公文写作知识讲稿(504)由刀豆文库小编整理，希望给你工作、学习、生活带来方便，猜你可能喜欢“公文写作基本知识讲稿”。
公 文 写 作
十分高兴能有机会，与同志们一起讨论有关公文写作方面的问题。我今天主要讲一下公文写作的基本要领，同时，也介绍一下承办会务工作方面的要求。
一、关于公文拟写工作要求。
（一）关于标题。这是我们写文件首先要明确的内容。一般要求，要在标题中明确表明文件的中心思想，也就是文件的主旨句。单位行文是有指向的、有目的的，文件所要表达的内容是要让受文单位的领导知晓或决策的。好的标题可以大大提高阅文的效率。因为现在文件多，领导在看文件时，首先是要浏览文件，很看重文件的标题。所以在拟文时就要在文件标题中把文件的中心思想尽可能表达出来，让领导一看就知道你想说什么。一些部门的拟文处室对标题的重要性认识不足，下的功夫也不多，可能会直接影响行文的目的和效果。原因在于行文目的不明确。行文目的不明确实际上就是对领导安排行文的意图领会不够，对行文主旨、行文所要解决的问题认识不清楚。也就是我们常说的行文必要性问题。因此，要重视文件标题，在拟文件时，首先要文件标题准确在提炼出来。从结构上看，文件标题应表述为“发文单位＋事由＋文种”。
标题中关于的使用。
（二）关于致送单位。一般分为两种：主送机关。指公文的主要受理机关，最后一个主送机关名称后标全角冒号。还有抄送单位，指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应使用全称或者规范化简称、统称。抄送机关在主题词下1行，后标全角冒号；抄送机关依上级机关、平行机关、下级机关次序排列，抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐，最后一个抄送机关后标句号。还有一种情况，会议纪要的致送单位，只用“印发”，要把所有的致送单位依次全部列出。如省政府领导召开的专题会议纪要，一般印发“省长、副省长、秘书长、省长助理，致送单位是根据文件的内容和文种确定的。在这里讲致送单位，是因为在核稿过程中，经常发现主送单位、抄送单位不合适的情况。常见的问题是：
1、请示和函多头致送。“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。
2、非周知性文件以普发件发出。
3、向无关单位抄送文件，特别是涉密文件抄送范围过大。
4、向上级机关领导个人报送请示、报告、意见。一般要求，除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。这里要明确，如国务院领导批示某某省长办理的有关事项，可以直接报送领导个人。中央领导同志给省委、省政府领导的批示办理情况，现在也是以省政府文件形式报国务院，在行文时要清楚地说明，何时、哪位领导，在什么文件上作的批示。
●对于业务单位，这种情况更多一些，一个处室经常向主管领导或主要领导报告工作，可以用正式报告、正式请示，也可以使用“意见”这个文种，提出相关工作建议等。这里，我只是建议在报送的文件里，如果主要是反映工作情况，使用“报告”就可以。如果是就某项工作提出了具体措施、解决办法，或者几种备选方案，请领导定夺，那么就应该使用“请示”；如果是对某项工作提出了一些供领导参考的意见、建议、想法，使用“意见”则比较妥当。在平时工作中，省政府领导指示、批示要求有关市州或部门及时报送相关工作情况的，市州党政领导、部门主要负责同志也常常给省政府领导报送相关情况汇报。这类情况直接报送的效果可能更快更好一些。
5、不按规定双向、多向行文。一份文件即上报、又下发。严格地讲，这种情况是允许的，但要控制。一个部门、业务单位在根据上级机关的要求，给下属单位安排某项具体工作时下发的文件，同时抄送上级部门、单位，也是为了让上级部门、单位本单位的相关工作安排部署情况，可以抄送，但要看此项工作本身的重要程度。如果上级单位有明确要求，就抄送；如果没有，可以不抄。当然也可以工作信息的形式反映工作情况。
还有一种情况，致送单位不合适。主要表现在抄送范围要么太大，把文件发给了不相关的单位；要么遗漏了相关单位，在落实工作时，出现相关单位不知情、不配合的情况。还有一种情况是：把向上级机关的请示，抄送给了主送单位以外的其他单位。
要严格按照《处理办法》规定，“受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。”拟写主送单位的基本要求是准确、规范、有序。
所谓准确，主要指上行文和请求批准事项的平行文，主送机关一定是具有该公文受理权限的机关和主管职能部门，特别是部门职能交叉的事项，一定要搞清主办和商办单位。
所谓规范，即正式公文主送机关应用机关单位全称，或规范的简称，如中央机关名称之首有的是中华人民共和国×××部，有的是中华×××会，有的是国家×××局，有的是中国×××协会，还有的是全国×××中心。因此，拟写公文抬头不能想当然，一定要弄清。一些机关单位可以用简称，但简称不能任意简化，机关事业单位原则上应以机构编制机关制定的规范化简称为准，企业、社会团体应使用约定俗成的习惯简称。如国家发展和改革委员会，简称国家发展改革委，国家电力监督委员会一般简称为国家电监委。但国家电网公司、中国国电集团公司的名称已经很简要了，不必再简称，如果再作简称，就可能产生岐义。
所谓有序，主要是下行文，向所属机关单位发文应有顺序，一般情况，按照党政军群的顺序排列主送单位。双重领导的单位向上级机关行文如系请示件，原则上只抬头主送一家；确需两家同时报送时应把主要受理单位放在前面。两个以上机关共同审批的事项，请示件应将主办单位放在前。请示件会办、商办部门多时，主送机关原则只写一个，其他抄送。
（三）关于文种。2007年，国务院修订颁布的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《公文处理办法》）共确定了“命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要”共13个文种，原“指示”文种取消，增加了“意见”文种。行文方向、行文目的决定着文种的使用。13种文件中，用于下行的文件主要是“命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、批复、意见”。用于上行的文种主要是“请示”、“报告”、“意见”等。用于上行的文种有 “请示”、报告”、“意见”。不相隶属机关之间互相行文，一般用“函”，对需要周知或共同执行的事项，也可以使用“通告”、“通知”、“通报”、“意见”等。大家注意，“意见”可用于上行文，也可用于下行文，也可用于不相隶属机关，比较灵活。具体在文种的选择上，“公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。”
“函”主要用于不相隶属的机关之间商洽工作、通报情况，如省政府给中央部委、中央企业的文件，一般会采用函的形式。有一点请各位注意，办公厅给市州政府或省政府部门有时也用“函”，如省政府办公厅向省财政厅申请专项资金时就用函。
