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第6课教材(一):论采购价格的内部审计
在市场经济体制下，开展采购价格审计具有十分重要的意义，它可以促进企业改善管理，提高经济效益，从源头上遏制腐败。内部审计机构可以通过建章立制，加强采购全过程的审计监督，从而获得合理的采购价格。
关键词：采购 审计 价格
一、采购价格审计的意义
采购价格审计是指企业的内部审计机构或内部审计人员以采购价格及其构成要素为对象，对内部有关职能部门（单位）使用企业资金获取货物、工程和服务的价格进行审核、监督、评价、确认采购价格的合理性、合法性、效益性，促进企业实现价值最大化的经济效益审计。
在计划经济体制下，我国的企业不可能也没有必要重视采购价格，因为当时的价格由国家统一制定的，企业只需按照国家规定的价格实施采购就是了，在寻求节约采购成本的途径时，只需考虑提高采购物资利用率的问题，而不必考虑采购的价格因素。在市场经济条件下，不重视采购价格的管理和控制，不致力于从采购价格上挖掘增收节支的潜力，就必然会造成企业效益从价格上挖掘增收节支取得应有的效益。在现实生活中，市场信息具有不对称性，即交易双方对交易品所拥有的信息数量不对等。俗话说“只有错买的，没有错卖的”，一般情况下，卖方比买方对采购标的的信息知道得更多，在这种情况下，如果缺乏有效的制约机制，有关人员很容易通过不合理的价格谋取私利，致使企业蒙受损失。实践证明，开展采购价格审计有着重大的现实意义。
1.可以促进企业改善管理。企业产品的成本源于生产要素的消耗，在保证产品质量的前提下，降低生产因素的进价和消耗，应意味着降低产品成本、增加盈利，采购价格审计正是抓住效益审计的敏感点，通过建立大件大宗物资采购制度、工程项目招议标制度、基建工程竣工决算审计制度等一系列规章制度，规范企业有关工作流程，减少人为因素的干扰，发现企业采购价格执行和管理中各种问题，促进企业增强市场意识和效益观念，改进和加强内部管理。
2.能够带来直接的经济效益。采购价格审计，程序简单，易于操作且效果明显，为不少单位节约了大量的经费，带来了显著的经济效益。如江苏省扬州大学在制定并执行了大件大宗物资采购制度后，通过询价、招标、议标、谈判等手段，每年为学校节省物资采购资金数百万元。工程造价审计虽有一定难度，但在配备了专业人员和制定了相关审计制度后，也能从施工单位那里“虎口夺食”，为学校节省了大量的建设经费。再如，潍坊亚星集团有限公司在工程建设中规定了“四个不准”：工程预算不经审计不准签订合同，不签合同不准预付工程款，工程项目无资金来源和开工前各项手续不经审计不准开工，工程预算不经审计不准结算。仅几年时间，共审计核减工程造价3180万元，创造了实实在在的效益。
3.具有显著的社会效益。随着市场经济的发展，国家对价格的控制逐渐放开，尤其在买方市场条件下，出现了名目繁多的促销手段，其中不乏非法交易，采购物资和工程建设过程中存在高买高卖、高估冒算、暗箱操作、收受回扣、变相回扣、变相折让、贪污受贿等不良现象。对采购价格进行审计可以净化经济环境，从源头上遏制腐败，产生良好的社会效益。
二、如何开展采购价格审计
要想在保证使用需要的基础上获得合理的价格，就必须制定完善的内控制度，认真进行市场调研，采取合适的采购方式，确定合适的供应商，签订规范的合同，严格规范验收手续。因此，采购价格审计不仅仅是对价格这个数据进行审计，而是要对获得价格的全过程进行审计，包括对采购政策、采购计划、采购程序以及采购管理等各个方面进行审计。
1.建章立制，规范行为。
完善的制度是有效实施采购价格审计的基础，也是规范内审人员、各相关管理部门人员行为的准则和开展采购价格审计的依据。建章立制就是要紧密结合企业资金活动现状，建立和完善基建工程项目管理、物资采购、经济合同管理等方面的内控制度，明确采购组织、程序及采购、监督、财务等相关部门职责。并根据不同的采购金额和采购方式，规定相关的采购和监督程序。
