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信息建设深化 流程管理优化
XXXXXXXXXXXXXX有限公司成立于1985年3月。是建设部批准的国家装修装饰工程专业承包壹级、建筑装饰设计甲级、建筑幕墙工程专业承包壹级、建筑幕墙工程设计专项甲级企业；同时拥有机电设备安装工程专业承包壹级、金属门窗工程专业承包壹级，建筑智能化工程设计与施工壹级、消防设施工程设计与施工贰级和钢结构工程专业承包叁级资质；具有国家安全生产许可证，建筑幕墙产品生产许可证和建筑外窗产品生产许可证；2005年12月，取得《中华人民共和国对外承包工程经营资格证书》。2010年进入全国建筑装饰百强十甲，同时荣膺中国最具影响力的十大设计机构。中国建筑装饰协会常务理事单位，改革开放30年建筑装饰行业发展突出贡献企业。
上世纪八十年代,随着计算机产业的发展,计算机在各行业应用越来越广泛.从深圳市晶宫设计装饰采购第一台计算机就迈开了信息化建设的步伐,由最初的简单文字处理,局域网的建立,简单的文件共享,到如今基于互联网的一体化的业务系统和管理系统的建立和应用。
一、加强基础设施建设，增强跨越式发展的保障能力
1．中心机房建设
中心机房是公司电脑网络系统的中枢，因此机房建设直接影响着整个系统的安全稳定运行。怎样确保计算机设备的正常运行，怎样给从事计算机操作的工作人员创造良好的工作环境？计算机设备不同于其它的机器设备，不同的计算机系统对运行环境有不同的要求，针对这些问题我们提出了一整套机房建设方案。机房环境除必须满足计算机服务器及网络设备对温度、湿度和空气洁净度，供电电源的质量（电压、频率和稳定性等），接地地线，电磁场和振动等项的技术要求外，还必须满足在机房中工作的人员对照明度、空气的新鲜度和流动速度、噪声的要求。计算机属于贵重精密设备，它用于重要部门时，又属于关键和脆弱的工作中心。因此，它又常常是安全保卫的重点。机房对消防、安全保密也有较高的要求。国家关于计算机机房建设有一个最新的国家级标准，即GB50174-93《中华人民共和国国家标准电子计算机机房设计规范》。我们在建设机房的过程中充分参照此标准进行具体施工。
（1）机房内共有六条大型机柜，保证所有设备能有足够的安装空间并分类陈列，包括IBM服务器、CISCO网络设备、电话程控交换机、多媒体设备及UPS设备等。提高地板离地高度，既充分考虑其阻燃性和隔音等效果，又提供综合布线的空间。
（2）机房内放置有复杂的电子设备和机电设备，对装饰的要求，主要是满足计算机对机房提出的技术要求，在机房装饰艺术上以既大方舒适，又满足其技术要求为原则。对装饰材料的选择要达到吸音、防火、防潮、防变形、抗干扰、防静电等要求。
（3）安装有智能预警系统、自动气体灭火系统和控温系统，能使机房内室温保持在10℃至25℃之间，相对温度应保持60%至80%，既能提高设备的使用性能又能降低噪音。（4）采用UPS不间断电源，防止停电造成网络通讯中断。UPS电源能提供不低于4小时后备供电能力。UPS功率大小是根据网络设备功率进行计算，并具有20%至30%的余量。机房内电源设备具有过压过流保护功能，防止对设备的不良影响和冲击。
（5）中心机房是网络、数据交换的核心和集中控制的中心，为了达到快速稳定运行的目的，我们全部采用专业化的硬件设备和科学的管理架构。
2．宽带网络建设
（1）根据办公使用人数和数据访问流量采用光纤接入，相同上下行的网络带宽保证桌面电脑以及服务器稳定流畅地进行内外部数据交换。分别由两家ISP供应商提供的双线路光纤网链路接入提高网络的稳定，当一条线路出现故障或者拥塞，自动选择另一条线路进行数据访问。
