中央企业公文处理实用手册由刀豆文库小编整理，希望给你工作、学习、生活带来方便，猜你可能喜欢“中央企业公文处理”。
一、行文规则常见问题 001 越级请示
所谓越级请示是指下级单位越过直属上级单位直接报送请示的情况。
例如:某中央企业的子企业，未通过企业总部而直接向国资委报送请示。某中央企业的三级子企业直接向集团总部行文请示。提示:
（一）越级请示违反了按隶属关系和职权范围行文的原则，由于请示事项及有关意见越过了直接上级，容易使问题复杂化，也不利于办事效率的提高。
（二）越级请示的特殊情况。如发生重大事故、突发事件、重大自然灾害等，可特事特办越级请示，但须在越级请示的同时，抄送被越过的上级单位。
（三）对非特殊情况下的越级请示，上级单位不得越级批复，可将来文退回原呈报单位。
002 越权行文
所谓越权行文是指公文内容超越本单位（部门）职能范围，或应当协商会签而未协商会签，或经协商未达成一致意见，即自行对外行文的情况。
例如:某单位拟在国内举办大型或有外国政要参加的国际会议，未按规定办理有关报批手续，即自行发文通知和邀请外
国政要；某中央企业的重大改革（改制）方案，未经过必要的内部协商和会签程序，即行文请示国资委。
提示:
（一）对本单位无权决定的事项，必须请示上级或主管单位。
（二）对涉及其他单位或本单位有关部门职能的事项，要协商或会签；对未达成一致意见的问题，不得自行对外行文。
（三）越权行文会导致政令混乱及工作上的矛盾。上级单位如发现这种情况，有权责令纠正或撤销这类公文。
003 党政不分
所谓“党政不分”是指党政机关互发指导性、约束性文件，或党政文件在格式上混用的情况。
例如:某中央企业以公司名义向国资委党委报送党代会换届工作的有关请示；某中央企业以集团公司名义行文时，其中含有向所属企业党组织发指示、交任务和布臵工作等内容，如“各公司党委要加强基层党组织的领导和思想政治工作……”。
提示:
（一）党政机关应根据各自的隶属关系和职权范围行文，必要时同级党政机关可以联合行文，为沟通信息，党政机关还可以互相抄送公文。
（二）行政文件中不得有向党组织发指示、交任务的内容。004 多头请示
所谓多头请示是指就同一事项，同时或分别向多个单位（部门）请示。
例如:有的企业报送请示性公文写多个主送单位，或同一请示件变换主送单位分别报送。
提示:
（一）请示的主送单位应当是请示单位的直属上级或请示事项的主要负责单位。多头请示会使办理单位（部门）产生交叉，不利于问题的协调，影响办事效率。
（二）如果请示事项按规定应由多个单位（部门）共同审核办理，应主送主力、单位，由主办单位协调其他单位研究办理。
005 一文多事
所谓一文多事是指一件请示中有多个主旨的情况。
例如:有的企业报送的请示件中，文中涉及互不相关的多个事项，如要求上级单位帮助其协调解决若干子企业由于不同原因造成的历史遗留问题。
提示:请示应当一文一事。如果一件请示中涉及互不相关的多个事项，不利于上级单位办理和答复，从而影响问题的及时解决。
006 向领导同志个人报文
例如:有的企业认为文件只有直接送到上级单位领导手中，才能引起领导的重视，即无论请示、意见或报告均直接行文主送有
关领导；某企业拟请上级单位领导参加一项重要活动，未行文请示上级单位，而直接行文主送某领导同志。
提示:
（一）除上级单位领导直接交办的事项外，不得以单位名义向领导个人报送公文。
（二）对上级单位领导直接交办的事项，反馈有关办理结果或情况时，可直接报告。报告时，要注意将领导同志批示复印件作为附件，同时报告应抄送该上级单位。
007 报告夹带请示事项
