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员工人事档案管理办法
第一章 总则
第一条 为规范员工人事档案管理，加强对员工成长过程的动态跟踪管理，做好档案材料的收集归档工作，促进员工档案管理的科学化、标准化、规范化，有效地保护和利用档案，结合实际，特制定本办法。
第二条 人事管理档案指公司为加强对员工的管理而建立起来的有关员工基本情况的资料以及历次考核与异动等项的资料。
第三条 公司针对所有员工的档案管理工作均应遵照本办法执行。
第二章 机构
第四条 员工人事档案管理实行集中统一的管理体制，按人事管理权限，由人力资源部集中统一管理。全体员工人事档案的建立、管理工作由人力资源部员工关系专员负责，并及时完成人事档案的建立、更新工作。
第三章 基本要求
第五条 整理人事档案，须做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。通过整理使每卷档案达到完整、真实、条理、精炼、实用的要求。
第六条 事先要收集好档案的材料，并备齐卷皮、目录纸、衬纸、切纸刀、打孔机等必需的物品和设备。
第七条 管理人员必须努力学习档案工作的专业知识，熟悉整理档案的有关规定，掌握整理工作的基本方法和技能，认真负责做好整理工作。
第四章 材料的鉴别
第八条 档案材料的鉴别工作，是档案管理部门对收集起来准备归档的材料进行审查，甄别材料的真伪，判定材料的保存价值，确保其是否归入档案的工作。
第九条 鉴别档案材料必须根据有关文件的精神，以《关于档案材料收集、归档的暂行规定》等有关规定为依据，严肃认真地进行。
第十条 鉴别工作应坚持历史唯物主义和辩证唯物主义的观点，具体问题具体分析，根据形成材料的历史条件、材料的主要内容、用途及其保存价值，确定材料是否归入档案。
第五章 分类与编目第十一条 公司为员工建立人事档案并按要求分类整理与编目。
一、分类：人员档案分为在职人员档案、已故人员档案和非在职人员等类别。每个人员的档案按要求可以细分为十个类别。
第一类：履历材料
1、干部职务变动登记表；
2、干部履历表（书）、简历表（书）；
3、更改姓名的材料；
4、城镇待业人员登记表等有关个人履历材料；
5、大中专毕业生毕业工作登记表；
6、履历表中含录干审批内容的放九—5类。第二类：自传材料
自传及属于自传性质的材料。第三类：鉴定、考核、考察材料
1、以鉴定为主要内容的各类人员登记表；
2、组织正式出具的鉴定性的干部表现情况材料；
3、作为干部任免、录用干部的正式考察综合材料；
4、干部考核登记表。
5、毕业生鉴定表
6、后备干部登记表；
第四类：学历和评聘专业技术职务材料
1、报考中专及高等院校学生登记表、学生推荐审查表；
2、学习（培训结业）成绩表、学籍卡、学历证明材料；
3、选拔留学生审查登记表；
4、凡属毕业生登记表；
5、专业技术人员职称审批表；
6、干部的创造发明、科研成果著作及有重大影响的论文（如获奖或在全国性报刊上发表的）等目录。
7、出国留学生审批表、出国人员进修审批表、出国留学结业鉴定表。第五类：政治历史情况审查材料
1、审查干部政治历史情况（包括党籍问题）的调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见。
2、甄别、复查结论（意见、决定）、调查报告批复及有关的依据材料；
3、入党、入团、参军、出国等政审材料、家庭政治情况调查表；
4、更改干部的民族、年龄、国籍和参加工作时间的组织审批意见，上级批复以及所依据的证明材料；
5、革命烈士证明书。第六类：入党入团材料
1、中国共产党入党志愿书、入党申请书、转正申请书（1—2份系统的），中国共产党党员登记表，不予登记的决定、组织审批意见及所依据的材料；
2、民主评议党员中形成的组织意见或党员登记表、认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和组织审批材料，退党材料，取消预备党员资格的组织意见；
3、中国共产主义青年团入团志愿书、申请书、团员登记表、退团材料。第七类：奖励材料
1、各种先进人物登记表、先进模范事迹、嘉奖、通报表扬材料；
2、科技（科研）成果、科学论文、创造发明、技术革新、优秀科普作品奖励表；
3、劳动模范申请书；
4、劳动模范退休特殊贡献待遇审批表；
5、专家一次性津贴审批表。第八类：处分材料
1、干部违犯党纪、政纪、国法所受的党内外处分决定（免于处分的处理意见）、查证核实报告、上级批复、本人对处分的意见和检查、交待材料；
2、通报批评材料；
3、甄别、复查报告、决定，上级批复及本人意见；
4、法院审判工作形成的判决书等。第九类：任免、退（离）休等材料
1、任免材料：①干部任免呈报表（如附有考察材料，均应在备注栏中注明）；②干部提调呈报表；③军队干部提升、授衔报告表、军衔审批表；
2、解聘辞退材料；
3、退休审批表及本人写的申请书或报告，解除劳动合同通知书等。第十类：其他可供参考的材料
1、有残疾的体检表、残废等级材料、因公负伤的证明材料；
2、干部逝世后报纸报道的消息和讣告：悼词（生平），非正常死亡的调查报告及遗书等。
二、编目
1、人事档案材料的编码
人事档案材料的编码包括顺序号、页码。顺序号包括材料的类号和份号。类号是指对人事档案材料所划分的十个大类号；份号是每类中具体材料的排序号。编写顺序号可先用铅笔，标在每份材料第一面的右上角。具体来说，第一类、第二类、第三类、第四类、第五类、第六类、第七类、第八类、第十类材料顺序号的编写如下：
