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徐州工业职业技术学院档案管理办法
第一章 总则
第一条 为了进一步加强学院的档案工作，提高档案科学管理的水平，充分发挥档案的作用，使之更好的为学院各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》等法律、法规制订本办法。
第二条 本办法所指的档案是指学院在从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动中直接形成的对学院和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的文件材料。
第三条 档案工作是办好学校的重要基础工作之一，是反映和维护学院历史真实面貌的一项重要工作。档案工作应纳入学院整体发展规划和年度工作计划，纳入学院管理制度和人员职责范围，在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作，并在人员、经费、库房、设备等方面给予保证。
第四条 档案是学校的宝贵财富，必须实行集中统一管理，确保其完整、准确、系统和安全，便于开发利用。
第二章 领导体制和机构设置
第五条 学院档案工作由一名院领导直接分管，同时接受各级档案行政管理部门的指导、监督与检查。
第六条 学院各部、处、室、工会、团委、图书馆、系等部门必须明确一名负责人分管本部门档案工作,并配备1～2名兼职档案员，负责本部门档案的收集整理和立卷归档工作。第七条 学院综合档案室是学院档案工作的职能管理部门，负责学院档案永久存放和提供利用。
第八条 对于需特殊条件保管或利用频繁且具有一定独立性的档案，可根据实际需要设立分室管理。档案分室应接受学院综合档案室的业务指导。
第九条 学院综合档案室的基本任务是：
（一）宣传和贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定，规划全院档案工作；
（二）制订学院关于档案工作的规章制度，并负责监督、指导和检查执行情况；
（三）负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计、保管全院的各类档案及有关资料；
（四）编辑档案参考资料，编制检索工具，积极开发档案信息资源；
（五）开展档案的利用工作；
（六）开展档案工作的整体化建设，逐步建立和完善档案题录数据库和全息数据库；
（七）建立健全学院档案工作网络，负责对学院各部、处、室、系等部门的兼职档案人员进行业务培训；
（八）开展档案宣传工作和档案利用者教育活动；
（九）开展档案学术研究和交流活动；
（十）完成学院领导交办的其它任务。
第三章 档案工作人员
第十条 综合档案室应配备政治素质良好、具有大专以上学历或一定专业知识的档案工作人员。
第十一条 学院各部、处、室、工会、团委、图书馆、系等部门应配备1～2名兼职档案人员，并在一定时期内保持相对稳定。
第十二条 档案工作人员必须坚持马列主义、毛泽东思想，高举邓小平理论伟大旗帜，贯彻江泽民同志“三个代表”重要思想，认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，忠于职守，勇于创新，遵守纪律，严守机密。
第十三条 档案工作人员要认真学习档案专业知识，以及现代化管理及其它自然科学、社会科学方面的知识，刻苦钻研业务，不断提高档案专业技术水平。
第十四条 专（兼）职档案工作人员属档案专业技术人员，执行国家有关档案专业技术人员职务评聘的文件精神，实行专业技术职务聘任制。
第十五条 建立档案工作检查、考核制度，明确岗位责任，对成绩突出的档案工作人员予以表彰奖励，对工作失职、造成重大损失或严重影响的，按照《中华人民共和国档案法》及其相关法律、法规追究责任。
第十六条 学校对教学、科研成果、产品规划与试制，基建工程、房地产项目、仪器设备开箱等鉴定、验收时必须通知档案管理工作人员参加，有关业务主管部门应会同档案管理人员对应归档的文件材料加以审查、签署意见。没有完整、准确、系统的文件材料的项目，不予验收，不予上报成果，不予报销购置经费。
第四章 经费、库房和设备
第十七条 综合档案室所需经费应单独立项，列入学院年度经费预算。
第十八条 各分档案室、各职能部门所需经费应列入其所属行政主管部门的经费预算。
第十九条 学院必须为综合档案室提供专用的、符合档案管理要求的档案馆舍，并实行办公室、阅档室、库房三分开，库房建筑要符合《档案馆建筑设计规范》的要求。
第二十条 档案库房应有防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防高温等设备和措施。
