01513文书与档案管理—辅导材料由刀豆文库小编整理，希望给你工作、学习、生活带来方便，猜你可能喜欢“文书与档案管理实训”。
文秘与办公自动化（专科）专业 《文书与档案管理》教学辅导材料
（2011年10月）
考试题型及分值分配：
一、单项选择题（本大题共15小题，每小题1分，共15分）
二、多项选择题（本大题共5小题，每小题2分，共10分）
三、名词解释（本大题共5小题，每小题3分，共15分）
四、简答题（本大题共5小题，每小题6分，共30分）
五、论述题（本大题共2小题，每小题10分，共20分）
六、案例分析（本大题共1小题，共10分）
第一章 概述
一、单项选择题
1．“文书”一词最早出现在（A）
A．汉代 B．唐代 C．宋代 D．明代（P2）2．文书的本质属性是现实（A）
A．执行性 B．政治性 C．机密性 D．信息性（P7）3．下列选项不是档案特点的是（C）
A．系统性 B．选择性 C．法定性 D．保存性（P9）4．我国档案室类型复杂，一般主要有（C）A．五种 B．六种 C．七种 D．八种（P16）5．属于指挥性公文的是（D）
A．通告 B．报告 C．请示 D．指示（P25）
二、多项选择题 略
三、名词解释
6．文书：是指行为主体在社会活动中，为了一定的目的而形成并使用的具有应用性的和特定格式的文字材料。（P2）
7．公文：是指党政机关、企事业单位、群众团体这些法定的机关与组织为了一定的目的，在社会活动中处理公务而形成并使用的具有特定格式的应用性的文字材料。（P4）
8．档案：是指机关、组织和个人在社会活动中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的，1
作为凭证的文字、图像、声音等的文书和信息材料。（P6）
四、简答题 9．档案的性质。（1）原始记录性；（2）利用的价值性；（3）科学文化性。（P8）
五、论述题 10．文书的作用。（1）领导指导作用；（2）行为规范作用；（3）公务联系和知照作用；（4）凭据记载作用；
（5）传递信息和宣传教育作用。（P9）
六、案例分析 略
第二章 文书的种类
一、单项选择题
11．会议纪要用于记载会议议定事项和主要精神，因而具有（C）A．依据性 B．多样性 C．备考性 D．原始性（P51）12．关于经济活动分析报告特点的表述正确的（C）
A．重在总结 B．重在调查 C．时间性强 D．时间性弱（P64）
二、多项选择题
13．属于科技文书类的选项是（ABCD）
A．专利申请书 B．项目申请书 C．发明申报书 D．权利要求书 E．仲裁申请书（P23）
14．文书从其制发机关和作用来分可分为（ABCDE）A．法规文书 B．党内文书 C．行政文书 D．群体文书 E．个人文书（P24）15．文书从行文关系上分可分为（ABC）A．上行文 B．下行文 C．平行文 D．内行文 E．外行文（P24）
三、名词解释
16．人事文书：是指各级机关在人事管理工作中形成的，反映个人自然情况、社会经历和思想品德、业务工作情况等各种材料的总称。（P66）
17．会计文书：是指机关单位在经济活动和财务收支过程中，进行会计核算所形成的各种材料的总称。（P67）
18．信访文书：是指处理人民群众来信和来访过程中形成的文书。（P67）
四、简答题
19．公告与通告的区别。（1）发布性质不同；（2）发布机关级别不同；（3）告知事项范围不同。（P33）20．通报的类型。（1）情况通报；（2）表彰性通报；（3）批评性通报。（P35）21．总结的特点。（1）指导性；（2）真实性；（3）专门性。（P59）
五、论述题 略
六、案例分析
22.宋主任在××集团下属的××酒店办公室工作的历史悠久，工作经验十分丰富。但他文化水平一般，没有经过正规的秘书专业培训。这一天，宋主任接到酒店张经理的一项指示：要他就本酒店与××贸易公司人事纠纷一事的处理向集团公司写一份“请示报告”。宋主任回头把这项任务交给秘书小李。小李刚从大学秘书专业毕业，她清楚地知道“请示”和“报告”是两种不同的文种。根据领导交代的内容事项，她判定应用“请示”。文稿写好后，交给了宋主任。主任一看标题，随手就在“请示”的后面加上“报告”两字，并且对小李说：“我们现在既是‘反映情况’，又是‘请求批准’”，所以要用‘请示报告’”小李刚进公司，主任又是自己的直接顶头上司，当时也就不便加以解释。不过她觉得要把课堂上学的真正用于实践中真是不容易„„
（结合请示与报告区别的相关知识分析。要有必要的理论知识阐述，结合案例分析，并谈谈案例带来的启迪）（P43）
