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办公用品管理规定
第一章
办公用品的购买
第一条
为了统一限量，控制用品规格以及节约经费开支，所有办公用品的购买，由行政部统一负责。
第二条
根据办公用品库存量情况以及消耗水平，确定订购数量。如果办公印刷制品需要调整格式，或者某种办公用品的需要量将发生变化，也一并向主管提出。
调整印刷制品格式，必须由使用部门以文书形式提正式申请，经公司领导审核确定大致的规格、纸张质地与数量，然后到专门商店采购，选购价格合适、格式相近的印刷制品。
第三条
在办公用品库存不多或者有关部门提出特殊需求的情况下，按照成本最小原则，选择直接去商店购买或者订购的方式。
第四条
在使用部门申请的办公用品中如果包含有需要订购的办公用品，则申请部门还必须另填一份订购单，经办公用品管理部门确认后，直接向有关商店订购。
办公用品管理部门必须依据订购单，填写订购单及订购进度控制卡，卡中应写明订购日期、订购数量、单价以及向哪个商店订购等。
第五条
办公用品管理部门按订购单及订购进度控制卡检查所订购办公用品，以及在预定日期送到与否。
第六条
所订购办公用品送到后，办公用品管理人员按送货单进行验收，核对品种、规格、数量、与质量，确保没有问题后，在送货单上加盖印章，表示收到。办公用品管理人员在订购进度控制卡上做好登记，写明到货日期、数量等。第七条
收到办公用品，办公用品管理人员对照订货单与订购进度控制卡，开具支付传票，经主管签字盖章，做好登记，转交出纳负责支付或结算，第八条
办公用品原则上由管理部门统一采购、分发给使用部门。如有特殊情况，允许各部门在提出“办公用品购买申请书”的前提下就近采购。在这种情况下，办公用品管理部门有权进行审核，并且把审核结果连同申请书一起交付监督检查部门保存，作为日后使用情况报告书的审核与检查依据。
第二章 办公用品的申请、分发领用及报废处理
第九条
使用部门的申请书必须一式两份，一份用于分发办公用品，另一份用于分发领用办公用品台账登记。在申请书上要写明所要物品，另一份用于分发领用办公用品台账登记。在申请书上要写明所要物品、数量与单价金额。
第十条
接到使用部门的申请书（两份）之后，有关人员要进行核对，并在申请受理册上做好登记，写上申请日期、申请部门、用品规格与名称以及数量，然后再填写一份用品分发传票给发送室。发送室进行核对后，把申请所要全部用品备齐，分发给各部门。用品分发后做好登记，写明分发日期、品名与数量等。一份申请书连同用品发出通知书，转交办公用品管理室记账存档，另一份作为用品分发通知，连同分发物口一起返回使用部门。第十一条
对决定报废的办公用品，要做好登记，在报废处理册上写清用品名称、价格、数量及报废处理的其他有关事项。
第三章办公用品的保管与监督
第十二条
所有人库办公用品，都必须一一填写台账（卡片）。
第十三条
必须清楚地掌握办以用品库存情况，经常整理与清扫，要实行防虫等保全措施。
第十四条
办公用品仓库一年盘点两次（6月与12月）。盘点工作由管理部门主管负责。盘点要求做到账物一致，如果不一致必须查明原因，然后调整台账，使两者一致。
第十五条
印刷制品与各种用纸的管理按照盘存的台账为基准，对领用的数量随时进行记录并进行加减，计算出余量。一旦一批消耗品用完，立即写报告递交办公用品管理部门主管。
第十六条
办公用品使用情况的调查
必须对公司各部门所拥有的办公日用低值易耗品，主要指各种用纸与印刷制品定期调查。调查方式是，每月5日对前一月领用量、使用量以及余量（未用量）做出统计，向上报告。办公用品管理部门对报告进行核对，检查各部门所批统计数据是否与仓库的各部门领用台账中的记录相一致。最后把报告分部门进行编辑保存。
第十七条
办公用品使用的核对
1． 核对用品领用传票与用品台账。2． 核对用品申请书与实际使用情况。3． 核对用品领用台账与实际用品台账。4． 核对收支传票与用品实物台账。5． 核对收支传票与送货单据。
办公用品发放规定
第一条
为规范办公用品的发放工作，特制定本规定。
第二条
公司各部门应本着节约的原则领取、使用办公用品。第三条
各部门须指定专人管理办公用品。
第四条
各部门应于每月28日前将下月所需办公用品计划报办公室。办公室于每月6日前一次性发放各部门所需办公用品。
第五条
采购人员须根据计划需要采购，保证供应。
第六条
办公用品入库和发放应及时记账，做到账物相符。
第七条
任何人未经充许不得进入办公用品库房，不得挪用办公用品及其他物资。库房要做到类别清楚、码放整齐。
第八条
应加强库房管理和消防工作，防止失盗、失火。
文具用品管理制度
第一条
为使办公文具用品管理规范化，特制定本制度。
第二条
本制度所称办公文具用品分为消耗品、管理消耗品及管理品三种。1． 消耗品。铅笔、刀片、胶水、胶带、大头针、图钉、笔记本、复写纸、卷宗、标签、便条纸、信纸、橡皮擦、夹子等。
2． 管理消耗品。签字笔、荧光笔、修正液、电池、直线纸等。
3． 管理品。剪刀、美工刀、钉书机、打孔机、钢笔、打码机、姓名章、日期章、日期戳、计算机、印泥等。
第三条
文具用品分为个领用与部门领用两种。个人领用指个人使用保管用品，如圆珠笔、橡皮擦、直尺等。部门领用指本部门共同使用用品，如打孔机、钉书机、打码机等。
第四条
消耗品可依据历史记录（如以过去半年耗用平均数）、经验法则（估计消耗时间）设定领用管理基准（如圆珠笔每月每人发放1支），并可随部门或人员的工作状况调整发放时间。
第五条
消耗品应限定使用人员，自第三次发放起，必须以旧品替换新品，但纯消耗品（如直线纸）不在此限。
第六条
管理品移交如有故障或损坏，应以旧换新，如遗失应由个人或部门赔偿、自购。
第七条
文具的申请应于每月25日由各部门提出“文具用品申请单”交管理部统一采购，并于次月1日发放，但管理品的申请不受上述时间限制。第八条
各部门设立“文具用品领用记录卡”，由管理部统一保管，在文具领用时做登录使用，并控制文具领用状况。第九条文具严禁带回家私用。
第十条
文具用品一般由管理部向文具批发商采购，其中必需品、采购不易或耗用量大的，应酌量库存，特殊文具管理部无法采购的，可以经管理部同意授权各部门自行采购。
第十一条
新进人员到职时由各部门提出文具申请单向管理部领取文具，并列入领用卡。人员离职时，应将剩余文具一并交管理部。
