档案管理管理标准剖析由刀豆文库小编整理，希望给你工作、学习、生活带来方便，猜你可能喜欢“档案管理评估标准”。
档案管理标准
一、总则
1.1为规范公司档案管理，维护公司档案的完整、系统和安全，增强公司档案的实用性和有效性，充分发挥档案作用，更好地为公司各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》《企业档案管理规定》和国家档案局颁发的有关规定，结合公司实际情况，特制定本管理标准；
1.2本制度适用于公司各单位（部门）；
1.3公司档案工作实行统一管理的原则，公司经营管理部综合行政模块负责集中管理全公司各种类和载体的档案；
1.4公司全体员工都有保护档案的义务和维护档案完整安全的职责，任何人不 拒绝归档，对私自损毁档案和不按要求归档的,应当追究有关部门和责任人的责任。
二、文件材料的归档 2.1归档范围
凡公司在各项工作活动（包括筹备、成立、经营、管理及产权变动等）中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种载体材料应列入归档范围，包括但不限于以下内容：
2.1.1发文、收文(上下级单位和外单位的来文)，含原稿、正本和附件；
2.1.2会议材料：由公司及各部门负责组织召开的各种重要的综合、专业、专题会议材料，包括会议讲话、报告、会议交流或讨论材料、会议记录、录音、录像和照片等，以及外出参加会议带回的与本单位有关的文件材料；
2.1.3各类统计报表、统计资料，生产经营月(周)报； 2.1.4公司规划、经营分析、财务分析等专题材料； 2.1.5合同协议文本包括合同协议（正本）、合同审批（会签）表、授权委托书、招投标文件、履行情况记载、纠纷或争议的处理情况记载及有关材料；
2.1.6职工人事档案，分为在岗职工、退休职工和离岗职工。包括履历、考核、任免、奖励、处分等其他可供单位参考的有保存价值的材料；
2.1.7调度运行材料包括调度运行报告、图表等文件材料；
2.1.8科研课题材料包括调研、申报立项研究、试验总结、鉴定报奖、推广应用等材料；
2.1.基建项目材料包括公司基本建设项目前期材料、设计、施工、监理、竣工和验收文件图纸等材料，以及使用、维修、改建、扩建等材料；
2.1.10会计档案包括公司总部财务报表、账簿、凭证、财务移交清单等；
2.1.11上级视察、对外交流、工作组调研、党政工团等各项业务管理与活动中产生的文件(交流)材料、报告、录音录像及照片等；
2.1.12上级或其它单位颁发、赠与的奖状、奖杯、奖牌、证书、锦旗，以及上级领导或名人的题词、书画、签名留念册等；
2.1.13公司及各部门负责印制的对外宣传材料、印刷品、音像制品等； 2.1.14依靠传播媒体展现的、以特殊载体或电子形式存在的有保存价值的网站文件、电子邮件、多媒体文件、程序文件、结构性文件等。
三、归档文件材料来源
3.1公司内部形成的文件材料；
3.2公司所属各部门和派出机构（包括境外机构）应报公司的文件材料； 3.3公司引进项目、外购设备等带来的文件材料；
3.4公司投资的全资、控股、参股企业应向公司提交的文件材料； 3.5公司参与的合作项目，合作单位按要求应向公司提交的文件材料； 3.6公司执行、办理、接收的外来文件材料及各种载体材料； 3.7公司在营销工作中产生的各种与客户有关的材料等。
四、归档文件材料载体
归档的文件材料载体主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、实物等各种载体形式。
五、档案分类
根据国家规定，工业企业档案分为经营管理类、生产管理类、行政管理类、党群管理类、产品生产类、科研开发类、项目建设类、设备仪器类、会计业务类、职工管理类十个一级类目。目前，按照公司实际情况，现设置文书档案、合同档案、基建档案、设备档案、产品档案、科研档案、财会档案、实物档案、图纸档案等档案类别。
六、归档时间
6.1管理性文件材料均由各职能部门按其职责范围收集整理、立卷后在次年的3月底由本部门的兼职档案员统一移交公司档案室；
6.2科研课题、信息化项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档；
6.3购置设备、仪器价格高于1000元以上（包括1000元）的所有随机资料等在开箱验收后1个月内由购置部门兼职档案员移交档案室；
6.4公司职工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档； 6.5会计档案由财务部门保管两年后移交，经部门分管领导审核签字后移交档案室；
6.6由各部门签订的各类合同文件均应在合同签订完毕后及时整理并移交档案室；
