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科技情报开发与经济 SCI-TECH INFORMATION DEVELOPMENT &ECONOMY 2009年 第 19卷 第 27期
1项目管理和知识管理及企业流程再造在企业中的运用
项目管理是基于被接受的管理原则的一套技术方法,这些 技术或方法用于计划、评估、控制工作活动, 以按时、按预算、依 据规范达到理想的最终效果。知识管理(Knowledge Management , KM 就是为企业实现显性知识和隐性知识共享提供新的途径, 是 利用集体的智慧提高企业的应变和创新能力。知识管理包括几 个方面工作:建立知识库;促进员工的知识交流;建立尊重知识 的内部环境;把知识作为资产来管理。企业流程再造(BPR , Busine Proce Re-engineering 是指由组织过程重新出发, 从根 本思考每个活动的价值贡献, 然后运用现代的资讯科技, 将人力 及工作过程彻底改变及重新架构组织内各间关系。项目管理和 知识管理及流程再造的特点见表 1。
但是将项目管理、知识管理及流程再造单独运用于企业中 也存在着弊端。对于项目导向型组织来说, 首先, 各个项目之间 相互独立, 人员的调用和职责的分配成为首要问题。一旦处理不 好,发生多头领导的现象就会导致工作时间和工作地点上的冲 突, 从而影响项目的进度。其次, 由于项目具有临时性的特点, 在 进行项目的过程中积累的有价值知识得不到有效存储,当企业 进行类似项目时要重复获取知识,这带来了资源挖掘成本的浪 费。最后, 对于企业业务流程来说, 在流程设计时, 一个业务的流 程很可能会与另一个业务的流程冲突,后果是两个业务皆运行 不畅, 而且流程的设计要用到各种知识和工具, 缺乏一个有效的 知识源, 使设计出的流程不能在实际中运作。对于知识管理, 就 更应该与具体的业务、项目相结合才能发挥作用, 它是一个资源 支持系统,任何企业都不能脱离具体的项目和业务流程而空谈 知识管理。可见, 只有将三者紧密结合在一起才能取长补短, 为 企业带来更多收益。所以, 本文将从企业组织结构重建、企业业 务流程再造和企业知识库建立及维护这 3个方面探讨企业知识 管理体系。
2基于 BPR 的企业项目知识管理体系的建立
2.1企业组织结构重建
第一, 选调人员。由于项目的完成需要大量的技术人员, 所 以他们需要从本企业的各职能部门中抽调,或者加入外聘的专 家, 这些人员既有专业技术人员, 又有管理人员, 当然后者的数 量要少于前者。第二, 充分授权。一方面, 由于项目组成员来自各 职能部门, 他们的领导是原部门领导, 这层关系需要保留, 因为 项目结束后他们需要回到原岗位各司其职;另一方面, 每个项目 都有一个负责的项目经理, 他可能是原职能部门负责人兼任, 也 可能是从项目组成员中选拔出来的,这样便容易出现多头领导 的现象, 所以需要对项目经理进行授权。此时, 原职能部门领导 对于项目只能起到参谋作用而不能直接指挥,项目组成员需将 项目经理视为唯一直线上级。第三, 处理好项目与企业的关系。由于项目的目标与企业不一定一致, 项目更侧重于一次性收益, 而企业能在长期的存续期间内不断调整成本 — 效益配比来实现 均衡, 所以当两者利益冲突时, 项目经理应考虑到企业的长远利 益, 适当调整项目目标, 因为项目最终是服务于企业的。
2.2企业业务流程再造
第一, 构思设想。这一阶段为萌芽阶段, 在该阶段中, 企业领 导者首先应构建全体员工的共同远景, 在 《 基业长青 》 一书中, 作 者将其称作企业文化,这是企业通过以往的管理活动所内化的 隐性知识, 接下来便是选择适合目标项目的一整套流程, 这些备 选流程都是企业以往工作的借鉴。第二, 项目启动。这是计划阶 段, 在将项目提议告之股东后, 企业需要设立临时项目小组, 组 员根据经验制定项目计划和预算, 分析客户需求程度, 设置绩效 指标, 此时的计划工作是总体上的, 故只需将误差控制在 ±30%以 内即可。该阶段的计划将为后阶段提供总体指导。第三, 分析诊 断。该阶段需要针对第一阶段所选定的原有项目流程进行描述, 分析原有流程在原有项目中的作用, 找出需要更正部分, 供下一
文章编号:1005-6033(2009 27-0159-02收稿日期:2009-06-25基于企业流程再造方法的企业项目 知识管理体系探究
张燕婉, 何宜庆
(南昌大学经济与管理学院, 江西南昌, 330031 摘 要:从项目管理、知识管理及企业流程再造(BPR 的特点入手, 构建了基于 BPR 方
法的企业项目的知识管理体系, 旨在通过流程再造和建立知识库的思想使知识管理成功地与企业的项目管理相结合。
关键词:企业流程再造;企业项目;知识管理;知识库 中图分类号:F270.7文献标识码:A 表 1项目管理和知识管理及流程再造的特点 项目 组织 结构 目标 方法 主要 成本 预期 收益 项目管理
由项目经理领导来 自各职能部门的雇 员
该项目的成功完成MICROSOFT PRO-JECT 重建组织构架的成 本;项目本身费用;项目对周围环境带 来的隐性成本 项目预期收益 知识管理
设置 CIO 一职 , 对各 部 门 进 行 知 识 管 理 进展情况统一监控 收 集 企 业 运 营 中 的 知识供重复利用 INTRANET,OA,ERP, CRM 知 识 采 集 成 本 和 知 识库建立成本 知 识 的 重 复 利 用 带 来的收益
流程再造 不同流程由相关 技术团队负责设 计
