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船代外勤业务操作流程
船代外勤业务操作流程
一、进港准备工作：
1．从内勤人员准备的单船船务单据袋中详细了解所代理的船舶之资料、动态，包括：
1）船名、航次、国籍、呼号 2）船长、总吨、净吨、载重吨 3）上下港、吃水 4）装卸货名、数量 5）抵港日期、时间
2．检查内勤准备的各种单据：
1）总申报单
进出各4份 2）货物申报单
进出各3份 3）船员物品申报单
进2出无 4）船员物品申报单
进2出无 5）船舶概况报告单
进1 6）吨税执照申请 7）烟酒清单
8）航海健康申报书
进出各1份 9）登陆申请
10）武器申报
11）载水食品清单 12）仓单申报表 13）N.O.R.14）代签提单委托（出口船舶）
15）排压载水申请 3份（出口船舶）16）载货清单 17）委托书
18）船舶自查表（中国船员）
19）国际航行船舶检疫申报书（上一港国外）
落实船抵前应办好的委托事宜是否已经办妥，清楚船抵后应办事宜的注意事项，如遇不明事项，及时询问调度和计划员，切实落实登轮前一切准备工作。
二、登轮业务
（一）首次登轮
外勤人员登轮后，须向船长索取口岸当局所需的有关文件、证书、货物单据以及进口申报标准表格。如船方无标准表格，则向船方提供空白表格。
1． 须与船长核实如下信息，并在《外勤单船工作记录本》相应栏内作记录。船代外勤业务操作流程（1）船舶规范。（2）抵港时间。
（3）引水登轮进港时间（4）靠泊时间。
（5）抵港后油水量。（6）抵港吃水。
2． 须向船长索取如下货运单据：（1）进口货物仓单。（2）积载图。（3）提单副本。
（4）需转交收货人的货运单据及信件等。
3．询问船帐在本港需要委办事项，内容包括：
（1）船舶供应。（2）船舶修理。（3）船长借支。
（4）船员遣返调动、就医。（5）船舶加油、加水。（6）船舶安全检查。（7）海事声明签证。
（8）装卸货物的特殊要求。
（9）排放压仓水，修理主机等。（10）其它委办事项。
以上委办事项须由船长书面委托，并在《外勤单船记录本》》上作纪录，并应及时通知计划员，内勤员，以便落实费用并将安排情况及结果作相应纪录。4下列进口申报单须由船方填写，经船长签字盖章后由外勤人员带到日照口岸联合办公室办理船舶进口手续。
须向海事局申报：
（1）总申、1份（2）货申、1份
（3）船舶概况报告单、1份（4）船员名单、2份（5）上港离港证
须向海关申报：
（1）总申、1份
（2）货申、1份（附进口仓单申报表1份，进口货物仓单2份）（3）船用物品申报单1份。（4）船员物品申报单1份。（5）船员名单1份。（6）行李物品清单
（7）海关关封（上港由国内开来）
（8）有效吨税执照复印件（如无吨税执照或已过期，须由船长委托重新办理）
（9）中国籍船舶海关监管簿。（10）烟酒清单。船代外勤业务操作流程须向边检申报：
（1）总申1份。
（2）船员名单2份。（3）武器申报单1份。
（4）船员物品申报单1份。
（5）船员登陆申请（中国籍船员免）。（6）船员护照或海员证。须向检验检疫局申报
（1）总申1份。（2）货申1份。
（3）船用物品申报单一份。（4）航海健康申报书一份。（5）载水、食品清单一份。（6）船员名单一份。
办理进口联检手续后，从海事局取得“进港许可证”，从边检取得“办妥进口手续通知单”、（交与边检执勤战士附船员名单一份）“外籍船员登陆证”；从检验检疫局取得“船舶入境检疫证”，交与船长。
三、委办事项
1、船舶供应
（1）外勤收到委托方或船长关于燃油、淡水伙食、物料以及其它船舶供应的书面申请后，将船方申请以书面或电话形式通知燃供、外供等分承包单位，列明供应要求、时间等，开船前与船方落实供应确已完毕，须在《外勤单船工作记录本》作相应记录。
（2）“明火作业”、“检修主机”需船长书面申请，由外勤送交海事局批复后通知船长。（3）船舶临时修理。
接到委托方/船长关于要求在港区或泊位进行临时修理的书面申请后，电话或书面通知分承包方登轮进行项目检查和费用预算。然后将情况通知计划员，由计划员向委托方落实后实施修理。（4）船长借支
船长须书面列明借款额及货币种类。
外勤人员须立即通知计划员，由其向委托方/船东确认后才能办理。
（5）船员就医
根据船方要求安排船员就医，得到船长书面委托后安排船员前往医院，就医结束后须将医生诊断证明交船方，留副本一份归入船务记录袋，费用较大的须通知计划员让其通知船东确认。
（6）各类证书的申办及有关项目的检验
按船长的申请，办理有关证书及检验，例如以下内容：吨税执照（外籍船舶），除鼠/免于除鼠证书、卫生证书，PSC检查。
（7）船员遣返
接到船东/船方的书面委托后，安排遣返船员的接机。食宿须办理签证的及时到日照公安局外事办办理
（8）外勤人员协同调度、计划员办理船方委托的其他事宜。
2、现场信息传递 船代外勤业务操作流程
外勤人员离开公司办理业务时，须及时与调度保持联系，报告现场情况，回答调度的业务询问，四、办理出口开航手续
1、开航准备向港方了解预计完工时间向船长证实所有船舶证书有效，委办事项已达到船方要求，并作好记录。
2、理货员处索取积载图。
3、办理船舶开航联检手续。
外勤人员应认真负责协助船长或大副填妥有关表格并核实如下内容：（1）船舶离港前后吃水。（2）离港存油水。（3）欲抵下一港时间。
（4）以上内容记入外勤单船记录本。
（5）落实随船货运单证是否已交船长接收，明确开往港。
4、出口联检申报表格如下：
（1）海事局：总申一份，货申一份，船员变更名单两份，取得离港证。（2）海关：总申一份，货申一份附出口舱单两份，船员变更名单一份，中国籍船舶海关监管簿官员签字，若下港开国内办理关封。
（3）边检：总申一份，船员变更名单两份，开国外港口收回登陆证，开国内港口办理边封，取得“出口手续办妥通知书”船舶离港时交与站岗战士。
（4）检验检疫局：总申一份，货申一份，船员变更名单一份，航海健康申报书取得出口检疫许可证（下港开国内免）。
将以上证书离港时交与船长。
5、通知港调及引航站开航时间。
6、拍发船舶离港电。
外勤人员将单船记录袋交与调度，由其在船离港后及时缮制离港电，发给船东或下港代理。
8、单据整理归档。此船代理业务完成。
日照海丰国际船舶代理有限公司