例如:有的企业在按上级单位要求报送某材料的同时，提出请上级单位帮助解决相关问题；有的企业向上级单位报送汇报工作的报告中，常常在“下一步工作打算”或“拟采取的措施”部分，夹带需上级单位批准后才能实施的事项。
提示:
（一）请示和报告均为上行文，但上级单位的处理方式不同，上级单位对报告一般作为阅件，可不作答复。若报告中夹带请示事项，则很容易误事。
（二）报告中不应有需上级单位批准后才能实施的事项，“拟采取的措施”在表述上应为“我们将××××××（怎样做）”，而不应是“建议××××××（怎样做）”。
（三）若在汇报工作的同时需解决某些问题，应将报告内容和请示内容分开，形成两个文件上报；或以请示公文为主，将报告内容作为附件，以便上级单位了解有关情况。
008 协商会签不到位
例如:某单位拟制公文时，对涉及其他单位职责的事项，未主动协商和履行会签手续，以致公文内容超出本单位权限；对经协商会签后，仍有意见分歧的上行文，在文稿中没有将不同意见和各方理据如实反映；对上级单位交办的、涉及其他单位职能的事项，在征求意见时，未表明本单位的意见，而直接请其他单位提出意见；对涉及多个单位的联合发文，未按发文单位次序依次会签，而是采取复印分头同时会签的形式，由于各单位意见彼此不见面，常出现因办理意见不一致，需再次会签等情况。
提示:
（一）要强化主动协商意识，切实履行责任，注意协商会签中的议事、协调、落实等实质性环节，防止推ik扯皮。
（二）对经协商后未达成一致意见的问题，在文稿中要如实反映，便于上级单位决策。
（三）对上级单位交办的、涉及其他单位职能的事项，在征求有关部门意见时，应将本单位的原则意见告知对方，以便于沟通。
（四）联合发文的会签，应按发文单位次序依次会签，原则上不采取复印分头同时会签的形式。
二、公文写作常见问题 009 主旨不明
所谓主旨不明是指公文主旨表达不符合单
一、鲜明、确切的要求。
例如:某一公文中表达了多层意思，但未明确真正的主旨；拟文者的态度不明，肯定、否定或表扬、批评，模棱两可，含糊不清；主旨包含的意见、主张等，虽然正确，但不讲究分寸，未注意相近句义及词义的区别选择，或所指的人员、事件和范围不清楚，针对性不强等。
提示:草拟公文前，首先要确定主旨，要将主旨直截了当、准确地表达清楚，并尽可能地通过标题清晰地表达行文主旨，以引起受文单位的重视。
010 层次不清
例如:某一请示件中，反映“基本情况”的部分中含有需解决问题的建议，而在“有关意见或建议”部分中又阐述存在的问题及解决该问题的必要性等，或“请示事项”与其他内容揉杂在一起，未作为相对独立的部分明确表述，使上级单位在办理过程中，需要重新归纳。
提示:安排公文结构时，应当按不同文种的要求和特点，采用恰当的结构方式，并注意对相同的部分（意思）加以集中，不同的部分（意思）加以区分。
011逻辑混乱
（一）语序失当。
所谓语序失当是指词语和句子的组合次序安排失当，导致改变语义或影响表达效果的情况。
例如:“我公司于9月30日召开了表彰先进个人和先进集体大会，董事长和其他公司的领导同志出席了这次会议”，这种表达容易使人误认为是另行邀请了其他公司的人员出席会议，“其他”应移至“公司的”之后。
提示: 1.当公文中要表达的一组并列概念之间有轻重、主次、强弱之分，大小、高低、多少之别时，应依次顺排或倒排。
例如:“党的纪律处分有五种:警告、严重警告、撤销党内职务和向党外组织建议撤销党外职务、留党察看、开除党籍。”（由轻递重）
“×××公司原副总经理×××，几年来大量贪污盗窃、行贿送礼，其中仅行贿一项即达8.5万元。”（由重递轻）
“三个质量管理小组分获一、二、三等奖，奖金额分别为5000元、3000元、1 500元。”（由多至少）
“国库券的面额，分为1元、5元、10元、50元、100元和1000元六种。”（由少至多）
