浅谈档案室的利用与管理[推荐]_档案室管理办法新做

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浅谈档案室的利用与管理

要旨：人事ファイル保管室はある意味では人事情報の心臓となり、現代情報

社会において、非常に重要な役割を果たしている。が、人事情報の合理的、ま

たは有効的な利用及び管理は、など様々な問題が存している。本論は、人事

ファイルの定義及び分類を明らかにするうえ、各種類のファイルの情報収集・

整理、また利用法について論じ、人事ファイル管理における諸問題を見出し、その解決法を提案しようとしている

キーワード：ファイル管理情報管理 問題点

随着社会的不断发展进步，档案管理在机关、企事业单位和个人生活中发挥着越来越重要的作用。可以说，当今社会的各个领域都与档案的使用与管理发生着直接或者间接的关系。它已然成为了各个行业的工作中必不可少的组成部分。做好档案管理，能够极大的提高工作效率及工作质量，为各项工作提供咨询参谋的作用，因此，档案室的利用是至关重要的。然而，在现今的社会中，由于档案管理不是独立的职业，很多机关、企事业单位并没有真正意识到其重要性，没有采取规范科学的方式管理档案，不仅没有提高工作效率，反而拖垮了工作的质量，更没有充分利用档案室为工作服务。

对档案室的利用可以说是所有工作开展的基础，每个档案记录和反应了一个单位的发展历史，一定程度上保证了社会的完整，而这一重大意义在日常的工作中是无法表现出来的。在我国，档案管理虽一直在发展完善，但其重要性与其普遍性无法得到统一。因此，对档案室的利用与发展是非常有必要的。而在档案室中利用较为广泛的就是人事档案，究竟什么是档案，什么才算是人事档案，怎样才算合理利用档案来帮助我们的生活。对于我们今后的生活有着极大的意义。

一、什么是档案

中国档案法所称档案是指凡是具有保存价值的历史记录，而不少档案学者则认为档案是由档案机关保存备查的历史纪录。四是因为档案学作为一门新兴学科，还处于尚未成熟的阶段。五是随着社会的进步和科学技术的发展，档案和档案工作也在不断的发展，档案学理论始终处于不断的建设之中，对档案的认识就有一个不断丰富、完善的发展过程。六是人们对客观实践的认识不可能一次完成，将随着实践的发展而不断深化。现举档案定义三例以见一斑：

《法兰西共和国档案法》（1979年公布）：“任何自然人或法人，任何国家机关或组织，任何私人机构或部门，在自身活动中产生或收到的文件整体，不管其形成日期、形式和制成材料，都是档案。”

《苏联大百科全书（第三版）》：“档案是机关、个人、家族在活动中形成的文件材料的总和。”

美国现代著名档案学者谢伦伯格在其名著《现代档案——原则与技术》中说：档案是“经

鉴定值得永久保存的供查考和研究之用，业已藏入或者选出准备藏入某一档案机构的任何公私机构的文件。”

以上档案定义虽然认识有所不同，但都认为档案必须具有三个基本要素：形成者、具有查考价值、载体和形式的多样性。

二、什么是人事档案

人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。高校学生档案则是国家人事档案的组成部分，是大学生在校期间的生活、学习及各种社会实践的真实历史记录，是大学生就业及其今后各单位选拔、任用、考核的主要依据。目前出境、计算工龄、工作流动、考研、考公务员、转正定级、职称申报、办理各种社会保险以及升学等都需要个人档案，特别是在国有企业、事业单位，人事档案相当重要。

三、档案的利用与管理

1、人事档案的利用服务

在以往的人事档案管理理论研究中，人们通常使用“人事档案的提供利用工作”或“人事档案利用工作”等概念来讲述人事档案的利用工作。首先，我们应当知道人事档案的利用应该遵循的基本原则：以用户为尊，服务团队成员满意，掌握档案用户反馈意见，提供优良的服务，用户关怀。“以人为本”的服务才是最好的选择。工作中，上司也会经常告诉我们，虽然是个档案室，但是我们也是服务于用户的，只有用户方便了，我们的服务才有意义。现在有的人事档案利用服务一般为:人事档案查阅服务、人事档案借阅服务、出具人事证明材料服务、人事档案资料卡服务。微笑是打动人心的最佳武器，即使是小小的 服务也只有用心才能做好。

