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如何写好优秀公文
写好公文有什么“窍门”，这是机关工作人员常常遇到的问题。本人认为，找“窍门”并非为了偷懒，实际上这是对做好这一项事的谋略问题，也就是借助他人的经验和教训，寻找规律性的东西，不再毫无头绪地去从头盲目探索。写好公文的“诀窍”，就是结合自己的实际工作多学、多想、多练，即选准目标、勤学苦练，坚韧不拔、不懈探索，最后由必然王国走入自由王国。
公文该怎样写？有些人一写文章就落入用什么形式，采用什么格式、构思什么结构的怪圈，实际上这是一个误会。文章应该有一种形式，但决定文章怎样写的根本要素是内容，而不是形式。公文无非是一个载体，载的内容不同因而载的方法也应不同。评价公文写得好不好，主要看行文目的和内容反映得好不好，有没有真知灼见，有没有针对性和指导性，而不是锦绣般的文字。目前机关中很多公文的弊病多出在这个方面。一是内容空，有其形无其神，言之无物，象似为写文章而写文章。二是篇幅长，而且有越写越长的趋势，文章不是围绕一个主题紧密去写，而是摆开架子洋洋万言，生怕把什么事漏了，把所涉及的工作一条不漏地排列开，最后给人的感觉是一份资料、一本流水帐。三是论述乱，不分内容特点和对象的知识层次，先论述一番再说，结果议论一番读者最熟悉的东西，毫无作用。四是抄袭多。现在公文写作中有一种不良作风，就是用剪子加胶水“写”文章，不分时境变化，不分场合变更，照抄照般，搞文字“批发”。五是美术化。有的人利用计算机优越的打印功能，把公文各种字体、字形、字号摆布赏心悦目，把各级标题“塑造”得很美，追求公文的感官效应。这样是写不好公文的。还有的文章结构、形式很漂亮气派、词句用得很好，但什么事也没阐明，给人看完后感觉很茫然、一无所得，不能唤起新的启示，这也难以说是一篇好的公文。总之，写好公文关键于内容好，能够准确无误于表现出行文目的，有真知灼见，给送达对象以指引、启迪和遵循。
古人说文无定法。作为公文写作来说，虽无定法，却有无形的规范和规律。根据实际工作体验，本人认为公文写作有许多带有普遍性、规律性的东西，这也是写好公文必需把握住的。
一、切实领会好领导意图
公文是为领导活动服务的，是领导者从事行政领导管理活动的重要手段。因而能否真正领会好领导意图，是决定公文写作是否成功的一个非常重要的环节。
（一）公文写作与领导意图的关系
在机关工作应当了解而且必需了解公文写作与领导意图的关系。公文与一般文章最大的区别的姓“公”，是公务文书。公文写作必须体现“公务”的特征和内涵。公务活动特征是层级领导，公文写作当然也要体现层级负责的原则，即行文的目的和要求必须符合领导的意图，最终由领导拍板定论。“公务”的内涵表明公务活动是有组织和目标的，是在领导要达到的预期中按一定的方式进行活动的，文字工作也不例外。换一句话来说，公文成功与否，在很大程度上取决于领导的认可程度和满意程度。
机关公文写作一般讲有两种情况，一种是职守写作，另一种是授命写作。所谓职守写作，即干什么工作写什么公文，是本职工作中所必需记录、表达、传递公文写作，因而是带有局部性和例行性，公文涉及内容的跨度较小。职守写作，写作者最熟悉本职业务工作情况和特点，储备的素材比较集中，专业性较强，文种和格式相对集中，同时由于领导意图平日都以批示和口头的方式给予传达，并切由领导亲自签发，相对来讲写作难度小一些，一般容易被领导认可。授命写作，也就是“命题作文”，就是写作者虽不具体从事某项工作，但领导安排要求承担该项工作的写作任务。公文中的领导讲话稿、工作报告、工作意见、会议发言等等，以及领导交办的其它写作任务都属于授命写作。授命写作的内容往往带有全局性、综合性、指导性和思想性。授命写作的除了要把握好前面所讲五个写作要点外，非常需要体现领导的意图，运用领导者的思维方式，符合领导者平日的讲话习惯和风格。授命写作有一个重要原则，就是受命于谁，文章思维和特征服从于谁。在这个基础上融会有关政策、精神和理论，在领导的意图上进行阐述发挥，这样的授命写作才能打得住。授命写作切不可人云亦云，没有主见；但也决不可固执已见，把自己的观点强加于领导意图之上，写进公文之中。
（二）怎样领会领导意图
应当明确的是，领会领导意图并不等于领会领导个人意图，而是领会领导群体工作意图，但也不可排除领导者个人独有的思想观点和某些言语。领会领导意图有多种途径，主要的方式有以下几种：
一是学习好党和国家的路线、方针、政策和法律、重要规划，了解每个时期突出强调的方针政策。这是因为领导意图从本质上讲是党、国家和人民意志的具体体现。因此要把握住这个方面就会把握住领导意图的总体，这是领导意图最重要的部分。
二是主动扑捉机会参加一些会议，了解一个时期上级领导拟安排的工作重点、工作原则、工作要求、工作措施，掌握领导层的活动意向和动态。领导的行政活动是领导意图的具体体现形式，了解了领导活动动态，有助于加深对领导意图的理解，同时有利于把领导意图具体化。
三是积极参与领导参加的活动，与领导常谈论一些问题，了解领导者思考的热点问题。要掌握领导日常谈论的重要思路和观点，并对其连贯思索，这样对领导的思想情况会有系统、整体的理解。四是直接具体领受领导指示，最好是当面征询领导者对一些热点、难点、疑点问题的有关解决措施，对一些模糊问题予以澄清。这样会避免写出文稿后作大的改动，甚至推倒重来。
（三）熟悉领导者的领导习惯
领会好领导意图，还应熟悉领导者的思维方式、常用工作方法和讲话习惯。这里所要讲的并不是习惯的好坏问题，是讲话者自身一些特有的东西。许多公文，特别是讲话和报告类的文字材料，由于是领导者亲自讲，因而要根据个人的思维习惯、讲话习惯写作，使文稿与讲话者的特征基本吻合起来，以求达到更好的效果。要通过听、谈、议、读等渠道，从领导者讲话中了解个人的特点，然后再将这些特点反映到公文中去。否则，文与人的习惯特征不统一，领导者和听众都会产生一种陌生感或不习惯的感觉，不会达到预期的效果。从另一个方面来讲，公文特征与领导习惯相差太远而不被领导者看中和接受，也很难完成自己的工作，不利于自身的影响。
熟悉领导的思维和讲话习惯并不难，只要留心亲耳仔细听几次领导者脱稿讲话，就会熟悉基本特征，再琢磨分析一下，一般都会适应。这个适应过程一般可以缩短。
一是感受并分析讲话人的思维特征。思维指理性认识或理性认识的过程，是人对客观事物间接的和概括的反映。语言是思维的工具，但人的思维规律性也反映在语言上，语言表达符合思维的规律性。要熟悉领导的思维习惯，主要是看语言逻辑性、看思维的逻辑性强否，分析形象思维和抽象 思维、感性思维和理性思维、纵向思维和横向思维、正向思维和逆向思维等方面有什么特点，以及综合分析归纳能力等特点。在分析中熟悉了领导者的思维规律性，就容易使写出来的文章被领导者接受。有的稿子写出后被领导调架子，往往是思维特征不同造成的。
二是感受并分析讲话风格。应注意讲话人的语气结构和风趣程度。语气结构是指讲话人语言中的语气构成情况，不同的人因修养不同、地位不同常常形成自己的语气特色。分析语气结构，注意各种语气的分布情况，所占比例如何，确定讲话人语言的语气基调。同时，还应对领导者的幽默特点给予关注，在写作中也有一定体现，使讲话稿活跃、富有生气。
三是感受并分析讲话人的观点和工作方式。领导在不同场合讲话，既是一种说服、教育、引导的思想沟通方式，又是一种行政领导方式。为领导者起草的文章能否打得住，很重要的一个方面是该文章能否体现了领导者在工作上的观点和工作方法。在某个时候，领导者对某个问题都有相对稳定的看法，对某项工作都有一定的主张，离开这些观点和主张自然不会被领导者接受。所以在平时要注意领导者的主要谈话精神、思想认识和某些方面工作的主要意见，常讲的规范性的词句，将此充分应用到写作中去。
四是感受并分析讲话人的理论层次。理论指概念、原理的体系，是系统化了的理性认识。科学的理论是客观事物的本质、规律性的正确反映，其重要意义在于它能指导人们的行动。了解讲话人的理论层次，可以把握好文章的理性程度，能避免出现常讲实际问题的领导，讲稿理性太重；而常讲理论问题的领导，讲稿理性太轻的问题。讲稿理性无论轻重，都要注意理论与实践相结合，没有理论指导的实践是盲目的实践，脱离实际的理论是空调的理论。
五是感受并分析讲话人的分析综合能力。分析综合能力就是指能否对事物内部的各个方面正确准确进行具体分析，能否正确准确地综合起来把握矛盾的总体，抓住事物的本质，把握事物发展的规律。分析与综合贯穿于思维的整个过程。把握住讲话人的分析综合能力，才能在起草文字过程中确定理性分析的“平台”，才能使领导者感到文章是与其自身分析认识客观事物的能力是相符的，要求是一致的。
二、系统储备素材和观点
拥有充分的素材是撰写好公文的基础。写文章实际上是对素材的归纳、消化、加工和升华的过程。储备素材有两个含义，一个是要有众多的文本材料，另一个就是平时多注意思考，进而形成有独特见解的观点群。
（一）平时注意收集分析材料
公文写作决不可凭主观想象，而是要建立在充分素材的基础上，这就提出了材料的收集分析问题。收集材料，就是掌握素材，包括综合情况、重要数据、生动事例及重要思想观点。素材是公文写作的基础，如同搞建筑一样，必须有水泥钢筋、木石砖瓦等建筑材料。要注意“备料”一定要充裕，“材料”要包括思想观点，特别是一些带战略性的思想。有人对收集材料觉得并不重要，不当回事，而在写作运用时却常常有了新的认识，感到它的使用价值了，后悔没有积累，再找时间来不及了，甚至无法找到。有时积累的一些材料可能平时用不上，但在关键时候能用上一个观点，一个事例，一句话，这个材料没有白白积累。因此积累时不可嫌多，运用时又不可能很多，这也许就是素材积累与使用之间的一个特点。收集材料主要有三个途径。１、调查研究，取得第一手现实材料。特别是写“讲话稿”、“意见”、“规划”时特别需要这样的依据。通过调查取得的第一手材料往往具体生动，真实可靠，印象深，感受深。深入实际、深入群众、深入现场往往是处于复杂多样的境状之中，各种矛盾、问题及思想认识交织在一起。这就需要在调查了解情况时，坚持实事求是的思想路线，不唯上，不唯书，坚持真理，不看风使舵，不随风倒，更不能带着各种框框去找材料，削足适履，歪曲事实。要客观地倾听，平等地讨论，适当地提问，注意点面情况的结合，对调查的材料要做必要的核实。
２、广开材源，积累第二手材料。即收集一些与所写公文有关事物的变革情况，以便分析其发展变化，作出正确的分析判断，提出有见解的观点。报纸、文件、会议材料，信息、简报等与自己工作有关的材料等等，都可及时记下来，分门别类，积累起来，用时非常方便。这些材料一般是用于作背景材料，或作对比、深入了解的线索，或作为研究分析的借鉴。
３、有备无患，储备基础材料。积累一些与公文写作有关的公文，包括法律、规章、政策、文件、讲话、纪要等，甚至收集一些古今中外的精辟议论，作为形成公文观点和进行综合分析的依据，或直接引证所用。
调查、收集、积累材料有三忌。一忌凭兴趣出发，要从工作需要、贯彻执行党的方针政策的需要出发；如果凭兴趣出发，就可能片面、狭隘，甚至有意无意地歪曲了材料。二忌听风就是雨，道听途说，一知半解，凭想当然办事。三忌实用主义地调查收集材料。总之调查积累材料，要靠勤看、勤问、勤想，一要广，二要实。这样可使你的材料库和思想库应有尽有，样样俱全，头绪清晰，有备无患，垂手可得。
（二）注意加强对材料的系统分析
公文写作选材用料关键在分析。有分析才能选择。材料反映的情况是错综复杂的，往往真假相间，精粗并存，表里难分，彼此相关，必须进行去伪存真，去粗取精，由表及里，由此及彼的分析改造。玉不琢，不成器。许多人装订了一本本材料，但不去分析研究，派不上用场，或不得其用，失去时效，积累了又有什么用处。
所谓分析，一是分析事物之间的复杂联系。所谓分析事物的复杂关系，方面很多，难以尽列。举例来说，事物之间有因果关系，或然关系、平行关系（如鹰击长空，鱼翔浅底）、隶属关系、对抗关系等等，弄错了这些关系，就不能写出服人的报告、讲话及其他文件，甚而会闹出笑话。弄清关系，才能找到规律，正确反映规律。二是分析所掌握材料的典型性，即在某种范围内的普遍意义，要善于分析材料的代表性和价值。分析材料，要站得高，看得远，仁者见仁，智者见智。站得高，从根本上说，就是要站在马克思列宁主义立场上，用科学的世界观、方法论来看问题。要有政治高度，联系路线、方针、政策，特别是一个中心两个基本点；要有理论高度，议大事，懂全局，看本行。这样才能抓住有价值的材料，认识材料的价值。三是分析材料的真伪，要分析真伪，去伪存真。对无论多么复杂问题，只要出于公心，做到“兼听”，就不难办到这一点。四是分析材料的内在价值、分量、意义。分析材料最重要的是要发现新情况、新问题，能把萌芽的东西迅速准确地抓住。古人讲“见微而知著”。现实生活中有许多代表社会发展、历史发展方向的新生事物，当其萌芽时，很幼弱，习惯势力往往对它评头论足，不适宜地埋怨，数不清的清规戒律，抱无穷的忧虑。没有新生事物社会就没有生气，没有前途，看准并支持新生事物意义重大。我们必须善于从常人不以为然的现象中发现有重大价值的东西，要善于从表象看到实质，从个别看到一般，从平凡发现伟大，从现在预见未来。在这个意义上说，要敢于“标新立异”。总之，学会分析材料才能学会识别材料，在平常中发现不平常。进一步说，只有学会分析材料，才能学会选择材料、提炼材料，使具体上升到抽象，由感性上升到理性。这就是要讲的一个方面。