这里需要掌握的是
最常见的问题文种选择不当。如现在还有“报告”和“请示”混用、“报告”与“函”混用的情况，办公厅退文中最多的就是这两种情况。本来应当使用“请示”的文件，用了“报告”。还有把 “报告”与“请示”合而为一，成了“请示报告”。如《关于开展某项工作的请示报告》。
在文种使用上的另一个常见问题，请示与函混用，如商务厅请财政厅支持某项工作，帮助解决某一具体问题，或与兰州海关商洽某项工作，就不宜用请示，因为之间没有管理和隶属关系，应该用函。
中央在甘单位或业务部门对函的使用较多，如除了向上级主管单位或省委、省政府的请示性文件要用“请示”文种外，与省内其他单位商洽工作、通报情况，一般用“函”比较合适。
如：
（四）关于文件的结构和逻辑。公文要讲求结构层次，即形式上的结构。从公文正文的外在结构来看，这三个层次一般又相应地体现为公文的开头、主体、结尾三个部分。
另一方面，要讲求文件内容的逻辑结构，也就是事实和数据资料与公文的主旨之间要有必然的联系，所列举的事实足于说明或支持公文的主张。即文件主旨和使用的材料之间，要有内在逻辑关系。
公文的逻辑是内在的，结构是外在的，一般情况下，完整的公文，特别是篇幅相对比较长的公文，其正文从内在逻辑上看，依次由三个层次组成，即发文的依据、缘由或目的；发文的事项，即告知或要求贯彻执行的具体事项、作出的具体决定、要求解决的具体问题等；对收文者提出的希望或要求，或简单的公文结尾语。公文正文内在逻辑上的三个层次与外在结构上的三个部分互相呼应，互为表里，形成一体。
在具体的公文正文写作中，还应充分重视其内在逻辑和外在结构的特殊性。
（一）内在逻辑上分为两个层次、外在结构上分为两个部分的公文
部分公文，其内在逻辑具备发文的依据、缘由或目的，发文的具体事项两个层次，即在交代了发文的具体事项后，意终文止，没有对收文机关提出希望或要求(或简单的公文结尾语)这一层次；其外在结构相应地体现为公文的开头、主体两个部分。如命令、公告、通告、人事任免通知，一般由发文缘由、依据或目的，文件的具体事项两个层次组成；部分批复正文包括批复缘由(写明所批复的请示的标题、发文字号)和批复的意见两个层次(部分批复以 “特此批复”、“此复”作为结束语)。
采用这种内在逻辑和外在结构形式的公文，在实践中有逐渐增多的趋势。
少数公文正文没有发文的缘由、依据或目的这一层次，一开头就单刀直入，把发文的事项告知收文者。这部分公文，在内在逻辑上一般具备发文的事项、对收文机关提出希望或要求(或简单的公文结尾语)两个层次。公文正文采用这种思维方式的较为少见，少数公告、通知等有可能出现这种情况。其中比较典型的是通知中用于批转下级机关的公文、转发上级机关和不相隶属机关的公文的批转转发性通知。部分批转转发性通知正文内在逻辑包括两个层次：第一层次是批转转发决定，一般按惯例使用“现将……批转(转发)给你们，请遵照(依照、参照)执行”的体式；第二层次简要提出对收文单位在执行过程中的希望和要求。外在结构上分为两个段落，可以相应表述为主体、结尾两部分。如果觉得主体、结尾这样的表述有些别扭，不妨像前面对通报结构各部分的表述一样，称之为第一部分、第二部分。
如：卫生部关于印发《中国消除疟疾行动计划（2010-2020年）》的通知（卫疾控发„2010‟47号），文件正文简单地表述：“为切实保障广大人民群众身体健康，促进经济与社会协调发展，响应联合国千年发展目标高级别会议提出的在全球根除疟疾的倡议，我国政府决定在2010年全面开展消除疟疾工作，到2020年全国实现消除疟疾的目标。为明确任务与措施，落实部门职责，特制定《中国消除疟疾行动计划（2010-2020年）》（以下简称《行动计划》）。现将《行动计划》印发给你们，请结合各地、各部门的工作实际，切实落实《行动计划》，保证《行动计划》目标如期实现。”
（二）篇段合一式公文
部分公文因公文发文事项比较简单，公文正文外在结构上只有一个段落。理解和把握篇段合一式公文，有两种情况需要加以强调：
一是篇段合一式公文在外在结构上只有一个段落，但内在逻辑上依然包括了发文的缘由、依据或目的、发文的具体事项，对收文者提出的希望、要求或简单的公文结尾语两个层次。部分篇段合一式公文在内在逻辑上包括发文的缘由、依据或目的，发文的具体事项两个层次。
二是少数篇段合一式公文，正文内容极其简单，从外在结构上看只是一个句子。正文只有一个句子的公文，其外在结构和内在逻辑上的特殊性，都非常突出。如：卫生部办公厅关于印发《可用于食品的菌种名单》的通知（卫办监督发„2010‟65
号），正文一句话，即：根据《食品安全法》及其实施条例的有关规定，我部组织制定了《可用于食品的菌种名单》，现印发给你们，请遵照执行。可用于食品的菌种名单，作为附件附后。
在公文撰拟中，需要有这样的宏观认识，但同样需要对每一类公文、每一类公文中的每一种公文内在逻辑和外在结构的一般性与特殊性的细致辨别把握。在这种宏观认识和细致辨别把握的基础上，才可能文由心生，运用自如。
实际工作中，经常看到一些文件结构不完整、不合理。如一部门草拟一份以省政府名义上报国务院的文件，专题报告某一方面工作开展的情况，在文稿中用较多篇幅写了相关工作开展情况，写得比较客观，但就此打住，下面没了。要知道，这是一项长期的工作，怎么能没有下文呢？没有报告工作中存在的问题，也没有下一步工作的打算、设想或建议，结构很不完整。一项长期的工作，在贯彻落实中不可能没有问题或困难，在报告中应该要客观地反映在在的问题，表明省政府在今后工作中将采取的措施或设想，也可以提出一些工作建议。
重点不突出。如在决定类文件或对今后工作的指导意见中，大量叙述所作了的工作或取得的成绩，而对决定的 11 核心内容表述不够充分，对今后工作和发展方面的安排部署部分，份量较轻，说服力不强。又如在一份给上级政府的请示中，提出了请求上级支持帮助解决市场建设资金的问题后，要对解决该问题结本地区、本部门全面工作的重要性，以及紧迫性稍加论述和说明，以增加公文的说服力。
（五）关于公文语言。公文的语言规律和一般文章的语言规律本质上是相同的，但公文的语言要求与一般文章又有所不同，公文的语言特点突出一个“公”字，从行政机关的角度看，公文语言有以下特点：
一要准确。为使语言表达更准确，应注意下面四个问题：
1、避免歧义；
2、防止褒贬失当；
3、排除疏忽错漏；
4、注意措词得体。
二要平实易懂。实在、质朴、通俗
三要简洁。公文的语言必须简洁，绝不能拖泥带水，这是由公文的实践性和目的性决定的。具体要求是
1、把握主题；
2、力戒重复；
3、避免累赘；
4、简洁明快
四要庄重严肃。
1、沿用文言词汇；
2、专用词汇；
3、大量运用偶数音节词语；
4、较多使用偶句和排比句的修饰手法；
5、多用介词结构。
五要严谨规范。严谨是指语言严密谨慎，没有歧义，不出漏洞。规范是指语言表达具有标准性、规定性和统一性。
（六）关于人名、地名、数字、引文。