2.对采购全过程进行审计监督。
（1）审“该不该买”，即对采购计划的审查。要审查采购计划是否进行可行性论证（特别是金额较大的采购项目），采购计划不合理，会影响企业的预期效益，甚至会造成资源浪费。另外还要审查采购计划是否履行了相关审批手续，资金是否落实，有没有对采购价格进行过市场调研等。对那些通过市场调研无法获得价格信息的，则应根据采购物的成本组成内容，采取一定的方法进行合理测算，作为确定采购价格的依据。
（2）审“何时买”，即对采购时间的审查。要充分发挥规模采购的优势，对有关部门提出的采购计划，进行合并、分类，能集中采购的绝不零星采购。扬州大学在采购计算机时，一年举行一次集中采购，采购单价比市场价格低18%，充分显现了规模采购效益。另外，如果采购时间选择不当，将会影响企业的生产经营或增加企业的仓储成本。
（3）审“怎么买”，即对采购方式的审查。采购方式可以采取公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等，每种方式各有特点，采取哪种方式要根据具体情况灵活掌握，以获得合理的采购价格。这就需要在审计时，较多地运用经验、知识来具体分析判断，避免在选择采购方式过程中受人情关系、私心杂念影响。采购方式选择得当，不但可以加快采购速度，而且还可以节约投资，减少不必要的人力和物力消耗。
三、实施采购价格审计时应注意的几个问题
1.将采购价格审计工作重点放到以防为主、防患于未然上来。审计监督的根本目的在于防止违法违纪问题的出现，影响采购价格的合理性、效益性和采购标的质量。因此，要加强事前监督，完善约束机制，对容易出现的问题提出防范性的意见，给领导当好参谋。
2.严格依法审计，做到“到位”不“越位”，处理好与有关部门的关系。也就是说，在审计工作中，应严格按照法定的程序和职责权限开展审计监督，对发现违法违纪的问题应依法严肃的处理，不得徇私舞弊，但也不得越权行事。在审计过程中必须处理好与其他监督部门和各管理部门的关系，在各行其政、各负其责的基础上，注意加强部门间的沟通和交流，增进理解和尊重，确立相互协作、密切配合的采购工作体系，发挥整体连动功能，共同为采购效益最大化努力工作。
3.提高审计人员的业务素质。为了适应采购价格审计的需要，必须学习和掌握相关的招标法规、合同法规、政府采购法规，学习和掌握招标采购全过程的各项业务知识。第6课教材(二):我们是如何进行采购审计的？
采购过程是公司生产经营的起点，是决定产品质量的基础，原材料的好坏直接影响着公司的经济效益，目前，随着市场经济的发展，对采购过程进行审计和监督，已经越来越引起公司高层的重视，对采购审计的要求和内容也从过去的查错纠弊转向了现在的风险管理审计，即在对整个采购过程审计的同时，重点放在预防和控制采购风险上。采购过程包括采购计划、采购询价、供应商选择、采购决策、采购招标、合同评审、订单处理、验收入库、发料使用九个流程，采购审计就是对这一全过程中各个环节所面临的各种风险进行评估与审计。下面从采购风险的角度，谈一下如何对采购过程进行审计。
目前，采购中遇到的主要风险，在各种案件资料和发表的文章中都刊登过，我们经过汇总分析，大致可分为两类：公司外部运作中存在的风险和公司内部运作中存在的风险。
一、外部风险
公司在与其之外的市场、企业、人员交往中存在着市场因素风险、合同诈骗风险、原材料质量风险、不可预料的意外风险。
1、采购合同风险。
