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公文处理讲座
一、公文概述
（一）概念：公文，即公务文件。是国家机构与其它社会组织在公务活动中为行使职权、实施管理而制作的具有法定效力和规范体式的文件。
（二）特点：
1、政策性。
2、权威性。
3、时效性。国家机关行政公文一般是5年，标暂行、试行的一般是2年。
4、规范性。公文具有固定的体式，不能随心所欲，用以维护公文的权威性、准确性与有效性，是公文区别于其它文献形式的明显标志。
（三）意义：
1、领导和指导功能。
2、纵向联系功能。
3、行为规范功能。
4、横向联系功能。
5、宣传教育功能。
6、依据和凭证功能。
二、公文种类
重点讲的是《国家行政机关公文处理办法》所列的13种法定公文。
1、命令 适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。
2、决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
3、公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
4、通告 适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。“通告”公布的范围为“一定范围”、“有关方面”。一般行政机关和有一定行政指挥权的临时机构均可使用，可书面张贴。
5、通知 适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
6、通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
7、议案 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务 委员会提请审议事项（议案的制发机关只能是各级人民政府，政府的各职能部门无权制发）。
8、报告 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
9、请示 适用于向上级机关请求指示、批准。
10、批复 适用于答复下级机关的请示事项。
11、意见 适用于对重要问题提出见解和处理方法。
12、函 适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
13、会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。
三、公文要素及格式
（一）眉首
1、登记号
2、秘密等级和保密期限
3、紧急程度
4、发文机关标
5、发文字号 也就是我们常讲的文号。由发文机关代字、年份和序号组成。如：“常政办函〔2010〕1号”中的“常政办函”是机关代字，代表“常德市人民政府办公室函件”，“2010”是年份，“1”是序号。
6、红色反线
7、签发人 上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。
（二）主体
1、公文标题 公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。
2、主送机关 法规类公文、会议纪要等，不标主送机关。
3、公文正文 主送机关名称下l行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回 行。正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字。现在有的单位文件正文中还用了楷体字。常德市政府现在所发文件正文的字体一律为仿宋字。一般每面排22行，每行排28个字，根据版面需要也可适当调整。正文的结构层次，用“
一、”、“
（一）”、“1.”、“（1）”等表示。
4、附件
5、成文日期 成文日期一般以签发日期为准，联合行文的，以最后一个单位签发日期为准，但干部任免文件的成文日期以研究干部任免的日期为准。
6、公文生效标识 当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决，以防伪造公文。会议纪要不盖公章。
7、附注
（三）版记
1、主题词 主题词标引一般由类别词、类属词和文种三部分组成，除类别词以外最多不超过5个主题词。千万不可错误地认为主题词就是标题的缩写。标引顺序是先标类别词，再标类属词。
举例：根据《国务院公文主题词表》给《常德市人民政府关于将桃花源机场扩建工程纳入省“十一五”规划的请示》标引主题词。符合条件的主题词有：交通、机场、建设、工程、规划、常德、请示。最后确定下来的主题词就是：交通、机场、建设、常德、请示。主题词应当标引主题词表中的词，如果主题词表中没有但对文件来说又非常核心的词，不得不使用时，在这个词后以“△”注明，这个词叫“自由词”。明传电报、会议纪要不标主题词。
2、抄送机关
公文如有抄送机关，在主题词下（有主送机关的，在主送机关下）l行，左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号。抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐。在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。
3、印发机关和印发日期
4、版记中的反线
5、版记的位置 版记应置于公文最后一面(偶数页面)，版记的最后一个要素置于最后一 行。
四、公文处理基本程序 公文处理三个原则
一是及时。二是准确。三是安全。(一)收文处理
主要是处理上级下发的文件和下级报上来的请示件。主要程序为： 签收→ 登记→ 审核→ 拟办→ 批办→ 承办→ 催办→ 清退或归卷。(二)发文办理
