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办公室管理
一．
1、简述办公室工作的考核方法。
答：•
1、分级法（个人排序法）：将全体办公室工作人员按工作成绩进行最优至最劣的排序。
2、清单法：事先拟就一份考核清单，以明确的评语与被考核者的工作实际相对照，让考核者选择。
3、量表法：将考核的各项因素，全部划分等级，设计量表，供考核者选择。
4、关键事件法：为每一工作人员设立“考绩日志”后“绩效纪录”，由考核者随时纪录。选择与其岗位工作直接相关的突出事件（如重要建议被采纳或一个错误行为导致不良后果），进行记载。
5、评语法：以最常见的一篇简短的书面鉴定来进行考核，内容主要是谈及被考核者的优缺点，近视于组织人事部门对干部员工的简介。
备注：（1）个人排序法是把员工从最好到最差排出顺序。虽然有些员工之间差别很小，但这种方法不允许名次并列。这样就能清晰地对员工绩效排出从最好的到最差的顺序。
（2）关键事件法将绩效评估的注意力集中在那些突出事件上。这里的关键是：描述的重点必须是具体的行为，而不是定义模糊的人格特质。关键事件法可以为员工提供丰富的行为榜样，让员工知道哪些行为是符合要求的，哪些行为是需要改进的。
2、制定办公室工作程序的原则。
答：
1、准确的原则
2、迅速的原则
3、保密的原则
4、密切联系群众的原则
5、一切从实际出发的原则
6、精简、高效的原则
7、严密、科学的原则
8、协作、配合的原则
3、浪费时间的“罪魁祸首”是自己，时间管理的实质就是自我管理，请进行具体分析。
答：为了确切了解“时间管理就是自我管理”，我们必须首先客观地衡量自己运用时间的方式，即记录自己的时间使用情况。
你可以记载每15分钟的活动。为避免记忆力不可靠，你最好每隔15分钟或半小时即在表中第二栏记载进行过的各种活动。其次，按每一活动的重要性的大小在表中第三栏里圈出适当的数字。所谓重要性，即指实现目标的贡献的大小。对实现目标贡献愈大者，其重要愈大，反之亦然。比如：1.今天有哪些事情是在适当的时间做了？2.今天有哪些事情不是在适当的时间内做的？为什么？3.今天工作中最大的干扰是什么？为什么产生这样的干扰？这种干扰能否予以控制和排除？等。
4、简述有效运筹时间的原则。
答：
1、决定优先次序和轻重缓急（priority）。
2、专心（集中注意力）。
3、切实订下完成计划的期限。
4、把重要计划分成几个部分。
5、列好约会的清单。
6、必要是说“不”。
7、列好“待办之事”清单。
8、定期修正长期和短期的目标。•
9、把工作重心放在目前。•
10、有不明白的事情要勇于请教。•
11、找出处理每一件事情的最好的方式。•
12、估计做每件事情所需要的时间。•
13、避免杂乱。•
14、在接到来信来电的当天就回信回电。•
15、先做好必须做的紧要事情。•
16、记住自己才是生活和时间的主人。
5、简述办公室时间运筹的策略方法。
答：
1、并列运筹法 •
2、交叉轮作法 •
3、定期盘点法 •
4、遇事三问法 •
5、集中高效运筹法
（1）并列运筹法 •也叫复线运筹法，即在同一时间里，同时做两件或多件事情的安排时间的方法。•人们常说，一心不能二用。其实不尽然，有时一心可以二用。现代脑科学已经告诉我们，人的不同行为是大脑不同区域支配的，一个人可以同时干两件事情。干一件事而一举两得，这是提高时间利用率的好方法。
（2）交叉轮作法 •当对某一种工作用脑时间过长，感到疲劳或效率减低时，就不要勉强做，可变换一下工作内容，或进行一段有兴趣的其他活动，使大脑得到调节和休息。交叉轮作法就是采取交叉更替运筹时间的方法，把一天的活动内容交叉进行安排，以提高效率。•它的运用原理是：在一定时间内，为了保证科学用脑，缓解脑细胞，使其不长期处于兴奋状态，以免造成过度疲劳。好比农业领域中交叉轮作以提高产量的方法。
（3）定期盘点法•“盘点”就是计算执行一项计划所需要的时间，确定行事的次序，规定完成计划的最后期限。•定期盘点法就是出于使时间使用更趋合理的目的，而定期“盘点”对时间的利用情况，根据主客观条件的变化而重新评价工作计划和重新安排投入的时间。
