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关于印发《荆楚理工学院教学类档案建档方案》的通知
各学院（部）：
为规范我校教学类档案工作，为教学及教学管理工作考核提供档案依据，学校于2008年11月14日发布了《荆楚理工学院教学类档案建档方案（试行）》（荆理工教〔2008〕5号）。根据二年多的运行情况，结合各学院（部）的反馈意见，对原试行方案进行了修订完善，现印发给你们，请遵照执行。
本方案自发布之日起施行，荆理工教〔2008〕5号文《荆楚理工学院教学类档案建档方案（试行）》同时废止。
附：《荆楚理工学院教学类档案建档方案》
二〇一〇年十一月十四日 荆楚理工学院教学类档案建档方案
为了加强教学类文件材料的整理和归档(以下简称教学档案)工作，充分发挥教学档案在学校教育教学管理，教学活动，教学研究等项工作中的作用，提高教学档案的质量和科学管理水平，逐步实现教学档案工作的标准化，规范化和现代化，并为考核教学及教学管理工作提供档案依据，根据《高等学校档案管理办法》（2008中华人民共和国教育部令第27号）和《高等学校档案实体分类法》（原国家教委教办〔1993〕429号），特制定本方案。
一、教学档案建档的基本思路
1．教学档案是教学水平和教育教学质量的重要表现载体之一，是学校档案的主体。教学档案管理工作与教学工作同等重要。
2．在教育教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字，图表，实物，声像等资料(含数字信息)均属教学档案。
3．教学档案要确保完整，准确，系统和安全，便于开发利用。
4．教学档案管理是教学管理的重要组成部分，应在教学工作计划，教学管理制度，管理人员岗位责任中有相应的体现。下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求，检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况，评审鉴定教学质量与审查验收档案材料，上报评审材料与学校档案部门出具归档证明的要求同步。
5．各教学单位应确定专(兼职)人员负责教学档案整理归档工作，并在业务上接受教务处、教学质量评价办公室和档案馆的指导。
6．努力实现教学档案工作从经验管理向现代化管理转变。
二、教学档案建档范围的确定 1．确定的原则
(1)归档的教学管理和教学实践活动过程中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考和凭证作用。
(2)归档的教学文件材料，必须反映教学管理，教学实践活动的全过程，保证完整，准确，系统。
(3)归档的教学文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，符合教学管理和教学实践活动的成套性特点。
2．归档的范围(1)上级教育主管机关下达的指令性，指导性文件：教育教学改革，教学计划，专业和课程设置，招生，毕业生分配等方面的计划，指示，规定，办法等。
(2)综合性教学文件材料：学校制定的各种教学制度，办法，规定，条例，教学工作的各种统计表。
(3)招生工作的材料：招生计划，简章，专业介绍，新生名册，代培计划，合同，招生工作总结等。
(4)学籍管理的材料：新生登记表，学生学籍卡片，成绩卡，在校学生名册，学生学籍变更(升级，留级，休学，转学，复学，退学)的材料。
(5)学生奖惩材料。
(6)人才培养方案和教学大纲，教学改革方案，总结。
(7)教材方面的材料：自编，主编教材的正本，各系各专业教材使用目录。
(8)教学实习，生产实习方面的材料：教学实习，生产实习的计划，大纲，总结，实习指导书，实习讲义，实习结果鉴定，有代表性的实习报告等。
(9)课堂教学材料：课程安排表，课程进度表，教师任课安排，典型讲义，教案，各系各专业的考试题。
(10)毕业论文，毕业设计及评审意见。
(11)学生获得学士以上学位者的名册，学位论文及有关审批文件。
(12)学生取得职业技能等级证书情况，参加大学英语等级考试及专科英语应用能力测试结果情况，参加计算机等级考试结果情况。
(13)毕业生分配材料：毕业生分配计划，方案，报告，总结，分配名单，毕业证书存根，供需见面的计划，合同。