（2）为了使网络能良好覆盖两层楼共七千平米的办公面积，为全公司478个办公座位提供了高效的网络服务，划分区域以光纤到点的形式提高数据传输速率。
（3）办公区域覆盖了无缝高速无线网络，科学设置AP点，消灭无线网络覆盖的死角。使用无线控制器加POE供电模式实现对AP的集中管理。
（4）使用上网行为管理设备对网络流量进行流量监控和策略管理，提高网络使用效率和数据安全。
（5）根据不同职能部门划分了不同的VLAN区域和有效的网络访问权限列表，对整个网络行进细化控制管理。
6.互联网固定IP和企业域名进行了绑定,各分公司和项目部，可以通过互联网访问中心机房地址或通过域名快速的与中心数据机房的各种应用服务进行数据交互。
3．电话网络建设
（1）程控交换机能提供近500门分机满足办公电话的需求，节省电话费用成本。（2）程控交换机能够提供一系列的管理手段，如分机管理、专线管理、话费管理、IP拨号管理等，在简化布线结构的同时也能实现对电话的集团化管理。
4．门禁系统建设
（1）新办公楼采用全智能化的门禁系统，对各个出入口大门、消防门、仓库门以及各部室重要的资料档案室门全部实现权限控制访问。
（2）员工工卡集成考勤功能，利用门禁系统实现电子考勤，取代原始的手工打卡考勤。（3）门禁系统报表能提供全面的门访问数据和考勤数据分析。
5．消费系统建设
（1）在公司提供统一配餐的基础上，用POS机消费系统对订餐、退餐和领餐等流程实现智能化的管理。
（2）员工工卡集成消费功能，一卡多用。
（3）消费管理系统能提供电子统计报表，对消费情况进行汇总分析。6．多媒体系统建设
（1）多功能厅采用三屏拼接融合技术，完美的视觉效果、立体环绕音效，可以用作会议、接待、论坛、媒体播放等。
（2）多功能多媒体大会议室，可以实现音频、视频全方位输入输出等功能，其输入输出方式灵活，多点触摸电视更彰显潮流科技元素。
（3）贵宾厅、洽谈室、餐厅及领导办公室均有多媒体系统，借助科技手段最大程度上提高交流洽谈的效率。
（4）背景音乐系统覆盖整个办公区域，集中管理、分区域控制，营造良好的工作氛围。
二、整合资源、优化人才结构，提升信息化在企业创能产出中的战略地位 1．OA办公系统深入开发
OA办公系统本身没有明确办公室的概念，它是一个过程、一种境界！它随着技术的发展而发展，随着人们办公方式和习惯以及管理思想变化而变化！但广而谈之，OA是指除了生产控制之外的一个旨在提高单位业务效率、管理水平的信息处理与管理的集合，对于不同层次的使用者便有不同的价值体现。
在原有公文管理、新闻通知、会议管理、车辆管理、文件传阅等应用模块的基础上进行二次开发，深入细化各模块功能，并增加办公用品、电子邮件、在线论坛、问卷调查等功能模块，丰富内容、细化流程，打造成适合装饰企业的综合性个性化的OA办公系统，使之成为不但是员工协同办公的平台，也是学习和沟通的平台。
2．移动办公平台建设
随着协同OA系统的普及，电子化、数据化的办公方式已进入越来越多的企业，信息化的办公系统在企事业内部编织起一套高效、畅通的信息互联体系，极大推动了企事业单位生产力的发展。但与此同时，由于需要依赖固定的办公场所和固定的办公配套设备，信息化的极盛又开始凸显一些新办公模式的问题：如何才能打破这些时空上的信息束缚限制，跳出固化的信息化建设局限，建立一套可以随时、随地、随手使用的信息系统，使得公司管理者、业务人员不管置身何地，都能随心所欲地和企业内部系统关联？这一问题日渐成为信息化市场的关注焦点。
独立部署手机应用服务器，二次开发与OA办公系统的数据接口，移动终端通过无线网络方式接入内部的手机服务器进而与协同OA系统进行数据交互。同时通过移动MAS平台进行接入服务，以短信、彩信、WAP数据形式，通过业务引擎或ISAG接入到无线网络发送到用户的手机客户端上，最终实现待办事项消息提醒和移动审批的功能。