（4）遇事三问法：为了以尽可能少的时间办好尽可能多的事情，从而节约时间，而对面临的事情提出三个问题。一是能不能取消它？如果没必要做，或是做了也没有效果，就可以考虑取消它。二是能不能与别的事情合并办理？三是能不能用费时更少的方法办理它？
（5）集中高效运筹法•集中高效运筹法是指在精力最充沛、最旺盛，智力活动最佳，注意力最集中的那段时间里，安排最重要的工作内容。•人的智力活动最佳期是各自不同的，有的人在早晨，有的人在下午，而有的人却在晚上。要把最重要、最关键的工作内容，安排在每天的最佳用脑时间里去进行，以保证高速度、高效率、高质量。
二。
1、简述办公室工作的基本原则；
答：（1）.准确的原则 ；办公室的任何工作都关联着领导机构的工作。可以说，办公室工作的准确性，相当程度地保证了领导工作的准确性，保证了领导工作的正常运转。
(2).迅速的原则；迅速，就是要求工作及时、高效。
(3).保密的原则；党政机关制发的文件，大部分都具有不同程度的秘密性，尤其是高级领导机关制发的文件，有许多涉及党和国家的重大决策，涉及国家政治、经济、军事等核心机密，是敌人猎取的主要对象。
(4).密切联系群众的原则；办公室直接贯彻领导班子的各项决议，为领导服务；又直接面向广大群众，代表领导同群众打交道。
2、简述办公室机构设置的原则；
答：（1）目标一致原则。一个单位或系统首要关键是确立目标。目标的明确与管理工作有效性是紧密相联的。（2）职、责、权一致原则。职是职务，责是责任，权是指依据任务所赋予的权力。职、责、权一致是指机构设置以任务为依据，因事设职。（3）效率原则。机构的设置目的在于实现既定目标。
（4）依法设置原则。对于国家各级机关来说，机构设置必须依照国家组织法规定并经过正式手续报上级批准。（5）精简原则。办公室是根据单位体制、规模、业务范围大小，以及工作特点而设立的。也就是说要因事制宜。（6）层次管理原则。层次管理原则要求，根据办公室性质任务、工作量分设若干部门和建交。做到层层负责、分级管理、上下配合、左右协调
3、如果你是办公室主任，你将如何考核你的成员；
答：一般情况下都从日常工作中,根据员工的工作表现和工作效率来考核。
4、如果你是老板你将如何选聘和要求你的办公室主任
答：
1、掌握行政职能、行政组织等行政管理学的基本知识，掌握人力资源管理相关知识 ；
2、能够熟练运用操作各种办公设备，熟悉办公室相关流程，掌握各种公文处理流程以及各种常用公文的写作；
3、语言、文字表达能力强，思维敏捷，洞察能力强；
4、有企业活动的策划和组织能力，有对外联络交际和对内各部门工作的协调能力；
5、有带领、管理、组织、协调、激励团队的能力和较强的执行能力
5.办公室主任的基本要求
答：准确：要掌握准确的情况，以便辅助领导决策，并对下属实施领导。在办理具体事务方面，要准确无误，不能粗心大意。
•及时：办事行文要讲求效率，及时迅速地贯彻执行领导的指示，不推诿拖延。
•落实：对各项办公室事务要进行妥善而周密的安排和落实，并且随时进行督促检查。
•保密：要树立牢固的保密意识，严格保密措施，做好保密工作。
6.办公司主任的职责
答：
一、承办职责是办公室主任的首要职责
二、参谋职责
三、管理职责
四、协调职责
7.办公室主任的工作方法
答：
一、科学思维
二、思想教育
三、领导作风
四、科学管理
五、用人艺术
8.办公室主任工作的特点
答：1政治性：党的路线方针政策；法律法规；本组织规章制度。
2辅助性：当好领导的参谋和助手；不可越俎代庖。
3全面性：辅助实际执行或研究讨论；关注政治经济或科技文教等；协调各个职能部门不管的杂事。4事务性：上传下达；来宾接待；会务活动；文件处理；评优颁奖等等。
5保密性：文件保密；科技成果保密；外事保密；会议内容保密等。
三．
1、简述办公室工作中的遇事三问法。
答：遇事三问法：为了以尽可能少的时间办好尽可能多的事情，从而节约时间，而对面临的事情提出三个问题。一是能不能取消它？如果没必要做，或是做了也没有效果，就可以考虑取消它。二是能不能与别的事情合并办理？三是能不能用费时更少的方法办理它？
2、简述办公室工作中的“瓶颈现象”及预防措施。
