论信息在企业内部的有效传递由刀豆文库小编整理，希望给你工作、学习、生活带来方便，猜你可能喜欢“企业内部信息传递”。
论信息在企业内部的有效传递
[摘要]信息资源在企业中的地位和作用越来越重要。如何对其进行有效传递，进而推动企业信息化建设和企业管理水平的提升，提高企业竞争力和经济效益，已成为现代企业必须面对的问题。针对企业信息的有效传递进行了理论探讨，然后结合实际，分析我国企业信息资源传递存在的问题，并且提出了改进的方法。
[关键词]信息传递；信息技术；对策
[中图分类号]17270 [文献标识码]A [文章编号]1006－5024(2009)12－0033－03
一、信息在企业内部有效传递的特征纵向信息传递。纵向传递即垂直传递，是指沿着组织的指挥链在上下级之间进行的信息沟通。它可以区分为自上而下的和自下而上的两种形式。自上而下一般以命令方式传达上级组织或其上级所决定的政策、计划、规定之类的信息，它是传统组织中最主要的传递流向。自下而上指组织内部同一系统内较低层次人员向较高层次人员的传递，如请示、书面或口头汇报等。有的领导者认为传递就等于“发布信息”或是自上而下的“信息传达”，这是不对的，自下而上的传递应受到领导者的特别重视。横向信息传递。横向传递是指组织内部同一层次人员之间的传递，所以也称平行或水平沟通。这种传递主要是为了促成不同系统(部门、单位)之间的协调配合和相互了解而运用的。例如，高层管理者之间、中层管理者之间、生产工人与设备修理工人之间所发生的传递，都属于横向传递。斜向信息传递。斜向传递是指组织内部既不同系统又不同层次的人员之间的传递。它对组织中的其他传递渠道会起到一定的补充作用。其优点是增加相互理解，缩短沟通线路和信息传递时间，但也容易在部门之间造成矛盾。
二、信息在企业内部有效传递存在的问题及其原因信息在企业内部有效传递的问题依然存在目前很多企业对信息资源的价值及加强信息在企业内部有效传递的重要性缺乏足够的认识，还停留在旧的管理观念和模式上。企业的不同部门之间信息传递不畅，形成了生产、财务、人事、销售等信息孤岛。信息孤岛造成资源无法共享、信息资源闲置。部门分割、资源独享、沟通不畅、管理成本高、办事效率低是很多企业尤其是大型企业存在的一种顽疾；数据层层汇总和牵涉部门利益的人为调整，造成数据的延迟、失真也是普遍存在的现象。缺乏对信息质量严格的监督管理，使得信息在传递过程中水分过大，失真现象严重，从而使信息失去其应有的价值。信息在企业内部传递存在问题的原因
(1)企业领导对企业信息资源管理认识不足，观念落后。不重视企业信息的基础建设，企业信息管理还处在分散落后的状态，管理部门分立，沟通不畅，协调不力，造成企业信息资源的闲置和不足共存的局面，导致信息在企业内有效传递的水平低下。
认识是第一位的，没有认识提高就不可能产生行动上的积极性，当然也就不可能取得较好的效果。不少人没有认识到信息系统能把企业管理得井井有条，可以为领导提出很有价值的辅助决策信息，而且在速度和准确方面比人做得更好思想认识不到位主要体现在：第一，高层对企业信息利用的认识不够正确和充分。有些条件较好的企业满足于眼前的状况，认为不提高信息化建设，企业照样能搞好，因此，对企业的信息化建设重视程度不够。有些企业的高层领导在企业信息化初期，对信息技术抱较高期望，希望通过企业信息化获得较高效益，结果一旦看到投资费用增多，而效益又未见明显提高便丧失信心。高层领导不能用长远眼光来看待问题，急功近利，不利于信息化建设的继续发展。第二，一部分管理人员在长期的管理实践中有丰富的经验，他们往往看重自己的主观认识，思想保守，不愿意主动吸收新的管理方法和先进的管理手段，信息化对他们的地位构成巨大的威胁。第三，积极倡导者由于传统习惯思维，继续沿用过时的管理思想或过时的管理手段。需要学习的不是简单的操作方法，而是获得分析、决策信息的管理理念。第四，由于现代技术不断增长的复杂性，在总体上缺乏协调和相互联系，系统在宏观上处于支离破碎的局面而影响了总体效益的现实，技术人员处于多种制约和局限性中而不能自拔。
(2)企业信息资源管理人员素质不高。信息管理的人员知识结构不合理，综合素质差，没有经过系统的专门训练，不具备信息管理、信息处理的专业知识，缺乏驾驭企业经营全过程信息的能力，不能满足现代企业管理所需要的对信息开发、处理、综合运用的要求。