第二十一条 综合档案室应纳入学院自动化信息管理网络，配置复印机、计算机、服务器、扫描仪、光盘刻录机、录（摄）像机、照相机等设备以及档案管理软件，以适应档案现代化管理的需要。
第五章 档案的形成与归档
第二十二条 综合档案室根据国家档案工作的法律、法规，制订和完善学院各类档案的归档制度、实施细则。
第二十三条 学院各部门必须把文件材料的形成、积累、整理和归档纳入本部门工作计划，在布置、检查、总结、验收各项工作时，同时布置、检查、总结、验收档案工作，并将归档工作纳入教学、科研及管理人员的职责范围内，做到每项重要的教学、科研、党政管理等工作，都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。
第二十四条 学院各类档案实行文件材料形成部门归档制度。各部门兼职档案人员按照文件材料的自然形成规律进行分类、排序，完成系统整理之后交本部门主管领导审查，再交综合档案室按归档要求审查后，整理组卷，编排页号或件号，填写卷内目录，装订后向学院档案部门移交。档案部门应派人指导立卷工作。各部门应按综合档案室规定的时间和程序办理各类档案的移交手续。
第二十五条 各类档案的归档范围、归档时间、保管期限、归档手续，根据学院综合档案室有关归档制度的要求执行。
归档资料的归档时间按以下要求：
（一）学院各按年度归档的部门，须在次年五月底前归档；
（二）教学档案和能按学年度归档的部门，应在年末前归档；
（三）科研、基建等部门，须在项目完成后两个月内归档。
第二十六条 归档的文件材料要求质地优良、书绘工整、声像清晰，符合档案保管的要求。
第二十七条 学院所有档案由院综合档案室保存，不向国家档案馆移交。但在国家需要或学校部分档案列入有关国家档案馆接收范围时，应向有关国家档案馆提供其所需部分档案原件或复制件。第二十八条 学校各职能部门或个人在其从事教学、科研及管理活动中直接形成的、对学校和社会有保存价值的各种形式和载体的文件材料，必须按照规定向学院综合档案室移交归档，任何单位或个人都不得据为己有或拒绝归档。
对个人在非职务活动中形成的对学校和社会有保存价值的文件材料，档案室可通过征集、代管等形式进行管理。个人向学院综合档案室捐赠有重要保存价值的档案时，学校应予以奖励。
第二十九条 学院综合档案室应向国内外广泛征集与学校有关的各种档案和资料。第三十条 凡由学院与其他单位分工协作完成的项目，由主办单位保存一整套档案，协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应将复制件送交主办单位保存。
第六章 档案管理
第三十一条 学院综合档案室根据上级有关规定，结合本校实际情况制订学院档案实体分类方案，并对档案进行分类、编号和排列。
第三十二条 学院综合档案室应对保管期限已满的档案进行鉴定。对已失去保存价值的档案，应在征得有关部门同意，并造册报经学院档案鉴定委员会批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第三十三条 学院综合档案室应有专人负责进行下列统计工作：
（一）对档案的改进和移出、全宗和案卷数量、档案的利用等情况进行统计；
（二）按照有关规定，向所在地档案行政管理部门和上级主管部门报送档案工作基本情况统计报表。
第三十四条 档案库房的基本管理工作，应有专人负责，建立和健全有关规章制度，落实六防措施。
第三十五条 学院综合档案室应研究和改进档案保护技术。对已破损和字迹褪色的档案，应及时修复或复制。
第三十六条 学院综合档案室应对所存档案和资料的保管情况定期进行检查，遇有特殊情况，应立即向院领导报告，及时处理。
第七章 档案的利用和开放
第三十七条 学院综合档案室保存的档案，主要供本校利用。如校外有关单位或个人须查阅，应持介绍信，经学院有关部门负责人及档案室主任同意后方可查阅。如需利用的档案涉及重大问题或党和国家秘密，须经校领导批准。
第三十八条 档案室要做好档案的安全保密工作，对于要求查阅、摘录、复制涉密档案的，须经档案室主任同意；涉及未公开的技术问题须经科研主管部门负责人同意，必要时报请院领导审查批准后，按规定办理相关手续。
第三十九条 学院综合档案室应为利用者提供必要的检索工具。
第四十条 学院综合档案室应积极开展档案的编研工作。出版和公布档案，须报请院领导批准。
第四十一条 学院综合档案室应采取多种形式积极开展档案宣传工作。
第八章 考核、奖励与处罚
第四十二条 学院综合档案室应建立检查、考核和评估制度，明确岗位职责。对在档案工作中表现突出的单位和个人予以表彰和奖励。
第四十三条 对于违反《中华人民共和国档案法》的行为，应予以批评教育，对于情节严重、给工作造成损失的，应按照有关规定的程序和办法予以处罚。
第九章 附 则
第四十四条 本办法自发布之日起施行。
二00七年十月十二日