《公文处理办法》对这些方面均有明确的规范要求，但在实际执行中也还存在不少问题。比如：公文中只引文号，不引标题，或标题文号倒引；层次序数混乱，不知是哪一条、哪一款；数字应用前后不一，或该用阿拉伯数码的却用汉字；公文紧急程度随意等等。还有的公文中引用的相关数据，前后不一致，自相矛盾。尤其是在几个处室、科室，或是几个人写一份公文时，经常出现这样的问题。造成的后果就是让受文者产生偏差或错误的认识。还有的文件使用数据的目的性不明确，致使文件的说服力不强，比如一份向上级部门申请补助资金的请示中，大量地叙述了本单位多渠道筹措资金的情况，而对资金短缺的问题却寥寥带过，让上级感到你们的困难并不大，可以自己克服或解决。
1、公文序数。主体部分的排列要按照《办法》要求，依次安排结构层次序数，第一层为“
一、”，第二层为“(一)”，第三层为“
1、”，第四层为“(1)”。地方性法规草案、政府规章和规章性文件按照《立法法》等有关规定办理，即按照条、款、项、目的层次排列。
2、引用公文。应先引标题，后引发文字号。引用外文应注明中文含义。日期应写明具体的年、月、日。
2、使用国家法定计量单位。“亩”的使用，在农业方面表述作物种植面积时，现在也还在使用“亩”，除此都要用“公顷”。
3、文内单位名称，应先用全称并注明简称。党政机关单位名称，要么用全称，要么使用中办、国办发布的规范化简称，不能随意捏造、自编简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应在第一次出现时注明准确的中文译名。
4、公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应使用阿拉伯数字。
三、公文的写作要领
公文写作好坏，直接影响到机关的工作效率和质量，关系机关的领导水平，思想水平和政策水平。中央对公文写作历来都有非常严格的要求。党委部门和政府部门根据各自不同的公文特点，制定了公文处理办法。
下面，我针对当前公文处理中存在的问题，就公文写作中注意的方面，与大家进行一些探讨。
一、准确提炼公文主旨。公文的目的是引领社会发展方向，解决现实生活中的具体问题，或者对已经存在或可能预见、可能发生的问题提出解决办法，作出安排部署。因此公文的显著特征之一，就是具有鲜明的现实针对性和明确的指导性，要有明确的主旨。
公文主旨是指公文的主要意见、基本精神、目的和用意，也就是制作公文所要表达的主要观点、基本主张、政治倾向和政策期求，它是公文的灵魂和统帅。在公文写作中，主旨一旦确定，即对材料的组织、结构的布局和语言的运用以及表达方式等起到制约和调控作用。这是公文写作的一个根本性问题。公文标题是透视公文主旨的窗口，现在许多公文的主旨体现在公文标题中。特别是法定公文中的完全式标题，即“发文机关—事由—文种”中的事由，就是公文的主旨，如《国务院办公厅关于搞活流通扩大消费的意见》中，关于搞活流通扩大消费即是该文的主旨。还有一些公文，采取开门见山法，开篇就是表明公文的主旨。也有的采用首尾呼应法。
如何提炼公文主旨？一要吃透行文目的，二要准确领会领导意图。机关领导决定撰写某一文稿或是制定某一制度，目的就是为了根据本单位的实际情况贯彻执行党和国家的方针政策，执行上级的要求，提出解决具体问题的措施和办法。因此，公文草拟者要结合本机关、本单位的实际，将上级某项政策、精神加以具体化，十分重要的途径就是要认真领会领导的意图。领会领导意图，具体说来，就是要搞清楚以下几个问题：
1、领导布置这个写作任务的目的、背景是什么？
2、领导要求在文稿中提出什么问题，解决什么问题？
3、领导对文稿的内容提出了什么要求？
4、领导对文稿的文种有什么要求？
5、受文对象是谁？
6、受文对象曾提出过什么问题、我方的态度和意见是什么？
如果在动笔之前，能够把这些问题准确地理解和掌握了，那么，我们所撰写的文稿就有可能较好地体现机关领导的写作意图。
对领导意图，凡属正确的要坚决执行，不完善的要补充或诚恳地提出自己的不同看法，努力做到既是秘书，又是参谋。但是，要注意把握好角色，从属性、服务性是机关文秘工作者的本份，若有异议，只能提出建议，不能擅自决定，也不能以自己的看法代替领导意图。
二要着眼于已有的材料，提炼切合题意的基本观点。三要向前看，侧重超前性、发展性，使公文的内容更具有指导性。
（二）遵循党和国家的路线方针政策，符合法律法规。党的路线方针政策代表了全党全国人民的根本利益和意志，我们写作公文的根本依据和规范，从本质上讲，地方各级机关制作的公共事务公文都是为了更好地体现、贯彻和落实党和国家的路线方针政策、法律法规，应当是对它们的延伸和拓展，决不能与之相违背和相抵触。因此，从这个意义上讲，衡量一篇公文的质量高低，首先要看它是否体现了党的路线方针政策和法律法规的精神和要求，然后再看它是否符合公文写作的其他要求。
如果公文写作者对党的方针、路线和政策，对国家的相关法律法规理解得不够全面、深刻，对本部门、本单位领导班子的决策意图掌握得不够准确，对当前的中心工作和任务不了解，那么草拟公文时就会感到无从下手，写出的公文也就不能体现公文的主旨。由此可见，公文写作决不仅仅是写作技巧的问题，更主要的是思想水平、政策水平和法律意识的问题。
（三）遵循客观规律，符合工作实际。公文是用来指导实践工作，解决实际问题的，那么公文写作就要从实际出发，遵循客观规律，符合本单位、本部门的工作实际，决不能凭灵感、凭想象去草拟公文，必须深入基层、深入实际，了解情况，调查研究，只有这样才能写出事实真实可靠，数据准确无误，结论符合实际，措施办法切实可行的高质量公文。
这里，就涉及到公文的选材问题。材料是制作公文的基本要素之一，是提炼公文主旨的基础和依据。主要指为了表现公文主旨，从现实工作中摄取并写入公文的一系列内容，包括情况、背景、目的、根据、办法、措施、意见、规定、时间、数字等资料的统称。在公文写作中，要做到材料与主旨的高度统一。这里，有一个问题，就是先有主旨，在主旨的指导和要求下，选取适当的材料？还是先选取材料，在现有材料的基础上才形成主旨？其实，这两者之间，是相互支撑、相互依存的关系，公文写作过程，就是主旨观点逐步明晰，材料不断积累，主旨和材料之间的关系不断融合的过程。一般讲，材料是产生主旨的基础，有什么样的材料，才能提炼出相对应的主旨，巧妇难为无米之炊，离开材料，就形不成公文。而观点一旦形成或确立，又要反过来统帅材料，观点依据材料而形成，材料双必须能充分说明观点。在公文写作中，要用大量的事实、数据和论据来体现主旨观点，而主旨又要用材料来支持。因此，为了把观点和主旨表现得更鲜明，应把那些最典型、最有说服力的材料写进文章中。
