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公文写作与处理
【学习要求】通过学习，了解公文的基本特点、作用和常用公文类别划分及文种的适用范围，熟悉公文的格式、结构和公文稿本的特征，掌握公文写作的基本规律和基本要求，能结合实际正确遵行行文规则，规范地运用语言工具撰写常用公文；了解公文处理的基本任务，熟悉公文处理责任和公文办理程序，掌握公文拟办、请办、批办、承办、审核、签发的基本方法和要求。
第一节
公文写作
一、公文的含义
公文，即公务文书。它是党政机关、企事业单位以及群众团体在公务活动中使用并形成的具有特定格式的文字材料。《中国共产党机关公文处理条例》(以下简称《条例》)第二条规定：“党的机关的公文，是党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。”《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《办法》)第二条规定：“行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。”在公务活动中，公文以其特有的功能发挥着越来越广泛和重要的作用，成为各类公务活动不可缺少的重要工具之一。
一般来说，只有具备以下几个条件才能算做公文：
首先，公文是在公务活动中使用并形成的，是为了处理公务，而不是办私事的。
其次，它的使用范围是党政机关、人民团体、企事业单位，而不是个人。
第三，它是具有特定格式的文字材料，从标题到落款，从内容到文面，从用纸到标记都有特定的要求，而其他文字材料无所谓特定格式，如小说、诗歌、散文怎么写，自古没有定法。也不同于公务活动中使用的其他材料，如图片材料、音像材料、电讯材料等。
二、公文的类别
公文类别也称公文种类，一般是指公文制发机关根据公文的内容、性质和所承担的任务而确定的行文形式和名称。为了更好地认识公文、使用公文，可以按照不同的标准，从多个角度对公文的类别进行划分：
按公文的性质分类，大体上可分为：(1)规范性公文。指的是必须遵循和执行的法规类公文，如条例、规定等。(2)指导性公文。指的是用于传达贯彻政令和指导行动类的公文，如指示、决议、决定等。(3)告知性公文。指的是用于通报情况、公布要求类的公文，如通知、通报等。(4)报请性公文。指的是用于向上级领导机关报告情况、请示事项类的公文，如请示、报告等。(5)记录性公文。指的是用于记载党的组织和领导机关工作、活动情况类的公文，如会议纪要等。
按公文的制文机关分类，大体上可分为：(1)党内公文。指的是由党的机关制发的公文，反映党的领导活动和党的组织建设、思想建设等。其中，只在党内阅读的，称为党内文件。(2)行政公文。指的是国家行政机关处理日常工作使用的公文，主要用于行政指挥、领导和指导工作，管理行政事务等。(3)群众团体公文。指的是各民主党派、人民团体开展活动使用的公文，如章程、决议、提案等。
按公文的机密程度分类，大体上可分为：(1)限知性公文。指的是内容涉及党和国家秘密的公文，需要在一定时期内限定阅读范围，以保障国家秘密的安全。秘密公文通常由指定的专人负责处理、递送和保管。限知性公文按秘密等级分为绝密公文、机密公文、秘密公文、普通公文，习惯简称为绝密件、机密件、密件、普通件。(2)周知性公文。指的是向人民群众或者向国内外公开发布的公文。例如，公告、公报、通告、布告、法规文件以及党和国家的某些重要方针政策文件、领导人的讲话，等等。这类公文不涉及秘密或经过保密处理，需要广泛发布周知，有的可以通过新闻媒介公开发表，有的可以张贴或口头传达。
按公文的使用范围分类，大体上可分为：(1)通用公文。指的是通用于各类机关、单位与团体，如指示、报告、通知等，使用范围很广泛，外交、司法、军事、财经等部门都可以使用。(2)专用公文。指的是在一定的工作部门或业务范围内专门使用的文种。专用公文按不同的专业可以分为许多种，主要有：①外交公文。如照会、备忘录、国书、条约、声明等。②司法公文。如讯问笔录、逮捕书、通缉令、起诉书、判决书等。③军事公文。如作战方案、命令等。④经济公文。如发展规划、市场调查、统计公报、经济合同等。⑤科技公文。如专利说明书、工程设计、技术鉴定、可行性研究报告等。