（三）系统思索储蓄观点
好文章要有真知灼见，那就要在思想认识达到一定程度，形成观点群并有较强的逻辑线索之下才能形成。历史上的不朽名作，都是在相当的思想积累、生活积累、感性积累，观念积累之下，经过提练加工完成的。例如作家的成名作、代表作，就是作者在充分的积累和加工条件下写成的。同样有些作家写了一两本好书再写不出新东西，也是积累不足或者耗尽的缘故。我们所讲的观点问题，实际上就是对客观事物的分析认识得出的结论，是在认识客观事物运动规律的前提下如何结合实际去有针对性地认识问题、揭示问题、解决问题思路。
写文章不能就事论事，要把理性与现实结合起来。有了材料，不能堆砌，而要虚实结合，理论联系实际。无实，空洞无据，不能服人，更不能具体生动地感人；无虚，就事论事，就没有浓度，不能发人深思，启迪人的智慧。选材用材得当才能避免“空”和“长”的问题。
所谓储备观点，就是讲要注意积累一些有战略性的思想，有备无患，需则用之。这样在写文章时，就可以在分析、选择、提炼材料的基础上以逻辑思维为经，以事实叙述加必要的形象描述为纬，织出美的绫罗绸缎来。否则现学现卖、现想现卖都不会搞好文字工作。一个没有观点储备的领导人不是称职的领导，同样一个没有观点储备的文字工作者也不是合格的。
观点问题是思想活动的问题，与一个人认识客观世界、运用所具有知识的能力有相当大的关系，因而又是个素质问题，需要一定的时间，付出相当的努力才能有提高。在这个问题上幻想一劳永逸和立竿见影都是不可能的。一些同志写作公文往往摆不脱抄公文的困扰，东拼西凑，通篇都是从概念到概念，内容空泛，不分析解决实际问题。这种现象往往要经过一个过程才能克服。就需要在实际中经过理论联系实际的学习探索，学会调查研究收集材料，分析材料，提炼材料，学会如何去综合和概括，有敏锐的观察力。当然也要加强其他方面的修养锻炼。
储备观点关键要能抓住抓准问题。抓问题是指抓一个时期有反映价值的情况。能不能写出有意义、有分量的文章，首先看问题抓得准不准。问题抓得准，抓在点子上，抓在要害上，抓在火候上，文章就有了生命力，写的文字差一些也不要紧，那只是个修改、补充问题了。反之，问题抓不准，文字写得再好，精雕细刻，也不能用。所谓抓在点子上，就是说现实生活中，实际工作中有这个情况，而且是个重要情况，而中央和上级部门正需要了解这个情况；抓在火候上，就是眼下最需要这个情况，早了不行，迟了也不行；抓在要害处，就是抓住这个情况的最本质最关键的部分，而不是拖泥带水，喧宾夺主。
抓题目一定要思想解放，敢于思索，富有创新精神。当今需要在坚持大原则前提下，勇于创新，提出并写出别人没写出的问题，提出并写出人人心中有而笔下无的东西，写出别人欲言而又未言的东西。横量一个文字工作者水平的标准有三点：别人没想到的你写出来了，为上；别人想到但没说出来而你写出来了，为中；别人想到并说出来了而你又说出来的，为下。由此可见抓问题对提高文字水平十分重要。
三、撰稿注意双层思维 所谓双层思维就是在文章特别是那些常用公文运用的写作方法。第一层是指首先考虑安排结构、选择素材，也就是按照内容的要求着眼于“搭架子”的构思、谋篇。第二层就是基本柜架通过后再围绕表达主题。在语言、逻辑方面进行“精炼”，挖掘中心思想，在文章撰写中按这两层次运行，提出一个较细纲目，形成基本雏形，然后再从观点、论述、事例修辞等方面进行逻辑、系统地加工。这样做，往往可以节省不少的时间和精力。其原因很简单，授命写作不是个人说了算，而是领导意见决定文稿成功与否，这样会经常出现与领导要求不符的情况。如果所有的精力时间都用上，也难得一次就通过。再着说，精力无重点地使用，不利于思考和提高构思的效果，本身就不利于提高通过率。当然对一些简短和非常熟悉的文章应潇洒一气哈成，效果也会很好。
（一）设计好文章结构
围绕主题设计结构是起草文稿的重要方略。一个写作任务下来，撰写者首先应当在这方面下功夫，不能一见任务就作战术考虑，马上钻到具体材料的遣词造句的技术工作中去。文件起草，首先是从宏观上考虑，如同盖房子先要有设计，有骨架一样，如果设计结构不行，只是在粉刷装修上下功夫，房子质量就没有根本上的保证，甚至还会塌下来。报告起草常常见的大返工，往往出在内容及主体结构上。所以，撰写者首先要使自己成为一个具有战略眼光的人，拥有领导方略，会谋篇布局。
结构就是言之有序，就是文章内容的组织和排列形式，即构思、谋篇。安排结构的基本原则是四个字：不板不乱。意即不死板，不杂乱。具体要求有四：一是纲目清楚，思路贯通；二是层次清晰，段落完整；三是衔接紧密，符合逻辑；四是开头明快，结尾有力。
安排结构要考虑到以下四点：第一、全面考虑阐述问题、分析问题、解决问题的需要。第二、层次段落要围绕主旨，按照表现事物本质和特征的需要来安排。第三、条理清楚，方便表述，符合人们的认识规律，便于阅读、领会和接受。第四、各部分、各层次之间有正确、严密的逻辑和照应关系，通篇浑然一体。
尽管公文种类繁多，但基本结构形式并不复杂。主要有三种形式：一是纵向结构，有递进式、时序式、倒悬式等。二是横向结构：一、二、三、四，平排开来。三是纵横结合结构，象前纵后横，纵横交叉等，长篇公文多采取这种办法。如要写一篇年度工作总结，前半部分按时间顺序概述一下工作情况，后半部分提炼出几条工作经验，横向排列开来，此种写法就是“前纵后横”。通常情况下，层次段落的安排，取决于观点及观点间的联系，而主次则决定着详略和先后。布局的方式一般有两种：一是列书面提纲。提纲是详是略，应根据公文内容需要和作者的行文习惯而定。一般搞文字工作的人都有体会，重要公文、尤其是多人参与写作的公文，诸如大型会议上的领导同志讲话之类，提纲应尽可能列得细一些，甚至可以细到每段几个层次，每个层次阐明什么问题以及精彩的阐述语言等。这样，再稍加扩充、润色、归整，就可以成为一篇象样的公文。二是打腹稿。虽没布局成文，但中心有个轮廓勾画，短一些、急一些的公文多采取这种办法。
（二）雕琢好文章品质
文章在写作过程中，要在“精于战略”的同时也要“娴于战术”。写作时要尽可能的排除干扰，一气呵成，以保持旺盛的写作激情和完整连续的思路。而当文章草就之后，则须一丝不苟、字斟句酌地搞好修改。有人说：“一成文章半成改”，有的甚至说“文章是改出来的”，可见修改文章在写作中非常重要。１、深入发掘主题。修改的重点是十六个字：深化主题，增删材料，调整结构，润色文字。第一，深化主题，既有在原来意义上的发掘和深化，也有特殊情况下的主题改换。尤其要注意看主题是否符合上级精神，领导意图和本地实际。第二，改动材料。累赘的，要删剪；不足的，要增补；过细的要浓缩；观点与材料脱节的，要调整或改换。第三，调整结构。凡是层次段落不清楚，连结不紧凑交待不明白、开头结尾不连贯的，都在修改、调整之列。第四，润色语言。一是消肿，将多余的段、词、句、字删掉；二是改动不合语法、不贴切的词句和不妥当的提法，修补句子的残缺成份；三是选择更优的表达方式，或对原来的语言进行加工润色。
修改有基本方法：一是读改法。自读自改或一人读大家改，在读诵的过程中发现问题，随笔修改。尤其是领导同志的讲话，采取这种办法最好。二是冷处理。文稿拟就之后，暂时搁置一旁，冷静地思索一番，或阅读一些相关的材料，然后再拿出来修改，往往可以发现其中的毛病。三是集体会诊。稿子写成之后，请熟悉文字或相关业务的同志共同讨论，集思广益，一起修改，这样可以打破个人能力的局限性或认识上的偏执。时间和条件允许，可以发征求意见稿，在较大范围内修改。四是求助高手。可请领导或文字经验丰富的同志帮助修改。在修改时最忌讳的是保守残缺、固执已见，怕别人对自己的文章挑剔、修改。应当懂得，若想在写文章方面有长进，就必需要反复修改，尤其要乐于让别人修改自己的文章。
２、认真搞好修辞。公文修辞的基本要求是四个字：简（不罗嗦），切（不空泛），明（鲜明），尽（无遗漏）。换句话说，就是实现语言表述的准确、鲜明、生动、简练。修辞主要有两种方式：一个是消极修辞，一个是积极修辞。公文写作与文艺创作不同，文艺创作主要是采用形象思维方式，而公文写作主要是采用逻辑思维方式，因而公文写作消极修辞是基本的，积极修辞是争取运用的。消极修辞的主要方法，一是锤炼词语，二是选用恰当句式，使公文看起来和谐，用起来准确，听起来悦耳。积极修辞主要用描述、替代、引导、变形、排比的方式，使公文生动，增强感染力。如把引进外资和技术比作“借水行舟、借鸡生蛋、借梯上楼”，把部门协作比作“大合唱”。采用积极修辞时，夸张的方法要慎用，“双关语”要禁用。公文写作注意语言既要用准、用活，还要用响。一篇公文中，如果有几句叫得响的语言，往往大增其色，甚至会收到意想不到的效果。如“东部大开放，西部大开发”，如“四项基本原则是立国之本、改革开放是强国之路”等。
使用公文语言，要注意词义概念的准确，口语与书面语的差别；要区分事物的不同分寸、大小、轻重，比如说一个村庄、企业不可讲“取得了巨大成就”，一个基层领导同志不可能“作了重要批示”；要注意感情色彩的不同，贺信、慰问信的语言格调就应该热烈，讣告、悼词和语言格调就应该深沉；要用好模糊与周密、全称与特称，在特别情况下，模糊语言往往是最准确、周密的语言，如“取得了一定成绩”、“尚有不小差距”之类，比用量化概念要准确、贴切得多；还要准确具体表述时间、数字，公文中的年、月、日，是不应简略的。
３、注重改良文风。要写好文章，必须注意文风。我们所提倡的文风，至少要有这样几条：一要实事求是，不搞虚假浮夸；二要言之有物，不摘华而不实，不搞无的放矢；三要逻辑严谨；四要鲜明生动；五要简洁朴实。当前文风中的突出问题是“假、大、空、瘪、长”，其中长最多见的，可以说是久治不逾的顽症。文章不可长，否则，重要的东西就被淹没了，冲淡了。什么时候你总觉着自己写的文章太长了，那就说明你写文章就有了进步。一定要爱惜笔墨，多写一些短而好的文章，切切不可低估了读者的理解水平，切切不可害怕人家看不懂而反来复去地说。使文章简练的最好的办法有两条：一是使主题集中，一文一事；二是除靴去帽，开门见山，择其要者简述之。
四、努力深化公文主题 公文的主题，是通过载体内容所表达出来的明确意图、基本意见，是行政目的和行文目的的具体体现。有些文种的公文明显地呈现着旨意性、直白性、具体性，并不存在多少深化主题问题。但也有许多公文确实需要深化主题。所谓公文主题的深化，就是主题向纵深层次性发展，呈现出由低向高、由浅入深、由粗到精，由残缺到完整的态势。
（一）公文深化主题的重点
１、深化领导意图。公文的主题是制发主体行为意志的体现，承载着领导集团（班子）旨意的传达。剖析并表现领导意图对表达行文目的有积极作用。领导意图最初表现的形式的比较复杂的。有的十分明确，有的仅是个倾向，有的比较零碎，个别情况下还有意见分歧的态势。因此，对其要进行提炼、深化处理，形成一个正确的领导集团（班子）的旨意。这个深化过程，一是补充完善。领导人的新思想刚刚产生时，由于认识和实践的局限，很难完全正确，这就要调动各种手段，综合运用多方面的知识，从实际出发，把它系统起来，成为完整、严谨、系统的领导思想。二是凝炼提高。要经过智囊组织的熔炉加工、优化、磨砺，再送入领导思想体系。三是延伸挖掘。要善于分析领导思想的发展趋势，按着这个趋势拓展思路，延伸思维。这种伸延不是随意的而是从工作需要出发，从客观事物的展变化的实际出发，有所突破和创新，使新的思想始终保持一种对工作的最佳导向力。深化、完善领导思想意图，是一项富于开拓性的工作。要善于学习，培养分析能力、判断能力、推理能力和综合能力。
２、对客观事物的再认识。公文主题是通过各种具体材料支持、丰富和完善的。各种材料与主题内在联系的关联度高低，对表现主题有很大影响。材料是客观事物现象反映的一种客观搜集。不同的材料，对客观事物的本质反映也不同。一般来说，材料所反映客观事物的本质及其内在联系、规律常常是蕴含在深层次里。事物的本质最能揭示主题。因此对材料要进行分析综合、概括抽象，注意向深处开掘，尽量挖掘出事物最本质的东西，对事物要着力探求其思想意义，要在事物所显示的多方面中找出最主要最深刻的方面。这个过程就是对主题的深化的处理。
３、政策策略的具体完善。党的路线、方针、政策包括策略思想，一般通过会议或纲领性文件下发，贯彻到各级组织和各地区。但路线的贯彻离不开具体问题、具体事件、具体政策。公文深化主题，必须紧紧把党和国家的路线、方针、政策与当地实际相结合，创造性地揭示在具体问题、具体事件上的意义，对具体事项上都有的现实、明确、具体的表现，把党和国家的政治意图明确在各项具体事物中表达出来。
（二）主题深化的方法
主题确立以后要讲究深度，即立意要高。务虚，就要把话说在点子上，一针见血；讲实，就要把怎么办说清楚，拿过来就能干，有操作性，切忌在半空里论过来、议过去，主题散而不清。这就要求撰稿人具有较深的思想理论功底，有较高的政策水平，有较强的逻辑思维能力，能透过事物现象看到本质，加强对客观事物的深刻了解和理解，掌握、理解党的路线、方针、政策，材料积累丰富并能熟练地掌握写作技法。