公司在决定接受客户定单的同时，首先考虑的是有无原材料，是决定定织还是采购，不管哪一种，只要决定了，都要作合同，这就要求我们掌握合同方面的知识，预防合同诈骗。合同诈骗往往具有一定的隐蔽性，很难与正常的合同纠纷相区别，利用合同诈骗已经成为诈骗人惯用的手法。合同诈骗手法主要包括：（1）以虚假的主体身份与公司订立合同，以伪造、假冒、作废的票据或其他虚假的产权证明作为合同担保，一旦得手，无从追究。（2）接受合同当事人给付的货款、预付款（或定金）、担保财产后逃之夭夭。（3）签订空头合同，将骗来的合同转手倒卖它方从中谋利，而所需的物资则无法保证。（4）供应商故意设置的合同陷阱，如操作过程中供应商无故中止合同，更改合同条款，违反合同规定等。
2、市场价格风险。
（1）供应商操纵市场，相互串通，有意哄抬价格。（2）公司对市场行情摸不准，认为价格合理时批量采购，但不久，该种物资可能出现跌价。
3、原材料质量风险。
（1）供应商提供的原材料质量不符合要求，导致公司所生产的产品性能达不到质量标准，给公司带来严重损失，并且可能使公司在该品种所涉及的经济、技术、人身安全、公司声誉等方面引起客户怀疑。（2）如果原材料存在严重的质量问题，将会直接影响到公司产品的整体质量和公司经济效益，影响产品的生产与交货期，降低公司信誉和产品竞争力，直接威胁到公司的生存与发展。
4、采购过程中遇到意外风险。
由于自然、经济政策等因素所造成的意外风险是我们难以预料的。如交通意外事故，造成不能正常供货等等。
5、技术进步加快带来的风险。
由于社会技术进步引起原有已采购的原材料贬值。因信息技术发展，所采购的设备已经被淘汰或使用效率低下造成损失，如计算机。
二、公司内部自身存在的风险
公司自身存在的风险包括计划不周、管理不严等风险，具体如下：
1、采购计划风险。
采购部门或人员制定的计划不科学，导致采购中的计划风险，即采购数量、采购目标、采购时间、运输计划、使用计划、质量计划等与目标发生较大偏离。
2、合同中己方过错引起的风险。
己方过错包括：（1）己方的合同订立者未严格按法律规定操作，使公司蒙受损失。如情况不明，盲目签约；违约责任约束简化，口头协议，君子协定；鉴证、公证合同比例过低等等。（2）私下有不正当行为。如卖方采取不正当手段，对采购人员行贿，套取公司采购标底；给予虚假优惠，或以某些好处为诱饵公开兜售假冒伪劣产品。（3）合同日常管理混乱。如合同存在残、缺现象，履行时找不到合同文本，或只有复印件没有原件，使公司难以判别对方是否违约；公司自身因合同管理混乱造成违约而被对方追究。
3、验收风险。
由于人为因素，原材料在进入仓库前未按合同及制度要求，进行审核和验收。如在数量上缺斤少两；在质量上鱼目混珠，以次充好；在品种规格上货不对路，不符合合同规定要求；在价格上发生变形等。
4、储备风险。
（1）库存储备不能及时供应生产之需要。（2）库存储备过多，造成积压，使公司大量资金沉淀于库存中。（3）公司“零库存”策略因无货或供货不及时而受到干扰。
5、采购责任风险。
公司经办部门或个人存在责任心不强或管理水平不高或者采购人员假公济私、收受回扣、牟取私利而引起纠纷，给公司造成损失。
三、如何做好采购审计
要想做好采购审计，侧重点还是放在制度管理上，只有严抓管理才是根本。
1、对采购的全过程进行全方位监督。
全过程的审计是指从计划、审批询价、招标、签约、验收、核算、付款和领用等所有环节的监督。审计重点是对计划制定、签订合同，质量验收和结账付款四个关键控制点的审计监督，以防止舞弊行为。全方位的审计是指内控审计、财务审计、制度考核三管齐下，把审计监督贯穿于采购活动的全过程，是确保采购规范和控制质量风险的第二道防线。科学规范的采购机制，不仅可以降低公司的物资采购价格，提高物资采购质量，还可以保护采购人员和避免外部矛盾。
2、对采购计划进行审计。
审查公司采购部门物料需求；物资采购计划的编制依据是否科学；调查预测是否存在偏离实际的情况；计划目标与实现目标是否一致；采购数量、采购目标、采购时间、运输计划、使用计划、质量计划是否有保证措施。