此外，公文分类方法还有一些，如按内容处理分，可分为参阅性公文、承办性公文；按办理时间分，可分为特急公文、急办公文、常规公文(简称特急件、急件、平件)；按版头形式分，可分为有版头公文、无版头公文，有版头公文又分为红头公文、白头公文，等等。
三、常用公文的种类
党政机关的公文种类主要有：决议、命令(令)、决定、公告、公报、意见、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要、工作要点、规划、建议等。
1．决议。适用于党的机关经会议讨论通过的重要决策和事项等。
2．命令(令)。适用于行政机关依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位和人员。
3．决定。适用于对重要事项和重大行动作出决策和安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级机关不适当的决定事项等。
4．公告。适用于行政机关向国内外宣布重要事项或者法定事项。
5．公报。适用于党的机关公开发布重要决定或者重大事件。
6．意见。适用于对重要问题提出具有普遍指导意义的见解和处理办法等。
7．通告。适用于行政机关公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。
8．通知。适用于发布党内法规和党政机关人事任免事项，传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文等。
9．通报。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者交流重要情况等。
10．议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
11．报告。适用于向上级机关汇报工作，反映情况和问题，答复上级机关的询问等。
12．请示。适用于向上级机关请求指示、批准事项等。
13．批复。适用于答复下级机关的请示事项等。
14．条例。适用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度等。
15．规定。适用于党的机关对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范等。
16．函。适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项等。
17．会议纪要。适用于记载、传达会议精神和议定事项等。
18．工作要点。适用于党的机关通报或公布一定时期的主要工作任务。
19．规划。适用于党的机关通报一定时期内某行业或专项工作具有战略性、指导性的发展目标，以及相应的实施步骤和工作方案。
20．建议。适用于党的机关向同级机关就全局性工作提出见解和对策。
四、公文的格式
公文格式，是指公文的各个组成部分在页面上的具体表现形式，即公文的外观样式。对于各级党政机关来说，熟悉公文格式是公文写作很重要的一个方面。
(一)公文格式的表现形式
党政机关公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记等部分组成。下面，将其分为公文版头部分、公文主体部分和公文文尾部分分别予以介绍。
1．公文版头部分。公文版头部分包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等六项，位于公文首页上半部，约占整个页面的1／3，与公文主体部分用一条红色横线相隔。