1、草拟。
2、审核。
3、签发。多位领导审签的，要按职务高低从下至上的顺序。
4、编号。
5、复核。
6、缮印。
7、用印。
8、登记。
9、分发。(三)行文规则
１、关于越级行文 ２、关于部门行文 ３、关于联合行文
五、公文写作的要求
(一)公文标题
1、公文标题有三个要素：发文机关+事由+文种。
2、公文标题中除法规、规定名称加书名号外，一般不用标点符号。标题中间需要停顿的，可采用空格或换行方式处理。
3、公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容。(二)正文格式
1、原由或依据；基本情况、可行性，必要性，要站在全局的高度和上级机关的位置来考虑依据和原由。
2、请求或要求事项；
3、结尾(文种专用语或希望、号召类)。
公文的正文部分根据不同的文种各有区别。下面讲几种常用文种的写法：
（1）关于做好××工作的通知（意见/实施意见）
为了××，根据××，经（市人民政府）研究，现就（做好××工作的）有关事项通知如下（特提出以下实施意见）：（2）关于召开××会议的通知
经研究，定于×月×日×午××（具体时间）在××（地点）召开××会议，会期×天。会议的主题是：××。参加会议人员：××（出席会议人员：××。列席会议人员：××。邀请××参会。）。请市城区外与会人员×月×日×午××前到××报到。××各派1名记者参会。参会人员不准缺席，确有特殊情况不能到会的，须向市政府秘书长请假。请各单位于×月×日×午××前将参会人员名单（姓名、性别、工作单位及职务）报送××（联系电话：××，传真：××，电子邮箱：××）。（3）关于召开××电视电话会议的通知
经研究，定于×月×日×午××（具体时间）召开××电视电话会议。现将有关事项通知如下：
一、会议内容
××。
二、会议地点
主会场设在市政府电视电话会议室（市政府1办公楼6楼605会议室）；县市区分会场设在各县市区政府电视电话会议室。
三、参加会议人员
（一）主会场：市政府领导；××（有关部门）；邀请××等单位1名负责人参加会议。
（二）县市区分会场：各县市区政府分管××工作的副县市区长，其他与会人员比照主会场确定。
请各县市区政府做好参加会议的组织准备工作，与会人员提前10分钟入场完毕。
联系电话：×××。（4）关于表彰××先进单位和先进个人（荣获国家“××”等称号企业）的通报
××工作在××的高度重视和有关部门的共同努力下，按照统一部署和要求，精心策划，认真组织，取得了圆满成功，涌现出了一批先进典型。为鼓励先进，推动（促进）工作（为总结经验，发扬成绩/根据考核结果），经研究，决定对××等×家先进单位和××等×名先进个人予以通报表彰（决定授予××等×家单位××先进单位称号，并予以通报表彰）。
希望受表彰的先进单位和个人发扬成绩，再接再厉（进一步发扬成绩，为加快我市××进程再立新功/再创佳绩）。全市各级各单位要积极向先进典型学习（以先进为榜样），进一步开拓进取（落实责任，强化措施），为全市经济和社会发展作出更大的贡献（结合自身实际，加大工作力度，努力开创××工作新局面/进一步落实工作职责，确保我市××工作的顺利完成）。
（5）关于成立（调整）××领导小组的通知
为切实（进一步）做好××工作（根据××文件精神/根据工作需要/因工作需要），经（市人民政府）研究，决定成立××领导小组（决定将原××工作领导小组调整为××工作领导小组）。组成人员如下：
领导小组职务：姓名 实际职务
领导小组办公室设××局，××兼任办公室主任。
今后，以上领导小组成员如有变动，由相应的人员自然递补。确需行文的，由领导小组行文，报市政府办公室备案，市政府办公室不再行文。（6）关于印发《××》的通知
《××》已经市人民政府同意，现印发给你们（现将《××》印发给你们），请遵照执行（请认真贯彻执行/请认真组织实施/供内部阅知）。（市人民政府办公室××年×月×日印发的《××》同时废止。）（7）关于××的请示
省人民政府（国家财政部/上级领导机关）：
××。
专此请示，恳请批示。（8）关于××的函
省财政厅（益阳市人民政府）：
××。
专此致函，恳请支持。（9）关于同意××的批复
××局：
你局报送的《××》（文号）收悉，经（市人民政府）研究，（原则）同意××，你局要××（现批复如下：）。(三)文字写作
文字的撰写主要是四句话：
1、符合政策法令。
2、运用直笔表达。
3、结构严谨自然。公文的正文结构，一般分开头、主体与结尾三部分。
4、语气分寸得当。（1）庄重。要语言端庄，格调郑重严肃。（2）准确。举例：当天，市领导还走访了唐天标和邵华之子、军事科学院战争理论和战略研究部副部长毛新宇。修改： 当天，市领导还走访了唐天标以及邵华之子、军事科学院战争理论和战略研究部副部长毛新宇。（3）朴实。用语平实自然，明白通畅，通俗易懂。（4）精炼。简明扼要，精当不繁，每一字句都有实实在在的意思。举例：按照党中央、国务院，省委、省政府，市委、市政府和国家司法部、省司法厅关于促进经济平稳较快发展的一系列决策部署„„修改：按照中央、省、市关于促进经济平稳较快发展的一系列决策部署„„（5）规范。
5、其它应注意事项
(1)人名、地名、数字、引文准确。(2)结构层次序数，第一层为“一”、第二层为“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。(3)应当使用国家法定计量单位，如吨、公斤、米等。(4)文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。
(5)公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略词、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其余数字应当使用阿拉伯数字。