１、敏锐察觉发现问题，尖锐、鲜明地提出问题。对客观事物中的问题要有敏锐的“触角”，能够有深厚的洞察力。在众多复杂的社会现象中发觉问题，并且敢于旗帜鲜明地表现自己的观点，阐发观点，一针见血地提出问题实质，发前人所未发，言前人所未言。提出的问题发人深思，超前意识强，具有强烈的思想性，将产生较深的社会效应。这种方法对深化主题有着强烈的震撼作用。２、深刻全面分析问题，立足本质剖析问题。主题的深化常常依赖于对问题深刻、全面地分析。要运用逻辑思维透过现象抓本质，由表及里揭示事物的内在联系，使主题在强有力的说服力下得以深化。分析问题要用层层“开门”的手法，把主题自然展开，在分析说明问题时，运用“是什么”、“不是什么”，“为什么这样”、“为什么不那样”，“为什么应该这样”、“为什么不应该这样”之类正反结合、层层深入的论述，使内在的逻辑力将主题深化。
３、标本兼治提出措施，正确合理解决问题。根据事物的客观和主观条件，把握其主要矛盾，科学地提出对策，是深化主题必不可少的内容，表现着深化主题的目的性。公文是以行政目的为依据而发，最终是以是否解决问题来衡量其主题正确与否、主题深化与否。例如，一篇调查报告，一个工作意见、一个工作规划，从提出问题、分析问题到解决问题，就是主题的深化过程，也是思想升华的过程，并能深刻地揭示问题本质，是深化主题全过程的表现。
五、语言使用要得当
不同文种的语言特色是不同的：指挥性公文（如指示、意见、命令）的语言，应色彩庄重；知照性公文（如通报、公告）的语言，应通俗具体；报请性公文（如请示、邀请）的语言，应恭谨明确；法规性公文（如条例、条令）的语言，应简约规整；提要性公文（如会议纪要）的语言，应概括凝练。总之，语言使用要得当。
语言使用得当，关键是公文的语法语气要恰如其份。所谓语法，也叫“文法”，是语言的结构规律。语法包括词法和句法等。语气，也是语法范畴之一，通过一定的语法形式表示说话人对行为动作的态度。语气，有的是陈述语气，有的是虚拟语气，也有的用语气助词和语调来表达。语法和语气相辅相成，不能截然分离。但是语气决定使用什么样的语法，而语法又会强化语气效果。语法语气可以反映和表达出行文主体的威信和影响力，产生良好的社会共呜效果。在起草机关公文时，必须针对特定的事因和对象，注意机关公文的语法语气。把握好公文的语法语气，可以充分表达出公文或者其他各种文字材料所要表现的内涵，有利于提高国家机关在社会管理中的影响力和号召力。同样，领导的讲话、报告、讲演等也要注意语法语气，这样能进一步体现领导者的讲话意图，有利于实现领导者所要追求的目的。
（一）词法
公文写作，在遵守写作一般选词规律的同时，重点是掌握好下列修辞方法。
１、敬词。为了适应上行、平行文的意境需要，公文写作中应当注重敬词的使用。所谓敬词，即表示尊敬的词语。敬词多用于公文主文尾或开端，如“请”、“贵”、“遵照”、“呈”、“报请”、“谨呈”、“为荷”等。
２、雅语。公文要求在公文写作中尽可能使用雅语，不用俗语，这是公务活动的严肃性在公文中的体现。所谓雅语，即比较典雅的书面语。在雅语的具体运用上应注意，要用规范化的书面语不用口语，即是用雅语，有的典雅词语如“夫人”、“先生”之类，除因礼仪、引用等特殊需要，一般情况下不使用。一些文言词语虽然文字简明、含意深刻，但要酌情使用。
３、强调语。公文中的主张、意见、要求部分，常常大量用强调语作为每一部分的开始词。所谓强调语，即带有强调口气的词语，多是一些能愿动词，例如“要”、“必须”、“务必”、“坚决”、“严加”、“禁止”、“不准”、“严禁”等。４、进解。对前边使用了一个词，接着做出进一步的解释，这种解释的目的或是赋以新意，或是拓宽其含意。进解方法，在前词与后解之间或是使用“就是”，或用“即”，或用“也就是说”等。运用这种修辞方法，可以给读者一个完整的概念和更加准确、清晰的印象，有利于防止歧义。５、警语。公文写作中为了做到言简意赅、发人深省，当多使用一些警语。警语在公文中运用主要有三种：一是以格言为特征的警语。如“失败乃成功之母”、“吃一堑长一智”等。二是以成语为特征的警语。“两袖清风”、“一身正气”、“为政清廉”等。三是以比喻、歇后等辞格为特征的警语。如“夹紧尾巴做人”、“老鼠过街，人人喊打”等。
６、换字。它也是在公文写作中较多使用的一种修辞手法。所谓换字，就是为了语言表达的准确、形象、明快，将比较固定的一具词语中的某一个字临时加以更换。如“与其说他向前看，倒不如说他向‘钱’看”。可见换字可使语言很有说服力，铿锵有力，十分生动，形象逼真。
（二）句法
切实掌握公文写作中的常用句式及其特征是十分必要的，它不仅可以提高公文写作的时效性，而且可以把公文写得言简意赅、鲜明生动。公文句式的修辞，除遵守一般写作句式修辞规律外，还要按照公文写作的特殊要求，突出自身的句法特征。常用句法有以下几种：
１、以“为”、“为了”做句首，以直接说明目的为特征的句式。为了把行文目的准确、简明的表达出来，便于受文方理解和掌握，常用以介词“为”、“为了”做句首，并切直接讲行文目的句式。说明上又分为两种方法：一是在“为”、“为了”的后面直接写出目的、对象、内容。二是先叙述所提出公务活动中的问题，尔后在“为”、“为了”的后面用“此”、“这一问题”以此说明为什么要行文。如“为此，特布告如下：”，“为了解决这一问题，特作如下通知。”这样做可以使文字简洁明快。
２、以“数词”为特征的浓缩句式。为了言简的需要，在公文写作中常对一些内容特定的长句，通过附以数词手法，进行高度浓缩，使之言简意赅。比如，把党的基本路线概括为“一个中心，两个基本点”；再如“两个转变”，“三改三加强”等。浓缩句式要借助于数词或数量词。采用这种修辞方法，应当注意切勿为浓缩而浓缩，使句意难懂，甚至带来歧义。
３、以“综合”为特征的综说句式。使用综说句可以使公文达到简洁、精干的修辞效果。所谓综说句，即把几个并列成分联结在一起，由句中的一个相同意思的成分综合成句的一种句式。这种句式一般分作两种情形：一是综合修辞在前，并列成份在后。如把“实现干部革命化，实现干部知识化，实现干部专业化，实现干部年轻化”，综合为“实现干部革命化、知识化、专业化、年轻化”。二是并列成份在前，综合修辞在后。这种用法前句多用虚拟语气，如“只要×××，只要×××，只要×××，就要×××”，可见不仅节省文字，而且铿锵有力。
４、以“将”为特征的宾提句式。一些批转、转发性通知及载运总结、计划、调查报告等非法定公文时所用的法定公文（即文件头），通常在开头起笔处采用这种句式。这种句式会使语言刚劲有力。比如：“现将《×××××××》发给你们，请认真办理。”“现将《××××××》送上，请审示。”
５、以“是”、“妥”为特征的重后句式。公文中请示的结语，基本上采用重后句式。所谓“重后”，是指一句话中两个截然不同的含意，一个为“虚”，一个为“实”，而且“虚意”位前，“实 意”在后。例如“是否可行，请批示”、“当否，请批示”。前半句是“虚意”，是作者本心不愿看到的。后半句为“实意”，是作者的真正意图。请示的结尾采用重后修辞，不仅文字精炼，而且，体现了作者的肯定性要求与工作的严肃性。
６、以“强调语”为首做特征的祈使句式。下行文中常用的祈使句，主要有两类：一类是带有命令语气以示肯定的句式。如“必须×××”、“要×××”、“坚决×××”、“严格×××”等，其中处于句首的“必须”、“要”、“坚决”、“严格”均属强调性词语。另一类是带有禁止语气以示否定的句式，如“不准×××”、“严禁×××”、“禁止×××”、“打击×××”等，它们大都是冠以“禁止”、“制止”、“严禁”、“不准”、“不得”等强调意义词语，以示庄重、严格。一些强调词语在祈使句中运用，能进一步加强祈使句的强调语势，给人一种必须照办，不得有误的感觉，这与下行文“令行禁止”的风格与意境密切吻合。
７、以“了”为特征的陈述句式。公文中的陈述句有其运用特点，一般在一些类似于“解决”、“完成”、“锻炼”、“推动”、“开展”、“巩固”、“克服”、“取得”等动词的后面加助词“了”字，直接表示事情的完成时态，下面带宾语，形成一种完成了某一工作、任务，解决了某一问题、困难，取得了某一成绩、进展等时态的动宾句式。公文中采用以“了”为特征的陈述句式，有利于把话说的直接、简短、明快，这与公文写作“开门见山”、“直来直去”的意境是紧密相关的。
（三）语气
一般说来，日常所用语气种类繁多，但使用于机关公文的并不多，常见的有以下几种：命令语气、指教语气、定义语气、说明语气或称介绍语气、论述语气、陈述语气等等。行政公文的语法语气不同，给人的内在感受也大相径庭。
１、祈使（命令）语气。这种语气是由上级或领导者对下提出一种不得违背、必须遵循执行的语言气势。这种语气更能够体现出权力的强制性和约束性。恰如其时其地用一些命令式语气，可以提高感召力，体现出政治权力的力量。但命令式语气使用不当，例如场合不当、层级不当、比例不当等，都容易在下级中产生一定的心理抵触因素。
２、指教语气。指教语气是老者对少年，上级对下级常用的一种启发教导式的言辞。这种语气有着启发人、教导人、引导人去做某些事情的鼓动力。有机关文字中用好指教语气能够充分体现出行政管理的层级和上级机关要谋求达到的行政管理目标。但指教语气的用场受讲授者和接受者的制约很大，用不好容易产生负作用。
３、定义语气。定义语气一般用于教科书中，之所以在此列出，是因为把某些概念和定义用在公文中常常起到强化人注意力作用，在一种比较客观平等的气氛中，引导人们的思路，向要表达的方向逻辑延伸。这种语气是一种学识多和经验多的表达形式，有一定的征服力，往往可以体现出讲话者处于较高的理论水平和实践层次，强化讲话者的威望。这种语气在理性表达时效果较好，但使用过多会让文章呆板。
４、说明语气。说明语气给人们的感受不是强制性的，但却有潜在的让人接受的作用，也就是在平静之中有着潜在的征服作用。它能让人在了解事物的真实情况的同时，不自觉地接受某些观点和看待问题的态度。同时，说明式语气也会给人谦虚的印象。５、论述语气。论述语气在公文中，特别是在领导人的讲话中常常使用。这种语气看似是对某一论点进行全面的论述，但在机关公文中应用，目的是为了统一人们的思想认识，是为了行政沟通，因而论述式语气的用途往往是说服人，但论述语气过浓，会使文章呆板，没有灵气。
６、陈述语气。这种语气与说明式语气比较接近，但不带有对事物的看法，而只是叙述事情发生变化的经过。这种语气常常用于情况反映之类的文字材料中，主要对一个事物进行客观地讲叙，而不带有讲授者的观点。
公文中要讲求语气的使用艺术，合理使用好语气非常重要。语气用得好，能使文字材料充分表达行文主题，达到良好的效果。但是在机关文字工作中，人们常常由于语气使用不合理，使公文达不到令人满意的效果。用好语法语气应注意以下几点。（１）确定语气基调。语气基调指整个文章语气基本特征。其方法：一是根据文种格式确定基调。二是根据对象确定基调。三是根据事物的重要程度确定基调。（２）注意语气搭配。语气的搭配是指在文章段落中各种语气的使用结构。一是根据表达的主题确定语气搭配。二是根据行文方向确定语气搭配。三是根据重要观点确定语气搭配。（３）把握语气变化。主要做到三个结合，一是强制与说服相结合，使读者（听者）达到自觉执行的效果。二是理性与感性相结合，给读者（听者）客观真实的感受效果。三是说理与启发相结合，给读者（听者）亲切可信的影响效果。另外，讲话稿要符合讲话人惯用的语气。要根据公文写作的需要和讲话人的思维习惯、讲话习惯、表达方式习惯去写作，去思考。
2.写好公文要“勤”字当头
公文写作是每一位年轻干部必备的业务能力，但对于很多年轻干部来说，在初写公文时会遇到提笔不知写什么、怎么写的尴尬。作为一名年轻干部，我结合自己的工作实际，谈几点公文写作的方法和体会。
勤于积累。荀子曰：“不积跬步，无以至千里；不积小流，无以成江海。”公文写作需要在日常工作中注重积累并勤于收集资料，为写作打好基础。首先，要收集本地区本单位出台的政策资料，如数据资料、工作要点等，为写作收集原始资料，打好底子。其次，要收集党和国家有关本行业的方针政策、法律法规，及重要会议精神、先进事迹等方面的资料，为写作把好思想关、政治关。同时，要及时关注本地区的政府网站，了解政府的政务动态，为写作收集“新鲜”素材。
勤于研读。网络时代，年轻人平日读书看报少之又少，即使读书看报或翻阅资料也不走心，不能静心研读，存在心浮气躁的问题。年轻干部想要练好公文写作这门“武功”，就需要“耐得住寂寞，坐得住板凳”的淡定不浮。精心研读精品文章，学习借鉴前人经验、他人长处，并注重在阅读中学习掌握层出不穷的新鲜词汇、新知识，使公文紧跟时代、推陈出新，避免出现“老掉牙”现象。
勤于规范。规范性是公文的基本要求。要掌握不同类型公文的写作要求和结构，避免出现“四不像”公文。年轻干部要弄清不同文种的适用范围。首先要坚持一致性和严密性。文件内容和形式同其他文件、同发文机关的职权都要具有高度的一致性；公文结构严谨周密，语言表达缜密周严，约束的对象及范围要明确，时限要准，各项要求有切实可行的检查衡量标准。其次，把握条理性和简明性。公文要层次分明、理序顺畅、主题突出；公文语言简约不繁而又明确周详，语气坚决肯定，运用正确的表达方式，以说明为主，不过分详尽的列举和解释。再次，维护稳定性和连续性。公文一经公布生效就应在一定时间范围内保持稳定，否则就失去可行性；在撰写公文时，要查阅有关文件资料，认真分析对照，维护文件的连续性。