在材料选取上，要注意三点：一是要有针对性、目的性。围绕公文主旨去选取材料，凡是与公文主旨密切相关、并能准确、完整、清晰、有力地表现公文主旨的材料，就选取。比如，向上级政府或部门请求解决某些具体困难和问题时，就要着眼于在在困难的客观性，解决问题的紧迫性，来展开相关事实、数据等材料的使用和组合。如，一部门代拟了一份省政府向国务院申请解决某方面重大项目的请示文件，其中大量地表述了部门在项目准备及建设工作中所做的工作，很充分、很扎实，也很实际，看起来没有虚话，但是这样写冲淡了申请解决问题的主旨，大量表述自己工作成绩的结果，很容易让上级部门感到你们已经做得很好了，也就不需要关照了。二是根据公文文种选材。比如，指令性公文，具有较强的指令性，材料的选取应当相对集中、概括，用语简炼、明确。报告类公文选取的材料应当是具体、准确、详实的。三是选取的材料要有系统性，力戒杂乱无序。主要是指公文所用的材料要在公文主旨的统领下，相互辅助、从不同方面、不同侧面、不同角度，来说明公文主旨存在的合理性、正确性。在具体摆布上，有时，既要有正面的、又要有反面的，既有现实的，也有历史的，既有点上的，又有面上的，做到正反并举、前后相应、点面结合，从而形成一个纵横交织的材料系统。
许多人讲，公文写得好不好，主要在于文字功底深不深，我感觉，这只说对了一个方面，其实写好规范性公文，包括写好的讲话稿、调研报告等非规范性公文，不仅需要良好的文字水平，清晰的逻辑思维，更需要对党的路线方针政策和国家法律法规，以及上级党委、政府的总体工作思路、指导思想，本部门阶段性中心工作等，有较全面的领会、掌握和理解，也就是要有思想，有观点。
（四）遵循写作规律，符合公文体式。公文不是作家诗人的个人创作，而是代表一级领导机关在发表意见，发出指令，作出决定，进行公务活动，就必须严格遵守公文的格式、体例。特别是要正确使用文种。《公文处理办法》第二十五条第三款规定“公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定”，特别是草拟公文的同志都应当认真贯彻执行。这就要求部门办公室和文秘工作人员要严格遵守公文处理规范和体例，把好文字关，敢于负责，敢于承担责任。
（五）要有思想高度。也就是要关于站在领导和机关的高度来写材料，写公文。想领导所想。这一点，要务必把握。因为在座的许多同志在从事文秘工作，要做好本职工作，发挥以文辅政的参谋助手作用。
四、几种常见公文的写作要求
为了贯彻执行好《公文处理办法》，更加准确地使用文种，下面就各个文种作个简要介绍，供参考。
一、命令
命令（令）是法定的领导机关或领导人发布法律、法令、行政法规和规章，采取重大强制性行政措施，嘉奖有关单位及人员的公文。令是命令的简用。命令有三个特点，即：具有强制性、有限定的发令机关、发布命令必须以法律和法令为依据。命令可以分为公布令、行政令、任免令和嘉奖令等。
1、公布令。这是颁布法律、法令和法规时使用的令文。公布令的正文比较简短，一般由颁布对象、颁布根据、颁布决定、执行要求四部分组成。颁布对象指所公布的法律、法规文件的名称；颁布根据说明是经过什么会议或由什么领导机关批准的；颁布决定，就是公布或批准的决定，一般由“现予颁布（公布、发布）”、“现予公布施行”等；执行要求一般指颁布的法规文件开始生效的时间要求。公布令的后面要附上所公布的法规文件。
2、行政令。这是采取重大强制性行政措施时使用的令文。行政令的正文一般分为三个部分，即命令缘由（引言）、命令事项（主文）和执行要求（结语）。
命令缘由部分着重阐述明发令原因，扼要写明发令的背景、形势和缘由揭示发令的目的和意义，使受令方面了解执行此令的重要性，增强执行命令的自觉性。
命令事项是命令的主体部分，也就是命令所要采取的重大的强制性措施。要分条款或分层次地写明规定事项、工作要求、方法步骤。文字要写得具体、肯定、简明、庄重，少作议论。使受令方面一目了然，易于执行。
执行要求是命令事项的补充，对受令方面提出要求和嘱咐。有的令文执行要求已在前面两部分讲明，就不必再单独写这部分了。也有的命令的正文没有明显地分为三个部分，而是篇段合一的。
3、嘉奖令。这是上级对下级授予荣誉称号，表彰、奖励时使用的令文。嘉奖令的正文一般分为四个部分：优秀事迹、性质和意义、嘉奖项目、号召和期望。
优秀事迹部分是构成嘉奖令的依据和基础，主要写被嘉奖对象的英雄模范事迹。
嘉奖项目是嘉奖令的主要成份。要交代是什么机构或什么会议决定给予嘉奖，嘉奖项目是哪些。然后，要根据嘉奖对象的事迹，扼要地写出对受奖者的勉励和对大家的希望。撰写嘉奖令还应注意：第一，嘉奖令并不常用，凡发嘉奖令的，必须是相当突出的英雄模范人物，其功绩显赫，影响甚大，足以效法、学习。第二，嘉奖令既要叙述事迹，又要议论意义，还要有号召力，这就要求注意语言的运用，要实事求是地概括，而不要夸张渲染。
二、决定
决定是领导机关发出的，带有制约、规范、指导作用的下行文。是对某些重要事项或者重大行动做出决策、安排，嘉奖有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项时所采用的文种。各类决定的写法：
1、表彰决定。这类知照性的决定，就是把决定的事项简要地传达给有关单位，极少要求执行的具体意见，它的内容比较单纯，主要是决定依据和决定事项，即使有号召或者鼓动性的结尾，也很简短。在写法上往往开门见山，直接陈述，篇段合一，语句简练、明快。
2、处分决定的写法有所不同。应写受处分人的身份、错误事实、错误性质、根源、本人对错误的态度、处分内容等。
3、关于重大行动或重要事项的决定。这类决定用于安排较大范围的重大行动或重要事项，一经发出，即产产生较强的公文效力。如《国务院关于全面推进依法行政的决定》等。这类决定大都经过一定的会议讨论通过。它的写法更强调把道理说清楚、讲透彻，以便尽可能地统一认识，增强执行决定的自觉性。
三、公告公告是用来向国内外宣布重要事项或者向一定范围宣布法定事项的公文。可以分为三种类型：
第一类是向国内外宣布重大事项的公告。它通常以国家机关名义或者授权新华社向国内外庄重宣布某一重大事项，如宣布国家领导人的选举结果、出访，颁布法律、重要法令，公布重大科技成果等等。
第二类是宣布影响面很大的专门事项的公告。这类公告是由有关部门按法定程序发布的，有的也因涉外工作需要而发布。如按《商标法》规定发布的注册商标公告，以及公布企业破产的公告，企业换证公告，质量监督公告等等。
第三类是向特定对象发布公告。这类公告内容单一，篇幅简短，标题可以写成三种形式：由发文机关、事由、文体组成；有发文机关、文体组成；只有文体这一要素组成，如《公告》。标题下面可依公告单独编号。在公告的正文中，要简明扼要地写出公告依据、公告事项。结尾一般以“现予公告”、“特此公告”作结束语。
四、通告
通告是向社会各有关方面公布应当遵守或者周知事项的公文。通告文种各行政主管部门使用的比较多，时常风诸报端。如公安部门发布的车辆年检、交通管制的通告，工商部门发布的企业许可证年审的通告等等。通告的标题大体有三种：一是由发文机关、事由和文种三部分组成；二是办有发文机关和文种组成；三是只写文种《通告》。通告的正文主要是针对某些事项做出规定或限制，成为告知对象行动的规范，要求遵循。因此，正文一般由目的根据、规定事项和要求三部分内容构成。正文之后，习惯以“特此通告”、“此告”等词语结尾。
拟制通告要注意三点：
1、要突出中心。通告常常带有法规的性质，要明确“允许做什么和不允许做什么”。力求简明易懂、有章可循、有规可依。