2.当一组概念表现由若干连续的动作、行为构成的活动过程时，一般应按时间发展顺序排列。例如:“根据××××××，我们就××××××问题组成调研组，先后赴××××等地调研。”
3.当以一组概念表现一个认识过程时，一般按由浅人深、由
此及彼、由表及里的次序排列。例如:“这是一份很好的材料，它能引人深思，促人猛醒，催人奋进。”
4.当一个语句反映因果关系时，一般是按先因后果次序排列，只有需特别申明或突出表现原因时，才先讲结果再谈原因。例如:“因为我们是为人民服务的，所以如果我们有缺点就不怕别人批评指出。”（先因后果）
5.当将语句中的一些成分提前或后臵并不违反语法规则，同时不改变语义且有利于提高表达效果时，应以此作为修辞手段。例如: “在事故现场，大的、小的、好的、残的，堆放着许多从大火中抢救出来的产品。”（定语臵于谓语前）
“在此期间，我们一定要抓紧落实国务院文件的精神。”（状语臵于主语前）
“在一个月时间里，他们共抢运救灾粮一千余吨，加固水坝30多座。”（定语后臵）
以上说明，正确地将句子成分提前或后臵，可以突出或强调语句中的某个意思，给人以更强烈深刻的印象。
6.当由于语句中几个成分的相互关系不明而出现歧义时，有时可通过改变语序消除歧义.例如:“几个企业的职工来集团反映了这一情况。”在这里，定语“几个”的修饰对象不明确，因此语句可产生几种不同的解释，而如果将“几个”臵于“职工”之前，歧义就不存在了。
（二）前后矛盾。
所谓前后矛盾主要是指公文中语意表述前后相反或不一致。
例如:“我公司严格遵守与贵行签订的协议，格守信用，想尽办法，如期归还了所欠贵行的2亿元贷款本息。由于……我公司已无力筹集资金按计划偿还贷款，特商请贵行延期……”在这段表述中，前半部分表示已还清贷款，后半部分又要商请延期还款，前后矛盾。实际上该公司按协议如期归还了所欠该行的部分贷款本息2亿元，由于未表述清楚，使人产生歧义。
提示:拟写文稿时，语意表述要正确，要清晰，并注意逻辑关系和前后衔接。
（三）概念不清。
例姐在公文拟制中，常因出现对“各级党委”、“各级政府”和“法律”、“法规”、“部门规章”等概念不清而混淆使用的问题。例如:“党中央、国务院及各级党委、政府”；“今年，我公司制定和完善了•××××公司××××××管理办法‣等有关法规。”
提示:
1.“各级党委”的概念包括了党的中央委员会，“各级政府” 的概念包括了国务院（中央人民政府）。草拟公文时，应当注意有关概念的特定含义，表述时应准确无误。例如“企业各级党委”、“地方各级政府”所指就很明确清晰。
2.“法律”由全国人大及其常委会制定、公布，“行政法规”由国务院制定、公布，“部门规章”由国务院有关部门制定、公布；企事业单位的规章制度，由企事业单位自行制定和组织实施。在草拟公文时，应根据本单位权限，准确使用“制定”、“起
草”、“拟订”等词语。
012 语言文字欠推敲
（一）语法不当。
例如:
1.省略句子成分导致歧义。如“我公司各级领导深人一线，严防死守，不惜一切代价确保了防洪抢险的物资供应。”这段话在“严防死守”之前省略了“带领广大职工”，容易产生歧义。
2.搭配不当。如“请你公司采取有效措施，理顺产权，防止国有资产流失，并将有关整改情况及时向公司总部报告。”“理顺产权”
3.主语缺失。如“由于今年原材料价格上涨，使我公司成本费用大幅度增长。”前半部分是一个介宾短语构成状语，不可以当主语，可删去前半句的“由于”或后半句的“使”。
4.重复使用同义字词。如“加强对全民环保意识的教育，是当前非常至关重要的问题。”其中，“非常”重要与“至关”重要是同义字词；“大约50%左右”、“约1/3左右”，其中的“约”同“左右”都是指数字有一定的浮动范围，不应同时使用。