(1)份号。公文印制份数的顺序号，标注于公文首页的左上角，一般用六位阿拉伯数字表示，如“N0．000016”。秘密公文应当标明份号。
(2)密级和保密期限。涉密公文应当标明密级。秘密公文分为绝密、机密、秘密三个等级，标注于份号下方位置。有具体保密期限的应当在密级后标明，如“机密★××年”。
(3)紧急程度。对公文送达和办理时间的要求。紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“加急”。
(4)发文机关标志。用桃红大字居中印在公文首页上部标明发文机关及发文形式的醒目标志。主要形式及适用范围：
一是发文机关规范化简称加“文件”。用于发布和传达贯彻方针、政策，作出重要工作部署，发布带有全局性的重要决定、通知、意见等，转发上级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的重要报告、请示等。
二是发文机关全称加(文种)。用于通知人事任免等重要事项，向上级机关报告、请示工作等。
三是发文机关全称，即信函格式。
(5)发文字号。一般由发文机关代字、年份、序号组成，标注在发文机关标志下方居中或者左下方。联合行文，使用主办机关的发文字号。
(6)签发人。上报公文应当在发文字号右侧标注签发人姓名。
2．公文主体部分。公文主体部分包括公文标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章等七项。
(7)标题。应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般由发文机关名称、事由和文种组成，位于发文字号下方，居中排列。
(8)主送机关。指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、同类型机关的统称，位于正文上方，顶格排印。
(9)正文。指公文的主体，用来表述公文的内容，位于标题或者主送机关下方。
(10)附件说明。公文如有附件，应当在正文之后、落款之前注明附件的名称，有多个附件的，还应注明顺序号。
(11)发文机关署名。一般署全称或者规范化简称，标注于正文右下方。
(12)成文日期。一般署会议通过或者负责人签发的日期；联合行文，署最后签发机关负责人签发的日期。成文日期应当写明年、月、日，位于发文机关署名右下方。决议、决定、条例、规定、规划、工作要点、会议纪要等正文之前不标注主送机关的公文，成文日期加括号标注于标题下方居中位置。
(13)印章。公文除会议纪要外，都应当在发文机关署名处加盖发文机关印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。
3．公文文尾部分。公文文尾部分是指公文末页的尾部。它包括印发传达范围、主题词、抄送机关和印制版记等五项。
(14)印发传达范围。根据公文内容、密级和工作需要确定印发传达范围，加括号标注于成文日期左下方。
(15)附件。公文正文的说明、补充或参考材料。附件首页左上角标注“附件”二字，与主件装订在一起。
(16)主题词。按《公文主题词表》标注，位于抄送机关上方。
(17)抄送机关。指除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称或者规范化简称、同类型机关的统称，标注于主题词下方。
(18)印制版记。由公文印发机关名称、印发日期和份数组成，位于公文末页下端。
(二)公文格式应用的基本原则
为了保证公文格式的规范化，党中央、国务院已三令五申，各级党政机关秘书部门也作过相应的规定。但是，目前公文格式方面出现的问题仍然较多，其原因，主要是思想重视不够、把关不严造成的。因此，文秘工作人员要不断提高对公文格式规范化的认识，增强责任感和事业心，在公文写作过程中，自觉地坚持高标准、严要求，熟练地掌握应用公文格式标准。具体应注意以下几点：