2、体现方针政策。必须正确地把握方针政策，熟悉有关事项的具体情况。
3、要通俗易懂，切忌语言含糊，公众难以理解。
五、通知
通知是使用的比较多的一种公文。转发上级机关、不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，要求下级机关办理和需要周知或者共同执行的事项、任免人员等，都可以使用通知。
通知大多是下行文，因而有一定的指导和指挥性。和其它下行文种相比，通知应用范围更宽，具有广泛性。大多数类型的通知对受文对象总是有所要求，提出需要办理和执行的事项，它虽然不同于命令，但也有一定的权威性。通知还有明显的时间性，有些通知，如会议通知，只是在指定的一段时间里有效。
按《公文处理办法》，通知可以分为批转和转发性通知，传达、要求执行、周知性通知及人事任免通知三种。我们在办理公文中发现一些地区和单位在使用通知时存在这样几个问题：一是标题繁琐。比如出现几个“关于”或“通知的通知”情况；二是转发和批转性通知的按语部分文字过多或态度不明确；三是要求执行或周知性的通知的引言部分未能表明行文的目的和所依据的事由。因此，我们在拟制通知时应注意以下几点：
1、批转和转发性通知。这类通知是针对被批转或转发的公文而发的，通知成了主件，原公文成了附件，正件、附件一起组成了批转性或转发性通知。正文包括两个部分：转发对象和批注意见。转发对象要写明被批转、转发的公文名称及原发文单位。批注意见要写明对所转发公文的态度、意见和执行要求。批转性通知的批语和转发性通知的按语，可长可短，应看具体情况而定。有的照批照转，只简明扼要地表明态度、做出评价、提出要求。如：省政府办公厅批转的一份文件，批转语就写为“省财政厅《关于加强预算管理的意见》已经省政府同意，现批转给你们，请认真贯彻执行。”有的强调重点，在写明态度、评价和要求之后，再结合实际情况，对所转发公文的重要意义或者某一方面的精神突出加以强调，以引起重视。有的补充完善，对所转发的公文除做出基本肯定外，还就其本身不够完善的地方作些补充和说明。但一般情况下，批语和按语不易过多，以免与转发、批转的文件内容重复。
2、要求执行和周知性通知。引言部分一定要写清楚行文的缘由、意义、目的和所依据的法律、法规、政策。
3、要根据转发公文的不同情况，恰当使用习惯用语。如表态的“同意”、“原则同意”等；提出要求希望的“请认真贯彻执行”、“请遵照办理”、“请参照执行”、“供参考”、“请认真组织实施”等词语。
5、任免通知。除法定机关的主要领导人外，其他任免一般采用“通知”。任免通知的正文只写明经某级组织决定，任命或免去某人担任的某项职务即可。有的还写明任期和待遇。
六、通报
通报是在一定的范围内表扬先进、批语错误、传达重要情况的一种公文。通报和通知都具有知晓性和指导性，但通知大都要求贯彻执行，具有一定的约束力，而通报只起引导、警戒、启发、教育和沟通情况的作用。通报主要分为表扬性通报、批语性通报、情况通报等。
1、表扬性通报。正文一般包括先进事迹及其意义、先进经验、表彰决定、希望和要求四部分。先进事迹是这类通报的主要内容。在直述式通报中，这部分内容直接在通报中叙述，写得就详细些。在转述式通报中，这部分内容已经出现在通报的附件中，就不必再重复叙述先进事迹了，只需概括地强调或突出要点。直述式通报在介绍先进事迹时应做到：第一、要把时间、地点、人物、事件、结果简明地交代清楚。第二、要实事求是，不能任意夸大渲染。第三、要重点突出，涉及能体现先进的精神境界和突出通报中心的，就把事实写得详细些，无关紧要的可一笔带过或略而不记。先进事迹的意义和先进经验，是通报的主旨。着重表彰先进事迹的通报，应在介绍事迹的基础上，说明其意义。
表彰决定是写明领导机关对先进表彰奖励的决定，它通常写在通报的末尾部分。
希望和要求，既包括对被表彰者的勉励和希望，包括对广大群众的号召和希望。这一部分要发掘先进的典型意义和时代精神，针对当时的形势需要有感而发，力求符合实际，有针对性，概括、简明，不千篇1律。
2、批评性通报。这类通报是通报中使用得最多的，它的内容除在一定范围内公布对某单位、某人、某事的批评处理外，着重是要从被通报的事件中吸取教训，以典型事例对群众进行教育，以防类似事件的发生。惩戒作用十分突出。
这类通报，有的是批评错误、公布处分决定的，行文较短。有的除批评错误、宣布处分外，侧重于分析情况，总结教训，指导改进工作，篇幅要长些。这类通报写法和前一类大同小异，正文包括错误事实、根源和教训、处理决定、希望和要求四部分。
3、情况通报。这类通报是领导机关向一定范围知照重要情况、动向和信息，使下级机关和干部群众了解有关情况，统一思想认识，推进整体工作的一种公文。写法比较灵活，主要是据实反映，摆明情况，分析问题。撰写通报要注意以下三点：第一、它的格式和其他公文大致相同。标题要在事由中突出主要事实，力求透明、简洁、准确。第二、通报的材料和事件都必须是典型具有普遍意义，这样，才有针对性，才有指导作用、教育作用。否则，宁可不发。第三、通报的时效性较强，写作要及时迅速。如果准备通报的事项大家已经知晓了，就没有发文的必要了。
(省政府关于2008年工作目标责任完成情况的通报、省政府关于民勤县挪用国家专项资金问题的通报，都是在作出表彰决定和处分决定时，即迅速发出通报。
通报与通知的形式相近，但又不同于通知。1．作为文种，通知庞杂，含量大，形式多样，相比之下，通报内容、形式都比较单一。
2、在实践中，一部分传达上级指示精神的公文既可用通知也可用通报。在内容上通报不同于通知的特点是一般不提出工作上的具体要求以及需要组织实施的事项。3．通报文风要朴实。文字表述要简洁明快，言之有据，切忌夸张渲染。无论是表扬还是批评，都要以严肃认真、实事求是的态度认真核准事实，防止拔高或扭曲事实。通报观点要鲜明，提倡什么，反对什么，要是非分明，忌含糊其辞。在行文篇幅上要详略得当，切忌把表彰通报写成报告文学，把批评通报写成情况纪实。
七、议案
议案是各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或常务委员会提请审议事项时使用的文种，格式比较简单，一般写明提请审议的事项名称、什么时间、什么会议讨论通过、法定提交人和提交时间即可。
八、报告、请示
前面已经谈到，在使用文种方面报告和请示混用的问题比较突出。为便于区分和准确掌握这两个文种，一并进行介绍。