勤于动笔。“眼过十遍，不如手过一遍”。阅读之外一定要克服懒惰，抛开“怕写不好”的后顾之忧，敢于动笔、勤于练笔。动笔前首先要认真分析行文目的，并与领导沟通好、协商好，准确领会行文目的，把握公文写作方向，防止公文脱题离纲、文不达意。其次，根据发文机关的职权、发文机关与收文机关的关系、发文的目的和要求来确定公文文种。做到文种选择对、不错用，达到公 文写作的基本要求。公文拟好后，逐字逐句阅读，认真推敲、核查校对。最后报领导审签，将领导修改批注的地方更正后，再报领导等待批复发行。同时，要积极请教“高手”并模仿“高手”的公文，悉心学习、借鉴，将“高手”的写作精髓消化吸收成为自己的东西，不断补短板、促进步。
一、总结概述
（一）总结的概念
总结是对过去一定时期的工作、学习或思想进行回顾、分析，找出成绩与问题、经验与教训，并作出有指导性结论的一种事务文书。
（二）总结的特点
总结所要回答和解决的中心问题，并非在某一时期“要做什么，如何做，做到什么程度”，而是在某一时期“已经做了什么，如何做的，做到了什么程度”（实际上，总结就是要回答这三句话）。这一“回头看”的性质，决定了工作总结的特点：
1.时段的回顾性。总结是对一个阶段的工作或完成了一项任务之后，进行回顾、检查和研究，看到成绩，总结经验，找到不足与教训，并把它条理化、系统化，引出规律性的认识，用以指导以后的工作。
2.主体的自我性。总结回顾的都是本人或本单位的实践活动，以本人或本单位为总结对象和总结范围，写的都是本人或本单位经历过的事情。总结一般用第一人称写作。
3.内容的客观性。总结是对过去确实发生过的事情进行回顾、分析，必须以客观事实为依据，真实地、客观地分析情况，总结经验，不应言过其实，也不应文过饰非。只有这样，才能实现总结的真正目的，体现总结应有的价值。
4.分析的理论性。总结的目的和关键不仅仅在于简单地回顾和反映，而要进行深入的分析研究。从回顾中提炼出规律性的东西，从实践上升到理论，完成从感性认识到理性认识的飞跃。
（三）总结的分类
1.按时间划分，有阶段性总结、系统性总结。
（1）阶段性总结。即对正在进行并继续进行的工作，分阶段加以总结。这类总结常用于反映和交流情况，以便上下对工作进展程度心中有数。《上半年发行工作情况》、《办公厅保持共产党员先进性教育活动对照检查阶段情况》，均属于阶段性总结。一个是从时间上看，具有阶段性特点，另一个从进展上看，具有阶段性特点。这类总结，称之为阶段性总结。
（2）系统性总结。即对已经结束和全部完成了的工作，系统地进行总结。这类总结主要用于向上级或有关会议报告工作。如《办公厅2010年度工作总结》、《人事局保持共产党员先进性教育情况》，就属于系统性总结。这也可以从时间和进展上来划分，如一年到头了写个总结，或者工作全部完成了写个总结，这类总结就称之为系统性总结。
2.按性质划分，有专题总结、综合性总结（实际上与前两类为交叉关系）。（1）专题总结。只限于总结和反映某项工作的进展或完成情况。如：《××代表团访问西班牙情况》、《2011年信息工作总结》等，都属于专题总结。
（2）综合性总结。把多项工作综合在一起，择其主要方面全面系统地加以总结。如：《×××2010年工作总结》。
由于总结本身并不是一种公文（15种法定公文中没有总结这一类），所以具体应用起来，还应根据需要对公文种类有所选择。常用的有三种：一是“报告”，用于向领导机关报告工作，《××关于2010年工作情况的报告》；二是“通报”，用于对所属单位通报情况，如《××代表团访问西班牙情况》；三是会议文件，用于提交有关会议讨论审议，通过之后再以“报告”或“通知”的形式上报下发。
（四）总结与计划的区别
计划是事前制订的，而总结是事后进行的。总结是计划执行的结果，做总结既要以计划为依据，又要对计划完成情况作鉴定。计划是总结的发展，制订计划既要以上一段的总结为依据，又是对做好总结的促进。从写作内容看，计划要回答的是“为什么做”、“做什么”、“怎么做”，总结要回答的是“已经做了什么”、“如何做的、“做到了什么程度”。从表述上看，计划重说明，总结则是叙述、说明、议论兼用。
二、基本结构
总结一般由标题、正文、落款组成。
（一）标题
标题是总结的“眉目”，要写得简明、确切。总结的标题有多种形式：
1.公文式标题，由单位名称、时间、主要内容、文种组成，是比较常用的一种标题形式，适用综合性工作总结，如《办公厅2010年工作总结》。
2.文章式标题，即概括总结核心内容的标题，用于对某项工作的总结，只反映总结的主题和性质，省略单位名称、时间、文种要素，如《抢抓转制机遇 实现强劲发展》。
3.双标题。主标题点明文章的主旨或重心，副标题具体说明单位名称、内容和文种，往往用于理论性比较强的总结，如《团结奋进 再创佳绩——××2010年工作总结》。
（二）正文
总结的正文分为开头、主体两部分。1.开头
开头一般应写明基本情况，包括时代背景（开展工作的时代条件、大环境）、工作依据（如党和国家的方针政策以及上级机关的文件、指示精神等）、指导思想、工作概况、工作收效与成果、基本评价。为了说明问题，也可引用一些具体数据，以加深人们的印象。在语言表达上，要高度概括和浓缩，切不可将篇幅拉得过长。然后，用过渡语“我们的主要做法和体会是”、“现将有关情况总结如下”等转入主体部分。当然，这部分内容不一定都写全，可以根据需要有所侧重，力求简明扼要，开门见山，使人对总结的内容有个大致的了解。
如《××报社办公厅2010年工作总结》的开头：“2010年，是我们报社抓改革、促发展、强管理，加快建设国际一流媒体的重要之年。一年来，办公厅按照社领导的要求，深入贯彻落实编委会的工作部署，围绕中心、服务大局，认真履行综合协调、参谋助手和服务保障职能，锐意开拓进取，奋力苦干实干，比较圆满地完成了各项工作任务，较好地发挥了办公厅的职能作用。”
这里面，“2010年，是我们报社抓改革、促发展、强管理，加快建设国际一流媒体的重要之年”是时代背景，也就是办公厅2010年工作是在什么条件下开展的。“一年来，办公厅按照社领导的要求”是指导思想。“深入贯彻落实编委会的工作部署，围绕中心、服务大局，认真履行综合协调、参谋助手和服务保障职能”，是主要任务。“比较圆满地完成了各项工作任务，较好地发挥了办公厅的职能作用”是基本评价，也就是对2010年报社工作总的形势评价、判断。
总结开头的类型一般有三种：
一是概括式。如《×××代表团出访日本、印尼情况》的开头：“应日本富士电视台和印度尼西亚《国际日报》的邀请，×××率×××代表团一行3人，于7月13日到24日对上述两国进行为期10天的访问。期间，代表团同两国新闻界同行及有关人士探讨了新形势下海外版发行工作，加深了对两国政治、经济、文化和社会发展状况的了解，收获丰硕，达到了预期目的。”把出访的根据、出访目的、出访收获等作了概括性描述。
二是结论式。如《×××创新海外发行方式取得显著成果》的开头：“今年8月以来，×××与海外华文报纸合作，相继在英国、日本、意大利、奥地利、加拿大、菲律宾和韩国等7个国家出版周刊或专版，使×××在海外发行的周刊专版达到13个。这是×××转变发行理念、拓展发行渠道、创新发行方式、扩大发行覆盖面的重要举措，拓宽了世界了解中国的窗口，扩大了我国对外宣传的阵地，在海外引起较大反响。”把创新发行方式的成果和意义作了简要描述，带有结论性质。
三是对比式。“过去，××社属报刊共有23种，由于管理体制不顺，经济效益和社会效益不好，经过组建报刊管理部、理顺管理体制，社属报刊从管理到发展都发生了可喜的变化。”通过对比，吸引人读下去。
开头是文章的第一部分，要想法吸引阅读者很想读下去，除了方式上讲究外，语言上也应有所注意。要求文字准确、简明、朴实。既要避免为追求语言华丽而有失朴实，也要避免公式化的套话，累赘沉闷，难以阅读，还要避免干瘪空洞，没有实在内容。
例如，××公司2011年工作总结的开头。“5月31日，××公司正式成立。半年来，××公司深入贯彻落实×××同志的批示要求，以及×××同志作出的重要指示。在××部、××部、××部、××部、××部等上级主管部门的亲切关心下，在××××的坚强领导下，在公司董事会的密切指导下，在×××、×××、×××的靠前指挥下，通过全体同志的共同努力，××公司在核心技术平台研发、产品与应用、内容规划、队伍建设、组织保障等多方面扎实推进。”
从内容上看，交代了背景、指导思想、主要任务，但缺少总体评价。从形式上看，公式化的套话较多，占了很大篇幅，非常沉闷，显得俗套。文字上应有一个对公司总体形势上的一个判断，给人一个完整的印象；形式上应尽量少用“在„„下”这种句式。可改为：“××公司成立半年来，认真贯彻落实党中央的决策部署和中央领导同志的一系列重要指示精神，坚持改革创新、坚持强劲发展，扎实推进核心技术平台研发、产品与应用、内容规划、队伍建设、组织保障等多方面工作，呈现出积极向上、蓬勃发展的良好态势，为建设有影响、有特色的××××打下了坚实基础。”
2.主体
这部分是写作的重点内容。它要详尽、具体地叙述整个工作的进展情况，包括所采取的各种措施、方法、步骤；在工作中遇到了哪些情况和问题，是如何加以解决的；通过工作，取得了哪些成绩，等等。对这些内容，均要明确、完整地作出交代。这部分篇幅大、内容多，要注意层次分明、条理清楚。要着眼于工作的全局，不能顾此失彼。但这不等于说要面面俱到，相反，撰写综合总结，对于工作成绩的叙写必须突出重点，不能平均用墨。
在结构安排上，既可按各项工作的内在联系进行叙述，即将不同性质问题归纳分类，然后再按问题安排层次；也可按整个工作的发展进程顺序，将其划为几个阶段，分别表述；还可将二者给合起来，它往往更适合于综合总结的内容表达要求。究竟采用哪种结构形式，应视具体情况和实际需要确定。
在具体写作过程中，常见的处理方法有三种：（1）“四大块”式。就是按照做法成绩、经验体会、存在问题、今后打算的顺序，依次来写。这是综合性工作总结常见的一种基本形态。为了使总结眉目清楚，每个部分还可分列小标题或序号。它的好处是容量比较大，头绪分明。
首先，是工作情况。交代“主要做了什么，怎么做的，做到了什么程度，取得了什么成绩”。这是总结的主要内容，目的是肯定成绩，最好用典型事例、统计数据等翔实的材料来说明。一般用过去时态，如“开展了”、“提出了”、“突出了”、“取得了”、“得到了”，而非“要”、“必须”等。要注意点与面的结合，定性与定量的结合，详与略的结合。面——全局数据，点——重点事例，详——具有新意、特色、典型意义的事，略——一般化内容。
其次，是经验体会。这部分是总结写作的又一重点内容。总结写得好不好，很大程度上要看经验体会提炼得好不好。它是认识的深入，思想的升华，是总结的“精华”部分。要将主要成绩进行综合归纳，并上升到理论的高度，从中挖掘出能够反映事物本质的具有规律性的经验和教训，以供今后工作中借鉴。撰写时要着重总结取得成绩的主客观原因，并对其进行扼要分析，将其分别归结为几条，加以理顺。要特别注意讲求普遍性和指导性，亦即所总结出来的经验必须能对各机关或单位的工作具有普遍的指导意义，使之从中真正有所启示，有所借鉴。决不能流于就事论事，或者失之笼统抽象。还要讲究个性，反映出特色，亦即一定要抓住本机关或本单位的特殊矛盾，决不能照搬套用其他机关或单位的经验，也要避免与本身以往的经验和教训雷同，即要尽可能地写出新意，让人真正有所收获。因为总结应用较广，机关或单位每年甚至半年就要搞一次，如果前后相差无几，就不会给人以新鲜感，也不会对工作产生进一步的指导作用，相反，它却是该机关或单位工作裹足不前、毫无起色的一种表现。因此，必须潜心研究，努力将这部分内容写好。
成绩收获是感性的东西，而经验体会是理性认识。经验是从相应的成绩中总结而来，因此必须善于从各种材料中提炼观点，将感性认识上升到理性认识，使其具有指导意义。这一过程虽然难度很大，但也有某些规律可循，可以将其归纳为“三步法”：第一步，从收集到的大量材料中抓主题，确定方向；第二步，找到共同的成绩、做法，进行综合；第三步，列出观点，真正反映该项工作的某种规律和指导意义。通常使用判断句，如“在公务员招聘工作中实行严格的纪律监督，是保证公务员质量的有力措施”；或者使用表达因果、条件、假设关系的关联句，如“要使训练和管理在基层落实，必须特别注重坚持教养一致的原则”，“只有坚持为基层办实事，才能使后勤工作得到群众的广泛支持”。
让我们来看一看如何运用“三步法”从下例材料中提炼经验。
党委专门召开扩大会议，分析安全工作形势，××主任主持全库性组织纪律整顿动员大会。机关三处重新修订了贯彻条令、落实“二十项”的规划，并组织实施第一个“百日无事故”竞赛活动，对检查内容、评比条件和实施办法作了周密部署。各业务分队针对本单位组织纪律方面存在的问题，认真从政治思想工作、发挥骨干作用、落实规章制度上分析原因，勤务连组织相关知识竞赛，请先进典型作报告„„通过整改，作风涣散现象大大改变，三、四月份请假探亲的38人，无一人超假。艰苦奋斗的作风得到发扬。过去不少战士经常向家里要钱花，整顿后，据不完全统计，全库战士个人储蓄已达××××元。安全工作也有了很大提高，全库共收发油料×××吨，油罐除漆××个，保养油罐、橡胶罐××个，无一例安全隐患。