1．布局要合理。公文各个组成部分的摆放位置要适当，不能比例失调或错位零乱。比如作为县(区、市)以上的党政领导机关一般都有设计比较固定的公文文头，但有一些单位文头很不规范，有的不用正式的套红文头，而用打字的文头；有的单位给上级写工作报告，甚至不打印就用白纸书写，看起来既不雅观又不严肃。
2．项目要齐全。一份公文从文头、正文到文尾，要求项目齐全，不能缺项漏项。目前经常出现的毛病主要有：应写公文标题的不写，应写密级的遗漏了，还有的公文无编号或无成文日期，或应签名盖章的却不签名盖章，结果失去公文实际效用，甚至贻误了工作。
3．书面要整洁。公文印制要字迹清晰，干净利落，不能出现麻点、皱纹、墨迹、歪斜。特别是在不能实行铅印、微机处理的情况下，打字、油印要保证质量，不能字迹模糊，又脏又乱，使人无法阅读。
4．形式要庄重。公文格式每个项目的位置要固定，不能随意设置。公文印刷除文头套红和印章用红色外，其他内容一律用黑色，不能用红色和其他颜色，也不得用艺术手法加以美化或插图、装饰。公文用纸要合乎规格，装订整齐。
五、公文的结构
(一)公文结构安排的作用
公文的结构，包括如何开头与结尾，怎样安排层次和段落，以及如何进行过渡和照应等。结构安排得当，有助于突出主题，使公文的各个组成部分紧密衔接，全文成为一个有机整体。否则，公文就会杂乱无章，使人看了摸不着头脑，这样也就难以达到行文的目的。公文的开头，以朴实、平直、开门见山为特色，结尾以自然果决为特色。公文的层次和段落既有联系又不是一回事，层次有时大于段落或等于段落，有时小于段落。公文由一层意思转到另一层意思，由总述到分述或由分述到总述，由叙述到议论或由议论到叙述，都需要采用适当的过渡形式。根据情况，可以用过渡词语过渡，如，“综上所述”，“由此可见”等；或用过渡句子过渡，如“现将有关情况报告如下”等；有时也用过渡段落过渡。通过过渡承上启下，使文意顺畅自然。公文的照应，指的主要是公文内部相互衬托、呼应，如开头与结尾相呼应，题目与正文相照应等，以此加强公文各部分的联系性，增强表达效果。公文的照应，除一篇公文内部的相互照应外，有时还有与其他有关公文相照应的情况。
(二)公文结构的形式
公文的结构，从形式上看，大致有这样几种类型：(1)篇段合一式，即一篇公文只有一段。内容较简单的公文，一般采用此种形式。(2)分段式，即一篇公文分为几段。公文内容包含若干层次或涉及若干方面的，多采用此种形式。(3)分项式，即一篇公文分若干项(条)，在一项里还可根据需要再分若干小项。每项依次用数码或者并用小标题标明。篇幅较长、涉及方面或事项较多的公文，一般采用分项(条)的形式。此种形式内又有通篇分项(条)和非通篇分项(条)等不同情况。法规性文件一般采用通篇分条(项)式；其他文件多采用非通篇分项(条)式，但也有采用通篇分项(条)式的。
(三)公文结构的组成部分
公文的结构，从其各部分在全篇的地位和作用看，一般有这样三个组成部分：
(1)开头部分，主要用以说明行文的“因由”，带有导语的性质，具体内容就是简要地说明行文的目的、意义、依据、背景或所述事物的概况、结论等。
(2)主体部分，主要用以说明行文所要说明的各种“事项”，这部分内容在不同种类的公文中分别称为决定事项、通知事项、报告事项、请示事项等。比如在某“决定”中，这部分内容称为“决定事项”，在某“通知”中这部分内容称为“通知事项”，在某“报告”中称为“报告事项”等。
(3)结尾部分或称结语部分，主要用以简要说明有关结束全文或落实全文的话。结尾这部分内容在指示性公文中称为“执行要求”，主要是提出有关落实本公文的组织领导、工作方法、时限等方面的要求；在报告和请示类公文中称为“结束语”。公文的上述三个组成部分，在一般情况下，主体部分是重点，这一部分的内容较多，占的篇幅也大，开头部分和结尾部分一般各占一段的篇幅。但不同文种和不同内容的公文常有某些不同的情况，如有些指示性公文的开头和结尾部分也有篇幅较长的情况，报告和请示类公文的结尾部分即结束语则经常简单到只有“特此报告”或“特此请示”一句话，也有的公文没有结语部分，如有些批复说完有关事项即告结束，文尾不加“此复”、“特复”等话。这要根据具体情况进行处理。