5.选择性句式前后不统一。如“我们能否抓住机会，迅速发展，关键在于加速培养一批各行各业的人才。”前半句谈了两个方面的问题，后半句只谈了一个方面，应在“加速”前面也加上一个“能否”。
6.介词位臵不当。如“改革公费医疗制度、实施医疗保障的问题，对于广大人民群众并不是一下子就能接受的。”此句的
主语应是“广大人民群众”，因此“对于”应放在句首。
（二）用词不准。
例如:
1.量词使用不当。如“总体发展状况好于规模以上工业和整个国有及国有控股企业。”“整个”应改为“整体”。
2.词义把握不准。如“截止5月底，我公司资产总额为5亿元。”
“截止”应改为“截至”。再如，“上年同期营利2亿元。”“营利”应改为“盈利”；“××××协会为非赢利性组织”，“非赢利性”应改为“非营利性”。
3.使用未被广泛接受的社会流行语，或未注意社会流行语的适用范围和界限，与公文性质要求不符，影响公文的严肃性和效力。
4.滥用模糊词语，使公文失去严肃性和真实性。
（三）指代不清。
所谓指代不清是指行文时使用代词，如“这”、“那”、“此”、“彼”、“上述”、“其”等不加注意，出现代词指向或表意不准确，使语义不明，难以理解的情况。
例如:
1.代词指向有误。如“凡因工程项目业主拖欠建筑业企业工程款，致使建筑业企业不能按时发放农民工和工人工资的，要严肃追究业主的责任，责令其限期付清工程款、补发工资，并向社会公布”。在该表述中，“其”的使用不准确。从字面理解“其”应指“业主”，但“付清工程款”与“补发工资”应是
两个主体，即业主和建筑施工企业。因此，这里的“其”指向有误。
2.某些代词性的名词表意不准确。如“2004年我公司利润总额3.5亿元，而上年达到5.7亿元。”在该表述中，“上年”究竟是相对于“2004年”来说，还是相对于公文拟写的时点来说，指代不明确，容易引起歧义。
提示:
1.使用代词时，应有明确、具体的内容指向，并注意文中前后的衔接。
2.使用代词或代词性的名词应根据具体情况而定，当用则用，若使用时易造成歧义则应尽量避免。
（四）时间表述含糊。
例如:
1.在没有具体对应年份的情况下，使用“上年”、“上半年”等时间代名词。
2.年份随意简写，如69年、98年、05年等。
3.“80年代”前没有“××世纪”作限制。
（五）数字（数量）表达不规范。
例如:
1.数量概念混乱。如“2004年度，××××公司人均主营业务收人实际完成××万元/人，人均主营业务成本××万元/人……”，这里的人均收人（成本）本身就包括每人××万元的含义。
2.数值范围不规范。常见的错误有:4—6%、0.2—6等，规
范的写法应分别为4%~6%、0.2~0.6。
3.数字使用形式不洽当。如“
三、四天”，“20世纪八十年代”等。
提示:•出版物上数字用法的规定‣中明确规定，在表述年代时应当使用阿拉伯数字，如“1998年”，“20世纪80年代”。在表示概数时，邻近的两个数字应当并列连用，中间不应使用顿号隔开，如“三四天”。在公文中，10以上的数字及分数，原则上应使用阿拉伯数字表述整数一至十，如果不是出现在具有统计意义的一组数字中，可以用汉字，但要注意同一文稿中上下文的统一。
013 标点符号使用不规范
（一）引号的使用问题。引号表示文中直接引用的部分，有时也用来表示需要着重论述的对象或具有特殊含义的词语等。常见的问题是后引号与句号位臵错误。
例如:
1.国务院领导同志的批示是:“抓紧健全公司法人治理结构”。此句的句号应在引号之内。
2.国务院领导同志高度重视国有独资公司董事会试点工作，要求“抓紧健全公司法人治理结构。”此句的句号应在引号之外。