第一步，抓主题。这一段文字讲的是什么—某油库组织纪律整顿问题。第二步，找做法、成绩进行综合。做法就是材料里的“党委„„机关三处„„各业务分队、勤务连„„”成绩体现为“组织纪律„„艰苦奋斗作风„„安全工作„„”这些说的是什么—怎样进行组织纪律整顿，以及整顿后出现的新面貌。第三步，列观点，上升到理论高度—整顿组织纪律，促进全面工作。
再次，是存在问题。找准工作中存在的问题，分析产生问题的原因，从中引出需要吸取的教训。通常根据总结的内容、性质、上级要求来确定详略。正常工作总结应以反映工作的做法和成绩为主，问题应略写。但如果是反映问题的总结，则把问题和原因分析作重点来写，要求把工作中没有做好的环节以及工作中的失误和问题如实交代清楚，并分析、找出产生问题的原因，指出应该吸取的教训。
这部分是总结写作不可或缺的内容。因为任何机关或单位的工作不可能尽善尽美，它总要受到主客观条件的限制而使某项工作或某一方面工作存在缺点。因此，撰写时必须实事求是，如实写明。这样，今后的工作就会目标明确，有的放矢。不过，这部分文字不宜过多，要简洁概括，以免冲淡主旨。
最后，是今后打算。一般针对问题和有关要求，提出下一步干什么、怎么办，简要指明今后的打算、努力方向和设想，起到明确方向、激励斗志的作用。
这四个部分的内容是从总体上讲的，具体写起来应灵活掌握。其中“经验体会”部分，既可以放在“工作情况”之后写，也可以放在“今后打算”之前写，未必分成四个部分。但不论分几个部分写，以上四个方面的内容都是不可少的。
（2）并列式，也叫“条款并列”式。就是按内容的逻辑关系分成几个部分，每一部分有相对的独立性，各部分之间又有密切的联系，都同时为中心内容服务。各观点中，情况、成绩、体会、问题等糅合在一起写，夹叙夹议，灵活自如。通常不采取大问题套小问题的方式。
如一份探索加强培训、搞好队伍建设的总结，分别从培训人员分类、培训内容分档、培训渠道分支、培训时间分流、培训经费分担等五个方面来写，每一部分都相对独立，各部分之间又有密切联系，都同时为了说明“探索加强培训、加强队伍建设”这一个问题，并把成绩、体会、问题糅在 一起来写。再如，有一份保持共产党员先进性教育活动工作的总结，开门见山从整体上交代之后，正文部分采用并列的方法，写了这样四个问题：
第一，领导重视，把教育活动作为一项政治任务来抓„„ 第二，严密组织，确保教育活动顺利进行„„ 第三，突出重点，力求教育活动取得扎实成效„„ 第四，着眼长远，建立保持先进性的长效机制„„
（3）纵向式，也叫“层层递进”式。就是按时间顺序或事物发展的过程安排内容，强调各部分之间的递进关系，各段落之间存在着有机的连贯性。这也是专题总结经常采用的一种布局形态。通常先写一个简明的开头，说明开展某一工作或活动的缘由、背景，然后在主体部分里，按照这一工作的进行过程，从初期到后期、从远处到近处、从低级到高级，分作几个层次逐一说明，步步深入，顺理成章。通过这种总结，能看出工作的发展进程和每个阶段的特点。用这种方法写总结，因在每个问题里面只能综合讲述所做的主要工作、具体做法和有关效果，而不便涉及存在的问题，所以通常要在最后部分专门把存在的主要问题写上一笔。
（三）落款
署上撰写总结的单位名称和日期。
三、写作技法
（一）内容要“全”
就是要全面反映所要总结的整个工作的全部内容和全部过程。这是因为，工作总结毕竟不同于经验总结，不能只从某一侧面或专挑成功之处去写，否则就反映不出工作的全貌。所以，不论是阶段性总结，还是系统性总结，都应当全面反映“已经做了什么，怎么做的，做到了什么程度”，做没做好都应如实反映。这就要求执笔者必须全面掌握从最初计划到最后实施的全部情况。比如，要写一个研讨会的总结，只有全面掌握研讨会的目的、内容与重点，参加的人员、时间和方法，以及解决的问题与效果等全部情况，才能在总结中反映出研讨会的全貌来。这里需要指出的是，要求“全”，并不是什么都要写进去。有人写总结总想把一切成绩都说上，结果文章写得臃肿拖沓，没有重点，不能给人留下深刻印象。总结的材料不能求全贪多、主次不分，要根据实际情况和总结目的，把那些既能显示本单位特点，又有一定普遍性的材料作为重点选用，写得详细、具体。而一般性的材料则要略写或舍弃。
（二）情况要“实”
这是写好总结的基础。总结是对前段工作实践进行回顾检查的一类材料，这就决定了总结具有很强的客观特征。它是以自身的工作实践为依据的，所列举的事例和数据都必须完全可靠，确凿无误。要坚持一分为二的观点，既看到成绩，又看到不足，既从纵向比较，又从横向比较。对成绩和问题不能任意夸大，缩小，弄虚作假。任何夸张、缩小、随意杜撰、歪曲事实的做法都会使总结失去应有的价值。这是因为，工作总结不仅是以往工作实践的产物，而且还要回到工作实践中去检验。情况不实，势必影响对过去工作的正确评价，对今后工作也会带来不良影响。所以，写工作总结一定要求真务实，说成绩不夸大，讲问题不缩小，举事例不失实，这样才能经得起实践的检验。过去有人认为，“三分工作七分吹”，在总结中夸大成绩，隐瞒缺点，这是不行的，要坚决防止。
（三）评价要“准”
就是在评价工作时一定要把握好分寸，力求准确、适度、恰到好处，并注意留有余地。这就要求在遣词造句上应反复推敲，尤其是对程度副词的使用，应当再三斟酌，尽可能地选好用准。比如，同是发行量有提高，是“有所提高”，还是有了“较大提高”，或是有了“明显提高”，这三种说法在提高程度上就有很大差异。再如，同是说任务完成情况，“完成了任务”、“较好地完成了任务”、“圆满完成了任务”等说法，互相间的差异也很大。一般说来，评价工作必须以事实为根据，单位越大、级别越高，在总结中对工作的评价越要留有余地，特别注意评价分寸的把握，话不要说得太满、太过，不说过头话。
（四）逻辑要“严”
具体来说，就是要注意做到“四个一致”：题目和内容一致，观点和事例一致，叙述和结论一致，开头和结尾一致。题目和内容一致，就是题目一般代表总结的主题，是对内容的提炼和升华，二者不能相互脱节、不相匹配，就好像头与帽子的关系，帽子太大太小都不好。观点与事例一致，就是观点来源于事例，事例支撑着观点。所谓观点一定要站得住，指的就是观点首先要正确，其次要有一定的事例做支撑，否则，会形成两张皮。叙述和结论一致，就是结论是从叙述的事情当中自然得出来的，而不是硬安上去的，这样，才容易被人接受。开头与结尾一致，就是两者要照应好，文章讲究前后呼应。防止出现说成绩时各个方面这好那好，充分肯定，高度评价，讲问题时，同样还是这些方面，这不行那也不好。
四、案例评析 【范例】
财政部保持共产党员先进性教育活动分析评议阶段工作总结（××××年××月××日）
财政部保持共产党员先进性教育活动从3月11日正式转入分析评议阶段，一个多月来，在中央督导组的具体指导、帮助下，部党组和部先进性教育活动领导小组按照中央的要求，精心组织，狠抓落实，完成了各环节的工作，取得了实效。现将有关情况总结报告如下。
一、开展工作的基本情况
分析评议阶段是先进性教育活动承上启下的关键阶段，部党组和各级党组织高度重视做好这一阶段的工作，严格按照中央的要求和胡锦涛总书记“关键是要取得实效”的指示精神，紧密结合实际，逐个环节推进。一是广泛征求并反馈了意见。我部各级征求意见的工作动手早，形式多样，方法灵活有效。先后征求到的意见，针对部党组、党组成员和部机关的共343条，还有一些是针对基层党组织、司局级领导班子、班子成员和党员的。对于征求到的意见，都如实进行了反馈。二是深入开展了谈心活动。部党组成员之间、党组成员与所分管单位领导班子成员之间普遍谈了心；金人庆同志还分别与部属司局和直属单位的37个一把手谈了心。司局级领导班子成员之间、领导班子成员与本单位处级干部之间普遍谈了心，有一些领导同志与本单位的全体党员都谈了一遍。其他党员相互间谈心也普遍达到了10人次以上。三是普遍撰写了党性分析材料并进行了反复审改。全部2312名党员除一小部分离退休党员因身体的原因，经组织批准没有撰写党性分析材料外，都按照要求认真撰写了党性分析材料，并经党组织和直接行政领导审阅，进行了反复修改。四是认真召开了专题组织生活会和领导班子专题民主生活会。在充分准备的基础上，全部93个党支部都按照规定的程序和内容召开了组织生活会，包括部党组成员在内的全体党员，都在组织生活会上逐个进行了党性分析和民主评议；部党组和37个司局级领导班子都按照规定的主题召开了党员领导干部专题民主生活会，在班子内部深入进行了党性分析，开展了批评和自我批评，并针对存在的突出问题研究制定了整改措施。五是召开支部委员会议，认真研究提出了对每一个党员的组织评议意见。针对党员个人党性分析和民主评议情况所形成的组织评议意见，客观评价了党员的现实表现，在充分肯定优点和成绩的同时，明确指出了存在的问题和努力方向。金人庆同志逐一审阅了部党组其他成员和各司局及直属单位领导班子主要负责同志的评议意见；中央督导组对党组全体成员的评议意见进行了审阅；党组各位成员认真审阅了分管单位领导班子成员的评议意见；各党委、总支、支部主要负责同志的评议意见，都报经上一级党组织进行了审阅。六是对组织评议意见以书面的形式，逐个向党员进行了反馈。通过做好这一环节的工作，进一步明确了每个党员存在的突出问题和整改重点，深化了正面教育。七是通报了党员民主评议和领导班子专题民主生活会的情况。部党组召开专题民主生活会的情况，在全体司局级干部范围内进行了通报；各司局和直属单位开展党员民主评议和召开领导班子民主生活会的情况，都在本单位全体干部职工范围内进行了通报。另外，在分析评议阶段的工作基本结束前，还安排了“回头看”，各支部对本阶段各环节的工作逐项进行了自查，对党员参加本阶段教育活动的情况逐个进行了评估。对于个别方面存在的不足，本着缺什么补什么的原则，及时进 行了“补课”。在此基础上，党员个人和党支部分别写出了阶段工作小结。部先进性教育活动办公室和各督查组通过召开座谈会、个别访谈、查阅有关材料、发放调查问卷等形式，对各单位开展分析评议阶段教育活动的情况进行了全面检查，感到各环节工作的落实是到位的，广大党员也予以高度评价。如对1400多份调查问卷的统计分析表明，有99％以上的党员认为严格落实了各环节的工作要求，程序规范、标准较高、收获很大。
二、体现出的主要特点
（一）全体党员高度重视，行动自觉（略）
（二）要求严、标准高，落实到位（略）
一方面，在工作指导思想上坚持高标准、严要求。（略）一方面，在工作推进过程中切实体现高标准、严要求。（略）
（三）措施得力，指导及时，活动开展健康顺利（略）
（四）领导带头，充分发挥了表率、示范作用（略）
（五）坚持边评边改，在见实效上下工夫（略）
（六）做到两不误、两促进（略）
三、取得的初步成效
（一）沟通了思想，增进了团结（略）
（二）认清存在的主要问题，明确了努力方向（略）
（三）经历了党风严格政治生活的锻炼，进一步增强了党性修养意识（略）
（四）作风有改进，工作更实了（略）
四、存在的不足和改进措施（略）【评析】
这是一篇对保持共产党员先进性教育活动分析评议阶段工作的总结，材料典型，数据翔实、具体，客观真实。前言是对分析评议阶段的工作进行概述。主体分开展工作的基本情况、体现的主要特点、取得的初步成效三个方面进行总结。写得具体扎实，不讲空话大话；后面写存在的问题和改进措施，符合总结的写作要求。
【病例】
××杂志社2010年工作总结
2010年，杂志社整体运行平稳，圆满完成报社各项考核指标任务，取得了很大成绩。杂志编辑出版稳健运行；发行量稳步增长，传播影响力有所增强；经济实力得到提升、报社资产保值增值；注重团队建设，管理向科学化发展。
一年来，在工作繁杂、任务繁重的情况下，能做这么多工作，主要是因为：
（一）上下团结。领导和一般干部同甘共苦，劲往一处使。
（二）不怕困难。杂志在发展中也面临一些难题。但能够克服困难，取得了一定成绩。
（三）领导带头。杂志主要领导带头苦干、实干。【评析】
这篇总结存在的主要毛病在于：
1.材料不足、情况不明。杂志社一年来做了许多工作，但这些工作怎么做的、做得怎么样、为什么会这样等基本情况没有说清楚。比如，“发行量稳步增长，传播影响力有所增强”这在杂志社里是个大事情，但其落实情况如何、成效如何，总结中没有相关材料说明。又如“经济实力得到提升、报社资产保值增值”采取什么途径来提升经济实力，总结中也没有提及。这表明，作者在写这篇总结前没有下工夫搜集和充分占有材料，更别说选出典型材料。
2.经验体会缺少特点。文中所说的几条经验，机关可用、社会团体可用、农村可用；过去可用、现在可用，将来也适用。这就说明，作者不仅没有占有必要的材料，更没有对杂志社的情况作起码的分析，没有从杂志社的工作实际出发，概括出规律性的东西。这篇总结不仅不能说明单位的实际，而且对提高认识也没有作用。
所以，要写好总结，占有材料、分析材料、找出规律性的东西是关键。
五、注意事项
（一）突出重点
对实践中的成与败进行分析研究，把零散的、表面的感性认识上升为理性认识，找出规律性的东西，并提炼为明确的观点，是写好总结的关键所在。为此，就必须通过总结找出能够揭示事物本质、内在联系和指导价值的东西。对材料要有选择、取舍，做到有材料、有观点，材料和观点有机地统一，切忌记“流水账”，不分主次，不讲轻重，事无巨细，面面俱到，“眉毛胡子一把抓，西瓜芝麻一起端”。克服这种现象的有效办法就是突出重点，就是把工作中的基本经验、主要做法以及成功之处、得力之法、关键所在等总结提炼出来。
