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高校图书馆采编工作重心转移与加工业务外包
黄波，李铁钢，何萍
（成都信息工程学院，四川，成都 610225）
摘 要：图书馆文献采编工作重心转移和加工业务外包，有助于提高文献建设质量、采编工作效率和合理分配人力资源，是市场机制下重新整合和优化配置社会资源的必然趋势。关键词：高校图书馆；采编；业务外包；文献资源建设；市场机制；人力资源配置 中图分类号：G254
文献标识码：A
University Libraries Highlight the Literature Acquisition and
non-core Busine Outsourcing
Huang Bo，Li Tie-gang，He Ping(Chengdu University of Information Technology, Sichuan Chengdu, China, 610225)
Abstract：Face the digitization and modernization;the Library's miion is to make its resources available and useful to our reader.Acquisition will be becoming the keystone instead of Cataloguing in the literature construction.Adapt to market system, skim the non-core busine for example book outfitter etc from the library, utilize, reorganize, optimize the resource of outer environment to forming the win-to-win operation management pattern.The On the basis of subcontract system, the Library will be tasked to set a“ service-Orientation” the policy and to direct and support programs and activities to accomplish the sustainable development of literature resource and preserve an universal collection of knowledge and creativity for our readers in the university.Keywords：University libraries;Acquisition and cataloguing;Outsourcing;Literature resource construction;Market mechanism;Human resources allocation
1.前 言
科学合理地进行文献资源建设，提高文献保障率和利用率，是图书馆采访工作的难点和重点。2005年底在昆明召开的“第一届全国图书采访工作研讨会”上，提出了“数字化文献资源采访”和“采编部如何重新定位”两大议题，号召全国各图书馆通力合作，共同探讨解决办法。图书馆采访工作需要理论支撑，各馆成功的经验和模式会被其它图书馆所借鉴与发挥。自2004年我馆开展业务外包实践，到2005年订购中外文图书35万余册（其中特价书约16万册），年底完成加工验收32万册，馆里没有增加一个采编人员，而加工质量、书目数据质量明显提高，采访工作的开展形式更丰富、内容更深入。按以往的采编工作方式和工作量要求，是绝对不可能做到的。关于业务外包的讨论已不是新话题，但从社会资源合理配置、高校图书馆采编业务重组方面进行研讨，从市场机制下人力资源合理配置理论角度深入思考，对采编工作重心转移方向与大规模加工业务外包实践经验予以探讨，仍然十分必要。
业务外包（Outsourcing）是一种创新的经营管理方法，80年代源于工业企业。在讲究专业分工的二十世纪末，企业为维持组织竞争核心能力，因组织人力不足的困境，将组织的非核心业务委托给外部的专业公司，以降低营运成本，提高品质，集中人力资源，提高顾客满意度。其实质是企业重新定位，重新配置企业的各种资源，将资源集中于最能反映企业相对优势的领域，塑造和发挥企业自己独特的、难以被其他企业模仿或替代的核心业务，构筑
[1][2]自己的竞争优势，从而获得企业持续发展的能力。
完善流程等工作，主要包括以下几个方面：
考核中盘商的资信度。图书馆要全面考虑业务外包中盘商的财务、人力资源、信誉、管理控制及效率、服务质量，业务熟悉程度、价格等方面的条件。外包商的选择直接关系到外包业务的成败。具体应包括：外包商的企业规模，人员数量，在行业中是否具有较好的信誉度，办事效率是否高效，提供加工服务是否质优，以前是否从事过加工外包服务，对加工业务是否熟悉，有无经过职业培训的专业加工员，有无良好的售后服务等。当然加工价格也是比较关键的考虑因素。良好的外包商面对出现的某些细节问题，应能主动与图书馆工作人员沟通，当出现加工错误、漏加工等情况时，应能在详细了解客户反映后，立即安排返工。要重视业务外包的过程管理，尤其是业务技术工作。同时应建立一套高效的反馈机制，以便及时沟通和协调。