答：长时间的重复工作，就会出现瓶颈现象，预防措施：1.认清形势，解放思想，增强做好办公司工作的紧迫感。2.要热爱办公室工作，甘当机关工作勤务员。3.转变工作作风，改进工作方法。4.加强学习，不断提高自身素质。
3、简述规划-计划-预算系统
四、1、简述处理沟通障碍的技巧。
答：（1）提高信息发送者与接收者的素质。信息沟通主体要努力提高文化素养和知识水平，掌握现代信息传输技术。
（2）加强人际交往，建立相互信任与合作的关系。只有相互信任，领导和下属之间，以及员工之间才能推心置腹地交换意见，共同为组织目标奋斗。
（3）精简机构，减少沟通层次，建立高效信息沟通网络。减少行政机关的机构层次，简化信息的传递渠道，可以减少信息的失真率。
（4）积极开发多种类型的新型沟通渠道。例如，电话、邮政、电报、传真、电邮及其•
他网络通讯工具等。
2、试论述办公室人际关系如何改善。
答：•
1、提高认识，形成正确的舆论导向。•
2、建立合理、高效的组织结构。•
3、调整办公室管理理念。•
4、提高办公室工作人员的自身修养。•
5、掌握办公室人际关系协调的一些方法。角色体验法；对话沟通法；情感投资法；求同存异法。
角色体验法：•让办公室人员有机会体验对方的处境，经常从他人的角度，而不是仅仅从自己的角度，来审视问题，了解他人的需求和感受，客观地认识和理解问题。•有三种方式，分别是上行体验法、下行体验法和平行体验法。
对话沟通法： •办公室人员针对工作过程中出现的各种问题进行积极有效的对话沟通。•沟通过程中要正视问题，诚恳待人，真诚地交换意见。要把对话作为一个相互理解的过程。对于对方的长处，要积极肯定。
情感投资法：•在紧张的工作之余，办公室工作人员可以通过聊天和娱乐活动等形式，逐步地培养彼此信任、相互理解的情感，建立融洽的办公室人际关系。
求同存异法：•对于工作过程中存在的分歧，办公室工作人员要本着求同存异的原则，寻找双方彼此的共同点，以提高办公室工作人员的相互信任和相互理解。
3、论述办公室工作中处理人际关系的基本原则。
答：•
1、平等性原则 •
2、相容性原则 •
3、信用性原则 •
4、事业性原则 •
5、互利性原则 •
6、主动性原则。不用刻意去迎合别人，把自己的利益看淡点，有空没事多帮助大家，低调谦虚，主动去干别人不愿意干的事，这样就能更好的处理好办公司里人际关系。
4、当下一位客人按时来访而仍有人在领导办公室内，在办公室人员已获准打断约见的情况下，怎样提醒领导结束约见。
答：办公室人员需要亲自出面或通过电话打断会谈，迫不得已时，只能由领导亲自来结束会谈。
4、简述约见安排的原则
答：约见安排的原则•（1）根据领导的工作习惯和生活习惯来安排约见；（•2）要区分轻、重、缓、急安排约见； •（3）约见应当是有准备的，越是重要的约见，越要准备好； •（4）安排酌留弹性； •（5）保证准时赴约，不误约，不失约。
5、试论述谈判的策略
答：
6.目标管理的优点和缺点
答：
1、目标管理的优点：
（1）能直接提高和加强办公室工作的系统性、规划性、目的性和周期性，减少曲折和虚耗，使办公室工作有的放矢，使办公室成员心中有数，增强组织工作的节奏。
（2）增进办公室人员之间的关系及信息、情感沟通，加强组织内部的协调与合作，减少部门和人际之间的摩擦。在完成个体目标的基础上完成群体乃至整个组织的目标，可以实现分工合作的供效。
（3）有助于克服集权管理的弊端，发挥分权管理的长处，以提高员工的工作兴趣和工作自觉性、积极性，加强其责任感和荣誉感，激发其工作动机和工作意愿，并以此减轻领导事无巨细都要亲自过问的工作负担，以及培养各级人员的才干和对组织的忠诚。
（4）由于目标管理往往是一个连续不断的过程，上一期目标的完成常常促成下一期目标的建立，又由于目标管理必须定期进行分析和评价，因此它常常成为组织变革与发展的重要手段。
2、目标管理的缺点：（1）要使组织的员工自觉地承担某种确切的责任和任务常常是困难的，而建立在自觉性和使命感基础上的自我控制是目标管理的基础之一。
（2）作为“上级”的不同层级的管理人员经常不习惯或不能容忍“下级”的参与和自主性，往往会情不自禁地采用传统的下达指示和发号施令的管理方法，同时缺乏技巧，导致管理过程受阻。因此，目标管理方法的采用还有赖于取得全体组织成员的理解与合作。
