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公司档案编号规则及更新实施
一、目的为了规范档案管理规范，在整理和管理档案过程中，以字符形式赋予档案的一组代码，档号是存取档案的标记，并且有统计监督作用。
本规则规定了企业档案的分类整理、类目标识、档号编制及编制检索工具的一般方法和要求。
二、档案编号规则
档案编号：由四个部分组成，分别是一级目录、二级目录、三级目录（年月）、流水号
1、一级目录
根据企业的情况，一级目录以部门为划分
例如：人事部（RS）、财务部(CW)、物流部(WL)。
2、二级目录
以档案的类别为划分：取类别的拼音的首个字母。如：项目（XM）、合同（HT）
3、三级目录（年月）
因考虑到很多档案都是日累月积的，并且查找的时候也大多是以时间为依据的，故取文件形成的年份和月份为档案编号的三级目录，年份取后两位数字，月亦为两位数，如果不能确定具体月份则以00表示
如：2013年3月—1303，2013年12月—1312，2013年—13004、流水号
四位数字为流水号，如0001，00335、例子
人事部2013年6月5日签订的办公楼装修合同：RS-HT-1306-0021
三、档案排架规则
排架顺序以部门编码字母为序，按字母前后顺序排例，具体档案架排序，以二级目录的字母顺序为序
四、新编号实施及更新
目前已有大量的档案已存档，如果要全部立即更新的话，工作量过大，耗费的时间过长，因此采取以下步骤实施及更新编号
1、在档案的台账中将已存的档案全部增加新的档案编号，同时保留旧编号
2、新增的档案只用新的编号
3、在旧档案使用时更新编号，并在台账中标注或删除旧的档案编号
4、年内完成全部编号更新的工作
5、整理档案室文件以档案排架规则排档，并在档案架内和外都作标注，便于查找
6、编制档案检索工具或台账