(四)公文结构安排的原则
公文的结构安排，主要应当遵循两条原则：
(1)联系性和层次性。即一篇公文的各个部分和段落之间，应当按照它们内容上是否有联系以及是否属于同一层次进行安排，不要把没有联系和属于不同层次的内容弄到一起并列进行论述，否则就会造成条理不清，层次混乱。比如公文的拟制工作与公文的起草工作就不宜并列论述。因为公文的拟制包括公文的起草、校核、审批签发和印制等环节的工作，将公文拟制与公文起草并列就会造成层次上的混乱。
(2)专一性和完整性。即公文的每个部分和段落内部，应保持有关内容的专一和完整，就是既不要把不同内容的拉到同一个部分或段落里来，也不要把同一内容的分散到不同的部分或段落中去。比如有的报告，前边部分讲了成绩，后边讲经验教训时适当联系有关的成绩当然可以，但是不必要地重复已讲过的成绩，否则会造成结构的不严谨。
六、公文的稿本
公文的稿本指公文的文稿、文本。在公文形成过程中，有多种文稿、文本产生，它们在内容、外观形式特别是在效用方面，有很大不同。
(一)草稿
草稿是供讨论、征求意见、修改审核、审批用的原始的非正式文稿，内容未正式确定，不具备正式公文的效用。
草稿的外观特征是没有生效标志(签发、用印等)；文面上常见“讨论稿”、“征求意见稿”、“送审稿”、“修改稿”、“草案”、“初稿”、“二稿”、“三稿”等稿本标记，标记大都位于标题下方或右侧加括号。
(二)定稿
定稿是内容已确定，已履行法定或规定生效程序的最后完成稿，具备正式公文的效用，是制作公文正本的标准依据。定稿一经确立，如不经法定或规定责任者(如签发人、审批人、讨论通过该公文的会议等)的认可，任何人不得再对其予以修改，否则无效。
定稿的外形特征是有法定或规定的生效标志；有的还标明“定稿”、“最后完成稿”等稿本标记。
(三)正本
正本是根据定稿制作的供主要受文者(主送机关)使用的正式文本，其内容必须是对定稿的完整再现。
正本的外形特征是格式正规并有印章或签署等表明真实性、权威性、有效性的标志，在一些特殊公文上还标有“正本”字样的标记。
(四)试行本
试行本是规范性公文正本的一种特殊形式，在规定的试验推行期间具有正式公文的效用。试行本主要适用于发文机关认为公文内容待一段时间的实践检验后可能将予修订的情况。
试行本的外形特征主要是在公文标题中加注稿本标记，一般是在文种后用括号注明“试行”字样。
(五)暂行本
暂行本也是规范性公文正本的一种特殊形式，即暂时推行本，在规定的暂行期间具有正式公文的效用。暂行本常用于发文机关认为因时间紧迫，公文中的有关内容有可能存在不够详细周密等缺欠、不长的一段时间之后可能将予修订的情况。
暂行本的外形特征是在公文标题的文种之前加注“暂行”字样，如《农业技术干部技术职称暂行规定》。
(六)副本
副本是指再现公文正本内容及全部或部分外形特征的公文复制本或正本的复份。副本多供存查之用。
作为正本复份(与正本同时印刷)的公文副本与正本在外形上基本没有区别，这种副本只在送达对象和使用目的上与正本有所不同，正本送达主送机关，供对方直接办理，副本送抄送机关了解内容或由本机关留存备查、归档等，在效用方面均具备正式公文的效用。作为复制件的公文副本(如抄本、复印本等)因不能再现公文的全部特征(如无印章或无法复制的印迹或签署者的亲笔签名)，公文的真实性无切实保障，因此不具备正式公文的效用，只能供参考、备查。
(七)修订本
规范性公文正本的另外一种特殊形式，是已发布生效的公文，经实践检验予以修正补充后再发布的文本。自修订本生效之日起，原文本即行废止。
修订本的外形特征除与其他正本相同之外，需要作出稿本标记，可在标题结尾处标明：“(修订本)”，也可在标题下作题注，在圆括号内注明“某年某月某日修订”。
(八)不同文字稿本
同一公文在形成过程中需要用两种或两种以上文字撰写和制作时，会形成不同文字的文稿或文本。在我国，以汉字和其他兄弟民族文字撰制的同一公文的不同文字的文稿、文本，效力完全等同。在涉外场合，公文中应对用何种不同国家和民族文字撰制，以及它们是否具有同等效力作出明确规定，并应指明在理解上产生纠纷时以何种文字的文本为准。