(14)毕业生质量调查材料：学校对毕业生质量调查的计划，总结，调查表，使用单位对毕业生质量的评审意见等。
(15)师资培训的计划，考核和总结，出国进修等文件。
(16)教研室的教学总结，教师教学经验总结，教师教学质量奖励材料，教学情况调查表。
(17)教师工作量的规定及执行情况。
三、归档的原则及方法
1．坚持由教学文件材料形成单位或部门归档的原则，教学文件材料形成单位或部门和 教学管理部门的专(兼)职档案管理员负责将所积累的文件材料归档。
2．根据教学文件材料的形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的原则进行归档。原则上相同内容的文件材料组成一卷(盒)。同一内容的文件材料数量较多时，可分别组成若干卷(盒)；也可以根据材料的内在联系，对问题单一，材料较少的合组成一卷(盒)。
3．在不影响教学文件材料自然形成规律和有机联系的前提下，同一内容的文件分别按永久，长期，短期顺序排列。
4．建档材料应加制封面，注明标题，责任者，编制时间，保管期限及归档单位。卷(盒)内应建立材料目录。卷(盒)上应标注编号，完整填写相应的栏目。教学文件材料未注明标题的或标题不规范的，可自拟标题并另加“〔〕”。
5．应拆除掉文件材料上的易锈蚀金属物，对破损的文件材料应进行修补。
6．文件材料应按件装订。装订时，正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。
7．各种文字材料大小应为A4(或16K)本，图件按此规格折叠。
8．不宜折叠的非标准规格材料和其他载体材料由专柜保管，但需填写与文字材料一致的卷(盒)编号。
9．属专项档案的材料，已归于其他类档案的，应在教学建档的相应卷(盒)内注明去向或复制相应材料。
10．打印件的建档材料，需附有与之内容相符的电子文档，以便永久保存和利用。11．属手写的文字材料，一律使用钢笔填写，并使用黑色碳素墨水或蓝黑墨水，不得复写。
12．归档文件应按教学档案分类与编号方案和文件的排列顺序逐件编号。13．在档案的首页和末页分别填写归档文件目录及备考表。
14．教学档案一般归档一份，重要的教学文件材料，各教学单位根据实际情况，酌加副本。
四、教学档案工作岗位职责
1．教务处，教学学院（部）行政负责人是教学档案工作责任人。教学学院（部）分管教学工作的副院长具体负责院部教学档案建设工作，教务处各科科长，教学学院（部）教学科长是兼职教学档案管理人员。各教学单位在条件允许的情况下，可配专职教学档案管理员。2．专(兼)职教学档案管理员职责
(1)做好本单位的教学建档材料的形成积累工作。(2)督促有关人员按时上交教学建档材料。
(3)将收集，积累的文件材料整理组卷(盒)，做到组卷(盒)合理，编目清楚，标题准确，装订整齐；及时向学校有关职能部门移交应交档案。
(4)做好存放在本学校的教学档案保管，利用等工作。3．教研室主任职责
(1)负责收集教研室的教学文件，集体备课记录，试卷，毕业设计(论文)等，完整填写相应信息，并向专(兼)职教学档案管理员移交。
(2)督促本教研室教师向上交各种教学业务档案。
附件：荆楚理工学校教学类档案分类与编号
荆楚理工学院教学类档案分类与编号
JX 11教学综合保存期限：永久 11.01 学校、各教学单位及教学管理部门教学工作的年度计划、总结 11.02学校、各教学单位及教学管理部门各级领导有关教学工作的报告、论文 11.03学校、各教学单位及教学管理部门有关教学工作的会议记录、调研报告、简报、总结
11.04学校、各教学单位及教学管理部门落实教育部及省教育厅高等学校教学工作会议精神的有关材料
11.05 学校投入教学的经费统计表及相关材料(含对新办专业的经费投入)11.06 学校各级组织迎评创建工作材料(含迎评机构设置，迎评创建计划等)11.07 学校各级教学组织机构设置的相关材料 11.08 学校对各教学单位教学管理工作考核的材料 11.09非学历教育的培训班、进修班材料 11.10学校、各教学单位学生运动会材料
11.11开设各类讲座一览表（包括开展的职业素质教育、新生入学教育、心理咨询、人文素质教育等）
JX12 规章制度