第三章 文书的体式与稿本
一、单项选择题
23．公文份数序号如需标识应当顶格标识在版心（A）
A．左上角第一行 B．右上角第一行 C．左上角第二行 D．右上角第二行（P80）24．下列发文字号的示例正确的是（C）A．国发2号 B．国发（2011）2号 C．国发〔2011〕2号 D．国发2011年2号（P80）25．公文如需标识紧急程度，要用（D）
A．2号宋体字 B．2号黑体字 C．3号宋体字 D．3号黑体字（P8）26．下列关于保密期限的示例正确的是（A）
A．机密★6个月 B．6个月★机密 C．机密●6个月 D．6个月●机密（P81）27．公文如有附注应当用（B）
A．3号宋体字 B．3号仿宋体字 C．4号宋体字 D．4号仿宋体字（P88）28．除类别词外，一份文件的主题词最多不超过（A）A．5个 B．6个 C．7个 D．8个（P89）
二、多项选择题
29．属于公文主体部分的选项是（BD）A．发文字号 B．主送机关 C．紧急程度 D．抄送机关 E．成文日期（P83）30．主题词的特点是（AC）A．单义性 B．关联性 C．规范性 D．确指性 E．简洁性（P89）31．文稿的种类主要有（AB）A．草稿 B．定稿 C．正本 D．副本 E．存本（P91）
三、名词解释 略
四、简答题 略
五、论述题 略
六、案例分析 略
第四章 文书的形成一、单项选择题
32．文书形成必须遵循的规律是（C）
A．方便阅读、方便处理 B．注重审美、讲求实用 C．约定俗成、保证通行 D．科学继承、勇于创新（P99）33．文书形成的必然趋势是（C）
A．应用性 B．真实性 C．时代性 D．受命性（P100）34．属于简缩型凝合性缩略语的选项是（C）
A．三个面向 B．四有新人 C．抗洪抢险 D．教科文卫（P121）35．属于统括性缩略语选项的是（C）
A．老少边穷地区 B．中共中央 C．四项基本原则 D．十届人大（P121）36．“四化”属于（C）
A．凝合性缩略语 B．固有性缩略语 C．统括性缩略语 D．创新性缩略语（P121）
二、多项选择题
37．文书形成的思想准备包括（ABCE）
A．思想道德修养 B．明达事理，明辨是非 C．明确意图，把握主题 D．个人价值观念 E．较高的政策水平（P102）
38．写作公文前必须事先准备材料，材料的来源包括（BC）A．历史材料 B．文件材料 C．实际材料 D．档案材料 E．比较材料（P103）39．文书修改的主要范围主要包括（ABCDE）A．深化主题 B．审查内容 C．调整结构 D．修正语句 E．修正标点（P106）40．叙述的方法有（ABCDE）A．概叙 B．顺叙 C．插叙 D．引叙 E．倒叙（P123）41．立论常用的方法有（ABCD）A．例证法 B．引证法 C．因果法 D．对比法 E．释义法（P127）
42．说明的方法有（ABDE）
A．定义说明 B．分类说明 C．比方说明 D．举例说明 E．引用说明（P130）
三、简答题
43．文书选材的标准。（1）真实；（2）新颖；（3）典型；（4）系统；（5）切旨。（P115）44．文书结构的任务。（1）总文理；（2）统首尾；（3）相衔接；（4）巧定夺；（P117）
45．文书语言表达的修辞要求。（1）表达的明确性；（2）表达的简洁性；（3）表达的平易性；（4）表达的文明性；（5）表达的程式性。（P118）
四、论述题
46．文书形成的基本原理。（1）客观反映与实用性原理；（2）美观与方便处理原理；
（3）约定俗成与时代性原理。（P96）47．文书主题表达过程应达到的要求。（1）主题要集中；（2）主题要清晰明确；（3）主题要前后一致；
（4）主题露而不藏。（P113）
五、论述题 略
六、案例分析 略
第五章 文书的处理
一、单项选择题
48．下列关于请示的行文规则表述不正确的是（C）A．只写一个主送机关 B．不得抄送下级机关
C．可以夹带报告事项 D．不能直送领导个人（P139）49．起草公文时，结构层次序数的第二层应当表述为（A）A．㈠ B．⑴ C．⒈ D．①（P143）50．收文办理的第一道程序是（C）
A．登记 B．分发 C．签收 D．批办（P148）51．收文办理中具体体现行使领导职权的环节是（B）A．拟办 B．批办 C．承办 D．注办（P152）
二、多项选择题
三、名词解释
52．交拟：是指机关单位的领导或文秘部门的负责人向拟稿人交代撰拟任务的过程。（P143）53．审核：是指文稿在送交机关领导签发之前，对文稿的内容、体式等进行全面的检查审定。（P143）