3、对合同进行审计监督。
依法订立采购合同是避免合同风险，防患于未然的前提条件，也是强化合同管理的基础。首先，要对采购经办部门是否履行职责进行审计。审查采购部门和人员是否对供应商进行调查，包括供货方的生产状况、质量保证、供货能力、公司经营和财务状况。每年是否对供应商进行一次复审评定，所有供应商都必须满足ISO9000标准要求，考评主要指标是对每年所执行的合同情况，如供货质量、履行合同次数、准时交货率、价格水平、合作态度、售后服务等进行评审，是否在全面了解的基础上，作出选择合格供应商的正确决策，使合同建立在可行的基础上。采购招标是否按照规范的程序进行，是否存在违反规定的行为发生。其次，要对合同中规定的品种、规格、数量、质量、交货方式与时间、交货地点、运输方式、结算方式等各项内容，按照合法性、可行性、合理性和规范性等四个标准，逐一进行审核。
4、对合同台账及信息反馈进行审计。
当前，合同纠纷日益增多，如果合同丢失，那么在处理时会失去有利的地位而遭受风险。因此，建立合同台账、做好合同汇总，是加强合同管理，控制合同风险的一个重要方面。（1）对于已签订合同，检查是否整理成册，妥善保管；是否建立合同台账、合同汇总以便及时查找合同履行情况。（2）审查合同管理部门是否对交付合同进行分类编号，并建立合同台账。合同统一编号是否合规，每一份合同包括合同正本、副本及附件是否齐全。（3）合同履行完毕是否及时建立合同档案。合同管理人员是否将所有合同进行分类汇总，及时提出报告和汇总表，报送单位领导和各有关业务部门据此组织生产，规划价位，及时接运和按时承付货款。是否运用先进管理手段，向相关部门提供及时准确、真实的反馈信息，提高合同管理水平。
5、对采购合同执行中的审计。
（1）审查合同的内容和交货期执行情况，是否做好物资到货验收工作和原始记录，是否严格按合同规定付款。如有与合同不符的情况，是否及时与供方协商处理，对不符合合同部分的货款是否拒付。是否对有关合同执行中的来往函电、文件都进行了妥善保存，以备查询。（2）审查物资验收工作执行情况，是否对物资进货、入库、发放过程进行验收控制。（3）对不合格品控制执行情况审计，审查是否对发现的不合格品及时记录。（4）还应重视对合同履行违约纠纷处理的审计。（5）审查采取“零库存”策略的公司，是否保持一定的产成品存货以规避缺货损失；是否保持一定的料件存货以满足需求增长引起的生产需要；是否建立牢固的外部契约关系，保证供货渠道稳定，降低风险，规避成本。
6、对采购绩效的审计考核。
要督促相关部门建立合同执行管理的各个环节的考核制度，并加强审计检查与考核，审查是否把合同规定的采购任务和各项相关工作转化成分解指标和责任，明确规定出工作的数量和质量标准，分解，落实到各有关部门和个人，结合经济效益进行考核，以尽量避免合同风险的发生。
第6课教材(三):怎样开展大额采购审计
大额采购是指以购买、租赁、委托或雇用等方式获取单位价值或批量价值金额较大的货物、工程和服务的行为。它可以通过批量采购节约支出，还可以通过招标等集中采购方式，改变过去分散采购下的“暗箱操作”，增加透明度，实现廉政的目标。但是大额采购要实现这些目的，除了要有一套行之有效的管理机制外，还需要完善的监督机制，使物资采购开支不仅合理、合法，而且经济有效。本文就大额采购审计的内容及审计程序和方法等问题略作分析和探讨。
一、大额采购审计的内容