在组织的战略制订中产生两个极端：将信息系统视为组织的战略目标；将信息系统独立于组织战略之外。一方面，组织错误地将信息系统看成组织的战略目标。于是大量的时间、精力、对策花在如何使这一“目标”的完备，信息的投入变得越来越庞大，而组织并未获得在实现公司战略要求的前提下应对未来挑战的灵活性和快速反应能力，甚至于一些公司陷入了经营困境。另一方面，信息系统的应用与组织的管理战略之间出现诸多不协调的发展，产生单项应用多，而缺乏整体效益。虽然在信息系统开发和应用实施方面做了大量工作，花费了大量的资金，在单项应用上取得了一定成效，但没有产生应有的经济效益，相反地构筑了无数个“信息孤岛”，没有实现信息的交流和共享，产生的却是巨大的负效益，使组织承受高额的风险代价。事实上，从管理的角度来看，信息技术的应用应该是用来满足管理的需要，信息技术也将提高管理水平；从技术角度看，管理要纳入信息系统的规范运作，先进的管理思想应不断融入信息系统中。
(3)信息技术的低层次应用和不饱和应用。有时企业因为某一方面的应用需要而购买一套功能无所不包的信息系统，但由于自身的使用水平跟不上信息技术的发展，致使信息系统的功能未得到充分利用。这种情况往往并不是因为企业的盲目购买，而可能是因为供企业挑选的余地不大，或是企业出于前瞻性考虑。问题在于任何那些未被使用的功能都处于快速贬值状态或已经成为沉淀成本。企业信息化建设的实质是为了提高企业竞争力而进行的更高层次上的管理重组，我国大多数企业投入较多资金进行信息化建设，更多的是注重设备上的投资和技术上的更新，而忽视了与此相应的管理模式和方式上的转变。因而并未取得投资回报，甚至出现负效益，这是企业信息化建设不成功的一个主要原因。
(4)管理体制存在缺陷。首先表现在企业信息机构不健全，很多企业特别是中小型企业没有建立信息管理的机构或部门，没有配备相应的信息管理人员。其次，由于企业传统的部门设置，相似的信息资源的管理缺乏统一的规划和管理，使企业信息资源分散在企业各个部门，这样，各个部门之间由于缺乏沟通协调和管理，一方面会造成信息资源的收集加工整理重复、交叉，使整个企业成本增加；另一方面，会人为的阻碍信息流动，导致信息资源不能充分有效地利用。
(5)信息资源基础不能适应建设需要。有的企业信息资源基础不统一、不一致。信息采集渠道较单一，缺少灵活性，使得信息来源不够全面，传输渠道不够畅通，更难以对采集的信息进行加工处理，使得资源潜力无法充分发挥。
三、信息在企业内部有效传递的意义
信息把组织贯通起来使它们成为一个整体。随着信息传递加速，管理愈加复杂，在一个组织中，信息传递有其不可或缺的存在价值。管理层与管理层、管理层与员工、员工与员工之间都需要沟通来掌握和传播信息、交流思想。信息在企业内有效传递的目标是使接受者理解信息的含义，主管和团队领导传达各项指令，同事之间了解工作进度，无论是上级与下级之间，还是同层之间，都要充分借助信息有效传递来保证工作协作的正常运转，使组织内部成员之间互动地把握自己与他人、与总体的动态联系，从而推动组织的协调发展。没有有效的信息传递，就不利于协同工作，表达感情，不利于分享信息，甚至无法知道该做些什么。企业部门之间的信息有效传递与共享，可以避免部门分割、资源独享、沟通不畅、管理成本高、办事效率低等很多企业顽疾；长期以来，很多企业都希望通过改革解决这个问题，但是，如果信息不能有效地传递，这些改革的成果就只能作为一种短期的效应，给企业留下一大堆的案头文件和口头经验。所以，企业需要完成信息的有效传递和共享。美国的未来学家约翰?奈比斯特曾说：“未来的竞争将是管理的竞争，竞争的焦点就在每个社会组织内部成员之间及其与外部组织的有效竞争”。因此，作为管理者，首要的任务之一就是加强信息的有效传递。信息的有效传递有助于提高决策的正确性。管理者需要从广泛的企业内部的信息传递中获取大量的信息情报，然后进行决策，或建议有关人员作决策，以迅速解决问题。下属人员也可以主动与上级管理人员沟通，提出自己的建议，供领导者作决策时参考，取得上级领导的认可。信息在企业内部有效传递，为各个部门和人员进行决策提供了更好的依据，从而增强了判断能力，提高决策的正确性。