七、公文写作的基本要求
撰写公文，是一项严肃的工作，作者必须了解党和国家的方针、政策，了解领导机关的撰文意图，了解客观实际，要对公文撰制有高度负责的精神。在撰写公文时，必须遵循以下原则。
(一)实事求是
实事求是原则是一切工作的总原则，也是撰制公文必须遵循的原则。公文是日常公务活动中产生的具有指导作用、交流作用、行政约束力的特定文体，它不仅源于实际工作，更必须依据现实情况进行写作。这一公文撰写的根本原则体现了对公文写作者思想作风的最高要求。它包含了两层意思：一是公文所依据的材料必须是真实的；二是每一件事情，乃至每件事的细节都必须符合客观实际。
要做到实事求是，一是要求公文的写作者必须不唯上、不唯书、只唯实，对上实实在在，不搞假大空，遵循工作的客观规律，做到有的放矢。二是要深入生活、熟悉生活、了解生活，全面了解具体情况，在掌握大量的第一手客观材料的基础上，经过深入周密的研究分析、逻辑论证，从而制定出符合实际生活、切中问题要害的工作措施。三是要处理好遵命与求实的关系，既不违背领导意图，更要实事求是，在领导意图与现实情况不相吻合时，应通过委婉的方法将实情传给领导。同时要遵循为人民服务、对党对人民高度负责的精神，遵循事物的客观规律。
当然，实事求是原则并不等于不要发挥公文作者的能力，而是要求公文作者在高度尊重事实并发挥写作者的主观能动性的基础上，使公文写作这一现实活动、精神劳作积极有效地促进公务活动的完善和进步。这就要求写作者不断提高自身的思想水平和业务素质，增强分析问题、判断问题和解决问题的能力。
(二)准确合实
实事求是原则是公文写作的总原则，准确合实则是实事求是原则在形式上的体现，两者密不可分。有的公文作者在写作公文时采取偷梁换柱、移花接木、张冠李戴的方法来对待材料，也许这些材料、事实、事件是公务活动中客观存在的，但使用到某份公文中就不够确切了。因此，准确合实原则对公文写作来说也是至关重要的。
要做到准确合实，一是公文的内容必须符合党和国家的方针、政策，准确地传达党和国家方针、政策的精神。党和国家的方针、政策是一切政务活动的出发点，它表现于行动的过程和归宿，通过公文这一外在形式加以体现。从一定意义上说，公文写作的成败、好坏，内容的准确与否，是表现党和国家的方针、政策的关键所在。因此，要做到准确合实，公文的作者对党和国家方针政策必须予以高度重视。二是必须提高分析问题的能力，掌握一定的分析研究方法，抓住事物的本质、特点，分清现象和本质、重要和次要、成绩与不足、普通与特殊的差别，务实去虚，周备而精当地反映问题和解决问题。三是必须做到语言、格式等方面的准确，使观点鲜明、材料精确、辞意准确。四是材料必须具有典型性，材料与观点必须高度和谐统一。
(三)可行有效
公文的写作对象是公务活动，公务活动是党政管理工作中最切实的活动。因此，公文不仅要实事求是和准确合实，还要有明确的目的性和针对性，公文的写作必须可行有效。
要做到可行有效，一是要研究公文针对的对象。公文的内容必须明确具体，提出的措施必须切实可行、针对性强。如要给上级单位写一份请示，请示的理由就必须充分展开，既有理有据、理由充分，又实实在在、切中要害，确保公文内容的可能性、可行性、必要性，切不可闭门造车，脱离实际。二是要通过对实际工作的分析研究，有针对有目的地对公文提出的观点、方案、规定等进行可行性研究和论证，必要时通过试点，再由点上做法推向面上工作，要考虑到公文内容所涉及的对象、环境、时间等具体情况，针对不同情况区别对待。三是要考虑到公务活动的变化和发展，应适时宜地、根据行业和部门的不同，不断了解研究新问题，制定切实可行的对策，作出相应的变化。四是措施的制定要留有余地，坚持原则性和灵活性的统一，既不过于呆板教条，又不使人感觉到不知所措，不过于简单化、“一刀切”，哪些该办、哪些不该办，哪些必须遵守、哪些可以变通处理，要表述得清清楚楚。
(四)简练规范