保存期限：永久 12.01 学校，教务处等部门发的有关教学的条例，制度，规定等(分类)12.02 学校各级组织根据有关教学文件所制定的实施细则(分类)JX13学科、专业、实验室及课程建设 保存期限：永久 13.01专业一览表及专业发展情况简介 13.02实验室一览表
13.03学科带头人简历及学科团队基本情况一览表 13.04专业带头人简历及教学团队基本情况一览表
13.05精品课程负责人简历及课程团队基本情况一览表（分级）
13.06专业建设规划、重点（特色）专业建设和新专业建设有关文件（学科、实验室、课程）
13.07学科建设规划、重点（优势）学科建设有关文件 13.08实验室建设规划、重点实验室建设有关文件 13.09课程建设规划、精品课程建设有关文件
13.10学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料
13.11重点学科、专业、实验室、课程建设一览表（分校级、省部级，国家级统计）13.12学科、专业、实验室、课程建设计划、简报、总结材料 13.13新办专业一览表及新办专业材料（含申报、批复、建设等）13.14专业调整情况一览表及相关材料
13.15人才培养方案汇编（含辅修专业教学计划）
13.16有关制（修）订本科专业人才培养方案的文件、论证报告等 13.17人才培养方案修订情况说明（含教学环节和课程体系改革情况）
13.18教学改革项目材料（含项目申报、任务书、成果、鉴定报告等材料，分校级、省部级、国家级统计列表）
13.19教学改革项目获奖材料
13.20学校有关教学改革的文件、制度等材料（如教学计划、课程教学大纲修订意见，学校教学改革整体方案等）
13.21课程教学体系改革的基本思路、原则、内容、措施、成果等情况说明 13.22产学研合作教育资料
13.23双语教学计划、教学情况、双语教学授课一览表（含授课专业、课程名、教材、授课教师、占必修课比例）
13.24校内外实习、实训基地情况（一览表、协议书、证明材料）JX14 质量监控与保障
保存期限：永久 14.01 学校、各教学单位教学质量监控制度及相关文件
14.02 学校、各教学单位教学质量监控体系建设及实施情况材料(含教学督导制度，教学信息员制度等及工作情况，对各方反馈意见的整改措施落实情况及效果)14.03 各级领导、教学指导委员会听课评课记录 14.04新开课教师的相关材料(相关规定，执行情况等)14.05期中(期末)教学检查及总结等材料 14.06教师教学质量评价结果及过程材料 14.07专业教学计划执行情况及检查材料 14.08教学管理软件、硬件配备，使用情况
JX15 课程教学
保存期限：永久 15.01课程教学有关的条例、制度、规定 15.02教学大纲汇编 15.03课程简介汇编
15.04课程表（含实验课、上机实验等）、校历 15.05教学进度表
15.06课程教学计划及课程教学总结 15.07调课记录
15.08教师授课安排一览表
15.09多媒体授课课程及统计表（含课程名、课件来源、授课教师、专业年级、人数、教室，必修课用多媒体授课占必修课比例，选修课用多媒体授课占选修课比例等）
15.10开设选修课一览表（含课程名、授课教师、选修学生人数、开出时间、学时等）15.11实验开出率统计表（分专业、分学期）15.12学校有关开放实验室项目的管理规定
15.13开放教学实验室情况一览表（含开放的范围、时间、地点、内容、对象等），开放实验项目情况一览表，开放实验项目实施情况总结
15.14综合性、设计性实验课的课程一览表及占实验课程比例 15.15综合性实验、设计性实验有关材料（校内外专家评审意见、实训内容等）15.16各专业人才培养方案规定的实习（见习）实训项目一览表
15.17实习实训实施情况（含计划、指导教师安排、指导记录）报告、成绩、总结）JX16 考试和试卷
保存期限：长期 16.01 试卷保存条例制度
16.02考试安排：组织机构，考试日程及考场安排计划表，监考教师安排表，巡考记录等
16.03 考后试卷(保存到学生毕业离院后一年)16.04 各学期课程的空白A、B试卷样卷及参考答案评分细则、考勤表、记分册等 16.05 课程考试试卷分析报告等 16.06 课程命题计划表
16.07实践环节考核标准及考核情况 16.08 其他考核方式的材料
16.09 试卷(题)库一览表(含课程名称，适用专业及学生人数，在用或在建，来源等)JX17 毕业设计(论文)