（二）注意积累
写总结最根本的一条就是占有丰富的材料。只靠写总结时才去翻材料，打电话要数字、要例子是不行的，而应把材料积累的功夫真正下到平时。
（三）列出提纲
当接受起草总结的任务之后，不要急于求成，匆忙动手。而应在占有大量材料的基础上，认真分析研究，将零散的、感性的材料，通过归纳、分析，使其上升到系统、理性的高度，明确结论、确立观点。然后列出提纲，再下笔写作。从时间上看，好像这样占去了不少时间，不太划算，不如接到任务后马上动笔来得快，其实不然。前者由于经过较为充分的思考，材料选得精、观点确立准、结构思路清，这样写出的总结一般不会出现较大的返工；后者由于匆忙上阵，缺乏充分思考，不但写起来会“缺胳膊少腿”，还会出现大返工，被领导推倒重来，反倒耽误了时间。
（四）一气呵成当按照提纲正式动笔写作时，一开始不要过多考虑文字技巧，要以“小卒子过河直攻向前”的精神，跑步把初稿铺出来。也就如同盖大楼，先把四框垒起来。俗话说，“有了骨头不愁肉”，然后再修修补补、抹灰压缝，“齐不齐，一把泥”。写总结也是在冲出初稿后，再进行修改、推敲、润色。不要写写停停、停停改改，这样既浪费时间，又容易引起情绪上的烦躁，扰乱预想的安排。起草初稿如“冲锋”，尽量一气呵成，宜粗不宜细；修改时要精雕细刻，好似“绣花”，宜细不宜粗。
怎样写好领导讲话、工作报告、典型材料 ¬
拿起笔杆子是领导者的一种重要方法，能使你在写材料的过程中提高你的逻辑思维能力、综合分析能力、统筹安排能力、驾驭全局能力。因此，在走上领导岗位之前学习一下材料起草十分必要。这也就是为什么要开设这门课的原因。¬
干任何工作，都要有一个好的态度，比如在工作中、学习中、生活中，都要有一个好的态度。写好领导讲话、工作报告和典型材料同样需要有一个好的态度。这比你努力工作和拥有知识更加重要。一句名言，态度决定一切。它与英文字母的分数巧合。态度（attitude,100分）>努力工作（hardwork,98分）>知识（knowledge,96分）。¬
一、怎样写好领导讲话
（一）起草领导讲话应掌握的要领
有的同志经常说，“领导讲话很难写，特别是很难写好，要想写好，有什么窍门？”我的回答是：文无定法，没有什么窍门可找，但确实也有规律可循，有可以掌握的要领。也就是古人讲的“定体则无，大体则有”。
1.了解和掌握领导讲话的类型
（1）为传达上级领导机关会议精神时所召开会议上的讲话。这种讲话，一般来说是先传达上头精神，然后单位领导同志讲话。中心内容主要有三点：①对领导机关会议精神的理解程度，应从哪几个方面把上级精神吃透。②把上级要求与本单位的情况结合起来，提要求，明政策，交方法。③把应注意一些什么问题交待清楚。抓住这三点，一个层次一个层次地写，就可以写的好些，起码不会不着边。
（2）在本单位召开的会议上的讲话。主要有三种情况：①会议一开始就讲话。②先学习文件或汇报工作，会议中间讲话。③先交流经验，后讲话。这三种会议讲话的写法是不同的。
第①种会议上的讲话(会议一开始就讲话)：一开始就可以分析形势，部署工作。比如综合性的工作安排，可以把前一段做了哪些工作，主要成绩、经验是什么，还存在哪些问题，下一步要抓好哪些工作等讲清楚。又比如作专题性的工作安排或部署一项新的工作，可以在一开场讲清这项工作的意义、要求、方法等。
第②种会议上的讲话(先学习文件或汇报工作，会议中间讲话。)：要把会议上学习的成果和对工作分析的一些情况、问题写进去，然后提工作的部署和意见。
第③种会议上的讲话(先交流经验，后讲话。)：一般要包括以下内容。①交流会上交流了哪些情况和总结了什么经验。②存在什么问题需要解决。③提出任务、要求、作出工作部署。
（3）一些例行会议上的讲话，如党代会、职代会、团代会及其它一些代表会议，其主要内容是总结工作，报告成绩、经验和问题，并提出新设想，提请会议审议。
我们掌握了这些讲话的类型，一旦接受了任务，就可以考虑应当写哪些内容，做到心中有数。
2.扣准主题列出纲
列提纲，要反复思考，精心琢磨，不仅有大框，还要有小框，每一小框写几层意思，哪层里边讲到什么样的高度、深度、新意等，都要列出来。“高度”：主要是站在理论的高度和领导的高度。“深度”：主要是把为什么这样做而不能那样做，哪些是是、哪些是非都讲明白。“新意”：主要是提出新的问题，确定新的观念，运用新的语言，也就是一种“人人心中有、个个笔下无”的新知识、新概括、新见解。提纲应尽可能地详细些，一方面是对自己的制约，防止跑题，下笔千言，离题万里；另一方面也为征求各方面的意见提供了“毛坯”。如果不注意这些，有两种可能要发生：（1）写出来的提纲通不过。（2）写出来的讲话质量不高。
3.写出本单位的特点来就是把上级精神以及部署的任务、措施、办法等具体化。（例：基层单位报总结）
4.要把形势和任务写清楚
一些重要的会议讲话，要讲形势、摆任务，因此在撰写时要下功夫写形势和任务，不然讲不清楚。讲形势：要结合本单位的实际情况作认真地分析。摆任务：根据上级会议精神，重点讲怎么领会，怎么样创造性地贯彻执行，多讲具体的要求和拿出一些带有改革性的办法来。5.要广泛征求意见，反复修改
如果时间充分，应当在写初稿之前，带着要解决的问题到找一些人座谈，广泛听取各方面的意见。初稿形成后，打印出讨论稿，征求意见，然后进行修改，以提高质量。文稿是改出来的。一个人想得再周到、再细致、再全面，也难免存有局限性，几个人在一起议一议，互相启发启发，开阔开阔思路，是非常必要的。特别是党委文字材料，与其他文字材料相比，更讲究思想性、全局性、严谨性和规范性，更强调高度、深度和新意，因而有其特殊的要求。党委文字材料需要非常严谨，非常规范，必须经过千锤百炼，做到炉火纯青，多一字累赘，少一个字是缺陷。有人形象地说，城市建设一个字（拆），医生大夫一个字（豁），文字材料一个字（改）。
（二）起草领导讲话要摸准领导的意图、掌握领导的风格
对起草讲话来说，领导的意图就是讲话稿的主旨。起草者的全部任务就是要准确地领会、表达领导意图，创造性地深化、拓展领导意图。（干活不依东，累死白搭功。制度建设工作会上的讲话）重点了解和掌握：领导者关于讲话稿“写什么”和“怎么写”的想法和要求；领导者的思维习惯；领导者的工作方法和性格特征；领导者的语言风格。了解领导意图不是一朝一夕、一蹴而就的事情，需要作长期不懈的努力，特别是要善于通过各种途径去揣摩领导的意图。那么，怎样才能揣摩领导的意图呢？我感觉，一要“跟踪”。对领导在各种场合、不同时期的讲话要多听多记。比如尽可能地参加一些有领导同志参加的会议，及时摸清领导的思路，特别是领导者脱稿讲的话要马上记下来；比如在随领导下基层调研时，对他的的即席讲话，要认真地记录，细心地揣摩。时间长了，通过点点滴滴的积累，连缀成篇。总的讲，就是要善于从领导零碎的、甚至是随意流露的言谈中发现大话题，不仅听、记，还要用眼睛观察，透过场景、表情、行动，挖掘言语背后的东西，使自己产生联想，借题发挥，由此铺开。二要“加工”。必须敢于和善于对领导的观点进行加工，经过一番再创作的过程。怎么进行“加工”，通常的手法是：①“升华法”，合理地进行裁剪、装饰；②铺垫法，瞻前顾后，放在一定的语境之中(领导论有本事)。三要“交流”。要与领导者之间进行“双向交流”，比如，通提纲。经常交换观点，平等讨论问题，相互启发，沟通感情，使彼此之间产生“共鸣”，也就是说要知道在不同的场合和会议上，领导想讲哪几个方面的问题，想讲到什么程度，等等。历史上没有领会领导意图的例子（田家英）。
领导的意图摸准了，掌握领导讲话的风格非常重要。至少要考虑两个方面的一致：
1.讲话稿的措词语气与领导的气质风度相一致。每个人都有自己的气质和风度。一篇好的讲话文稿，不仅仅让人感受到领导干部的思想深度，给人以启发和教育，而且还要让人感受到领导干部个人的气质、风采和神韵，给人以美的享受。老一辈革命领袖在这方面树立了榜样。毛泽东同志的讲话文稿气势恢宏、行云流水、文采飞扬，使人感受到宏大的气魄和深厚的文化修养；邓小平同志的讲话文稿短小精悍，有的放矢，寓深刻哲理于朴实的叙迷之中，使人感受到务实的精神和果敢的作风。我们就是要把握好领导的这种气质和风度，起草出不同风格的讲话稿，才会收到好的效果。另外，不同层次的领导干部运用理论的高度、采用的角度各不相同。越是层次高的领导讲话其理论性原则性越强，讲情、说理、叙事的层次越高；而一个基层单位、一个部门的领导讲话的基点和定位，除符合自己的身份外，关键还应放在知“上情”、明“下情”、抓“结合”上。即掌握上级组织、领导同志对涉及相关事物的讲话、要求；分析把握本单位、部门对同类事物的态度及现状；结合自身特点，搞好组织、指挥、指导和协调工作，重点是搞好工作的贯彻执行。（上层领导讲道理，下层领导讲情况。）
2.讲话稿观点的透明度及其表达角度应与领导人爱好相一致。有的阐明观点喜欢单刀直入，开门见山，一针见血（邓小平）；有的喜欢旁敲侧击，拐弯抹角，让人寻味（毛泽东），等等。所以我们在起草领导讲话时应根据其性格爱好确定观点的透明度和表达形式，尽量接近领导人的性格特点。比如说，喜欢“一句一个意思”，就要注意多用单句、短句，做到短促有力，简洁明快。有的喜欢逻辑推理，就要适当选用长句、复句，增加修饰成分，来表达复杂的道理。这里有几个小故事，反映了表达方式的不同所带来的不同结果。（揭被掳琢的故事；弹尽粮绝电报的故事；屡败屡战的故事；说实话挨打的故事；）。¬
作为起草讲话的人员，要做到以上两个方面的一致，自身必须具备三个方面的素质：1.广博的知识结构。这是写好不同对象、不同内容的讲话稿的关键。2.细致地心理分析。要多学点领导心理学，在起草之前，对领导的气质、风度、性格爱好、知识、口才进行全面的心理分析。3.自觉地主体转移。起草之前应该有一个主体转移的过程，也就是起草者要进入领导的角色，当好领导的“外脑”，替领导想问题、提建议、出点子。做到“身价不能高人一头，见解却要高人一筹”。高调做事，低调做人。（“拿起笔来老子天下第一，放下笔来老老实实做人”）
在这里我着重讲一下自觉地主体转移问题。为了起草好领导讲话稿，在起草讲话时要自觉地把自己摆到领导人的位置，从领导的角度去分析和确立“该讲什么，不该讲什么”、“该怎样讲，不该怎样讲”。形象地说法是“关起门来当领导”，其实质就是模拟领导。模拟的越逼真，就越能对上领导的“口味”。俗话说“台上一分钟，台下十年功”。要在写作时“演好角色”，平常就得“进入角色”。有句话叫“不在其位、不谋其政”，但承担为领导起草讲话稿的同志，要“不在其位，学谋其政”。要自觉地养成“踱方步”、想大事的习惯。凡领导了解的大事都应当了解，领导考虑的重要问题都应当考虑，尤其要把注意力放在对全局工作的了解和考虑上。但是，无论在平时也好，在起草过程中也好，起草人都要自觉地摆正自己的位置，正确处理“参谋”与“参与”、“献策”与“决策”、“办事”与“主事”的关系，切记“越位”“犯规”。要始终牢记是为领导“代言”，“立言”的是领导，讲什么、怎样讲，最终只能以领导拍板决定。这就要求准确地把握好度，一不能自作聪明，以自己的主观想象代替领导的意见；二不能自以为是，当自己的建议被领导否决以后，仍然固执已见，甚至发牢骚，讲怪话，这都是不行的，也是不对的。我平时起草领导讲话时，有一个习惯，就是十分地注意做到“边讲边写”，而不是“边写边讲”。
（三）起草领导讲话要处理好两个重要关系
1.内容与形式的关系。就象盖房子，有好的建筑材料，还要有好的设计框架。因此，一篇精彩的讲话稿，要注意内容与形式的统一，这里说的形式也就是讲话的结构，当然结构是由内容决定的，但只有结构上的巧妙布局，才能增强内容的逻辑力量，为内容增色、增辉。
2.观点与材料的关系。讲话稿它要宣传观点和主张，这要靠判断和推理，一般采用夹叙夹议的手法。在观点和材料这个问题上，通常会出现两种毛病：一是占有材料少，观察不深刻，缺乏具体分析；二是缺乏概括，没有高度。怎样解决这个问题呢？那就要大量地占有材料，在此基础上，要加以科学分析，对来自实践的认识给予高度概括，分析地越科学，概括得越接近实际，才能达到观点和材料的统一。写文章用材料证明主题，要精挑细选、以一当十，材料越精越好。这很象战场上杀敌，材料是子弹，主题是消灭敌人，如果你一颗子弹就能命中敌人的心脏，就没有必要在胳膊腿上各补一枪。
这里着重讲一下如何摄取观点的问题。一个最基本的方法是善于积累正确、鲜明、尖锐、有力的观点。但悉心从领导的智慧中摄取观点是一条捷径。主要有四个方法：¬
一是从领导的只言片语中捕捉观点。就一个问题、一项工作，或者一项活动，领导者往往阐发一些零碎的、片断地观点。这些观点尽管有时不够全面，不够完整，但往往三言两语，切中要害，道出实质。对此，要仔细揣摩，认真分析，留心积累，对于新鲜、精辟、独到的观点要努力提炼、修补，储存备用。（孔书记讲改制的目的。一家人。）
二是从领导大段、成篇的讲话中提炼观点。有时领导者对某一问题或某段工作等，有感而发，往往兴之所致，灵感迸发，发表大段、甚至成篇的讲话。这大都是领导同志严谨思考，积累多年的经验之谈，言词有力，内容丰富，观点鲜明、深刻。比如孔书记讲体制、资源、扭亏、战略合作四个体制性障碍，四个新的矛盾，对此，要根据所讲内容的特点和种类，理出脉络，抽出筋骨，排列清晰，随用随取。¬