54.分发：是指对印制完毕、需要发出的文件按发放范围进行分装和发送的环节。（P147）
四、简答题
55．上行文的行文方式。（1）逐级上行文；（2）多级上行文；（3）越级上行文。（P135）56．文书处理程序的特点。（1）确定性；（2）连续性；（3）规范性。（P141）57．发文复核的内容。
（1）审批签发手续是否完备；（2）附件材料是否齐全；（3）格式是否统一规范。（P145）58．收文登记的形式。（1）簿册式登记；（2）联单式登记；（3）卡片式登记。（P148）59．拟办的特点。（1）参考性；（2）差异性；（3）概括性。（P151）
五、论述题 略
六、案例分析 略
第六章 文书的整理与归档
一、单项选择题
60．文书归档编制移交目录至少（A）
A．一式两份 B．一式三份 C．一式四份 D．一式五份（P174）
二、多项选择题
三、名词解释
61．分类方案类目：是指在一年的实际文书没有形成之前，事先根据机关工作活动的规律，在研究机关的工作性质、职权范围、内部组织机构及分工情况的基础上，预测下年度可能形成的文书，按照文书整理的原则，拟制出来的归档文书的类别和条目。（P165）
62．初步整理：是指机关的文书部门把机关一年内在工作中逐步形成的应当归档的文书整理工作放在平时有计划地进行。（P168）
四、简答题
五、论述题
63．文书整理归档以“件”取代“卷”的优点。（1）以客观标准取代主观标准；（2）更加符合文书整理的基本原则；（3）文书整理更简便易行和具有确定性；
（4）有利于整理手段的现代化。（P160）64．文书整理归档的基本原则。（1）遵循文件形成的客观规律；（2）保持文件之间的有机联系；（3）区分文书的不同价值；（4）便于保管和查找利用。（P163）
六、案例分析
65.秘书小李平时非常注意资料和文件的收集保存，凡是工作活动中接触到的各种资料和文件都会收集起来，存放在抽屉里。日积月累，文件、广告、宣传材料、参考书等已经填满了小李好几个抽屉。一天，行政经理找到小李要查阅一份市场调查报告，小李望着几个抽屉的资料和文件真有些不知所措，急得满头大汗，翻来翻去却怎么也找不到行政经理要的那份报告。
（要结合文书整理与归档的相关知识来分析。要有必要的理论知识阐述，如文书整理归档的意义或平时文书的整理等，要结合案例来分析，并谈谈案例带来的启迪）（P158-174）
第七章 档案的收集与鉴定
一、单项选择题
66．省级以上机关将永久保存的档案在本机关保存（C）
A．10年左右 B．15年左右 C．20年左右 D．25年左右（P184）67．档案保管期限表的最基本项目是（B）
A．序号和保管期限 B．条款和保管期限 C．附注和保管期限 D．说明和保管期限（P188）68．根据国家档案局的相关规定，文书档案的保管期限短期为（C）A．10年以下 B．20年以下 C．15年以下 D．25年以下（P188）
二、多项选择题
69．档案平时收集的内容包括（ABC）A．零散文件 B．账外文件 C．专门文件 D．特殊文件 E．重要文件（P182）
三、名词解释 略
四、简答题 略
五、论述题 略
六、案例分析 略
第八章 档案的整理与保管
一、单项选择题
70．全宗编号必须具有（B）
A．综合性 B．唯一性 C．确指性 D．兼容性（P203）71．某一文件的档号为2-5-10-16，其中案盒号是（C）A．2 B．5 C．10 D．16（P205）
72．某一文件的档号为1-3-12-18，其中件号是（D）A．1 B．3 C．12 D．18（P205）73．案盒目录应（B）
A．一式两份 B．一式三份 C．一式四份 D．一式五份（P205）74．某一文件的档号为3-6-11-15，其中案盒目录号是（B）A．3 B．6 C．11 D．15（P205）75．档案库房的适宜温度应在（B）
A．5℃至10℃之间 B．14℃至20℃之间 C．5℃至15℃之间 D．11℃至20℃之间（P208）
二、名词解释
76．档案整理：是指按照一定的原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。（P197）
三、案例分析
