管理制度
办公设备管理流程
办公设备管理表格
办公设备请购单
办公设备采购审批表
办公设备询议价情况报告表
办公设备验收单
办公设备入库登记表
办公设备明细表
办公设备领用表
办公设备报修单
办公设备报修记录表
办公设备报废清单
办公用品管理
办公用品管理制度
办公用品管理流程
办公用品管理表格
办公用品申购单
办公用品验收单
办公用品申领表
办公用品订购进度控制表
办公用品领用记录表
办公用品使用情况汇总表
办公用品库存盘点表
办公用品报废清单
企业档案管理
企业档案管理制度
档案管理制度
声像档案管理办法 电子档案管理办法 企业档案管理流程 企业档案管理表格 档案明细表 档案目录卡 归档案卷目录表 档案内容登记簿 机密文件保管备查表 档案调卷申请表 档案调阅情况记录表 阅档催还单存根 作废文件销毁清单 电子文件登记表
电子文件接收检验登记表 电子文件迁移情况记录单 企业印信管理 企业印信管理制度 企业印信管理制度 企业证照管理制度 企业印信管理流程 企业印信管理表格 印信刻制申请表 印章登记台账 用印审批单 印章使用登记表 印章废止申请表 印章废止登记表 公司证照使用记录表 图书资料管理 图书资料管理制度 图书资料管理流程 图书资料管理表格 图书资料申购单 图书登记卡 图书目录表 图书借阅登记表 办公文书管理 办公文书管理制度 办公文书管理制度 机要文书管理制度 办公文书管理流程 办公文书的发文流程 办公文书的收文流程
办公文书管理表格 发文登记表 文件邮寄登记表 发文审批单 文件印制申请单 文件接收登记表 发文明细表 文件会签单 文件归档登记表 办公文书范本 计划 总结 通知 通报 请示 批复 报告 意见 条据 推荐信 慰问信 欢迎辞 欢送辞 答谢辞 倡议书 请柬 贺信 祝词 唁电
第三章 考勤出差事务管理 考勤出差岗位职责及任职条件 考勤出差主管岗位职责 考勤出差主管任职条件 员工考勤管理 员工考勤管理制度 员工考勤管理规定 请假管理制度 加班管理制度 员工考勤管理流程 考勤管理流程 请假办理流程 加班管理流程 员工考勤管理表格 员工签到卡
员工未打卡记录单 请假单
员工外出申请表 加班申请单 加班汇总表 加班费申请表 月度考勤统计表 员工休假情况汇总表 员工出差管理 员工出差管理制度 员工出差管理制度 国内出差管理办法 国外出差管理办法 当日出差管理办法 长期出差管理办法 员工出差管理流程 员工出差管理表格 出差申请表 出差通知单 借款单
差旅费报销清单 出差业务汇报表 出差行程安排表 国外出差申请书 国外出差报告书
长期出差月度工作报告表 第四章 行政接待事务管理 前台接待岗位职责及任职条件 前台接待岗位职责 前台接待任职条件 前台接待管理 前台接待管理制度 前台接待工作规范 前台接待电话礼仪规范 前台接待管理流程 访客接待流程 来电处理流程 前台接待管理表格 来访登记表 函件签收登记表 函件寄送登记表 来电记录表 员工外出登记表 日常接待管理
日常接待管理制度 客户接待管理办法 参观接待管理办法 接待费用管理制度 日常接待管理流程 客户接待管理流程 参观接待管理流程 日常接待管理表格 客户来访接待记录表 客户来访通知单 接待申请表 接待费用申请单
月度接待情况汇总分析表 参观申请表 参观通知单 参观意见表 重要接待管理 重要接待管理制度 主管部门接待办法 媒体接待办法 涉外接待办法 重要接待管理流程 重要接待管理表格 贵宾接待申请表
（一）贵宾接待申请表
（二）贵宾接待通知表 贵宾接待汇报表
第五章 会议事务管理
会议事务管理岗位职责及任职条件 会议事务管理岗位职责 会议事务管理任职条件 一般会议管理 一般会议管理制度 公司例会管理规定 提案管理制度 会议室管理制度 会议保密制度 会议礼仪规范 一般会议管理流程 例会管理流程 提案管理流程 一般会议管理表格 月度会议计划表 会议记录表
（一）会议记录表
（二）临时会议申报表 提案表
员工提案评定表 提案记录表
提案改善成果报告表 会议室使用申请表 会议室使用统筹安排表 会议通知单 会议审核表
会议安排工作落实情况检查表 重要会议管理 重要会议管理制度 会议策划管理规范 会议筹备管理规范 会场管理条例 会后工作管理规范 会议费用管理条例 重要会议管理流程 重要会议管理表格 年度会议实施计划表 会议通知单 会议日程安排表 会议程序表 会议议程表 会议记录表