2、档案管理的细节

信息是人类社会的普遍存在方式之一，档案也是信息的一种。随着档案的增加，档案在人们生活中的传递和利用越来越重要，档案室在收集档案的时候也需要做好正确的信息收集。一般来说档案整理的工作主要有3种类型：

①系统排列和编目

在正常条件下，档案室接收文书部门和业务部门按照归档要求立好的案卷，档案馆接收各机关按照入馆要求整理移交的案卷。档案馆和档案室的整理任务，主要是检查案卷质量，制订馆(室)内分类排列方案，进行案卷和全宗的系统排列以及案卷目录的加工

②局部调整

对已接收但不完全符合整理要求的案卷，进行必要的部分加工整理；对由于遭受损失、销毁与移出等各种原因致使整理体系发生重大变化的档案,进行新的系统化调整

③全过程整理。

对必须接收和征集的零散档案，进行包括整理工作全部内容的系统化和编目。

档案整理要求保持文件之间的历史联系，便于保管利用。文件之间的历史联系是指文件

在产生和处理过程中形成的内部相互关系，主要表现在文件的来源、时间、内容和形式等方面的联系。维护文件之间的历史联系有时可采用不同的方法，在优选时应以便于档案保管和利用为其最高要求，并使二者统一起来。

3、档案分类的规律

一般说来，档案的分类就是把立档单位所形成的档案，按照档案的来源、时间。内容和形式上的联系，分成若干层次和类别，构成有机的体系。档案分类必须符合科学性、客观性、逻辑性、实用性和思想性的要求。现在常用的分类方法有：

①年度分类法

即是根据形成和处理文件的年度对档案进行分类。每一年设一类，年度即类名。采用年度分类法简便易行，通过年度分类，将档案按其形成的自然或专业年度加以区分，使每一年度的文件相对集中，可以反映出一个单位每年工作的特点和逐年发展变化的情况。而且，安年度分类，可以同现行机关文书处理制度所要求的以年度为单位对文件进行整理和移交的规定相吻合，从而使文件一年一归档、一年一个类，类目设置标准清楚、明确，便于人们按时间查找利用档案，因而成为最常见、运用最广泛的一种分类方法。

②组织机构分类法

即是根据立档单位的内部机构设类和归类，将档案按文件形成或承办的部门来分类，一个机构设置一个类，机构名称就是类名。采用组织机构分类法，能保持全宗内文件在来源方面的固有联系，客观地反映立档单位的历史面貌；同时由于每个机构都承担某方面的职能和任务，按组织机构分类在一定程度上集中反映了某一方面工作内容的文件，便于按照一定的专题查找和利用档案。特别是对于现行机关和单位，归档前由各个机构分别保存整理，每个机构每年向档案室归档时，就自然构成一类，方法简单，标准客观，便于掌握。但不适合单位内部机构经常变动的情况。

③问题分类法

即是按照文件内容所说明的问题对档案文件划分类别。类名由分类者根据该类问题共性主观概括。采用问题分类法，符合文件形成时的特点和规律，可以避免或减少同类问题文件分散的现象；能使内容性质相近的文件汇集在一起，便于按专题查找和利用档案。特别是按问题设类可以不受内部机构的限制，单位的中心任务和主要活动可以单独设类，从而能够比较突出地反映一个单位职能活动的主要面貌。

四、档案利用与管理的不足之处及解决办法

不足之处：

1、管理机制不完善

档案管理机制不健全，宣传和利用力度不足。虽然公司建立了档案室，但档案工作流于形式，不规范、职责不明确、任务不落实、人员不到位；由于管理不严，档案员和利用人员不遵守制度，借阅的档案没有及时归还档案室，造成文件材料的缺失。而且公司没有开展多种载体的档案宣传，职员对档案认识不足，甚至有点职员不知道什么是档案。还有几十年的档案放在档案柜里，从没有查阅过，尘土堆积，没有合理的整理摆放。