3.我们要按照国务院领导同志“抓紧健全公司法人治理结构。”的批示精神，搞好国有独资公司董事会试点工作。此句引号中间的句号应去掉。
（二）逗号的使用问题。不规范的问题主要是当用不用，引起歧义。如“3日内蒙古人民共和国有暴风雪。”在“3日内”后边应当有一个逗号，但因缺少了这个逗号后，容易引起歧义，甚至可能带来严重的政治问题。
（三）冒号的使用问题。常见的问题主要是当冒号用在总括性话语的后面表示引起下文的分说时，往往忽视冒号的提示范围或用逗号或分号终结冒号的提示范围。应当注意的是，冒号表示的是仅次于句号的句内停顿，只有句号才能终结冒号。
（四）“.”的使用问题。“.”是句号的另一种形式，主要用在科技文献和外文中，以防止“。”与阿拉伯数字的“0“和外文字母“o”混淆。公文中，主要用在结构层次序数中，但将“.”误为顿号的情况较多，如结构层次序数第三层序号，应为阿拉伯数字加下角圆点，如“4.”，而不应用“
4、”。
（五）公文中附件说明的标点符号问题。根据有关规定，公文中附件说明应尽量不使用标点符号。例如:“附件:•中央企业劳动模范名单‣。”或“附件:•中央企业劳动模范名单‣，”该例中的书名号、句号及分号均应去掉，应为“附件:中央企业劳动模范名单”。
014 标题拟写不规范
（一）要素不全。
例如:标题中“事由”缺失关键词或随意省略事由，如•××××公司决定‣，看不出决定的主要内容、事项和基本观点；缺失“文种”，如•关于×××××的回复‣，“事由”中缺失关键词，又无“文种”，如•××××公司2005年工作计划‣，难
以分清是报送上级单位、还是印发下级单位；随意省略发文机关，如•关于××××××决定‣。
提示:
1.标题由发文单位、事由和文种三要素组成。根据有关规定，具有固定版头（发文机关标识）的文件，公文标题中可以省略发文单位。但党的机关公文和重大决策、重要通知事项的下行文，标题中一般不省略发文单位。
2.“××××××工作计划”、“×/××××管理办法”等不能单独行文，若需正式行文则应选择恰当文种予以制发（印发）。
（二）提炼不精。
例如:公文标题提炼不精的问题，多见于转发性通知。如某集团公司转发国资委转发的财政部的有关文件，标题为:•××××集团公司关于转发国资委（关于转发财政部的通知‣的通知‣，明显冗长。
提示:上述问题可以采取以下方式解决。
1.省略法，如•××××集团公司转发国资委关于转发财政部××××年××××××工作有关问题通知的通知
2.替代法，如•××××集团公司关于转发财政部有关进一步
做好××××年×××××工作等文件的通知‣。
3.直转法，如•××××集团公司转分财政部关于××××年××××××工作有关问题通知的通知‣。
（三）概括不准确。
例如:某公司申请有偿转让一部分国有股权，并非公司进行有关改制工作，但上报件的标题却拟写为•关于××××公司进行改制的请示‣。又如，•××××公司关于××××××产品问题的请示‣，该标题中“关于××××××产品问题”是指价格问题、运输问题还是供应问题，表述不清，使人不知所云。
提示:公文标题应题文相符，全面准确。
（四）使用介词不当。
例如: 1.公文标题中介词连用，问题常出现在“关于”和“对”的连用上。如•××××集团公司关于对××××××案件查处情况的通报‣，其中“关于”和“对”均为介词，且词性相同，词义相同或相近，在行文中重叠使用无必要且显得累赘，应删去“对”。
2.公文标题中缺少介词“关于”或用“对”、“有关”、“就”等代替“关于”。例如•××××对执行†××××××规定‡有关问题的通知‣与•××××关于执行†××××××规定‡有关问题的通知‣，显然表达的意思不一致。