第一类 １－１ １－２ „„ 第二类 ２－１ ２－２ „„ 第三类 ３－１ ３－２ „„ 第四类 ４－１ ４－２ „„ 第五类 ５－１ ５－２ „„ 第六类 ６－１ ６－２ „„ 第七类 ７－１ ７－２ „„ 第八类 ８－１ ８－２ „„ 第十类 １０－１ １０－２„„ 第九类材料顺序号的编写如下：
９－１－１ ９－１－２„„ ９－２－１ ９－２－２„„ ９－３－１ ９－３－２„„ ９－４－１ ９－４－２„„
前面的数字代表材料所归属的类别，后面的数字代表材料在每类中的排序号。如“１－１”表示第一类中的第一份材料，“９－１－１”表示第九类工资材料中的第一份材料。依次类推。
在每份材料右上角编上顺序号的同时，按图书计页法（第单面为一页），先用铅笔在材料每面的右下角编上页码（正面右下角，反面左下角）。材料本身有页码的，不需重编。如果其中有插页的，将插页顺着上页编上号码，再将以后的页码顺编。
为每份材料编上顺序号和页码，一方面可以固定材料的位置，另一方面也方便检索、利用。
2、人事档案材料的目录登记
每卷人事档案必须有详细的档案材料目录。人事档案材料的目录登记，就是在材料经过排列之后，按照固定的目录档目和要求，将相应的归档材料逐份记载的工作。目录登记，关键可以起到索引的作用，同时帮复查、保护档案材料的作用。
第六章 收集归档
第十二条 收集范围
1、在人事工作中形成的履历表、简历表各类人员登记表等材料；
2、自传和属于自传性质的材料；
3、考察、考核干部工作中形成的有关材料：民主评议干部的综合材料，组织审定的 考察材料，年度考核登记表，鉴定材料，后备干部登记表（提拔使用后归档）等材料；
4、国民教育、成人教育（大中专）、党校登记表，考生登记表，学习成绩表，毕业 生登记表、鉴定表、授予学位的材料，学历证明书；培训结业成绩登记表，学习鉴定、学员思想小结等材料；
5、评审（考试）专业技术职称（资格）和聘任专业技术职务工作中形成的有关材料：专业技术职务任职资格评审表，专业技术资格考试成绩合格登记表，评审高级专业职务人员情况简表，业务自传，评审专业技术职务任职资格申报表，聘任专业技术职务审批表，套改和晋升专业技术职务审批表等材料；
6、创造发明、科研成果鉴定结论性材料，各种著作、译著和在重要刊物上发表的获奖论文或有重大影响的论文等目录；
7、中国共产党入党志愿书（已批准转正的）、入党申请书、预备党员转正申请书、自传、综合性政审材料及有关证明、考察材料；党员登记表、民主评议党员组织意见、登记表；整党工作中不予登记的决定、组织意见；民主评议党员中认定为不合格党员被劝退和除名的组织审批意见及主要事实的依据材料；取消预备党员资格的组织意见（记载组织意见的入党志愿书可收集归档）；退党材料。中国共产主义青年团入团志愿书、申请书、团员登记表，优秀团员事迹材料，退团材料。加入民主党派的有关材料；
8、表彰奖励活动中形成的有关材料：劳动模范、先进工作者、有突出贡献优秀专家、国家科技奖（含国家发明奖、自然科学奖、科技进步奖）、中国青年科技奖、优秀党务工作者、优秀党、团员等审批（呈报）表，先进事迹材料、先进事迹登记表，立功、授勋、嘉奖、通报表扬等以及在其他工作中形成的表彰材料；
9、纪检、监察、法院和行政管理等部门工作中形成的有关材料：处分决定、免予处分的意见，上级批复，核实（调查）报告，本人检查、交待、对处分决定的意见，撤销处分的有关材料，通报批评材料；法院判决书；复查甄别报告、决定（结论），上级批复，离婚材料等；
10、干部任免、调动、军队干部转业安置等工作中形成的有关材料：干部任免审批表（包括所附的考察、表现情况材料）；干部调动鉴定、组织审定的表现情况材料、考察材料；公务员过渡登记表，军队转业干部审批表、授予（晋升）军（警）衔审批表、转业鉴定、定级定工资材料，退（离）休审批表等材料；
11、健康检查和处理工伤事故工作中形成的有关材料：有严重慢性病（特殊病）、身体残疾的体检表，工伤致残诊断书，确定致残等级的有关材料，新录人员体检表和毕业生分配（入司体检表）工作体检表等材料；
518、办理丧事形成的有关材料：悼词、生平、报纸报道消息、讣告，非正常死亡的调查报告及遗书；
19、其他对考察了解使用干部有参考价值的材料。第十三条 归档要求
1、归档的材料必须是办理完毕的正式材料。材料应完整、齐全、真实、文字清楚、对象明确，有承办单位或个人署名，又形成材料的日期；
2、人事档案材料的载体一般应使用16开规格的办公用纸，材料左边应留出2---2.5 厘米装订边。文字须是铅印、胶印、油印或用蓝墨墨水、黑色墨水、墨汁书写。不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。除电传材料须复印存档外，一般不得用复印件代替原件存档；
3、整理完毕需要归档的材料应在5个工作日内归入档案。
第七章 安全、保护、保密工作
第十四条 为保证员工档案安全，人力资源部必须严格做到：
1、档案库房应注意防火、防潮、防盗、通风、明亮等条件，要配置铁质档案柜及空调、去湿、灭火器等设备；
2、档案库房要兼顾检查，保持库房内清洁卫生和适宜温度（温度为14~24度，相对湿度为45%~65%）；
3、档案管理人员应建立登记和统计制度。每年全面检查核对一次档案，发现问题及时解决。