优化流程结构 , 节 约企业成本 , 加速 企业周转 计算机编程 新流程的引入成 本和旧流程的解 构成本 节约的成本 159 阶段进行重点设计。第四, 流程设计。定义并分析新流程初步方 案, 建立新流程和设计方案, 设计人力资源结构, 对即将使用的 信息系统进行分析和设计。该阶段针对上阶段淘汰的流程部分 进行重新设计, 设计时应采用新的知识, 该知识可来自项目组成 员, 也可来自企业外部, 总之, 这是流程再造中知识输入的阶段。第五, 流程重建。该阶段是整个流程再造过程的关键环节。首先, 要对项目组的结构进行重组。对于大中型项目而言, 企业普遍采 取的措施是矩阵式项目导向型组织结构,该结构要求项目组人 员是从各职能部门抽调形成, 并在其中任命一人作为项目经理, 对于同时存在于企业中的不同项目来说可共享资源,但是这需 要反映到项目的进度管理中去,通过甘特图等方法将该共享的 资源在不同项目中的任务时段区分开, 并严格执行。其次, 进行 新旧流程的整合。将前两个阶段中的流程整合为一条完整的链 条, 其中旧的流程可打乱以适应新流程的衔接。这一阶段是知识 的整合和创新过程,内外部的知识输入项目后根据具体流程要 求进行重新组合, 最后, 通过项目组成员的共同努力将新的思想 渗入其中, 形成原创性的新的知识资源。第六, 监测评估。该阶段 包括两项任务:评估新流程的绩效和转向连续改善活动。这一阶 段可以在一个项目结束后进行,也可以在项目的一个阶段结束 后进行, 以提供及时的反馈信息改进现有流程。
2.3企业知识库建立及维护
第一,知识分类。按知识的形态可分为显性知识和隐性知 识, 针对各自的特性有不同的记录方法。对于显性知识, 可用纸 质文档的方式记录存储;而隐性知识多形成于工作中, 是企业文 化的一种体现, 编码起来较为困难, 但可以将其转化为规章制度 等硬性规定或形成一定的文化在公司上下推广,可用的方式有 培训、讲座等。第二, 人力资源管理。对于员工的情况应建立详细 资料库, 包括年龄、工龄、学历等信息。对于一些难以量化的信息 可借用平衡记分卡的方法对其进行赋值加权求得平均分,输入 员工管理系统。这一系统的好处在于方便了内部晋升, 系统中每 个员工都与组织中固定职位相联系, 一旦调入项目组后, 在员工 信息库中将建立起一个新的联系,并显示其直线领导和参谋领 导, 以便今后工作任务的分配。第三, 形成学习型组织。项目的最 终目标是服务于整个企业,所以在每个项目组乃至整个企业中 建立学习氛围将有利于企业的成长。要建立学习型组织需要采 取奖励、树典型、绩效评估等方法, 例如海尔集团将员工设计的 东西挂在墙上, 就是为了营造浓厚的学习氛围。
3案例分析
天狮集团组建于 1995年, 是一家以生物高新产业为根本大 型国际企业。由于员工众多、分工细密, 再加上地域的不同, 公司
总是不得已要重复浪费许多资源以及互相沟通的时间。由于无 法彼此分享经验,各地公司经常耗费精力解决其他地区分公司 曾经解决的问题, 间接使得公司营运、产品研发、产品营销等各 项成本增加不少。
2002年底集团决定正式启动信息化管理系统,采取分步走 的策略使得整个集团内部能顺利完成新老工作模式的交替。第 一步:引入 OA 办公自动化系统并在全体员工中进行宣传培训。第二步:2003年上半年成立 KM 项目组, 选择 OA 平台提供商和 实施者。第三步:绘制了 OA 系统责任管理表, 将责任划分到各部 门各员工。第四步:将用车审批流程的再造作为试点, 将原来需 要经过集团办公室审批的用车流程缩短为经部门负责人审批后 直接递交车队, 防止由于审批时间差导致无车可派状况的发生。第五步:设计出通用审批程序规范框架。提交申请时, 由流程管 理部和申请人电话通知领导有业务审批需要处理,领导也能够 及时在自己的 OA 系统桌面上看到审批申请弹出对话框。同时信 息系统将审批进入到哪个环节通过流程卡显示出来,明确每级 审批的责任, 若未及时审批, 流程管理部将电话督促。
此外, KM 项目组在系统中做 3层架构, 基础的两层都由 KM 项目组来进行控制, 而第三层才涉及实际的组织机构, 这样就使 得系统架构能够相对稳定,避免了由于组织架构变化而带来业 务流程和文件权限的改变。
参考文献
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第一作者简介:张燕婉, 女, 1987年 4月生, 2008年毕业于 江西财经大学, 现为南昌大学经济与管理学院 2008级在读硕士 研究生, 江西省南昌市, 330031.An Exploration into the Knowledge Management System for Enterprise Project Based on Busine Proce Reengineering Methods ZHANG Yan-wan , HE Yi-qing ABSTRACT :Starting with the features of project management , knowledge management and busine proce reengineering(BPR , this paper constructs the knowledge management system based on BPR method , aiming at the succeful combination of knowledge management and enterprise project through proce reengineering and knowledge base establishment.KEY WORDS :busine proce reengineering;enterprise project;knowledge management;knowledge base 张燕婉, 何宜庆 基于企业流程再造方法的企业项目知识管理体系探究 本刊 E-mail:bjb@sxinfo.net 企业问题聚焦 160
