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新形势下的档案信息化建设
党的十七大胜利闭幕以后，在档案界迅速掀起了学习贯彻十七大精神的热潮。2007年10月25日至26日，国家档案局中央档案馆和国务院信息化工作办公室在北京联合召开档案信息资源开发利用试点工作会议，会议的召开标志着档案信息资源开发利用试点工作由此全面展开，档案信息化发展进入新的阶段，国家档案局局长、中央档案馆馆长杨冬权指出，十七大报告对科学发展观做了新的全面阐述，为档案工作的发展指明了方向。北京市档案局紧跟形势，非常及时的举办了此次以“档案工作构建和谐社会”、“档案信息化建设”、“基于知识管理的档案管理”“电子文件管理”为培训内容的档案高级研修班。下面是本人通过学习的一点体会：
一、档案信息化建设的必要性
档案是国家、组织和个人在社会各项活动中形成的真实的原始记录，它的内容涵盖政治、经济、军事、历史、文化等各行各业，中央政治局候补委员、中央书记处书记、中央办公厅主任王刚同志在关于加强档案信息化建设的批示中指出：“档案信息资源的保护和开发利用，是国家电子政务建设的重要内容和基础性工作”。
档案信息化的实质是在国家档案行政管理部门的统筹组织与规划下，以馆藏档案为基础，通过一切有效的信息技术手段和途径，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务，满足信息化社会对档案信息的需求。传统的档案工作主要通过手工的方式，这种方式在一定时期内适应了我国当时的生产力发展水平，但随着计算机的发展和网络技术的成熟应用，传统的档案工作方式已不能完全满足用户的需求和社会的发展，档案信息化已经成为档案工作发展的必然趋势。档案信息化是国家信息化建设的重要内容，也是信息化社会对档案工作的要求。信息社会的建设环境下，档案的载体需求已经从传统的纸质转变为电子化载体、网络化载体、数字化载体，档案信息内容的需求更加趋向于综合化，档案信息内容的利用需要提供更加准确、高效的服务，档案信息化是符合我国档案利用需求的新形势。
二、档案信息化建设的规划
国家档案局在印发《全国档案信息化建设实施纲要》中明确提出，全国档案信息化建设的目标是：本着统筹规划、统一标准、分级建设、安全保密的原则，加快档案信息化基础设施建设，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，推动馆藏档案的数字化和数据库建设，在部分中心城市建设示范性数字档案馆，开展公众网上查询档案信息服务，加快推进档案信息化标准体系、安全保障体系和人才队伍建设。围绕这个目标，要抓好档案信息化建设，就是要实现档案工作的现代化、标准化、公开化和服务社会化。
档案工作现代化，包括档案管理设备和工作手段的现代化、档案工作程序标准化、管理思想科学化。没有标准化就没有档案的信息化，建立适合我国档案信息化建设的标准体系已是摆在我国档案信息化建设面前的一项严峻的任务。政府信息的公开是民主政治的前提和基础。档案作为政务工作的重要组成部分，政治性、政策性、技术性相对比较强，所以需要对公开工作保持高度重视，充分认识到政府信息公开的责任感和紧迫感，要确立“以公开为原则，以不公开为例外”的正确思想，坚持公正、公平、便民的原则，做到法律没有规定要保密的都要公开，涉及到国家秘密、商业秘密和个人隐私的政府信息原则上不得公开。在推进档案社会化的工作上，要采取多种方式开展档案的宣传工作，做好档案馆的各项业务工作，在保证质量的前提下丰富档案数量，做好档案征集、开放、编研工作，充分运用先进的计算机与通信技术加强档案的管理和利用工作，真正做到档案服务的社会化。
三、档案信息化建设的作用
档案服务质量的改善。加强档案信息化建设，可以保证档案信息服务的及时性、准确性、适用性、完整性和经济性。在现今信息技术高速发展的背景下，在各个对档案有需求的行业需要档案信息保持一定的时效性，与此同时，档案信息由于存储分散，搜集信息的条件、接触范围、人员素质有限，判定档案信息是否准确完整和适用于用户所需服务具有一定的难度，这就要求档案
信息具有更高的准确性。档案的信息化可以充分发挥计算机网络对信息资源综合和集成共享的优势，集中提供用户需要的档案信息查阅服务，借助于计算机的网络的高度普及，档案信息不再拘泥于服务的时间和地点，可以随时随地地为档案用户提供服务，档案信息的检索、流转、利用更加准确而高效，在档案信息服务的内容和方式上都提高到一个新的层次。
档案部门工作效率的提高。档案业务工作的实质是对馆藏档案信息的输入、处理、存储和输出。档案管理人员手工收集、整编、管理、提供单位利用，工作量比较大，需要耗费大量人力和时间。档案信息化为档案信息的录入、处理和输出以及馆室工作信息的流转提供了高效、准确的信息通道，档案管理真正可以做到自动化、实时化、网络化，数据可以做到一次录入、多次使用，促进了诸多业务环节、各个职能部门之间的沟通与合作，减少了工作中的冗余环节和决策失误，在档案收集、处理、存储和输出等管理工作的准确性和速度上较传统方式都有了很大的改善，管理人员的工作效率得到切实提高。
档案信息价值的增值。档案信息价值的大小既取决于信息主体的多寡，又受制于信息客体的范围。通过档案信息资源的整合与集中，将分散的档案信息资源通过网络联结集中到一起，避免了“信息孤岛”的出现，网络上的任一个用户都可以通过网络获取任何一个档案馆的档案信息，在档案资源的利用范围上不再受地域上的局限，简而言之，档案的信息化可以让更多的人查阅到更多的档案，从而达到档案信息价值的增值。
为提供决策支持奠定基础。对于经过整合的档案信息资源而言，充足的档案信息资源为决策和管理提供了数据基础。利用先进的信息技术，在档案信息资源中可以挖掘用户及管理者潜在需要的服务，决策及时准确，管理措施得当，要靠完整、准确的信息和高效的综合分析来保证，档案信息化在决策支持上起到非常重要的作用。