公文要务实弃虚，讲究实效，写作中必须简明扼要地突出观点和中心，不要兜圈子、绕弯子，语言要浅显、简明、确切、谨严、平易，不要呆板干巴，毫无生机。要做到“随事立体，贵乎精要，意少一字则义阙，句长一言则辞妨”。在追求准确的同时，还要讲求语言的生动性。
当然，讲求简练，是指言简意赅，而不是因简害意，因此，简练的前提是科学、准确。内容正确，引文、数字、人名、地名，单位名称、事物名称乃至标点符号都必须准确无误，文风也要符合要求。与文学作品相比，公文的关键是符合规范、格式准确。讲求格式、程式的规范性，是公文特有的要求。因此，在写作公文时，要保证格式的准确、完整、合理、规范，使用大家公认的约定俗成的格式。
八、公文的行文规则
行文规则，是指行文时必须遵守的规矩、制度。它是维持正常的行文关系，保证机关工作正常开展的重要条件。
公文的往复，是通过文件在机关、团体、企事业单位之间的运行来实现的。这种运行是遵循着严密的行文关系，沿着特定的行文方向，通过适当的行文方式进行的。探讨、了解、掌握公文的行文规则，对于提高公文处理的效率和质量，减少不必要的麻烦，确保公务文书各个环节的准确、完整、规范具有重要作用。
按照《条例》和《办法》的有关规定，可将公文行文的规则简要分为上行、下行、平行、通行四个方面。现将各自要注意的行文规则简述如下。
(一)上行文
1．要选准文种。上行文有请示、报告两种。报告是陈述性的上行公文，请示是请求性的上行公文，若向上级报送常用事务公文时，像报送总结、计划等，可另加“文件头”，如系简报可直接报送。
2．机关单位之间一般不能越级上行文。这是为维护正常的办事程序，发挥各级机关的作用，避免工作脱节。根据《条例》和《办法》，除了下列情形之一者，不得越级向上级机关行文：对上级机关检举、控告的；根据规定或领导机关指定可以越级上报的(上报时要加说明)；情况特殊、紧急，逐级上报会延误时机，遭致损失的。必须注意的是，因特殊情况必须越级行文时，应当同时抄送被越过的上级机关。
3．向上级机关单位行文，应当主送一个上级机关单位；如需其他相关的上级机关单位阅知，可以抄送。受双重领导的机关单位向上级机关单位行文，应当写明主送单位和抄送单位，由主送单位负责答复其请求事项。
4．党政机关不能交叉上行请示、报告性公文。国家行政机关的公文，不得向党的组织作批示、交任务，如公文内容涉及党的工作，应与党的组织联合行文。同时不得以党组织的名义向上级政府请示、报告。
5．党委各部门应当向本级党委请示问题。未经本级党委同意或授权，不得越过本级党委向上级党委主管部门请示重大问题。
6．一头请示。请示的主送单位一般只能有一个，如多头请示，就会出现多头审批的情况。而多头审批，一是重复劳动，造成浪费；二是会出现批复意见不一致的情况，徒然生出矛盾，惹出很多麻烦，反而不利于工作的正常开展。
7．一文一事。根据《条例》规定：“向上级机关请示问题，应当一文一事，不应当在非请示公文中夹带请示事项。”《办法》也有类似的要求。公文的写作者不要把两三件事情扯在一起。内容单一，上级才好批复，才能处理；内容繁杂，上级同意其中一件，不同意另一件，暂时无法处理，这就很难批复；如果几件事情要几个部门才能处理，那就更难批复，必然造成“公文旅行”。一文一事这一点在标题上应有所反映，作出准确的概括，一般写成《关于××(事项)的请示》。
8．不送个人。《条例》规定：“除特殊情况外，请示应当送上级机关的办公厅(室)按规定程序处理，不应直接送领导者个人。”《办法》规定：“除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送„请示‟、„意见‟和„报告‟。”因为请示呈主送机关，主送机关自然会按照职权范围分工处理，发挥有关部门的组织作用。要是一般的请示也直接送领导者个人，领导者就容易越权，也容易被具体事务缠身，这会滋生不正之风，浪费领导时间。
9．不得抄送。上行请示，不要同时抄送同级或下级机关。因为上报的请示，当上级还未批复，请示内容就还没有生效。抄送尚未生效的文件，会造成工作混乱。如上级批复“不同意”，那就更为被动。