1、大额采购的内部控制制度审计。大额采购内部控制制度审计，主要对大额采购管理制度的健全性和有效性进行审计。在对大额采购制度审计时，应围绕以下审计要点实施审计评价和监督：（1）是否有健全的大额采购管理制度。一个完整的大额采购管理制度至少应该包括以下几个方面：大额采购的决策制度、报价制度、采购制度、验收制度、付款制度、监督制度。同时，人民银行采购管理委员会要按照分工协作的原则设置，从工作流程上建立相互制约机制。如内部轮岗制度、回避制度、综合考核制度以及开展社会监督。（2）大额采购内部控制制度是否合理、有效。这主要看建立的内控制度是否符合以下原则：一是相互牵制原则。在横向关系上，一项工作至少要由彼此独立的两个部门或人员办理，以使该部门或人员的工作接受另一个部门或人员的检查和制约；在纵向关系上，一项工作至少要经过互不隶属的两个或两个以上的岗位和环节，以使下级受上级监督，上级受下级牵制。二是全面性原则。从控制范围看，内部控制应涵盖采购的每个过程、部门、环节和每个人。从控制内容看，不仅要对具体业务活动进行控制，还要把控制环境、风险评估、信息与沟通和监督，纳入采购范畴。从时间上看，不仅要事中控制，还要实施事前和事后控制。三是可操作性原则。制定的各项内部控制制度应当便于采购工作中的运用，具有可操作性。在采购工作中各项内部控制的执行应有明确的程序，在控制各关键点或风险区域时段，要明确与该控制点相关的操作步骤、各步骤涉及的部门或岗位所应履行的职责权限。（3）大额采购内部控制制度是否得到贯彻执行。查明建立的各项制度是否在大额采购的各个相关业务环节能够得到实施和遵守；是否能定期对各项制度进行自我评价和自我完善及对有关人员进行培训。（4）大额采购内部控制例外事项。由于控制制度是对执行业务的一般要求，在执行中不排除在个别环节存在漏洞或控制不力现象，此时就应查明：例外事项和偏离事项是否属于合理范围之内；对于例外事项和偏离事项是否及时采取应对措施加以控制，对有关制度及时进行修订和完善；对于超越合理范围出现控制不严的例外事项是否实行责任追究制度。
2、大额采购的预算审计。在对大额采购实施监督过程中，对采购项目的审计应与年度预算编制计划相结合。一是审查采购管理委员会编制的年度采购计划是否与各使用部门提出的采购需求相一致，有无未列入或已列入却未进行集中采购的情况，以及有无擅自扩大采购规模、提高采购标准等情况。二是审查年度采购计划是否根据上级行批复的年度预算及时进行了调整，预算编制是否遵循规定的程序。三是审查预算执行过程中有无超预算、突破限额的情况以及采购资金是否及时足额拨付到位等情况，从预算环节审查有无盲目采购、重复采购的行为。
3、大额采购的供求双方资格审计。在审计中，要审查采购双方的资格。一是审计部门在实施监督过程中通过市场调查等手段对供应商本身的运营能力、信用能力以及合法性等情况进行确认。二是要确认采购组织的资格问题，严格按照《中国人民银行采购管理暂行办法》中关于采购组织资格的条款进行认定。三是要审查供需双方“回避制度”的执行情况，以保证采购过程的公正性。
4、大额采购的方式和合同审计。采购方式和采购合同是大额采购过程中的两个关键环节，它们直接影响到采购方的利益能否得到很好的维护。一是注重对采购方式的审计。要审查采购方式是否符合条件，是否以追求采购成本最低和采购效益的最大化为最终目的，有无人为操作的现象。二是要注重对合同的审计。一方面要注重对合同本身的审查，即查看合同的条款是否完备、合法，合同的内容是否达到双方均衡受益，有无损害需求方利益的条款。同时，也要注意有无明显不利于供应商的条款。如果存在这些现象，就应考虑进行延伸审计，查明原因，看是否有人情交易、权钱交易等其他的情况存在。另一方面，要注重对合同执行情况的审计，审查有无擅自变更或者终止合同的情况，审查采购管理委员会在发现合同履行将损害国家和集体利益时是否及时按程序终止合同的执行。违约时，审查违约原因，并追究过失部门及人员的责任。
5、大额采购的结算方式审计。一是实际付款方式、付款时间、付款金额、付款内容和收款人等项目是否与合同条款一致，如果存在变更是否经过采购管理委员会批准；二是是否依据合同、发票、验收单等凭据，并经过严格审核后办理货款结算；三是付款的申请、支票开具、办理结算、记账是否由不同部门的不同人员担任；四是是否存在重复付款或多付货款现象。