6.7磁带、照片及底片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档； 6.8电子文件逻辑归档实时进行，物理归档与纸质文件归档时间一致；
6.9基建工程在工程竣工后，由工程主管单位、施工单位、专职档案员共同审核验收竣工资料后由建设单位移交档案室；
6.10下列文件材料应随时归档：
6.10.1变更、修改、补充的文件材料；
6.10.2公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；
6.10.3公司产权变动过程中形成的文件材料；
6.10.4其他临时活动中形成的文件材料。
七、归档要求
7.1人事档案的接收、整理、立卷、保管由公司行政部负责；
7.2整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，并符合有关标准、规范要求；
7.3归档的文件材料应为原件，因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料，文件材料归档后不得更改；
7.4非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档；
7.5具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档； 7.6归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求；
7.7归档的文件材料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性；
7.8所有档案必须是一套真实完整的原件，正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与印件为一件，转发文件与被转发文件为一件，来文与复文可以为一件，报表、名册、图册等一册或者一本为一件，文字图表要清晰，不得用油笔或铅笔、纯蓝墨水笔书写，文件资料上不得乱涂乱画；
7.9公司与其他单位合作完成的项目，公司作为主办单位的保存全套文件材料，公司作为协办单位的保存与承担任务相关的正本文件。有合同、协议规定的，按其要求执行；
7.10各部门档案负责人员应检查本部门归档文件材料的齐全、完整与准确情况，整理完毕并编制移交清册，由部门或项目负责人签字核准后向档案室移交。重要项目的文件材料移交时应编写归档说明。档案室接收时应全面检查归档文件材料的质量；
7.11档案移交时，交接双方应认真核对移交清册，并履行签字手续，移交清册各留一份以备查考。
八、管理制度
8.1档案人员的“三参加”
8.1.1公司召开年度工作会议，周例会、季度例会时，档案管理人员必须参加，以便及时了解情况，做好信息交流，保证文档材料的完整性，档案利用的灵活性； 8.1.2上述规定公司各有关部门要认真遵照执行，凡不按规定造成档案的丢失、泄密等损失，要按《档案法》及公司有关规定追究有关人员责任；
8.2档案的收集、整理
8.2.1档案是公司各部门在各项工作活动中形成、积累的，是公司的宝贵财富，因此各主管部门负责人应积极配合与支持；
8.2.2各部门档案员要根据国家档案法规和各部门归档范围，做好档案资料平时的积累、整理、分类、立卷工作，并按规定时间向档案资料室移交归档，实行集中统一管理，任何单位和个人不得据为己有；
8.2.3档案资料室要与各部门经常保持联系，将属于档案资料室管理并具有保存价值的档案资料及时收集、整理，防止流失；
8.2.4做好调查、掌握应收入档案室的档案的分散、流动、管理和使用等方面的信息；
8.2.5收集具有保存价值的档案资料入库，做到库藏档案的优质； 8.2.6档案管理员根据企业档案整理规定分门别类进行档案整理。
九、档案的保管
9.1凡入库的各类档案，交接双方要认真检查核对，并办理交接手续，专职档案员上账登记，按保管的类目顺序排列对号入架；
9.2保管档案必须有专门库房和专用柜架，各类档案有专职档案员保管；
9.3专职档案员要定期查看档案保管情况，对破损或有变质的档案材料，要及时采取措施修复和复制；
9.4库藏档案要因保管不善发生问题，要追究有关人员的责任。
十、档案的统计
10.1档案资料室负责建立各类档案及其管理状况的统计，包括档案的收集、整理、保管、借阅利用、鉴定销毁的登记；
10.2各类档案的统计数字要完整、准确、实事求是、充分发挥统计工作的作用； 10.3准确编制档案工作情况统计年报。
十一、档案的借阅
11.1 因工作需要，公司的其他人员需查阅、借阅档案时，由当事人填写《公司档案使用、借阅情况登记册》，经部门负责人和分管档案的领导审批后方可查阅、借阅；
11.2外单位来人查阅本单位档案，需持单位介绍信并经单位有关部门领导签字批准，方可查阅，不得抄录或借出；