签好加工业务外包合同。加工业务外包合约内容应包括：工作目标及预期效益、合作范畴、运作方式、责任划分、所有权归属、合约修改与终止、付款方式、赔偿问题等。图书馆在图书采购招标过程中，就应把加工业务纳入合同内容。用全面质量管理方法进行控制和规范，按照国家书目数据标准和馆内图书出库标准，进行图书加工验收。
做好质量监控和验收工作。第一，要根据本馆需要制定出图书加工细则，包括图书加工期限，贴书标、条码位置，盖馆藏章和日期章的数量、位置，磁条数量、品牌和是否为可充消磁条，贴还书期限表的位置，随书光盘处理方法等；第二，将已在馆流通的图书作为样本，交由中盘商参照进行粗、精加工；第三，图书馆验收人员对已粗加工（包括：贴磁条；盖馆藏章、日期章；贴条码；贴还书条）的图书进行检查，一旦发现问题即交还给加工人员返工；第四，在编目、典藏工作完成后，对图书进行诸如贴书标等内容的精加工。另外流通部工作人员在提书时还可对加工好的图书再次检查以保证加工质量。
做好成本效益核算与沟通工作。实施业务外包之前，图书馆应根据本馆的任务、人力资源等因素进行具体分析，评估成本效益，确定哪些业务与核心业务关联性不大，或是本馆难以提供足够的资源支持，或是自己完成成本高、效率低，这些因素都是图书馆考虑进行业务外包的原因。业务外包出去后并非万事大吉，相反，应密切注意并配合外包商进行各项活动。在执行合同过程中，还必须对外包商进行有效的监督，重视业务外包的过程管理。建立一套可以将服务对象的问题直接反馈给馆方的机制，如提供意见箱、电子公告栏、留言板等。图书馆与外包商的关系是互相依靠，互惠互利的双赢关系，双方在充分的沟通与相互理解基础上，加强合作与协调，使业务流程顺利进行。
总之，图书馆加工业务外包工作要达到：不涉及图书馆管理权的问题；调动馆外的社会积极因素，充分利用社会人力资源；可实现降低成本，节约采编整体工作时间，更好地集中人力、精力完成采访和文献资源建设之目的。
4.以采访为工作重心，采编工作和文献资源建设实现“三个转变”
加工业务外包使采编工作重心向采访转移，采编部门可以集中精力按照学校的教学、科研和学科建设要求进行文献资源建设工作，在采编工作方面实现“三个转变”。
4.1向构建科学合理的馆藏结构方面转变
在文献采购上要集中力量做好馆藏结构、文献利用情况、师生构成比、学科发展态势等调查，以专业设置和重点学科建设发展为依据，形成本年度的文献资源建设规划。规划要突出馆藏特色，强化学术性、专业化特色。要对现有的文献结构、文种结构、时间结构等进行调查、分析和研究。围绕地域优势、资源优势、学科优势构思，具有区别于其它馆的独特资源。了解系部学生人数所占比例和专业所涉及的图书分类，以年购书总量为基准制定各专业文献采购计划时，考虑学生人数比例和不同专业对同类图书的需求量。同时根据学生比例与
或聘请的编目人员对客户订购图书进行免费配送和现场编目，能保证图书与数据的对应，但其编目数据质量很不稳定，不利于编目格式的统一规范；某些权威机构的数据，如北图数据，质量可以保证，但其缺陷是数据的滞后性，在套录其数据时命中率受多方限制，具有一定的局限性；另外多家中盘商同时现场加工，大量图书交叉到馆，管理稍有疏忽，就会造成差错和大量返工等。
克服负面影响的策略是在外包的非核心业务中积极推行全面质量管理。馆内相关部门都要对外包业务进行控制和监督。以“系统工程”思想，细化作业流程，实行“定额管理”，各道工序均予以量化，交接过程签收，保证管理有序。特别强调书目数据质量控制，质量上给出一定的“差错容许率”，合理利用外部套录数据时，对质量控制的内容要进行明确界定，即统一著录依据。中文图书分类标引使用《中国图书馆图书分类法》，主题标引尽量使用《汉语主题词表》，中文图书数据采用《中国机读目录通讯格式手册》(简称CNMARC格式)著录，对套录数据逐字逐段进行分析，发现错误或与本馆编目细则不吻合之处应及时加以修改，并结合本馆实际添加馆藏字段。注意与加工业务中盘商经常协调，保证月基本验书量和出书量。在支付服务款项时，坚持质量标准。6.评价与展望
图书馆采编工作重心转移和业务加工外包，实质是在市场机制下，重新整合和优化配置社会资源，提高图书馆工作效率，图书馆和中盘商形成优势互补、分工合作、合理布局的一种“共赢”运行管理模式。
虽然图书馆业务外包目前还存在一些有待解决的问题，但是它体现了在市场经济环境下，图书馆部分职能重新社会化分工的必然发展趋势。
随着图书馆现代化、网络化程度的提高，虚拟馆藏比例的上升及联机编目的普及，图书馆内从事业务加工、数据处理的人员将减少，从事深层次图情资料开发、文献信息保障方面的工作人员将增加。业务外包不仅促进图书馆从节省成本及提高工作效率等方面进行创新思考，同时也是图书馆思考改造其组织作业流程、实施机构重组的一个良方。信息时代图书馆服务功能的迅速变化，使得采编工作重心转移和业务外包成为高校图书馆发展的必然趋势。随着高校图书馆管理现代化的不断发展，业务外包在图书馆的应用层面日益扩展，业务外包将有更大的发展空间。
参考文献：
[1] 华南师范大学图书馆.图书馆实施业务外包的意义和策略［EB/OL］.http://www.daodoc.com/，2006.1.[3] 饶思军.浅谈图书馆业务外包的实现[J].科技情报开发与经济，2004，14(6):65 [4] 钟建法.网络环境下高校图书馆学科采访馆员制度的建立与管理［EB/OL］.http://www.chinalibs.net/book/t0085.pdf，2006.2.