3、要从领导者亲自起草的文稿中采撷观点。有些领导者往往忙中偷闲，自己动手撰写文稿。这些文稿因为出自领导之手，最明确地体现了领导的思想观点，为我们研究领导思想，把握领导观点，提供了最丰富、最直接的材料。从这些文章中采撷观点，以一当十，事半功倍。¬
（四）起草领导讲话稿要慎下笔¬
起草人员要从维护团结、维护领导形象和有利于事业发展的原则出发，从语出之后所产生的负面影响考虑，慎重对待，用心思考。具体要把握以下几个方面：①对一个时期总的形势的认识和判断，要实事求是。观察形势，认识形势，应当注意看大局、看主流、看发展，不能“一叶障目，不见泰山”，把支流问题说成主流问题。②对过去经验教训的总结要公正客观。特别在总结某一方面的经验教训时，一定要考虑到当时的背景和大的环境，不能单纯用现在的政策、环境去责怪过去的做法。③对涉及群众利益的问题，在提法上要充分考虑到群众的心理承受能力和实际效果，决不能只图痛快，滥用刺激性的字眼。如某单位的领导讲话中出现了“杀无赦”。④对一些部分同志有误解需要说明、但又不能在大范围直接说明的问题，可不说具体问题，只向有误解的同志发出个信号。比 如，在会上领导批评个别人的时候一般不点名批评。⑤对一些不能回避但又拿不准的问题，从效果出发，留有余地，做到经得起历史的检验。一般来说，讲话应当讲自己熟悉的、有把握的东西，不熟悉、没有把握的应当等弄清楚了再讲。但有些政治性很强的突发性事件，由于时间紧急，来不及搞得那么清楚。在这种情况下，讲话稿应写的含蓄一点、辩证一点，千万不能鲁莽从事，说过头的话。⑥对一些必须落实、又不能搞强迫命令的问题，要全面考虑，慎重下笔。要“用轻松的话，讲严肃的事。”¬
（五）如何提高讲话稿起草质量
讲话稿的起草，要做到既要体现上级政策和单位领导的意图，又要符合客观实际，有很强的指导性和新意，不是一件容易的事情。我谈一点自己的感受。
1、要变写稿为想稿。人们常说，搞文字材料辛苦。我认为辛苦就辛苦在想上。接到任务，一挥而就、落笔生花，是人们对一些“秀才”的赞语。实际上，任何文字材料，外在表现是“写”出来的，实质上首先是“想”出来的。李瑞环讲“不是文字上搬来搬去，而是脑子里想来想去”。建议大家学习一下他的两本书。一本是学哲学、用哲学，一本是辩证法随谈。写作水平首先是思想水平决定的，有多高的思想水平，才有可能写出多高理论水平的文稿。可以说，“想”是“写”的前提，“写”是“想”的表现。接到一个任务，弄清来龙去脉之后，必须认真地构思。要从创新上想，克服一般化，领导讲话不能让人一听就感到没有什么新意，老一套；要从指导性上想，领导讲话的重点是什么，对象是什么，要有针对性；要从语言的运用上去想，使语言既精炼又有力；要从结构上想，做到更合理简炼，等等。想稿的过程就是酝酿准备的过程。这是起草时必不可少的环节。因此，脑子从来不能有清闲的时候，上班想，下班想，白天想，晚上想，甚至深更半夜一轱辘爬起来记下夜间所想。（如党委交办的，青年所盼的，就是我们团支部要干的。）同时，不仅要想领导之所想，还要想领导之未想。领导想说的，群众想听的，就是我们要写的。¬
二是要变模仿为创造。模仿对初写讲话稿的人是非常必要的，它是入门的有效办法，也是学习写作、快速提高写作能力的有效方法。但简单地模仿适应不了高层次的需要，出不了特色，出不了高层次的成果，领导也不会满意。从模仿到创造是一个飞跃，它需要在充分掌握材料的基础上，从上情到下情的结合上加以分析提炼，提出有特点，针对性、操作性强的意见和要求。创造有个视野问题、水平问题，但首先是责任心的问题，是想不想创造的问题。创造不能生编硬造，更不能生搬硬套，要合情合理，顺其自然。在召开一个会议之前，要做到三个超前：筹备酝酿超前，调查研究超前，材料准备超前，尽最大可能比领导想得更早一些、更细一些、更深一些。
三是要堆砌为推敲。有的讲话稿乍看还可以，但如果细心地分析，就感觉不对头。问题出在哪里？关键是一层层写什么，没逻辑，也就是人们常说的“头上一句、腚上一句”“驴唇不对马嘴”，这就是动脑不够，堆砌造成的。用心分析，好的文章，在层次上都有内在规律，一层接一层，一环套一环，条条是理。这就要求我们写讲话稿不能想到哪里就写到哪里，要根据领导讲话的内容，理出若干层次，或是从低到高，或是从小到大，或是从虚到实等等，要有规律性，有层次感。起草人员只要下了真功夫，用心思去写，就一定能够提高起草文稿的质量。（最后检查页数装订是否规范。）
四是要做到八忌。①忌闭门造车。②忌道听途说。③忌夸大其词。④忌妄下结论。⑤忌移花接木。（移时间、移地点、移过程、移结果）。⑥忌用语模糊。⑦忌孤芳自赏（愚蠢的乌鸦才认为它们是鸟类中最美丽的，真正美丽的凤凰总是不断地清洗着自己的羽毛。）⑧忌掠人之美（把别人写的当作自己写的东西）。
写作三个部分：导语、主体、结尾。导语要简明，主体要详尽，结尾要升华。
最后要注意用五个标准来衡量讲话稿的质量：干什么，为什么干，怎么干，谁来干，干到什么程度。
二、怎样起草好工作报告
（一）工作报告的功能
工作报告是大会的主要项目，它的功能有以下几个方面： ¬
1、向本系统的领导和群众汇报工作； ¬
2、传达上级机关的有关指示或最要文件； ¬
3、部署工作，提出下一步工作目标和原则要求； ¬
4、动员群众积极投入某项工作。¬(二)工作报告的特点 ¬ 1．全面性
工作报告是对本单位、本系统、本部门的基本工作所作的全面性的报告，有着综合性、系统性、总揽全局的特点。因此工作报告一般都要分成几个大的部分，从不同侧面、不同角度对工作进行汇报和部署，篇幅一般比较长。特别是单位行政负责人在职工代表大会上所作的工作报告，党委负责人在党委全委会议上所作的工作报告，所涉及的时间长、空间大、问题多、份量重。2．集体意志性
工作报告虽然是某一领导人在大会上讲的，但报告的内容却不仅仅是报告者个人的思想、观点和态度，它是领导机构集体意志的反映，在这一点上，它跟主要代表个人意志的领导讲话稿有着本质的不同。所以，工作报告从初步构思到修改定稿，都要经过集体讨论，并要在领导班子的会议上获得通过之后，才能到大会上讲。可以说，工作报告的写作过程，是一次民主集中制的实施过程。3．思想指导性
大会工作报告一般没有具体的指挥性，但思想指导性的特点十分鲜明。正确评价以往的工作，明确当前的形势和任务，统一思想、统一认识，在此基础上提出今后的任务和奋斗目标，以便大会之后统一步调、统一行动，这是工作报告的基本功能。(三)工作报告的类型 1．汇报性工作报告
一届领导机构任期已满，在本次大会上选举换届之前，由上届领导所作的工作报告，一般都属于汇报性工作报告。比如，党的代表大会上的工作报告，就要对上次代表大会以来的主要工作进行总结汇报。¬
2．传达性工作报告
传达性工作报告重点是以传达党和国家的方针、政策、法令、决议，以及上级机关的重要指示和重要会议精神的工作报告。¬ 3．部署性工作报告
这种工作报告的内容侧重于对下一阶段的工作进行动员和部署，阐明工作活动的宗旨、任务、目的、意义。1998年尉健行在中央纪委第二次全会上的报告就属这种类型。
（四）工作报告的格式
1、标题、时间、称谓
（1）标题
工作报告的标题，有单标题和双标题两种基本形式。¬
单标题有两种情况：一是由报告性质和文种构成，如《政府工作报告》；二是由会议名称和文种构成，如《在集团公司职工代表大会的报告》。¬
双标题是把报告主要内容或主要精神概括为一句话做为主标题，副标题则由报告人、会议名称、文种构成。如《站在新起点，研究新情况，发挥新优势，为集团公司实现新跨越新发展提供坚强保证－－XX同志在集团公司2006年党委工作会议上的报告》。
（2）时间
工作报告的时间位于标题之下正中，外加括号。
（3）称谓
称谓在正文之前，顶左边书写，一般写为：“各位代表”，“全厂干部职工同志们”，“全体教工代表们”，党的会议，通常只写“同志们”。¬
2、正文
（1）开头
大会工作报告的开头，有下列几种写法：
①报告人向大会提出审议报告的请求。这是在职工代表大会上主要负责人作工作报告时常用的格式。具体可写为：“现在，我代表××集团公司董事会向大会作工作报告，请予审议。”
②阐明会议的意义和主题。这是党的代表大会工作报告常用的写法。例如***在十五大上所作的工作报告的开头：
“现在，我代表第十四届中央委员会向大会作报告。
中国共产党第十五次全国代表大会是一次极为重要的大会，是在世纪之交，承前启后，继往开来，保证全党继承邓小平同志遗志，坚定不移地沿着十一届三中全会以来正确路线胜利前进的大会。
大会的主题是：高举邓小平理论伟大旗帜，把建设有中国特色社会主义事业全面推向二十一世纪。
旗帜问题至关紧要。旗帜就是方向，旗帜就是形象。坚持十一届三中全会以来的路线不动摇，就是高举邓小平理论旗帜不动摇。邓小平同志逝世后，全党在这个问题上尤其要有高度的自觉性和坚定性。
把我们的事业全面推向二十一世纪，就是要抓住而不可丧失机遇，开拓进取而不可因循守旧，围绕经济建设这个中心，经济体制改革要有新的突破，政治体制改革要继续深入，精神文明建设要切实加强，各个方面相互配合，实现经济发展和社会全面进步。
确定这样的主题，是时代的要求，人民的愿望。”
这样的开头，高屋建瓴，气度恢宏，体现了党的事业的必胜信念和乐观前景。
③开门见山提出主要工作要点。这是部署工作性的报告常用的开头方式。如：“本年度党风廉政建设和反腐败工作总的要求是：„„”。
（2）主体
作为充分展开报告内容的部分，主体因报告类型的不同、侧重点的不同，写法会有较大的差异。
如果是汇报性的工作报告，主体要全面总结任期内或特定时期内的工作成绩和存在问题，提出今后的打算及切实可行的方法、措施。
如果是传达方针、政策、决议、指示的工作报告，主体主要是转述和解释有关精神，并对贯彻落实提出具体方案。
如果是部署性的工作报告，主体要列举出主要工作、任务、目标，还要提供方法、步骤、措施和要求。
（3）结尾
结尾一般用来表明决心、提出希望、发出号召，或提出贯彻落实的要求。¬
（五）工作报告中总结部分的写法
这是很重要的一部分。今天在这里重点讲一下。
一般写法主要分四部分：
第一部分：过程的概述
这一部分主要写一段时期的工作过程，可按时间顺序概述，或按工作内容概述，字不宜多，简明扼要，点明就行。这段文字一般集中在一个段落，是总结部分的开头语或导语，其内容应起到提示全文的总纲作用。¬
第二部分：成绩的归纳
这部分为成绩的概括，应该有条理、有顺序地摆数据、讲事实、搞对比，把本单位、部门这段时期的主要成绩写出来。如果成绩多、比较琐碎，这时候就得概括起来写，归纳几条写，抓住主要成绩，不能面面俱到，写成流水帐。每条成绩的开头要考虑一个小观点，也可归纳一个小标题，各 条成绩之间用一、二、三、四等序号隔开，这样使人看了比较清楚。同时，写成绩要用直述的表述方法，语言实实在在，少发议论，应当多用数据，多举事实，让事实说话。这部分的篇幅取决于内容，该长则长，该短则短，以说明成绩为准。一般地说，如果归纳概括地好，不会太长。过长则空，空洞的东西就没有人看。（荆轲刺秦王，司马迁在史记中写了3000多字，今人写了40集电视连续剧，传问看完将近40小时）
第三部分：经验的提炼
除成绩部分外，经验是工作报告总结部分的重要部分。也可以说是核心部分。一般地说，成绩是实在的，看得见、摸得着，有目共睹。而经验则是比较含蓄的，隐蔽在成绩里面，需要经过分析研究，在大量事实的基础上进行升华，才能提炼出来。从某种意义上说，成绩是实践的概括，经验是把成绩上升到理性上认识，经验源于成绩，但又高于成绩，工作总结的过程也是由感性认识上升到理性认识的过程，有的人说，成绩好写，经验难写，有一定的道理。因此写经验部分，要很好地动一动脑筋，确实把经验提炼出来。
经验可以分条写，用序号一、二、三、四分开，或者可以起上小标题，两者都可。每条经验安排一个段落，也可以在一个大段落里再分出几个自然段。在几条经验中，应分主要的、次要的，再次要的经验，主要经验排第一，次要的和再次要的经验，按次序排后。重要经验应该展开写，写深写细，多用些笔墨。次要经验可以浓缩，概括地写，以节省文字，但一定要写清楚。写经验要突出重点，不能平均用力，如果每条经验都写的一样多，重点就显不出来，读者看了有平铺直叙的感觉，印象不深。把主要经验作为重点，容易使人信服。¬
第四部分：问题的分析¬
问题分析是工作报告总结部分的结尾部分，这部分的内容主要是把问题找准，分析深刻。事物总是一分为二的，不管什么单位、部门，工作再好，成绩再大，难免没有问题。写问题要抓住要害，拣出实实在在的几条，还要把鸡毛蒜皮的琐事罗列进去，而且要比较概括，不必展开，可用序号排列，也可用分号隔开，还可以分层次连写。对问题部分，从主客观两个方面找原因，尤其要从思想上分析，不能怕揭短。这部分的文字不宜太长，写深刻就行。¬
上面所讲的这四个部分是有机联系的。没有第一部分就没有第二部分，因为只有做了工作，才能有成绩，如果不把工作过程写上，成绩便无从谈起。第三部分是是第二部分的正向延伸，因为有成绩才有经验，没有成绩就谈不上经验，经验是从成绩中来的。第四部分则是成绩部分的反向延伸。做任何工作，有成绩也会有失误，失误是工作的另一面，所以也是成绩的反面。¬
