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企业完善人事档案管理研究
摘要：本文探讨了目前我国档案管理人员专业素质不高，对档案资源利用率低，档案管理不够规范，档案管理观念落后等问题，提出了探索区域性人事档案管理网络的管理方法，完善企业人事档案内容制度，推进人事档案信息化建设，加强队伍建设等措施，关键词：人事档案管理网络化信息化
随着石油企业人事制度改革的不断深入，原有的人事档案管理的弊病日渐暴露，严重影响了人事档案的管理和利用。研究目前人事制度的现状和存在问题，对于我们解决和创新人事管理制度有很大的指导意义。
一、企业档案管理目前存在的问题
目前我国档案管理的水平普遍较低，主要存在的问题如下：
（一）档案管理人员专业素质不高。
我们虽然有了一支稳定而发展的档案干部队伍，但这支队伍的文化程度和专业素质还不能适应新时期开展档案工作的需要，目前，熟悉档案内容，进行档案信息深层次研究和开发的专业人才十分匮乏，特别是在一些石油企业中表现尤为突出。
（二）对档案资源利用率低
当前企业大部分都存在重经济效益而轻投入的状况，企业档案的工作长期以来也是重藏轻用，对档案利用产生的社会效益和经济利益缺乏广泛的宣传，因此企业员工对档案的利用效益并不是很了解，由于企业对档案工作的重视程度不够，导致企业档案信息资源的开发不足，档案利用率普遍较低。
（三）档案管理不够规范。
在一些企业单位或者是专业的档案馆普遍存在管理不规范的问题，主要表现在：一是案卷标题不规范。二是档号不规范。三是大部分案卷缺少卷内目录。四是组卷混乱现象比较严重。
（四）档案管理观念落后
一是管理方式陈旧。当前企业档案管理工作以手工管理为主，档案的收集、整理、编目、检索和查阅大多沿袭传统的手工模式，较少运用现代化管理手段，致使档案管理质量较低，查找速度慢，使用效率低。二是资金保障不到位。基层企业办公经费紧缺，用于档案收集、整理和保管的资金投入不足，在很大程度上影响了档案管理工作的正常开展。
（五）在信息开发和编研工作上也存在一些问题。
一些档案部门为达标升级应付检查随便选几个人就来编研，使编研产品层次低、质量差、实用性不大、利用价值更小。有的选题虽好，紧跟形势，但因编研时间过长失去了时效性，影响了作用的发挥。
二、企业完善人事档案管理的措施
（一）探索区域性人事档案管理网络的管理方法
现油田人事档案管理中心管理方法及模式较以前有了质的飞越，但是，目前查阅档案还是集中在人事档案管理中心查阅，对于一些远离油区的单位查阅个人档案，造成了距离的不便，影响了工作效率。如果能够运用先进的现代化手段对人事档案进行系统、科学的管理和开发利用,使其更好为油田建设服务。这里的区域性主要以管辖区域为主,如按油田下属的二级单位划分，建立电子信息网络平台。从整体上看,油田人事档案管理中心是一个人事档案的管理系统,它是由众多的子系统组成的,这些子系统就是人事管理中心统一领导下的各单位的人事档案管理部门。在操作上,形成档案的单位形成材料录入电子信息系统，书面材料上
交人事档案管理中心来保管员工的人事档案。人事档案管理中心掌控系统内所有单位的员工电子信息档案及原始材料档案，通过保管、提供利用乃至信息开发等众多职能,实现服务人才,促进整个油田人才资源的合理配置。
（二）完善企业人事档案内容制度
切实从企业人力资源管理和利用的角度出发,把反映个人业务水平、技术专长、工作业绩、个人信用、职业培训、违法记录等方面的内容纳入人事档案中去,适当采用定量指标考核作为对个人工作业绩和态度的记录,突出个人能力的发展,提高人事档案信息的利用价值。
（三）推进人事档案信息化建设
１.单位应加大对档案事业投入，大力推进人事档案的信息化建设，运用电子扫描等现代电子技术使人事档案从处理单一纸质记录逐步过渡到电子文档的转换。实现实体档案的计算机辅助化管理、采用先进的现代信息存贮技术推进电子档案及实现网络互联和资源共享，提供便捷的档案信息服务。
２.实行计算机管理，提高档案管理的信息化。为提高效率及档案管理水平，可以采用计算机管理人事档案信息，研究建立检索系统和利用系统。同时，运行人事档案软件管理系统，使查档人员利用计算机在不接触人员档案的前提下查阅员工档案原件，不仅可以提高查阅档案的速度，同时也有利于员工人事档案的保密和安全。
（四）加强队伍建设
做好新形势下的人事档案管理工作，必须有一支在思想上、政治上、工作作风、业务能力等方面过得硬的人事档案工作队伍。
１.要有吃苦耐劳的精神。人事档案工作是纷繁复杂的，要做大量艰苦细致的工作，许多工作是不为人知的。这就要求人事档案工作管理人员要淡泊名利，吃苦耐劳，忠于职守，踏实工作，增强事业心和责任心。
２.要有较高的政治素质。人事档案管理人员要重视和加强理论学习，特别是要重视对新条例的学习，切实提高自身素质，有严格的组织纪律和良好的职业道德。
３.要有较强的服务观念。档案工作本身就是一项服务性较强的工作，人事档案工作的宗旨就是服从和服务于油田员工档案管理工作。
４.要有较强的业务能力。作为一名人事档案管理工作者要想更好地胜任本职工作，不仅要具备深厚的专业知识，而且还要熟练掌握现代化的管理方法和先进的操作技术，同时又要深入学习档案管理业务知识。因此，必须加大对人事档案管理人员的培训力度，满足人事工作的需要。在培训内容上，突出重点，讲究实用；在培训形式上，采取集中培训与以会代训相结合。同时，可安排外出参观学习，拓宽视野，全面提高油田人事档案管理工作者的综合素质。
三、结束语
总之，要不断提高人事档案管理人员的素质，加强业务培训，系统地学习党和政府制定的有关人事工作的政策、法规，用新的人事工作知识武装头脑，开阔眼界，指导工作，以适应新时期对人事档案管理的新要求；同时教育他们要坚持原则、严守纪律、遵守制度、保守秘密、严谨认真、吃苦耐劳、甘于奉献。
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参考文献:
[1]李玮.对高校人事档案整理的几点思考与设想[J].山东教育学院学报，2009-08-01.[2]朱玉媛：《现代人事档案管理》 中国档案出版社2002(4).