3．人事基础模块建设
第一期完成了组织机构管理和职位管理这两个基础模块的建设，把部门职责、职位职责与具体而形象的业务流程结合起来。
流程管理思想已经深入到现代企业管理实践。企业的业务流程从组织和职位的角度，清晰地描述了部门和职位的具体职责，及其业务协作关系。而以业务流程为核心的组织机构管理和职位管理模块正是解决上述问题的根本。就组织机构和职位管理模块而言，EHR系统功能建设可以分为三个阶段：（1）实现组织机构和职位的基础信息管理，尤其系统化了部门职责和职位说明书。（2）以流程为核心的组织机构和职位管理。通过业务流程的表述形式来描述企业组织部门职责和职位职责及其业务协作关系。（3）以业务流程为纽带，实现组织机构、职位管理与其它业务模块相结合的EHR体系。这个阶段以企业的标准规范化的业务流程及其精细化管理为基础。
构建以流程为核心的组织机构和职位管理模块，需要详细梳理企业的业务流程，形成规范的流程体系，通常以流程汇编的形式体现。规范的业务流程体系能清晰地描述部门职责、职位职责及其业务协作关系。在此基础上构建机构管理和职位管理模块。以职位管理模块为例，实现职位职责与具体作业流程环节紧密结合。从而，清晰地表述每个职位的具体职责、职责所对应的业务操作环节，及其在哪些环节如何与其它职位进行业务协作。
4．人事报表分析统筹建设
HR的效能其实是整个人力资源管理的一种产出，同时又是人力资源管理优化的反馈的因子，可以从人才、士气、成本和效率四个纬度进行评价。人力资源运作系统加上人力资源测评系统的完善，形成一个循环、一个完整的体系。
而接下来EHR系统优化的方向一个是如何利用EHR系统的这种流程去优化管理，第二是怎么样应用现有的数据去实现跟企业经营战略的对接。这就需要有效利用HR-BI来进行分析、优化。
EHR中E的含义很广泛，它是这个人力资源信息化的统称。真正的人力资源信息化不能只是完成业务处理的工作，在两端还要设计有机结构。比如人力资源门户其实是要把所有的业务模块和所有的用户决策统一到一个界面上，解决的是一个入口的问题。人力资源决策分析平台解决的是输出的问题，是要把中间这个E化平台产生的数据价值充分挖掘出来，形成一个入口、处理和输出的有机整体，人力资源信息化才能够充分发挥它的价值。
三、优化管理流程，提高效率效益
1.企业信息化建设的目的企业搞信息化,不是为了信息化而信息化，企业信息化行为一样是为了企业长远利益，是为了企业管理水平的提高而信息化。
企业管理流程的优劣是企业管理水平的重要体现,随着信息化建设的深入，电子技术，软件网络等信息化手段对于重构企业管理流程和优化企业管理流程起到了很重要的作用。企业应该以信息化建设为切入点，从新审视企业管理流程，改造和优化企业管理流程。2．以信息化推进管理流程优化
（1）管理流程的规范化、标准化、程序化 信息化的实施有助于企业管理流程的规范化，标准化和程序化。管理系统的实施第一步必须经过企业内部的调研和软件市场的选型，通过对企业自身管理的调查研究发现的问题，解决问题的导向最终指向了如何让管理更规范更标准和程序化执行，这些都是提高效率的基本。软件市场上的成熟的某领域管理软件，是在该领域经过多年积累符合法律法规和相关规范标准的，标准化产品。成熟软件之间的差距其实并不大。也只有符合该领域的规范和标准的软件产品才能快速占据市场.由此看出无论是企业本身需求出发还是软件行业的最终目的，都趋向于了规范化，标准化和程序化。企业可以从信息化建设着手，从软件实施开始，让企业的管理流程走向规范化，标准化和程序化。
从信息化角度作为切入点，使企业流程管理是从粗放型管理过渡到规范化管理直至精细化管理的一种重要手段。
（2）管理流程更科学和人性化