3.公文标题中介词“关于”的位臵不正确。如•关于××××公司请求协调解决××××××问题的函‣，“关于”应移至“××××公司”之后。
（五）错用标点符号。
例如:标题中错用标点符号常见于应使用书名号时错用引号，或不该使用的地方用了书名号，或在标题中使用逗号等。
如•××××公司关于印发“××××××管理办法”的通知‣，××××××管理办法”应使用书名号，而不应用引号；•××××公司关于印发†×××领导同志在××××会议上的讲话‡的通知‣，其中领导同志的讲话不应使用书名号。
提示:按有关规定，公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不使用标点符号。
（六）误用“的”字。
例如:
1.文种前随意省略“的”字。如•关于××××××工作安排通知‣、•关于1999年×××××工作安排报告‣，“通知”和“报告”前均应加“的”字，应改为•关于×××××工作安排的通知‣、•关于1999年××××××工作安排的报告‣。
2.“的”位臵不正确。如•关于××××××的情况报告‣、•×××（单位）关于×××同志的考察报告‣，其中“的”位臵不正确，容易产生歧义，“的”应为文种前面的结构助词。应改为•关于××××情况的报告‣，•×××（单位）关于考察××同志情况的报告‣或•×××（单位）关于对×××同志考察情况的报告‣。
提示:公文标题文种前面的结构助词“的”不可随意省略，也不能错用。
015 文种使用不当
例如:
（一）“请示”和“报告”不分而错用。该用“请示”的用
了“报告”，如•××××企业关于申请核销××××××的报告‣，“申请核销××××××”应请示上级单位批准，文种应为“请示；该用“报告”的却用了“请示”，如•××××企业先进性教育领导小组关于××××××工作情况的请示‣，“工作情况”无须请示，文种应为“报告”。
（二）“通报”和“通知”不分而错用。一是习惯性地认为“通报”只是批评错误而缩小了其使用范围，不适当地用“通知”取代“通报”。二是把握不准它们的区别，需要传达重要精神时也用“通报”行文；三是将批转性“通知”错用“通报”行文。
（三）“意见”和“批复”不分而错用。如•关于××××××工程项目更新改造计划的审核意见‣，该文是答复下级单位对××××××工程项目更新改造计划的有关请示事项，文种应使用“批复”。
（四）“批复”和“决定”不分而错用。问题多出现在企业的纪检、监察部门对事故和违纪人员处理时的行文。如某子企业向上级企业报送了•关于××××××事故和违纪人员的处分决定‣，上级企业批复同意了该决定。这里的问题主要有两点:一是下级企业若有权决定，则无须请示，上级企业也无须批复，二是下级企业若无权决定，则必须请示，应向上级企业报送•关于××××××事故和违纪人员的处分意见的请示‣，而非“决定”，上级企业应针对下级企业的“请示”予以“批复”或作出处理问题的“决定”。
（五）“批复”和“复函”不分而错用。有些主管部门对不
相隶属单位的询问或申请批准事项的答复，错用“批复”行文，有些企业母公司对子公司的请示应用“批复”而错用“复函”。例如:•关于××××公司××××年度利润分配方案有关问题的复函‣，该文是针对某子公司呈报的××××年度利润分配方案下达的审核意见，“复函”应为“批复”。
提示:文种的选用应当根据行文关系和行文单位、受文单位的职权范围确定。
016 引文不规范
（一）引用表述不规范。
例如:“根据国资×× „2005‟ 1号•关于××××××通知‣的有关精神……”，规范表述应为:“根据国资委•关于×××××通知‣（国资×ׄ2005‟ 1号）的有关精神……”。