报告和请示都是上行公文，报请性公文，基本特点是下情上达。其共同特点是：（1）以具体的事实和数据为主要材料；（2）以概括叙述为主要表达方式，但这里的叙述与记叙文中的叙述不同，它不需要把事情的前后过程具体地、详细地表达，叙述明白就行，有说明的成分；（3）通俗生动的语言行文。报告与请示虽然相近，但毕竟是两个不同的公文文种，不同点主要表现在五个方面：（1）行文目的不同。报告的目的是为了让上级机关了解、掌握情况，沟通上下联系。而请示则是为了解决某一问题而请求上级机关指示、支持、或审核批准。（2）性质要求不同。报告属陈述性公文。不需要上级回复；而请示属请求性公文，需要上级予以明确批复回答。（3）行文时限不同。报告在事前、事后、及事情进行中均可使用；而请示则必须在事前行文。请示需要事先行文，不可“先斩后奏”，报告一般在事后或事情进行过程中行文。正如平常所说“事前要请示，事后要汇报”。（4）内容含量不同。报告可以包含一事，也可几件事一起报告，只是在表述上适当分开即可；但请示则必须坚持“一文一事”、“一事一请示”。（5）正文构成不同。报告由报告目的、报告内容和结束语组成；请示则由请示缘由、请示事项和请求语组成。简要地说，向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议意见用报告，31 向上级机关请求批准事项，则用请示。
（一）报告
报告种类多种多样，大致可分为工作报告、情况报告、答复报告等。
1、工作报告。这是用于汇报工作进程、总结工作经验、反映工作问题、提出工作意见的报告。这类报告是报告中应用最为广泛的一种。它的正文，一般包括基本情况、主要成绩、经验体会、存在问题、今后意见等几部分。格式上，每一部分可标出序数分项写，也可以列出小标题来写。基本情况，应简要交待时间、背景；主要成绩，应把工作的过程、措施、结果和成绩叙述清楚；经验体会，这是对工作的实践的理性认识，要从实际工作中概括出规律性的东西来，以便于指导今后的工作；存在问题，是写工作中的缺点和不足；今后意见，是提出今后开展工作的打算。
不同类型的工作报告，在这些方面有不同的侧重点。如偏重总结性的报告，可以只写情况、成绩和经验体会，不写问题和意见；偏重汇报性的报告，着重写情况、成绩和问题。不写经验体会。就以写存在的问题而言，有的可以简要列出，不作分析；有的却要逐一写出，认真分析。
根据需要，工作报告可以写成综合性的，也可以写成专题
性的。
综合性的工作报告，它是不同阶段、不同范围的全面工作总结或汇报。可以是各方面的综合工作，或者一个系统、一个部门的全面工作。撰写综合性的报告，应注意处理好几个关系：第一、点与面的关系。要突出重点，兼顾全面。所谓重点，就是对全局有影响的主要工作或取得显著成绩的工作，带有普遍意义的经验教训，带有倾向性的事物和苗头，工作中遇到的严重困难和突出问题等。写作中既要突出重点，又要综合面上的情况，做到点面有机结合。第二、详与略的关系。一是重点内容多花些笔墨，非重点内容则省略些，做到详略得当。二是要看工作报告的作用而写详略，如偏重总结性的报告，成绩、经验就写详细些；偏重指导性的，问题分析、今后意见就写详细些。这里的所讲的详略，不是表达上的具体与概括，而是多写和少写。第三、事与理的关系。如果不介绍情况、列举事实和数据，报告就会显得空洞；只罗列事实、数据，报告又会显得肤浅。要做到事实与理论、情况与经验相结合。即必须把情况、成绩、问题归纳起来，进行深入的、去粗取精的综合分析，使之上升到理论的高度，从中找出规律性的经验、教训和意见来。当然，这种提炼、升华必须坚持实事求是，不可脱离实际任意拔高。特别要注意提供新情况、新信息、新经验，并通过综合分析反映出现实状况的发展趋势。
专题性工作报告强调专一性，它是就某一项或某一方面的工
作向上级机关所作的报告。它可分为总结经验的专题工作报告和研究工作的专题工作报告。前一类就是呈报上级的专题工作总结，它不需要答复，后一类通常是就落实、开展、加强、发展、改革、改进某项工作向上级作的专题报告，它不一定在工作结束后才写，常常是在工作进程中，待工作告一段落时写好，待上级答复、批转。
2、情况报告。这是对工作中的重大情况、特殊情况、新情况进行调查了解后，向上级作出的报告。它不需要答复，主要是让上级了解、掌握情况，以便根据情况采取措施，指导工作。向上级提出工作建议的报告也属于这一类。
3、答复报告。这是答复上级机关的查询、提问或汇报执行上级机关某项指示、意见的结果的报告。正文包括答复依据、答复事项两部分，写法比较自由。有的先写依据后答复，有的边写依据边答复。
（二）请示
请示可以分为三种类型。
第一种是请求指示的。对上级制定的方针、政策、法律、法规、规章或某项指示有不同理解，希望上级给予明确解释，或者从实际出发，需要对某项规定、制度作出修订、补充。
第二种是请求批示、解决问题的。请求上级机关解决
本单位的某些困难，或对本单位的某个问题提出处理意见，请求上级批复而写的请示，就属这一类。
第三种是请求批转的。某职能部门针对新情况、新问题提出了解决的办法和措施，即因为不能直接要求平级或不相隶属的部门照办，而需要请求上级批转有关方面执行，这样上报的请示，就属这一类。这类请求批转的请示，容易同研究工作的专题报告混淆，写作时尤其要注意。请示一般由请示事由、请示事项、结尾三部分组成。结尾常以请求语作结，习惯用的有“妥否，请示”、“妥否，请指示”、“以上意见如无不妥，请批转各地、各有关部门执行”等。撰写请示应注意以下几点：
第一、请示件要有主报机关的明确意见。必须办理而且在自己职权范围内又不能解决，确实需要请示上级的才可以行文。要控制使用，当用则用。不要动辄请求，矛盾上交。
第二、请示公文应一文一事。切忌将不相关的问题放在一个请示里，使上级无法批复，影响工作。
第三、不越级请示，不横向请示。要按级请示，确实必须越级请示的，也应同时抄送直接的上级机关。不横向请示，主要是指不向平行机关或不相隶属的横向机关致送请示件，可用函。
第四、不应多头主送请示。如果一项请示涉及不止一个上级机关，应当以主管此项请示的上级机关为主送单位，其他为抄送单位，避免职责不明，耽误处理时间。除领导直接交办的事项外，不要直接将请示送领导者个人。第四、请示件不下发。在向上级机关报送请示时，不要下发下级机关。
它的格式也包括标题、正文和结尾，标题一定要写明事由，以提请上级机关注意，及时处理。
九、批复
批复是上级机关用以答复下级机关的请示事项的公文文种。批复具有针对性、权威性、鲜明性。它是专门针对下级机关的请示这一文种使用的，是对请示中的某项具体请示意见所作的指示、意见，具有明显的指示性和强烈的政策性，批复本身体现了上级机关的意志，对受文机关有约束力，特别是关于重大问题或重要事项的批复，往往有明显的法规作用，下级机关必须照此执行。因此，批复中对答复的问题应态度鲜明，观点明确。不能模棱两可，无所适从。
撰写批复时应注意：
第一、“批复”这一文种是上级机关为对应下级机关上报“请示”而设的，没有“请示”就无所谓“批复”。批复件原则上一文一事，一个批复针对一件请示。有时数个下级机关上报请示同一件事，经研究同意后，分别行文批复，而不应一件批复数文。
第二、批复要紧扣请示，明确作答，不要答非所问，复非所求，节外生枝。有时以有关法律法规为依据答复问题时，应写明引据的出处，以备执行中查考。
第三、批复一定要有明确的受文单位。批复的受文单位一般应是上报请示的直接下一级机关。批复不越级行文。有些中间转报的请示，批复的受文单位应是转报机关，不应向原报机关直接批复。