中国文化是人治天下，人情关系错综复杂，而对于规范化，标准化和程序化的流程制度批判其过于机械化。然而规范化，标准化和程序化的管理流程更体现了当今科学技术是第一生产力和以人为本的需求。
如何让日常办公事务处理真正信息化？最重要一点是对办公流程的信息化，比如公文审批流程、通知公告发布流程、印章申请流程等。流程展示、消息提醒、办结归档等都要更加完善、更加人性化。
流程设计的四种基本类型：基于指定人员、基于预定义人员、基于绝对岗位、基于相对岗位。它们的概念比较简单，但因为一个流程中经常包含多种类型，而且又会涉及条件跳转、分支流、并发流等各种较复杂的流程设计，这些流程的完善和正常流转才是流程设计的价值体现。
以人事审批的“年假申请”为例，许多情况下，企业员工无年假记录查询，只能根据自身记忆请假，结果出现只剩余三天假期却请了五天假的情况；而部门主管在不知情或基于人情情况下，出现错批也就不足为怪了。
在实施了人力资源系统，年假申请流程得以标准化后，员工在系统填写申请单时，人力资源部门的相关规定都能在系统上找到，不仅如此，系统还会自动提示剩余天数，如果员工的申请天数超过了范围，系统就会拒绝发送。而部门领导拿到员工的申请后，只需参考申请表单资料，而不必再向人力资源部门咨询，更无人情债可言。
同时，对于要求审批的申请，下一步应该提交给哪一位主管，该主管应该在什么期限内签署完毕，都非常清楚。而发起申请员工都可以实时看到自己递交申请的状态，到了哪个部，审批意见是什么，还需要哪些人的签字，以及还需要多少时间最晚审批完毕。
这便是信息化背景下，科学技术所产生的生产力和人性化的体现。
3．以管理流程优化，提高企业效率效益
（1）提高管理流程流转效率
信息化之前审批流程，先填写纸质申请表单，然后根据流程步步审批，遇到某领导出差审批只能等待，需要会签意见多位领导无法有统一时间，发现表单填写错误只能从头再走流程，等流程审批结束时间已经过去了大半个月。如此效率肯定难以在当今竞争如此激烈的市场上生存。
在信息化系统的帮助下，可以有效的提高流程的流转效率。在开始的表单填写系统就会进行合法性验证，避免填写错误。在互联网的帮助下，领导可以随时随地的进行异地办公，出差再也不能成为审批的难题。系统可以发起短信和邮件等各种催办信息，甚至定义预期不办理则认为默认通过，促使审批者提高关注，加快审批过程。
只有高效率的管理流程才能使企业在竞争日益激烈的环境下得到更好的发展。（2）增强管理流程监督监管
某个流程已经建立，颁布了相关规章制度，经过了相关培训。然而流程却得不到执行，但是跟该流程相关的业务却从来没有中断过。显而易见，那说明企业内部存在着潜规则。在没有信息系统前，这些潜规则难以发现，难以根除；相关的监督监管，难以到位。信息系统的实施建立，在业务监督监管方面起到了很好的作用。软件是由程序构成，程序是人建立的规则，系统会如实的执行规则，任何不符合规则的操作系统都会不予以执行，系统同时记录了流程流转过程中的所有信息，为监督监管和奖励处罚提供了大量的事实依据。企业内部的监管监督变得切实可行。
信息系统的建立为企业建立的长效可行的监督监管机制，有助于企业堵住管理上面的漏洞。
四、开放思路、总体规划，以实现两化融合为目标 1．XXXXXXXX信息化建设总体规划（1）系统硬件基础建设方面
XXXXXXXX经过多年信息化建设的积累和系统硬件环境相对完备，在未来XXXXXXXX对系统硬件基础建设方面主要，设备的升级更新和维护为主。
建立严格的规章制度和监管机制，确保机房的火警设备和灭火设备正常运转，确保机房精密空调工作正常，确保UPS在断电情况下能提供足够备用电源。确保及时发现设备存在的安全隐患，快速修复。制定相关应急情况预案和相应措施，确保信息安全。