“根据国务院领导同志在•国内动态清样‣（第×期•××××××问题‣上的批示精神……”，规范表述应为:“根据国务院领导同志在•××××××问题‣（•国内动态清样‣第×期）上的批示精神……”。
（二）引用不全。
例如:“根据中央2号文件精神，我公司……”，该表述中引用了“中央2号文件”，但由于引用不全，令人不知具体是指哪一个文件。
（三）引用内容不合规。
例如:引用文件或材料内容断章取义；向上级单位反映情况、提出建议，或请求有关主管单位解决问题时，直接引用未公开 的领导同志内部讲话、批示，或引用上级单位的内部“审核意见”等。
提示:
（一）引用公文，应先引标题，后引发文字号；涉及引文出处的标注，要讲究顺序，不能随意颠倒。
（二）在公文中引用的材料（文件、领导批示、领导讲话等），要准确全面。领导同志未公开的内部讲话和批示，不得直接引用。
017 表述不规范
（一）名称混乱。
例如:某公司名称在同一公文中出现多种称谓。如某公司名称，第一次出现时为“中国××××集团公司”，在未标注简称的情况下，第二次为“××××集团公司”，第三次出现时却为“××××集团”。
（二）提法不当。
1.提法不准确。
例如:
“新疆自治区”、“广西自治区”，均为不规范表述，应为“新疆维吾尔族自治区”、“广西壮族自治区”。
某企业制定的××××××管理规定，其中罚则中“构成犯罪的，移送司法机关依法处理”的表述是不准确的。因为是
否构成犯罪应由司法机关认定，如何处理是司法机关的职权。因此，上述表述可修改为“涉嫌犯罪的，依法移送司法机关处理。”
“我公司特申请×××（公司上级单位）责成××××市中级人民法院暂缓审理该案件。”这里的“责成××××市中级人民法院暂缓审理该案件”的提法欠妥，可修改为“特请××××（公司上级单位）商请××××市中级人民法院充分考虑……的情况，暂缓审理该案件。”
2.提法缺乏依据。
例如:有的公文提出一些未经仔细推敲的方针、口号、任务，而这些方针、口号、任务又往往与党和国家在某一时期的工作方针不相符合或缺乏现行政策依据而难以操作；还有的把未公布施行的文件、规定当作依据。
（三）简称和统称不规范。
1.滥用简称，在句子或词语中随意删减字词，产生使人不知其详的所谓“简称”。如“我公司积极主动开展竞合工作，与兄弟企业建立沟通协调机制。”“竞合”一词是将“竞争合作”随意删减后产生的难以理解的“简称”。
2.未按照统一的规范使用地名的简称。如“内蒙古自治区”可简称为“内蒙古”，而不能简称为“内蒙”。
3.某些国家名称使用简称容易造成歧义。如“我公司大力拓展在阿业务”，“阿”是指阿富汗还是阿联酋等国家，不明确。
4.统称不规范。如各省级人民政府国有资产监督管理委员会的018.清稿、校对和错字漏字等问题
例如:
（一）清稿问题。清稿中因误操作计算机又未认真核对等原因造成新的差错；清稿后的电子文档因未认真核对最后修改时间或存档文件名，造成付印的文稿电子文档与书面定稿不一致，导致印刷错误对改动较多或有原则性修改的文稿，清稿后未报经本部门主管领导重新审阅。
（二）校对问题。校对只注意点校，未全文校核，忽略了在排版时可能出现的错误；校对时未比照签发稿（定稿）校核，遗漏了签发人重要签发意见或修改意见。校对人不是拟稿本人或不熟悉文稿内容，难以发现有关问题。
（三）错字、漏字等问题。掌握不好易混淆字词的辨析，出现错别字；在使用计算机录人时，由于使用输人法不同，因字词音同形似而出现错误，编辑排版时注意力不集中，误操作造成误删词句。清稿后未认真检查，导致漏字、字词错位、词句字段丢失等。
提示:消灭清稿、校对和草拟文稿中出现的错字、漏字等问题，是对公文拟制者的最基本要求，必须强调认真负责，增强责任意识。
三、公文格式常见问题 019 党政公文印制版式混用