第四、批复事项是于法有据。要针对请示的内容，根据党的方针政策，国家法律法规和相关政策，给予明确答复或具体指示。有些内容复杂的批复，还不能简单地就请示事项表明态度，还应根据需要给予具体指示，提出如何保证完成批复事项的原则和措施要求，提醒注意或防止的问题。
如在《国务院关于兰州市城市总体规划的批复》（国函„2003‟101号）中，受文单位为甘肃省人民政府。批复正文的第一句话，即批复的引语为“你省《关于报请审批兰州市城市总体规划的请
示》(甘政发„2001‟40号)收悉。现批复如下：”在批复的主体部分，首先表明国务院对兰州市城市总体规划的态度，即“原则同意修订后的《兰州市城市总体规划》(2001至2010年)(以下简称《总体规划》)”。随后，对兰州市的城市建设与发展提出了宏观要求，即“要遵循经济、社会、人口、资源和环境相协调的可持续发展战略，调整产业结构，完善城市功能，逐步把兰州市建设成为经济繁荣、社会文明、布局合理、设施完善、环境良好、风景优美的现代城市。”同时，从严格控制建设用地规模、加强城市基础设施规划建设、切实保护和改善生态环境、重视城市风貌和特色保护、严格实施《总体规划》等方面提出的明确具体的要求。
第五、批复内容篇幅精干，文字精炼，句句中的，言简意赅。同意性批复都不复述同意的理由。同意之后往往对落实批复内容提一些原则性要求。批复如果不同意下级的请示，则应简要说明理由，以便于作出相应的安排。不同意的批复，往往要阐述原因、理由，但亦应简明扼要。有的不阐述理由，直接明了不同意。
十、意见
意见是《公文处理办法》中新增加的文种。主要用于对重要问题提出见解和处理办法。从行文方向看可以用于上行文、平行文和下行文。作为上行文，可用于向上级机
关报请批转或转发有关事项，将建议性转化为指导性和约束性，收文机关应按请示性公文的程序和要求办理。上级机关应当对下级机关报送的“意见”作出处理或给予答复。作为下行文，可用于领导机关就某些重要问题提出处理的方针、原则和措施、办法。这里一定要注意，虽然文种叫意见，这里的本质含义已不再是参考的性质，而是具有了指示性要求。目前在实际工作中，这种来自上级机关的意见有增多的趋势。如近日出台的《甘肃省人民政府关于支持重点工业企业发展的若干意见》，就是为了认真落实省委常委会议和省政府常务会议精神，提出了支持重点工业企业的十项政策措施和五项制度，以切实加大对重点工业企业支持力度，充分发挥重点工业企业拉动作用，更加有效地应对国际金融危机对我省带来的影响，推进全省工业经济平稳较快发展。看似意见，实为具有较强约束力的规范性文件，各级各有关部门都要必须遵照执行。请各位同志们注意的是，党委的公文中更多的使用“意见”文种。一些重要的文件，如省委、省政府促进农民增收六大行动计划等重要文件，是以“意见”形式下发。
意见的格式和写作特点
意见一般由引言、正文和结尾三部分组成。引言要写明提出意见的事由、依据和目的。正文部分是意见所提出
的具体见解和办法措施，可采用小标题或围绕问题分条列项进行撰写。结尾，对贯彻意见提出具体要求。意见的标题由发文机关、事由和文种组成。
1．意见可以是下行文，可以是上行文，也可以是平行文。意见的这一特点是其他文种不具备的。
2．意见在行文格式上也具有较大的灵活性或者称之为不确定性。即意见可以抬头，也可以不抬头。可以直接行文，也可以要求上一级机关批转。成文时间、落款可以放在文尾，也可放在标题之下。
3．意见作为下行文，一般是上级机关对重大问题、重要事项、重要工作提出指导性、指示性的意见，对重要工作部署作出安排。在文字表述上一般是就某重大问题有感而发，有情况、有问题、有分析，有指导性意见。情况应真实、准确、简明、扼要；对存在问题的表述应一语中的，抓住要害，删繁就简，不必列举事例；分析应上升到理性，不可就事论事，而且应条理，针对性强；指导性意见应有一定理论高度。提出解决办法的措施要切实可行，操作性尽可能贴近实际情况。要防止头重脚轻。情况、问 40 题、分析要简明，把重点放在指导性意见上。不可只提出问题，而没有解决办法和措施，这是意见的大败笔。
十一、函
函是不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、向有关主管部门请求批准和答复审批事项时所使用的一种公文。作为主要文种之一，与其他主要文种同样具有制发机关权限决定的法定效力。函的格式，由标题可由发函单位、事由、文种组成。
写作要点：
1．函是平行公文，其制发主体与受文单位是平行机关或不相隶属单位。函的应用范围比较广泛，在上下级机关之间、平级机关之间或不相隶属的机关之间，涉及各方面的公务联系都可以使用。
2．“函”作文种的使用，实质不在其内容上，而在于其形式上。如同样不属于本机关审批的事项请求批准，如审批权在上一级机关，则使用“请示”，如审批权在平行机关的业务主管部门，则使用“函”，其内容都是一样的。行文具体表现则在其标题上。
3．正文是函的主要部分，要看不同用途来确定写法。
去函要把商洽的原委、询问的问题、请求的事项、告知的情况等写清楚，以便得到对方的支持、理解或回答。复函对来文所询问的问题、商请的事项给予明确答复，开头要说明针对的来函，如某月某日某号的来函收悉，有时有必要把来函的内容概括进去；回复语要表明自己的态度，不能含糊其词，模棱两可，不着边际。还有一种知照性的函，主动告知对方某项事情，不需要答复。
4．函的发送单位不是那么规范，需商洽单位多时可用“各有关单位”代替，比较灵活，有时抬头还可以采取一文多发的形式，即函的内容一样，分别抬头给各有关单位。
5、函的结束语。去函的“为要”、“为荷”、“为盼”，请求批准、征询类函，一般使用“请函复”的字样。答复函、通报函可以用“特此函复”、“特此函告”或者什么都不用。
十二、会议纪要
会议纪要是用于记载、传达会议情况、议定事项和主要精神的一种公文。就是把会议的主要内容择其要而纪之。但会议记录是会议进程和会议内容的全面、真实的记述，以时间为线索，顺时记述；实际工作中，一些同志写
会议纪要时，往往也是照搬会议记录，或是只进行文字整理，而没有按照会议纪要的格式规范和要求，对会议主要精神进行概括和提炼，更没有在对准确领会会议精神、忠于会议精神的前提下适当地扩展，把会议主持领导总结会议时提到的问题、点到的要求进行高度概括，形成有明确具体的会议要求，对相关事项予以强调。
会议记录是在会议进行中形成的，只有凭证和依据价值；而会议纪要是在会议后期或者会后形成的，是根据会议记录和各种材料，经过综合整理而形成的概括性材料。根据会议性质的不同，会议纪要可以分为办公会议纪要和其它专题会议纪要两大类。
办公会议纪要的标题，可写为会议名称加会议纪要，只用次序号加以区分。如省政府常务会议纪要（第28次）。专题会议纪要的标题事由加会议纪要。如关于减轻农民负担问题的会议纪要。一般政府机关的办公会议纪要都有固定的文头。如甘肃省人民政府常务会议纪要、甘肃省人民政府党组会议纪要等。若会议只有一个议题，可以写明专题研究讨论的议题名称，如主管商务工作的副省长召开省商务厅、省财政厅、省出入境检验检疫局、兰州海关等有
关部门，专题研究了当前应对金融危机、加强流通工作、搞活农村市场等工作，文件标题即可写为“甘肃省人民政府办公厅关于搞活流通工作的会议纪要”。