10．凡属本机关职权范围内可以解决或可与其他部门协商解决的事项，不要请示上级机关。请示事项涉及其他部门业务范围时，应当经过协商并取得一致意见后上报；经过协商未能取得一致意见时，应当在请示中写明。请示一般不要以个人名义上报。
(二)下行文
1．要选准文种。文种使用准确，这是撰制公文最基本的要求。如关于对人事任免的公务事项，可以用命令(令)、决定、通知等文种。在选择文种时要考虑发文主体的级别、文件内容的轻重。如上级单位要对文件的内容进行更正，则应选择通知。如要下发常用事务公文，应加通知作为公文主体，将下发的事务文作为附件一并下发，事务文不能直接发出。
2．行文一般只发直属下级，有时也可以扩大到所属各级，如中共中央文件，既可以直接发给各省、自治区、直辖市党委，也可以发给各县、市党委。具体行文时，行文关系要依各自的隶属关系和职权范围确定。一般来说，政府各部门在职权范围内可以相互行文，可以向下一级政府的有关业务部门行文，也可以根据本级政府授权和职权规定，向下一级政府行文。党委各部门在各自职权范围内可以向下级党委的相关部门行文。党委办公厅(室)根据党委授权，可以向下级党委行文；党委的其他部门，不得对下级党委发布指示性公文。
3．公布性公文，包括经批准发布的行政法规和规章，凡通过报纸(电台、电视台等媒体)直接和广大人民群众见面的，应视为正式公文依照执行，不需要另外行文。一方面，这类公文公布时应在有关媒体上注明，以免下级机关产生误会；另一方面，受文机关也应把这视为正式公文依照执行，不要再等待正式公文，免得贻误工作。
4．向下级机关的重要行文，应当同时抄送发文机关的直接上级机关。
5．对下属受双重领导的单位，一个上级机关向这种单位下行批复、专门性的决定和通知时(例如领导成员的任免、机构的增减、重要的业务上的有关事项等)，应当根据需要，抄送它的另一个上级机关。如中国人民建设银行同时受财政部和中国人民银行领导，中国人民银行向建行下发决定等公文时，应同时抄送财政部。
6．上级机关不可与下级机关联合向下级行文。如省政府与省经委，不是平行单位，省经委是省政府所属的一个部门，以省政府名义行文而再加上省经委显然是多此一举。
7．本机关单位的党组(机关党委)不能向下级机关单位的党组(机关党委)直接行文(如市政府党组对区政府党组，区政府党组对所属局、委等部门的党组)，更不能向下一级行政机关行文(如市政府党组对市政府下属的区政府)，因为它们之间不存在隶属关系。一个行政机关的党组，只对本机关内部行使党的领导，对上只对上级或同级党委负责并报告工作。以党组名义报给上级党委的请示、报告，党委可批转(转发)下属单位的党组织。
8．为了提高工作效率，减少不必要的环节，各级党政机关应当充分发挥职能作用，可以自行下达或与有关机关联合下达的公文，不要报请上级机关批转。
9．在政府部门党组撤销后，为使党的方针、政策迅速贯彻执行，党的领导机关根据工作需要可以向同级或下级政府部门行文。
10．单位部门之间对有关问题未经协商一致，一律不得各自向下级行文。如果未协商一致就各自向下级行文，就变得各自为政，使下级无所适从，闹出许多矛盾。
(三)平行文
1．要选准文种，如函、周知性的通知、议案。
2．同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府及其部门与同级党委、军队机关及其部门可以联合行文；政府部门与同级人民团体和行使行政职能的事业单位可以联合行文。
同级党的机关、党的机关与其他同级机关之间必要时可以联合行文。
3．不相隶属机关之间一般用函行文。
4．平行文在写法上要态度谦和，多用商量的口气，不能强加于人，更不能用指示性的口吻。
(四)通行文
1．要选准文种，即通告、公告、公报。
2．行文语言要整饬规范，不要过多描述，语体要相对严格周详。
3．多采用条文化写法，条目之间必须按性质归类界定清楚。表述方法一般先讲正面，后讲反面，或者在一个条目中全部从反面表述。