例如:使用行政文件版头印制党组织文件，如文件眉首部分使用“中国×××集团公司文件”标识，但文件内容却为•中国集团公司直属党委关于……的通知‣。
提示:党政公文的印制格式分别按照•中国共产党机关公文处理条例‣和•国家行政机关公文处理办法‣的有关规定执行。
020 发文字号不规范
例如:发文字号为“××财务„2005‟ 204/83号”，“××财务（2005）008号”，“××财务（2005）××号”，“××财务××号”，“××财务（99）××号”等。这里的“204/83号”、“008号”、“（2005）”, “”, “„99‟”均不符合编制发文字号的有关规定。提示:发文字号由发文单位代字、年份和序号三部分构成。其中年份应标全称，用六角括号“„‟”括人;序号不编虚位。
021 密级标注不准确
例如:如涉密文件未标注密级;转发密级文件未标注相应的密级。确定密级不准确，忽略保密期限等。
提示:所拟文稿涉及秘密事项、批复（函复）标有密级的来文、所拟文稿的附件或引文带有密级的，其文稿均应标注相应的密级。若文稿有几个附件且密级不同，应按最高密级标注。
022 公文附件不规范
例如:正文中标有附件而未附;附件说明标注格式不规范，如附件说明臵于成文日期之后;附件名称与正文附件说明所标注的不统一;附件中的数字、单位名称与正文不一致;附件不全，如遵照上级单位领导批示办理的行文，未将上级单位领导批示的复印件作为附件等。
023成文日期标注不正确
例如:按印发日期标注成文日期;不分党政公文，成文日期一律用汉字或阿拉伯数字表示等。
提示:通常情况下，成文日期应以签发日为准。行政公文的成文日期用汉字小写表示，党的机关公文的成文日期用阿拉伯数字表示。
024 签发人标注不规范
例如:涉及企业负责人出访的请示或任免建议（备案）的公文，出现当事人签发公文的情况。还有一些企业报送的上行文，常忽略标注签发人。
提示:请示件应当标注签发人，若请示事项涉及签发当事人，则应由该单位其他负责人签发。
025 联合发文用印不规范
例如:联合行文印章加盖位臵不规范;联合行文单位超过3个时，落款处使用单位简称较随意。
提示:联合行文加盖印章的顺序，应同发文单位排序;需要加盖两个印章时，应当将日期拉开，主办单位印章在前，两个印章均压成文日期。需要加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章应当将各发文单位名称（可用简称）排在成文口期和正文之间，每排最多排3个印章，两端不得超出版心;最后一排如余一个或两个印章，均居中排布。
例如:某单位启用印章的“通知”中，将印模（启用的印章式样）直接盖在空白处，出现“空白印章”;公文加盖印章时，既未加盖在成文日期上，也未加盖在落款单位名称上，出现“空白印章”。
提示:加盖印章时，不得出现“空白印章”。启用印章的通知中，印模应加盖在“式样”（说明文字）之上，以避免出现“空白印章”，造成不良后果。
第三部分 常见公文参考模板
一、决定
001 重要事项决定
002 嘉奖决定
003 处分决定
二、通知 004 周期性通知
005 任免通知
006 印发、转发性通知
007 会议通知
三、报告 008 工作报告
009 答复上级单位询问和交办事项的报告
010 反应情况的报告
四、请示
011 请求批准的请示
012 请求解决问题的请示
013 请求指示的请示
014 外事请示
015 内部请示（签报）
六、批复 016 示例
七、涵
017 征询意见涵
018 答复意见函
019 请求批准函
八、会议纪要 020 会议纪要
021 董事会会议决议
第四部分 公文如何落款用印
022 联合行文用印
