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《文书档案管理学》教学辅导材料
辅导教师
冯跃贞
文书学是中央广播电视大学文秘专业开设的一门必修的专业课，也是临近专业如行政管理、中文等专业基础课。电大开设此课的目的是通过系统传授文书学的基础知识、基本理论和训练基本技能，培养较为熟练地从事文书管理工作的实用型人才。
本教材除导言外，共安排了十章三十节。
导 言
导言中共讲了七个问题，其中重点是学科特点，即教材中讲的文书学的‚四性‛：很强的政治性、严密的科学性、操作的技术性和现实的效用性。
第一章 文书和文书学
第一节
文书
重点：
一、文书的概念。理解这一概念应把握四点（见《学习指导书》P2）。
二、文书的五大作用。
难点：严格区分文书、公文和文件这三个概念。
第二节 公务文书
重点：
一、掌握几个重要概念：通用公文、事务文书、专用公文、行文关系、行文方向、行文方式、行文规则、公文格式、草稿、定稿、正本、副本等。
二、公务文书的特点。
三、公务文书的行文制度。
四、公务文书的格式。
难点：
一、行文规则。
二、几组类似概念如文号和份号、１ 抄报机关和抄送机关等的区别。
第三节 文书学
重点：
一、文书学的概念。
二、研究文书学的意义。
第二章 文书工作的性质、任务、作用和原则
第一节
文书工作的性质
重点：深刻理解文书工作六个方面的性质。
第二节 文书工作的任务
重点：文书工作的具体任务。此问题不仅是本节的重点，也是整本教材的重点。具体包括：
一、发文处理;
二、收文处理；
三、文书的管理；
四、文书的利用；
五、文书的立卷和归档。
第三节 文书工作的作用
重点：充分了解、掌握文书的四个方面的作用，即信息作用、纽带作用、服务作用、助手作用。
第四节 文书工作的原则
重点：全面深刻地理解文书工作的准确、及时、安全和简便的原则。
第三章 文书工作的组织
第一节
文书工作的组织形式
重点：
一、了解我国目前文书工作组织形式的类别；
二、文书工作组织形式选择的依据。
第二节 文书工作的机构设置和领导关系
２ 重点：
一、文书工作机构设置的条件和现状；
二、文书工作的领导关系。
第三节 文书工作的责任制度
主要内容：
一、文书工作岗位责任制；
二、文书工作目标管理制度。
第四章 文书工作者的素养
第一节
政治思想素养
重点：文书工作者必须具备的基本政治素养包括三个方面：
一、较高的政治觉悟；
二、较高的政策水平；
三、较强的法制观念。
第二节 职业道德素养
重点：文书工作者应遵循的道德准则主要包括三个方面：
一、热爱本职工作、忠于职守；
二、埋头苦干、严谨精细；
三、遵守纪律、严守秘密。
第三节 业务工作素养
重点：文书工作者的业务素养包括专业基础知识和业务技能。
第五章 收文处理程序
第一节
收文处理程序
（一）这一节主要讲了两个问题：
一、收文处理总程序（包括收进阶段和阅办阶段）；
二、收进阶段的六个具体环节。
重点：
一、几个重要概念：签收、拆封、登记、翻印、３ 分发、传阅；
二、几个重要问题：第一、签收的范围；第二、拆封的要求；第三、登记的作用、项目和要求；第四、翻印的审批和要求；第五、分发的原则；第六、传阅的方法。
第二节 收文处理程序
（二）本节主要讲述阅办阶段的各个具体环节。
重点：
一、拟办的作用和范围；
二、批办意见的内容；
三、催办的作用和方式；
四、办复的形式；
五、注办的内容。
难点：
一、为什么说‚批办使收文处理开始进入实质性阶段‛？
二、承办的性质。
第六章 发文处理程序
这一章的内容包括制文和制发两个阶段。
第一节 发文处理程序
（一）这一节主要讲述制文阶段各个文书处理环节。
重点：
一、重要概念：拟稿、拟定主题词、会签、核稿、呈批、签发、注发。
二、重要问题：第一、拟稿的基本要求；第二、主题词的主要特点；第三、会签的原则；第四、核稿的任务；第五、签发的要求；第六、注发的任务。
难点：
一、如何拟定主题词；
二、怎样才能核好文稿；
三、注发和注办的区别。
第二节 发文处理程序
（二）这节主要讲述制发阶段的各个环节。
重点：
一、重要概念：发文字号和编发文字号、登记、校对、４ 用印、封发等；
二、重要问题：第一、编发文字号的要求；第二、打字的要求；第三、校对的原则；第四、缮印的要求；第五、用印的要求；第六、封发的任务；第七、传递的形式。
难点：
一、怎样才能使校对不出错；
二、打印、缮印和用印的联系和区别。
第七章 文书的管理和利用
第一节
文书的管理
重点：
一、文书管理的概念；
二、文书管理的基本任务；
三、文书管理的作用；
四、文书管理的原则；
五、几种主要管理制度。
第二节 文书的清退与销毁
重点：
一、文书清退和销毁的范围；
二、销毁的具体要求。
第三节 文书的利用
主要内容：文书利用的概念、种类、原则、方法、意义和要求。
第八章 专用文书管理
第一节
信访文书管理
重点：
一、信访文书的特点：广泛性、不可预测性和解决问题的急切性；
二、信访文书处理的原则，即教材上讲的四大原则。
第二节 人事文书管理
重点：
一、人事文书的分类方法；
二、人事文书的作用。
第三节 会计文书管理
重点：
一、会计文书的三大作用；
二、如何加强会计管理工
５ 作。
第四节 信印证件管理
重点：
一、介绍信的使用和管理；
二、印章的规格与制发。
第九章 文书的立卷
这章是本教材的重点章，操作性和技术性都很强，也是本教材的难点。
第一节 文书立卷的概念、意义
重点：文书立卷的重要意义。
第二节 文书立卷的原则和要求
重点：文书立卷的六大原则。
难点：如何‚灵活运用‘六个特征’立卷‛？
第三节 文书立卷的准备和方法步骤
重点：
一、重要概念：平时归卷、年终归卷、立卷类目、组合案卷（组卷）、编号定卷。
二、重要问题：第一、平时归卷的方法；第二、立卷类目的构成；第三、收集材料的方法；第四、整理材料的方法；第五、怎样做如组卷时的调整工作；第六、如何拟制案卷标题；第七、怎样对案卷进行编号；第八、装订的方法步骤；第九、如何填写案卷封面；第十、案卷移交目录的编制方法。
难点：
一、组卷；
二、拟制案卷标题。
第十章 文书工作的规范化、制度化、科学化和自动化
６ 第一节 文书工作‚四化‛的含义、内容和要求
重点：
一、重要概念：文书工作规范化、文书工作制度化、文书工作科学化、文书工作现代化。
二、重要问题：与上述四个重要概念相对应，分别弄清他们所包括的重要内容。
第二节 实现文书工作‚四化‛的迫切性和重要性
重点：
一、文书工作‚四化‛的迫切性；
二、文书工作‚四化‛的重要性，即教材中讲的‚四个有利于‛。
第三节 文书工作自动化的主要工具简介
重点：利用电子计算机处理文书工作的优点。
2003年6月8日
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