11.3公司档案均为秘密级档案，只能在档案室阅览，原则上不准外借；经审批可以借阅，由总经理或行政总监批准，但借阅时间不得超过4小时；
11.4档案借阅者必须做到：
（1）爱护档案，保持整洁，严禁涂改；
（2）注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。
十二、档案的鉴定销毁 12.1档案的鉴定销毁是指确定应保存的档案期限（根据国家有关部门的规定，公司的各类档案可分为永久、30年、10年三种），并通过对档案的定期检查，确定对失去保存价值的档案予以销毁；
12.2档案室在各部门的协助下，对应归档材料进行鉴定，确定其完整性、准确性和保存价值，然后按价值大小确定其保管期限；
12.3档案室负责对已过保管期限的档案材料进行价值审查；对部分档案材料重新确定其保管期限和进行密级调查，对已失去保存价值的档案材料予以销毁；
12.4档案的鉴定工作，必须在行政部的主持下，由档案资料室和有关业务部门的人员组成进行；
12.5档案室负责制定鉴定销毁工作计划，计划一般包括：鉴定目的与内容，鉴定范围与对象，库藏档案状况与分析，鉴定方法与步骤，具体时间安排与人员分工，鉴定工作计划制定后，要经行政部及相关部门负责人批准后方可执行；
12.6对剔除档案材料的销毁处理，要填写档案销毁清册，鉴定销毁工作总结，并由小组成员签字后存档；
12.7任何部门和个人不得擅自销毁档案资料，否则按《档案法》有关规定追究责任。
十三、档案的管理保密
13.1公司档案保密工作，实行既确保秘密又便利工作的方针；
13.2档案资料室是集中统一管理公司各类档案的基地，各类档案资料都涉及到保密工作。为此，档案管理人员要学法、懂法、守法，严格遵守公司的保密制度；
13.3档案管理人员要加强保密观念，严格遵守公司的秘密，妥善保管档案资料，不准在私人交往和通信中泄密公司秘密；不准在公共场所谈论公司秘密；不准通过其他方式传递公司秘密；
13.4凡归档的档案，要严格执行借阅制度，认真履行审批手续；凡未经有关领导批准，档案管理人员不得私自提供查阅；
13.5声像档案管理人员，要对录有密级内容的录音、录像带严格管理，严格执行借阅审批手续，未经领导批准，一律不得擅自借用及复制。
十四、档案、资料的复制
14.1各部门要复印文件资料时，应填写复制申请单，一般性的文件材料经本部门负责人及档案室负责人签字批准后，由档案管理人员予以复印；
14.2复印密级范围内的文件资料，根据借阅程序方可复印；
14.3档案管理人员要及时妥善地处理复印过程中产生的不合格的文件材料，不得随便乱扔；
14.4需外出进行大图复印时，经本部门负责人、档案室负责人签字批准后，方可外出复印；
14.5会计档案需复印时，经财务部负责人、档案负责人签字批准后，由档案管理人员、财务人员一同复印，其他人不得参与，对复印出不合格的材料要及时销毁；
14.6需要复印档案的人员，应遵守档案管理制度，听从管理人员指挥，否则，档案室有权拒绝复印。
十五、声像档案的管理
声像档案在保管期限内须进行定期检查，防止档案的变质、退磁，对重要的声像档案应制作光盘保管，严禁私自撤销、清洗、消磁和修改，照片等入库前，必须认真检查，对质量不合格的，不予入库。
十六、库房管理
16.1档案工作人员在档案入库前必须认真核对档案的数量，填写入库登记表，做到账物相符；
16.2库房内档案柜、架做到排列整齐，档案类目编排井然有序；
1.3档案库房是机密重地，除管理人员外，未经允许一律不准私自进入，严禁任何人在库房内办公、会客；
16.4房内每周清扫一次，保持清洁卫生，并要经常通风，保持库内温度适宜。16.5库房内严禁存放易燃易爆物品及其它杂物；
16.6为确保库房安全，库房内要配备防盗、防水、防火、防鼠、防虫、防光、防尘、防潮等设施，管理人员要定期检查，防患于未然；
16.7库房内照明灯要随开随闭，防止因电而造成灾害。档案工作人员要做到随手关闭门窗；
16.8因管理人员失职，发生档案损坏、短缺、丢失等现象，档案管理员承担全部责任，并按有关规定给予处理。
十七、考核
17.1将公务中形成的应当归档的文件、资料据为己有，拒绝交档案室归档的，根据有关档案的价值和数量，对责任部门处以1000元的罚款，对个人处以500元的罚款；对推迟移交档案的，每推迟一个月，罚部门领导50元，兼职档案员50元；
17.2明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成损失的，追究工作人员全部责任，并给予500元的罚款；
17.3擅自提供、抄录、公布、销毁、涂改、伪造档案的，处以责任部门200元的罚款；对个人处以100元的罚款。
十八、本制度由经营管理部（综合行政模块）负责起草、解释及考核。