6、大额采购的物资验收审计。物资验收审计的重点，一是采购结束后，采购管理委员会是否组织职能部门、会计财务部门、固定资产管理部门、内审监察部门会同使用部门严格按照合同要求对采购物资的品种、规格、型号、数量、单价、交货时间、交货方式、结算方式进行验收；二是检验部门是否按照合同要求对采购物品的性能、参数、质量特性等技术指标进行物理测试；三是大额采购的合同、申购物资批准手续、票据、合格证、发运单等单证是否齐全、手续是否齐全。
7、大额采购的效益审计。对大额采购进行审计的一个主要方面就是监督其是否实现了节约原则，体现集团购买的优势。因此，一是要充分了解相关的市场行情，掌握价格情况，并结合采购过程审查大额采购资金节约率。从采购方式、采购政策等方面看是否符合经济效益原则。二是要审查采购管理委员会是否建立了健全的价格审核和质量检验制度，以及效益监督机制的完善程度，从而审计大额采购的经济效益及经济效益原则的把握程度。三是进行延伸审计，适时进行采购物资的使用情况审计调查，以便掌握采购物资的实际质量及使用部门的受益程度。审查采购物资是否确属工作、生活所需，采购的物品是否有利于提高工作效率，以及采购物资是否得到有效的利用，已采购项目的运行效果是否达到预期的目的。从使用部门的实际受益程度来看大额采购实施的成功与否。
二、大额采购审计的程序和方法
1、采用恰当的审计程序。审计程序恰当与否，会直接影响到审计人员所表达的审计意见的正确性以及审计工作的效率。在人民银行大额采购审计中通常采用制度基础审计的程序。审计人员首先要评价内控制度，根据内控制度的状况来确定抽查的数量和重点。这种程序，一方面能减少审计工作中取得审计证据的工作量；另一方面能较好避免失误，保证审计工作质量。但该程序使审计人员过分强调和依赖内控制度，而忽视其它一些重要的方面，所以在对内控进行评价的同时，要通过分析性检查的方法，对形成审计风险的各个环节进行分析，最后进行实质性的检查，从而进一步降低审计风险，提高审计质量。
2、采用合理的审计方法。审计人员在开始审计之前应取得采购行为的书面报告，包括请购单、购买证明、申请批准报告、招标价、唯一货源购买证明等，并进行检查，确定在大额采购之前是否对其需要进行了适当的研究，其中应特别注意是否存在高价采购和重复采购的现象，然后将采购交易活动制定出流程图或写出文字材料。特别是当大额采购采用集中采购方法以取得批量价格的利益时，应检查是否有集中采购的规定办法以避免重复和获得数量折扣的利益，确定进行集中采购中某些物品的“门槛价”，采购订单是否已分开以避免这种限度，采购订单是否分散以避免超出招标价，即减少购货量价值以允许非竞争的选择。
同时根据采购审计的目的和具体实际情况还要综合运用多种审计方法。大额采购审计的目的就是评价被审项目的经济性、效率性和效果性。对大额采购的经济性和效率性审计比较容易，它主要是要找出被审项目在经营中需要改进之处，即评价采购活动中资源是否得到既经济又有效率的管理和使用。在进行大额采购的经济和效率审计时，审计人员应适当考虑该项目是否遵循适当的采购惯例；是否遵循适当的程序，保证购买的物品具备需要的型号、质量和数量，并被使用部门加以妥善地使用和维护；是否避免重复采购、盲目采购；是否采用效率高的工作程序。效果审计是对大额采购真正的绩效进行衡量，即对采购项目是否能实现其目标进行评价。效果不同于结果，它是把采购项目的实际成就和预期要达到的成就进行比较，然后把比较的结果与绩效标准联系起来。效果性审计主要是评价采购管理委员会的决策是否达到了预期目标，即审查决策目标是否正在或已经圆满地实现。对大额采购项目效果审计时，审计人员应评估管理系统是否完备，确定该采购项目的效果是否令人满意地达到预期水平的项目结果，查明造成绩效不够理想的因素。