正文可写为两部分。第一部分简要叙述会议组织情况，可以写出会议时间、地点、主持人、出席人员、列席人员（办公会议的列席人员通常写在正文之后）等。首先写明会议的时间、会议主持人、参加部门、会议主题等。过渡语用“现将会议讨论决定的主要事项纪要如下”。第二部分是写会议精神和议定事项，这是纪要的主要部分。办公会议纪要的这部分，可以写对议题的讨论情况、各种意见建议、会议作出的决议、决定，布置的工作、任务，将要采取的措施和要求等。
若只有一个议题，常采用贯通式的纵式结构，不分条款。专题会议纪要也可采用这种写法；若多项议题，可依会议议程的先后顺序安排组织材料。
一般会议纪要，只在落款部分标明成文时间、落款底端写上纪要的印发范围即可。撰写会议纪要应注意：
第一、会议纪要是对所有会议材料的概括、综合和提炼，因此，要写好会议纪要必须做好处理材料的工作。要广泛搜集有关材料、全面掌握会议情况；要按照会议精神
和领导工作意图，对材料进行分类和筛选；要对选用的材料进行分析和综合，围绕中心组织好材料。
第二、篇幅不宜过长，语言要简明扼要。纪要常用第三人称进行叙述，如“会议认为”、“会议指出”、“会议强调”、“会议决定”之类。
第三、会议纪要必须全面准确地反映会议情况和基本精神，其内容必须真实、准确。因此，会议记录人员一定要聚精会神，尽最大努力做好会议记录。如确实有的内容没有记清楚，要在会后向参加会议的有关人员询问，切不可凭想象杜撰。
第四、会议纪要的格式允许根据会议内容和情况适当变格。如《国家行政机关公文处理办法》中规定，会议纪要不加盖印章，但我省在实施中，多年来，坚持加盖公章。
在此，我一并说一下会务承办工作。承办会务，是机关办公室最重要的一项工作，我觉得，要从以下环节着手。
一是要把握会议的目的。可以从两个方面把握，一种是领导安排的会议，要准确领会领导安排会议的意图、目的。二是正常的例会。要按照单位的惯常做法，提出会议方案，确定会议主题，及时提醒领导，适时安排周会、月度会议、年度大会等。
二是周密制定会议方案。也就是要拟发会议通知，确定会议时间、地点，明确参会人员，起草会议讲话，制发会议文件。
三是做好会间服务工作。要落实会议室，准备座签，座位表，包括主席台的摆布、话筒、音响、灯光等，一些正式会议还有考虑参会人员着装。市县部门参加会议时。安排会议住宿、就餐时，特别要注意民族、性别。安排会议参观、调研时，要注意安排好车辆，需要相关部门支持的，要事先进行沟通协调，落实相关环节的工作。
四是做好会议记录。一般的传达上级会议精神、上级文件的会议，可以只简单记录。单位的决策会议，特别是研究人事任免、资金分配、项目安排等重大问题、重要事项的会议，就要认真、全面记录会议进程，包括会议时间、地点、主持人、参加人员、列席人员，会议议程、会议讨论情况；要把参会人员在讨论过程中的发言、表态、讨论意见，如实地记录下来，尤其是会议主持人的总结讲话，归纳、综合会议讨论的意见，要作为记录重点。当然，写字的速度肯定跟不上说话的速度，不可能全部记录下来，怎么办？就要把核心意思、主要意图、重点意见、表态看法等，要真实、准确记录，不得遗漏，现在可以借助录音录像等设备。
五是起草会议纪要。前面已经说过。
六是整理会议档案。主要是把会议期间形成的文件资料，包括领导签发的会议通知、签到表、发言稿、讲话稿、会议记录、会议纪要等，都按照档案要求的时限予以留存。
七是严格遵守保密纪律。办公室工作人员只有做的事，没有说的事。只听不说、只做不说。
五、关于政务信息的编写要求
关于非规范性公文的写作
在实际工作中，非规范性公文的使用也很多，如领导
讲话、述职报告、主持词，会议发言、致辞、欢迎词、汇报稿，贺词、贺电，还有信息，等等。写法比较灵活，格式要求不太严格，但内容要按照公文的要求，进行认真审核把关。关键是要按照具体要求、具体情况、听众对象、场合、环境，等要素来确定相关内容，在调查报告写作说明：
1．调查报告的标题，绝大多数使用调查内容加文种的方式。如《关于当前棉花购销体制改革的调查报告》、《关于××公路“1．21”特大交通事故的调查报告》等。个别也有以“调查报告”作标题，不写调查内容。极少数在内容、文种前加调查主体，如《“1．21”事件调查组关于„„的调查报告》。
2．调查报告发送单位无所指，不抬头。调查报告的目的是供有关方面决策参考，发送范围可大可小，小到仅送少数领导，大到在全国性报纸上登载，伸缩性很大。3．调查报告的结构一般是分三个部分：起因部分、调查情况和事实部分、结论和建议部分。起因部分交待调查的起因、基本情况，如调查主体、调查时间与地点、被调查对象、调查方式与经过等，一般用极简朴的语言进行概括。调查情况、事实部分是调查的主要内容，是了解掌握客观事物的实际情况，以便从中引出合乎道理的结论。
结论、建议部分是根据调查而作的分析,得出结论，并提出对策、建议。一般来说，调查报告这样三个部分眉目比较清楚。
4、一般应注意以下几点：一是内容的真实性、客观性、全面性。二是结构的条理性、逻辑性、严肃性。三是语言简洁、文风朴实。调查报告以写实、综合、分析为主，用简洁明快的语言把客观情况如实道来即可，不必作过多的语言修饰，不必作细腻的描写或过分的渲染。这是调查报告不同于报告文学的显著特征。
5．调查报告的落款。调查报告一般以直接调查者为制发主体，如落款为×××调查组，一般不以机关名义落款。6．调查报告一般不鉴印。
二、工作总结的写法
1、总结的标题最一般是机关加内容加文种。内容以时间为主的如《甘肃省烟草专卖局2008年工作总结》；以专题为内容的总结标题如《省整顿市场经济秩序领导小组办公室关于清理淫秽音像制品专项斗争的工作总结》，这种标题的好处是看完标题即可对全文有个概括的了解。
2、总结的结构一般分三部分：第一部分，总结概述，提纲挈领地用最精炼的语言对前一段工作作出评价。这一段是总结中最精炼的部分，概括得好、中肯贴切、事实求
是，是衡量总结质量的标志。第二部分是总结的内核，通常分若干小题目，把工作的成绩、经验条理化，使之重点突出，眉目清晰，这一部分关键是把题目提炼好，把事例作精心筛选、精心组织、精心安排。第三部分，存在问题和今后打算。问题要找得准、切中时弊。今后的工作打算，要建立在已有的成功经验和失败教训的基础之上。
3、很难说总结是上行文、下行文还是平行文。应当说总结报告给上级时是上行文，发给下级时是下行文，送给平行机关是平行文。总结是中性行文。一般情况，在结尾加注：“以上总结，如有不当请指正”，请谁指正并无所指，可以说一切对总结有关的方面都可以予以指正。因此，在行文格式上，总结大多数情况是上报下发不抬头，结尾连“请指正”的话也可不要。
三、工作报告的写法
1、工作报告在内容要求上不同于一般的讲话，事前一般由会议的常设机构或法定组织经过一定程序的研究，尔后提请大会审议，由法定责任人代表向规定的会议报告工作。工作报告的内容体现的不是报告人的个人意见，而是组织意见，并且完全是组织意见，不像其他讲话那样通常使用“以上意见，仅供参考”之类的谦词。