通过增加光纤存储的热插拔硬盘数量，确保有足够的数据存储容量。通过增加服务器CPU数量和内存数量以及增加服务器部署新的网格计算节点提供更高的运算速度。确保双机热备系统运转正常，减少因硬件原因出现停机现象。
通过制定办公区域网络使用守则，从行政手段规范员工上网行为；通过网络监控设备制定更细化和针对不同工作需求的网络管控手段及流量分配机制，确保网络资源得到合理分配利用。
（2）应用系统建设方面
XXXXXXXX应用系统建设方面，对已经上线应用的系统，将加强系统维护工作，确保数据安全和系统高效稳定运行，同时通过重构和修改使系统能更加切合企业不断发展的管理需求，不断的扩张新功能。大力整合各系统，提高数据利用率，为科学决策做出支持。
近期XXXXXXXX财务系统，将扩大应用范围和应用深度。将由原来总部和各分公司使用财务系统，处理财务业务推广到项目部实时使用财务系统对项目进行管控。同时加深加强对成本帐的财务业务处理要求和推广使用。
XXXXXXXX采购金蝶一体化BOS平台，平台集成了构建企业应用的基础服务包括流程引擎、消息引擎、数据服务、业务模型开发工具等模块，未来将加大力度投入基于对BOS平台的自主的适合企业自身需求的企业应用的开发。
协同办公系统、人力资源系统、工程项目管理系统在目前在线功能模块的数据安全和系统的高效运行的同时，将通过对系统的升级和修改确保系统功能满足企业管理需求，同时不断扩展功能，使更多的功能上线应用。
XX将建立客户关系管理系统，通过对客户资源的统一管理，优化客户资源，分析客户需求, 满足不同价值客户的个性化需求，对客户详细资料的深入分析，来提高客户满意程度，从而提高企业的竞争力，提高客户忠诚度和保有率，实现客户价值持续贡献，从而全面提升企业盈利能力。
2．确保资金投入，重视人才梯队建设
俗语说，千军未动粮草先行，XXXXXXXX高层领导高度重视企业的信息化建设，每年都为信息化建设划分专门的财务预算，作为信息化建设的专项资金。随着信息系统的应用及带来的企业效益，XX将加大信息化建设的资金投入，促进信息化建设的健康高速发展。
在人力资源保障方面，企业提供了良好的工作环境，制定各种优厚的条件及制定良好的职业上升通道和发展空间，来吸引信息化建设方面优秀人才加盟企业，建立了一支优秀的团队，共同为企业的信息化建设出谋划策。
3．持续管理流程优化,加强科学决策支持 企业管理流程优化是一项长期和艰巨的工作，需要针对公司不同业务需求和不同的发展策略及企业所处在的不同发展时期，通过不断的调整优化更新现有管理流程，使管理流程适应企业发展需要，提高企业效益。
XX将构建商业分析系统，通过对财务系统，人力资源系统，协同办公系统和工程项目系统的系统数据抽取进行商业分析，建立各种分析模型，展示各种分析报表，帮助高层领导的科学决策。让信息系统和数据发挥其应有的作用。
4．促进企业信息化工业化两化融合 在企业信息化建设不断深化过程中，充分发挥信息化带动工业化优势条件，落实建设材料采购统一平台，建立成品材料库及成品材料各项质量标准，材料统一采购，建立出入库账目，材料的统一标签，加强对装饰成品材料工厂化程度及细化装配流程。让信息化手段确实推动工业产业前进。
五、明确目标、紧跟步伐，有效推进信息化进程 XXXXXXXX，信息化建设工作将以稳健的步伐，向着更高的目标，在不断向前推进过程中。XXXXXXXXXXXXXX的信息化建设紧跟时代步伐，从企业自身的业务需求和管理瓶颈出发，不断的重构管理流程，优化管理流程，目的在于提高工作效率，提升管理水平，增加企业效益，增强核心竞争力。
信息化建设工作是一项长期而艰巨的工作。XXXXXXXXXXXX将加大企业信息化建设的投入，建立长期有效机制，按照企业自身规划稳步推进信息化建设工作。