77.××文具公司在成立之初，创始人就想到了对公司财务、管理等方面的文件档案进行收集整理，并让秘书负责保管备用。但是由于公司占地面积不大，资金流转也有些紧张，所以不能提供设备齐全的档案室。总经理秘书建议，可以暂时把档案设置在办公楼地下室靠里面的一个房间里，等以后有地方了再搬出来。那个房间很偏，但是很安静，一般不会有人进去，利于档案的保密，另外，光线很不好，没有日照。秘书认为，阳光太充足的话会使所藏的纸质档案变脆，所以没有阳光反倒是件好事。于是，那间屋子就成了暂时的档案存放地。半年之后，问题产生了，由于档案室位置偏僻，很少有人打扫，加上阴暗潮湿，很多档案都开始发潮，拿出来的档案字迹都有些模糊，还有些生了虫子，严重影响了利用。要点：
（要结合档案库房管理的相关知识来分析。要有必要的理论知识阐述，如档案保管的重要性、物质条件等，要结合案例来分析，并谈谈案例带来的启迪）（P208）
四、简答题 略
五、论述题 略
六、案例分析 略
第九章 档案的检索
一、单项选择题
78．档案著录中，置于第一责任者之前的标识符号是（C）A．﹡ B．＋ C．∕ D．－（P214）
79．档案著录中，置于并列题名之前的标识符号是（C）A．︱ B．︰ C．＝ D．‖（P214）
80．在档案著录过程中，对档案的内容进行分析和选择并赋予其规范化的检索标识的过程是指（A）
A．档案标引 B．档案分类 C．档案鉴定 D．档案利用（P218）81．集中、系统地揭示某一专题档案内容和成分的检索工具是（B）A．主题目录 B．专题目录 C．文号索引 D．分类目录（P228）82．将文件或案卷的主题词按字顺排列而形成的一种检索工具是（C）A．分类目录 B．文号索引 C．主题目录 D．全宗指南（P228）83．全宗指南属于（C）
A．叙述性检索工具 B．说明性检索工具 C．介绍性检索工具 D．议论性检索工具（P230）
二、多项选择题
84．计算机检索软件系统应具有的特点是（ABCD）A．先进性 B．标准性 C．完备性 D．简易性 E．超前性（P232）
三、名词解释
85．档案标引：是指在档案著录过程中，对档案的内容进行分析和选择，并赋予其规范化的检索标识的过程。（P218）
四、简答题
86．建立档案检索体系的要求。（1）要科学、合理；
（2）要立足于提高检索效率；
（3）要规范、标准。（P225）87．分类目录的编制步骤。（1）填卡；（2）排列；
（3）设置指引卡。（P227）
五、论述题 略
六、案例分析 略
第十章 档案的提供利用
一、单项选择题
88．按基本性质分，档案用户可分为（C）
A．主要用户和次要用户 B．长期用户和临时用户
C．团体用户和个人用户 D．潜在用户和显性用户（P238）89．下列选项属于档案电子服务方式的是（D）
A．外借服务 B．咨询服务 C．复制服务 D．网络服务（P241）
二、多项选择题
90．按与档案部门的关系分，档案用户可分为（ACD）A．主要用户 B．团体用户 C．次要用户 D．潜在用户 E．个人用户（P238）
三、名词解释
91．大事记：是一种以时为经，以事为纬，简明地记载和反映一定范围内各种重要史实的资料书和工具书。（P244）
四、简答题 略
五、论述题 略
六、案例分析 略
第十一章 专门档案的管理与利用
一、单项选择题
92．属于会计档案账簿类的是（D）
A．原始凭证 B．汇总凭证 C．年度财务报告 D．固定资产卡片（P256）93．在我国一般磁带的保存期为（C）
A．5～10年 B．5～15年 C．10～20年 D．15～20年（P264）94．磁性载体档案如装入有磁屏蔽的容器中，应距容器外壁至少（D）
A．30cm B．48cm C．55cm D．76cm（P264）
二、多项选择题 略
三、名词解释
95．声像档案：是指在社会活动中产生的具有保存利用价值，以声音、图像为记录手段的各种载体形式的原始记录。（P257）
四、简答题 略
五、论述题
96．声像档案的作用。（1）历史凭证作用；（2）科学研究作用；（3）广泛交流作用；（4）宣传教育作用。（P258）
六、案例分析 略
第十二章 电子档案
一、单项选择题
97．用文字处理技术形成的电子文件是（B）
A．数据文件 B．文本文件 C．图像文件 D．图形文件（P267）
98．用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制作的电子文件是（D）A．声音文件 B．多媒体文件 C．图像文件 D．影像文件（P268）
二、多项选择题 略
三、名词解释 略
四、简答题
99．电子档案的利用特点。（1）电子档案利用的快捷性；（2）电子档案利用空间的广阔性；（3）电子档案利用的高效性；（4）良好的复用性；
（5）外借利用的限制性。（P278）
五、论述题 略
六、案例分析 略