会议发言要点记录表 会议文书的写作 会议方案 会议记录 会议纪要 讲话稿 演讲稿 开幕词 闭幕词
第六章 公关事务管理
公关主管岗位职责及任职条件 公关主管岗位职责 公关主管任职条件 一般公关事务管理 一般公关事务管理制度 公关事务管理制度 广告宣传活动管理条例 新闻发布管理办法
庆典活动管理办法 赞助活动管理办法 公益活动管理办法 一般公关事务管理流程 商务接待流程 商务宴请流程 广告宣传活动流程 新闻发布活动流程 庆典赞助公益活动流程 一般公关事务管理表格 公关活动策划表 广告预算表
广告传播渠道调查表 公关费用预算申请表 公关费用申请表
商务接待安排表
（一）商务接待安排表
（二）新闻发布事项审批表 新闻发布会邀请函
新闻发布会邀请人员清单 庆典活动申请表 公益活动实施计划表 公关活动总结汇报表 危机公关事务管理 危机公关事务管理制度 危机公关管理制度 危机公关处理方案 危机公关事务管理流程 危机公关事务管理表格 危机预警处理表 危机事件处理表 危机损害预测表 危机记录分析表
第七章 安全保卫事务管理 安保相关岗位职责及任职条件 安保主管岗位职责 安保主管任职条件 门卫岗位职责 门卫任职条件 保安岗位职责 保安任职条件 消防员岗位职责 消防员任职条件 机要员岗位职责
机要员任职条件 日常安保事务管理 日常安保事务管理制度 公司出入管理条例 保安管理条例 安全教育管理规定 消防安全管理制度 安全检查管理条例 日常安保事务管理流程 来访人员出入管理流程 消防安全管理流程 日常安保事务管理表格 来宾出入登记表 员工外出登记表 物品出门凭单 物品放行单
安保人员值班登记表 车辆进出状况记录表 保安工作检查表 安全检查表
夜间安全巡查记录表 防火安全考核对照表 消防设施、设备检查表 防火设施检查表 安全培训计划表 安全隐患整改报告表 突发事件安保事务管理 突发事件安保管理制度 突发事件管理制度 安全事故处理办法 突发事件安保管理流程 突发事件安保管理表格 突发事件报告表
（一）突发事件报告表
（二）突发事件统计表 安全事故报告表 涉密安保事务管理 涉密安保管理制度 公司保密管理制度 岗位保密管理条例 涉密安保管理流程 涉密安保管理表格 涉密资料借阅登记表 文件会签单
机要文书目录表 涉密档案借阅审批表 秘密文件销毁登记表
第八章 总务后勤事务管理
总务后勤相关岗位职责及任职条件 总务后勤主管岗位职责 总务后勤主管任职条件 司机岗位职责 司机任职条件
食堂管理员岗位职责 食堂管理员任职条件 宿舍管理员岗位职责 宿舍管理员任职条件 保洁员岗位职责 保洁员任职条件 交通车辆管理 交通车辆管理制度 车辆管理制度 司机管理制度 车辆安全管理条例 交通车辆管理流程 车辆使用管理流程 车辆维修保养流程 交通事故处理流程 交通车辆管理表格 车辆登记表
（一）车辆登记表
（二）用车申请表 派车单
交通事故处理报告书 车辆行驶记录表 车辆检查记录表 车辆使用状况月报表 车辆保养记录表 员工食堂管理 员工食堂管理制度 员工食堂管理制度 员工食堂卫生管理制度 食堂采购管理制度 食堂仓储管理制度 食堂财务管理制度 员工食堂管理流程 员工食堂管理表格 食堂卫生检查表
食堂卫生工作考核表 食堂工作考核表 厨房安全检查表 员工宿舍管理 员工宿舍管理制度 员工宿舍管理流程 员工宿舍管理表格 住宿申请表 宿舍分配申请表 住宿人员资料卡 住宿人员登记表 宿舍物品借用登记表
宿舍消防设施、器材检查表 宿舍检查记录表 宿舍卫生检查表 工作环境管理 工作环境管理制度 公司环境管理条例 公司绿化管理条例 卫生检查管理条例 工作环境管理流程 工作环境管理表格 清洁工作安排表 卫生状况检查表 公司环境卫生检查表 办公室卫生检查表 绿化工作检查表 绿化养护记录表 员工文娱活动管理 员工文娱活动管理制度 员工文娱活动管理制度 公司旅游活动管理办法 公司活动中心管理条例 员工文娱活动管理流程 员工文娱活动管理流程 集体旅游活动管理流程 员工文娱活动管理表格 年度文娱活动计划表 文娱活动申请表 文娱活动安排表 员工旅游活动报名表 活动效果调查反馈表