保存期限：长期 17.01 毕业设计(论文)管理条例，规范及相关质量监控材料 17.02 毕业设计(论文)工作安排及检查材料 17.03 毕业设计(论文)数据汇总 17.04 指导教师职称结构及情况统计表 17.05 毕业设计(论文)选题及成绩汇总表 17.06 毕业设计(论文)成绩评定统计表 17.07 毕业设计(论文)总结及推优材料 17.08 毕业设计(论文)17.09毕业汇报演出、作品等材料（方案、展演情况等）
JX18学位 保存期限：永久 18.01有关学位工作的文件制度
18.02本校学位评定条例、办法及计划、总结 18.03学位委员会会议记录、决定 18.04学位委员会授予学位清册 JX19 师资队伍
保存期限：永久 19.01 教职工基本情况一览表 19.02专任教师基本情况表 19.03外聘教师基本情况表
19.04实验指导教师、实验技术人员情况统计表 19.05校内外实习实训指导教师一览表 19.06师资队伍结构状况表 19.07教学管理人员队伍结构表 19.08实践教学教师队伍结构表
19.09特殊聘任的教师的名单（如各学科、专业指导委员会委员，学校聘请的专家委员等及聘书）
19.10外聘教师名单及相关资料（如学历学位证书、职称证书、教师资格证书复印件等）19.11师资流动情况统计（新进、调出、退休等）19.12教师参加业务进修、学位进修、实践进修情况
19.13青年教师（35岁以下）名单及青年教师（35岁以下）具有研究生学历人员所占比例
19.14在读硕士，博士学位教师名单 19.15主讲教师名单
19.16符合岗位资格主讲教师名单及占主讲教师比例统计表 19.17教授、副教授为本科生上课一览表
JX21 教学成果及效果
保存期限：永久 21.01集体获奖材料
21.02 教师获奖(荣誉)统计(校级以上)及材料(按不同类别，级别分开统计)21.03 科研或教学立项课题一览表(按不同类别，级别分开统计)21.04 教师发表论文一览表 21.05 教师正式出版教材一览表 21.06 学生各学期成绩表
21.07分专业学生普通话等级、大学英语四，六级、大学英语应用能力通过率(以考试成绩达到总分的60%视为通过)统计表 21.08分专业学生计算机等级通过率统计表 21.09分专业学生取得职业技能等级证书情况统计表 21.10 分专业学生毕业率，学位授予率统计表 21.11 分专业学生体育合格率统计表
21.12 学生“专升本”，考研情况统计表(报考率，录取率)21.13 学生获校级以上优秀毕业设计(论文)一览表
21.14 获校级以上各类竞赛奖一览表(按校级，省部级，国家级分类统计)21.15学生发表论文一览表
21.16 学生实践，创新能力效果统计表
21.17 对毕业生等人才培养质量的社会评价材料（用人单位对毕业生综合素质评价材料、家长和毕业生对学校满意度调查统计、社会对毕业生的需求情况统计）
JX22 教材
保存期限：长期 22.01 教材规划与立项材料
22.02学校特色教材、重点教材建设情况
22.03教材选用、征订、评估制度、办法，及教材评估的有关材料 22.04 教师使用教材情况一览表
22.05选用获奖教材、国家级重点及省部级以上规划教材一览表（统计中应包含有使用以上几种教材占所有教材的比例数据）
22.06选用英文原版教材一览表 22.07选用近三年出版的教材统计表
22.08校本教材、教学参考书目目录、样书、选用及获奖情况 22.09征订教材记录表
JX23 学籍管理及学生信息
保存期限：永久 23.01 规章制度 23.02 新生入学登记表 23.03学生名册
23.04学生人数统计表（分专业、年级）23.05修读辅修，第二专业等学生一览表 23.06 学生学籍变更材料 23.07 学生奖励材料（奖学金、优秀学生、先进班级）23.08学生处分材料
JX24 教师工作情况
保存期限：永久 24.01 教师工作量的规定及工作量记录 24.02 教师考勤记录 24.03教师业务考核材料 24.04 教师奖惩记录
说明：
1.各教学单位整理、规范教学工作基本文件、专题总结等支撑材料，以及试卷、毕业论文（设计）等要求有原始背景材料，如：学生获奖除有统计表外，还应保存获奖证书等的复印件。
2.以上分类未尽项目，请根据教学档案实际情况酌情归入相应大类，编号顺延。