信息的有效传递有助于增加员工的协作性。现代社会是一个相互依存的社会，企业亦是如此。企业是由许多员工构成的一个完整体，他们有着共同的目标和任务，每个员工的工作都是企业这一整体中的一个环节。增进彼此的了解，使企业有一个和谐的组织氛围，大家的利益已结成一个共同体，这就要求每个人都应保持密切的配合，而要想保持密切配合只有通过信息的有效传递才能实现。所谓“大家心往一处想，劲往一处使”，就是信息有效传递的结果。信息的有效传递可以加强员工之间相互理解和相互尊重，使他们共同努力、步调一致形成一种无可比拟的合力，实现企业的目标。信息的有效传递有利于消除员工的不满情绪，减少矛盾和冲突。大量的研究表明，员工的不满情绪主要不是来源于工作条件，也不是来源于工资待遇问题，而是由于企业内信息缺乏有效的传递。没有有效传递信息，管理者对下属的工作了解不会充分，下属就可能对分配给他们的任务和要求他们完成的工作有错误的理解，使工作任务不能正确地圆满地完成，这样，不仅会导致企业在效益方面的损失，而且同时滋生不满情绪，不利于企业的持续发展和安定团结。
四、实现信息在企业内部有效传递的对策和措施加大企业信息化的投资。在信息的传递过程中，提高企业信息化设备配置率，提高计算机应用的普及率，是保证信息在企业内部有效传递的关键环节。虽然很多企业越来越意识到信息有效传递的重要作用，但由于资金不到位，许多企业特别是中小企业在信息化建设中都面临着资金投入不足的局面。为了快速推进企业信息化建设，增强企业的竞争力，企业应该采取多种措施加大信息化建设投资力度。改善企业信息环境，建设企业内部信息网络。计算机网络技术、数据库技术和网络安全技术，是提高信息在企业内部传递质量的重要途径。它能够大幅度地提高企业内部与外部信息传递的速度，有效提高企业的信息收集和传递能力，从而降低企业的管理费用，提高企业的经营效益和竞争力。改革企业传统经营管理方式。在进行企业内信息有效传递的建设时，注重将先进的管理信息系统和传统的管理方式相结合，按照科学的方法改造现有的企业业务流程，努力实现生产经营管理现代化。企业为了实现内部的有效传递，正在不断地改变企业传统的经营模式。准确、及时并最大限度地充分获取和运用来自企业内部有关的技术、市场、治理等诸方面的信息，是实现信息在企业内部有效传递的前提，也是实施优良信息治理的结果。要实现对有关信息的优良治理，就必须对这些信息及时予以识别，采用便于有关组织及其员工在履行其职责时使用这些信息的形式，在企业内部进行纵向与横向的有效传递。要做到这一点，每个组织和员工应当了解自己在信息治理系统中的地位和作用，每个组织和员工应当具有搜集、处理、传递有关信息的明确责任和条件，整个企业应当具备自上而下、自下而上与横向传递有关信息的有效途径和机制。只有这样，才能及时准确地使信息在企业内部有效传递。加强部门间合作。企业信息化是一项复杂的系统工程。随着企业信息化的不断深入，单靠一个部门内部的信息网络是不够的，还应通过各个部门间合作，建立更广泛的信息网络。只有这样，才能真正实现信息有效传递和共享。部门合作实现信息有效传递途径主要有三种：一是业务流程的规范化，加强行业内企业之间的信息交流；二是建立部门间信息网络，形成更大范围的信息网络――复合型网络系统，如化纤行业和印染行业、运输业和仓储业之间建立的信息网络；三是通过部门间相互合作，建立纵向互联网。部门合作关系，大大缩短了各企业在时间和空间上的距离，增强了企业内部的协调性和系统性，从而提高了整体的经营效率。树立主动传递信息的意识。企业在建立较完善的管理体系之后，体系内部就形成自上而下的不同层次(高层、中层、基层)；每个层次中划分出不同的职能，设立不同的职能部门；每个部门又进行层次与职能的划分，从而形成了体系的组织架构。但是要使体系内各部分高效运作，就需要在组织内各部门和不同层次人员之间，通过一定的信息传递工具，建立纵横交错的高效信息沟通网络，确保企业内能顺畅地传递各种信息，为全员充分参与创造条件，使高层的方针政策能快速、高效并准确地传递到企业各处，并通过监督、答疑等手段，使企业内的员工都能正确理解并执行。同时，各层次、各部门的人员在执行过程中发现的问题也能及时反馈到相关的层次和职能部门，及时进行解决、修正和统计。
[责任编辑：昱文]