2、档案工作条件艰苦，不受重视。

在我国，很多档案馆尚存在馆舍面积不够，档案库房紧张工作设备落后，资金缺乏等问题，对于级别更低的档案室而言，这些问题更加突出，某区法院以法律审判工作为主要业务，所以，档案工作不被重视也在情理之中，不过，包括法院所有人在内的工作者都知道诉讼档案对于法院审判工作的重要性，因此，诉讼档案的利用率特别高，这有别于其他档案，鉴于此，档案库房和办公室资源紧张的问题特别凸显，亟待解决。

3、档案工作人员不足、队伍素质不高。

很多档案室仅有一个到两个工作人员。档案室不仅有归档工作，整理工作还有提供利用的业务，而档案室人员编制不足不仅导致工作拖沓，无法按时按量完成，而且，繁重的工作量也使得工作人员没有工作积极性，并且，工作人员并非专业领域出生，对于档案管理工作仅靠经验和自我学习，这无法推进工作有序进行。

4、档案工作专业、科学得不到很好的贯彻。

人员素质无法保证，工作也就无法实现专业和科学，在人才引进方面，也没有很好的培养相关方面人才，这不利于业务衔接，形成良性的业务，另外，档案工作人员没有定期的业务培训，没有充裕的时间学习，工作也就随意、固定、经验，这随着时间的推移，社会的进步和档案工作的革新，落后的管理方法和理念无法适应时代，无法为将来工作打下基础。

5、保密工作不完善

虽然档案作为信息的一种，是被人们利用的对象。但是不正当的使用可能会造成信息的流失，严重的可能会给公司带来损失惨重的影响。很多公司在保管档案时并未严格管理，档案室内职员进进出出。

解决办法:

1、稳定人员队伍，提升人员素质。

由于档案工作的枯燥和无名，很多人无法长期从事该工作，这导致工作人员更换频繁，人员素质无法得到保证，业务衔接也就难以保证，工作态度不同，工作方法不一，档案管理也就难免出现阴差阳错，各自为政的现象，就此，各档案室应该提升档案室的地位，提高人员的工资福利待遇等，留住人才，招揽贤才，另外，可以依托当地档案局、高校科研机构等，进行人员定期培训，与时俱进，跟上时代步伐，做好新时期的档案工作，为档案工作的信息化、现代化打下基础。

2、档案室须加强保管措施

库房必须专用，并与档案人员办公室或生活区分开。库房门窗要有较好的密封性，应对门窗采取加固措施，符合防盗、防尘、防虫、防有害气体的要求。库房应远离水源、火源和污染源，以符合防火、防水、防潮等基本要。另外，为了长远保存起见，在分配库房的时候，还有考虑设置专门存放特殊载体档案的专用库房。

3、档案室保密工作的重要点

职员需高度认识档案保密工作的重要性，严格遵守有关法规和制度。查阅涉密档案或内部材料，须经有关部门和办公室负责人批准，必要时报请有关校领导审批。查阅时须严格履行登记手续，注明查阅目的和内容。未经批准，任何人不得私自带档案出馆；档案工作人员不得私自摘抄、复制、传播具有保密性质的档案内容。因需要经批准摘录或复制涉密档案材料的，须妥善保管，用后销毁，如发生涉密问题，后果由利用者负责。不归档的重份文件及内部材料，须交由学校集中销毁。在校保密委员会的指导下，做好档案密级变更和解密工作。档案馆工作人员或利用者，如有违反保密规定的，视情节轻重按有关规定处理。

随着时代的发展，档案管理的工作内容会越来越繁杂，工作负担也会越来越重，对于各机关，企事业单位来说都应该更加重视档案管理，充分利用档案室，提高效率，自己想想。对于个人来说，档案管理的工作会越来越重要，也可能和秘书一样发展成为独立的职业，变得越来越重要，因此要不断提升自己的耐心，细心程度以及工作能力，更好的立足于社会。

对于档案管理及档案室的利用与管理，并不是几千字可以说清楚的，但是不论是哪个行业，哪个领域，正是由于人们的不断探索与研究，才会不断的发展与进步。虽然对于档案的管理与利用正是上升趋势，但它所存在的缺陷与不足势必会拖慢其发展速度，因此，对档案室的利用与管理的研究是摆在眼前的，也是十分必要的。

参考文献

1.百度百科

2.《档案学概论》冯惠玲。

3.《信息时代的人事档案管理》王英玮、中共党史出版社、第十二章。

4.《目录学》陈传夫、武汉大学出版社、第一章。