如何把工作总结写好，除了要学习写作知识，提高驾驭语言的能力外，要注重收集材料，调查研究，熟悉本单位工作情况，及有关的信息，具体的要求是：¬
1、要充分地占有材料。材料是总结的基础，没有材料总结便无从写起;材料不充分写出的总结会很干瘪，没有人看。所以在写作前要搜集材料，包括数、业绩、人物、事实等，既要有全面的材料，又要有典型的材料。在收集方法上，可以多种多样，如统计报表，查看记录、深入调查、座谈访问、观察、听取群众反映等，尽可能地把大量的第一手资料掌握到手，从材料中形成概念、观点，然后才开始动笔。举例：索力得公司三个历程、七种意识（发展意识、机遇意识、忧患意识、市场意识、质量意识、责任意识、节约意识）引发“索力得现象”。杨庄矿稳定工作“五一四”工作法。（收集材料的四块理论：嘴里含着一块，手里拿着一块，眼里看着一块，心里想着一块。）¬
2、要运用辩证思维的方法。也就是要用联系的、发展的、变化的、一分为二的观点来观察研究事物。（美国人到非洲卖鞋；把梳子卖给和尚。）（某公司创业之初，为了选拔真正有效能的人才，要求每位应聘者必须经过一道测试：以比赛的方式推销100把奇妙聪明梳，并且把它们卖给一个特别指定的人群：和尚。几乎所有的人都表示怀疑：把梳子卖给和尚？这怎么可能呢？搞错没有？许多人都打了退堂鼓，但还是有甲、乙、丙三个人勇敢地接受了挑战......一个星期的期限到了，三人回公司汇报各自销售实践成果，甲先生仅仅只卖出一把，乙先生卖出10把，丙先生居然卖出了1000把。同样的条件，为什么结果会有这么大的差异呢？公司请他们谈谈各自的销售经过。甲先生说，他跑了三座寺院，受到了无数次和尚的臭骂和追打，但仍然不屈不挠，终于感动了一个小和尚，买了一把梳子。乙先生去了一座名山古寺，由于山高风大，把前来进香的善男信女的头发都吹乱了。乙先生找到住持，说：“蓬头垢面对佛是不敬的，应在每座香案前放把木梳，供善男信女梳头。”住持认为有理。那庙共有10座香案，于是买下10把梳子。丙先生来到一座颇富盛名、香火极旺的深山宝刹，对方丈说：“凡来进香者，多有一颗虔诚之心，宝刹应有回赠，保佑平安吉祥，鼓励多行善事。我有一批梳子，您的书法超群，可刻上‘积善梳’三字，然后作为赠品。”方丈听罢大喜，立刻买下1000把梳子。）写工作报告的总结，就是要把收集到的各种材料吸收进大脑，然后用辩证思维的方法进行系统地分析研究，去粗取精，去伪存真，由表及里，由此及彼，梳理出有条理的内容，用准确的语言表述出来。因此，写总结的过程也是思维活动的过程。如果不经过思维活动，不经过大脑加工，那可收集的材料就不能发挥作用，等于一堆存放的“建筑材料”。¬
3、要先写好提纲。写工作报告的总结和写其他材料一样，需要先列出提纲，有纲有目，按照纲目落笔。提纲是工作总结的柜架结构，建房屋先要把柜架结构搞好，写提纲也要先把提纲写好。提纲要从工作总结的整体出发，考虑几个部分，每个部分里写几个观点，每个观点里再写几层意思，或再分几个小观点。一般应写到三级观点，如果能详细更好，越细越好。要注意列提纲时，不能硬拼乱凑观点。可以这样说，提纲是工作总结的骨架，材料是基础;材料附着于骨架，骨架需要材料衬托、填充，二者缺一不可。¬
4、要吃透领导的意图。你在工作报告中的总结是这个单位在某一个时期内的工作自我评价。如何评价？怎样评价？除了征求下属单位、职工群众的意见外，更重要的是必须得到领导的认可。因为领导高瞻远瞩，掌握全面，许多工作是他们决策、指挥甚至是亲自做的，所以他们有深刻的体会。这就要求写作人员在写总结时，应当首先吃透领导的意图，请领导提提看法，看领导有何想法。写作人员也可以把自己的想法和意见讲出来，请领导提出修改意见。从一定程度上讲，吃透领导的意图，既是尊重领导，也防止走弯路。¬
5、要熟悉写报告总结的写作特点。有人说：“我不怕飞机大炮，就怕写总结报告”。认为工作总结报告难写。其实任何写作都是“苦差使”，都是一项艰苦复杂的脑力劳动，都有一定的难度。但只要我们熟悉了写作特点，常写常练，反复修改，不怕返工，是完全能够写好的。¬
三、怎样起草好典型材料¬
典型材料是把先进集体或先进人物的事迹，或把犯错误党员干部、发生问题单位的情况加以综合整理而写成的书面材料。整理典型材料的目的在于研究问题，推动工作。因此，典型材料应确实具有典型意义。¬
典型材料包括正面典型材料和反面典型材料。¬
典型材料内容包括标题、正文两部分。包括单位或个人名称，典型事例的发展过程，典型事例的价值或意义，典型材料中的经验，以及有关编写者的批评、表扬、建议等。这里着重介绍一下先进典型材料的写法。先进典型材料又可分为先进事迹材料和典型经验材料。¬
（一）怎样起草好先进事迹材料¬
写作先进事迹材料，一般有两种情况：一是先进个人，如先进工作者、优秀党员、劳动模范等；二是先进集体或先进单位，如先进党支部、先进车间或科室等。无论是先进个人还是先进集体，他们的先进事迹，内容各不相同，因此要整理材料，不可能固定一个模式。一般来说，可大体从以下方面进行整理。¬
(1)要拟定恰当的标题。先进事迹材料的标题，有两部分内容必不可少，一是要写明先进个人姓名和先进集体的名称，使人一眼便看出是哪个人或哪个集体、哪个单位的先进事迹。二是要概括标明先进事迹的主要内容或材料的用途。例如《王××同志端正党风的先进事迹》、《关于评选张××同志为优秀共产党员的材料》、《关于评选××党支部为先进党支部的材料》等。¬
(2)正文。正文的开头，要写明先进个人的简要情况，包括：姓名、性别、年龄、工作单位、职 务、是否党团员等。此外，还要写明有关单位准备授予他(她)什么荣誉称号，或给予哪种形式的奖励。对先进集体、先进单位，要根据其先进事迹的主要内容，寥寥数语即应写明，不须用更多的文字。¬
然后，要写先进人物或先进集体的主要事迹。这部分内容是全篇材料的主体，要下功夫写好，关键是要写得既具体，又不繁琐；既概括，又不抽象；既生动形象，又很实在。总之，就是要写得很有说服力，让人一看便可得出够得上先进的结论。比如，写一位端正党风先进人物的事迹材料，就应当着重写这位同志在发扬党的优良传统和作风方面都有哪些突出的先进事迹，在同不正之风作斗争中有哪些突出的表现。又如，写一位搞改革的先进人物的事迹材料，就应当着力写这位同志是从哪些方面进行改革的，已经取得了哪些突出的成果，特别是改革前后的经济效益或社会效益都有了哪些明显的变化。在写这些先进事迹时，无论是先进个人还是先进集体的，都应选取那些具有代表性的具体事实来说明。必要时还可运用一些数字，以增强先进事迹材料的说服力。¬
为了使先进事迹的内容眉目清晰、更加条理化，在文字表述上还可分成若干自然段来写，特别是对那些涉及较多方面的先进事迹材料，采取这种写法尤为必要。如果将各方面内容材料都混在一起，是不易写明的。在分段写时，最好在每段之前根据内容标出小标题，或以明确的观点加以概括，使标题或观点与内容浑然一体。¬
最后，是先进事迹材料的署名。一般说，整理先进个人和先进集体的材料，都是以本级组织或上级组织的名义；是代表组织意见的。因此，材料整理完后，应经有关领导同志审定，以相应一级组织正式署名上报。这类材料不宜以个人名义署名。¬
（二）怎样起草好典型经验材料¬
写作典型经验材料一般包括以下几部分：¬
(1)标题。有多种写法，通常是把典型经验高度集中地概括出来，一般不采用公文标题的写法。这种集中概括出来的标题，既包含正文中各部分典型经验的内容，又不是这些内容的简单重复，可以说就是典型经验的主题。¬
(2)开头。一般是展示典型经验的背景材料和突出的成果。背景材料包括典型的自然情况、社会背景等，既要写出典型经验出现的环境，又不要冗长、罗唆。成果，要概括写出最为突出之点，并尽可能与背景材料相映衬。有的也把成果放在材料的尾部来写，这要根据具体材料安排。¬
(3)主体。对典型经验的具体展开，是典型经验材料的核心部分。写作这部分内容，一般是从总体上把典型经验按照一定的逻辑关系分成几个部分。几部分都是紧紧围绕标题，服务于标题，说明标题；各部分之间要有内在联系，但不能互相重复，互相包含，要相对独立地处在一个统一体内。¬
一般来说，这部分内容的表述，应当既要有思想，又应有具体做法或实例，既要有面上的综合，又应有点上的说明，最好还要有一些必要的数字。¬
写作先进典型材料，应当注意以下一些问题：¬
(1)事实必须真实、可靠。先进典型材料的先进事迹是否真实，直接关系到先进典型的生命力。只有绝对真实，才能使先进典型真正具有教育人、鼓舞人的作用。因此，凡是材料中反映的先进思想、先进事迹和典型经验，一定要认真核对清楚，不允许有半点虚假、拔高或拼凑及张冠李戴的情况，不能把道听途说、未经核实的“先进事迹”和“经验”写入材料。如果确实一时难以搞清楚，宁可暂时不写，也不能勉强凑数。¬
(2)观点和提法要分寸恰当。在叙述先进典型的先进事迹和经验时，要注意摆正先进典型和其他群众、集体的关系。许多先进个人、先进集体的事迹，都不是单枪匹马干成的，是与周围群众和其他集体、单位的大力支持分不开的。因此，讲先进典型的事迹、经验，一定要注意切不可讲那些脱离群众、脱离整体观念的过头话。否则，就不能起到先进典型的带动作用。¬
(3)文字要朴实、简明。整理先进典型材料，主要是通过实实在在的事实说话。这就要求在语言文字的表达上，一定要善于选择那些实在、贴切的词语。不要过多选用做修饰成分或言过其实的形 容词。不要讲空话、套话，硬拉架子做文章。话要说得简洁明了，凡是能用较少的话把事情说清楚的，就不要把话拉长。¬
我在这里讲一点，写好领导讲话、工作报告、典型材料，要多学点哲学，学会马克思主义在实践中的运用。学会用马克思主义的观点、方法发现问题、分析问题、解决问题，在文章中有体现，文稿就有了精确度，也有了高度。（化了才行。）¬
四、个人的写作经历和体会¬
主要经历：从消息开始。¬
主要体会：
1、勤学习（毛与胡）。
2、勤收集。
3、勤思考。
4、勤实践。
5、勤笔耕。“常看心中有本，常写笔下生花”；杜甫说的“语不惊人死不休”；“一字入公文，九牛拔不出”（揭被掳琢的故事）。¬
发展：学、读、思、辩、抄，背、记、写、改、熬。¬
当好四匠“木匠”“铁匠”“瓦匠”“雕匠”¬
“木匠”：按照行业特性，木工准备的材料可以长，但不能短；因为材料截短了，木匠不能像铁匠那样可以用本行的工艺将短的材料接上。把长材料变短，把长句子变短。¬ 书写方式。
领导讲话稿如何出新
出新是对领导讲话稿的基本要求，也是对领导讲话稿的最高要求，更是我们文字人员孜孜以求的目标。本人从事综合文稿写作20 余年，虽然还没有达到最佳境界，但一直在朝这方面努力。每次接到文稿任务，首先想到的就是如何出新：行文过程中，最为关注的就是怎样出新；文稿完成后，反复琢磨的还是是否出新。根据个人的理解和体会，领导讲话的出新，可以通过以下方面来体现。1．新主题。主题，就是文章的中心思想，主基调。它是贯穿文章的灵魂，是文章的主线。抓住这根主线，文章就不会跑调，就能中心突出，形散神聚。
确定会议主题，对写好领导讲话稿至关重要。这是讲话稿的魂魄所在，全文的主线所在。确定会议主题，关键是要对会议召开的背景准确把握。不掌握大背景，就难以把握会议的主题。那么，如何确定会议主题呢，根据我个人的体会，一是要经常研究国家的宏观政策、大政方针。领导水平之所以比我们高，就是因为领导对国家大政方针的关注比我们多，对重大问题的理解比我们透，考虑问题能站在全局的高度。要真正成为合格的秘书，领导满意的秘书，就必须认真研究国家和省市的大政方针，努力用领导的思维来考虑问题。二是要关注上级领导的动态。不少会议，往往是因为上级领导对本地区、本部门、本单位的发展作出了新的指示提出了新的要求而召开的。比如，市委四届六次全体扩大会议召开的大背景就是江苏省委原书记、现中共中央政治局委员、中央书记处书记、中组部部长李源潮来盐城视察时对我市提出了“努力在苏北率先全面建成小康社会”的新要求，而且强调盐城要以工兴市，加快推进新型工业化进程。之后，市委主要负责同志提议召开一次扩大会，对李书记讲话精神进行贯彻落实。我们将领导讲话稿的主题确立为“以工兴市，创新创业，富民强市，跨越发展，努力在苏北率先全面建成小康社会”，获得了领导的认可。三是要把握领导的思想脉搏，掌握领导头脑中关注的热点、焦点以及兴奋点。这不仅对确立主题十分重要，对整个讲话稿的写作也十分重要。¬
2．新思路。思路出新，领导讲话就有新意。如2002 年开市委扩大会的时候，在领导讲话中我们提出了“五个新”：形成经济发展的新优势，开创对外开放的新局面，开拓经济发展的新空间，建立充满生机和活力的新机制，开创精神文明建设的新局面。2003 年开市委扩大会的时候，我们在领导讲话中提出了“五个一”：把以工兴市作为富民强市的第一方略，把对外开放作为富民强市的第一抓手，把做大城市作为富民强市的第一载体，把民营经济作为富民强市的第一增长点，把体制机制创新作为富民强市的第一动力。2004 年开市委扩大会的时候，在“五个一”的基础上，我们进一步发展提出了“四化联动”战略，即坚持以经济国际化推动新型工业化，以新型工业化推动城市化，以城市化带动农业产业化。这样思路的提出，既保持了市委工作思路的连续性、一贯性，又给人以出新的感觉。¬
3．新举措。同样的工作，提出不同的推进措施，讲话稿的新意就出来了。比如，同样是加快推进新型工业化的主题，2003 年，我们在领导讲话中强调要建设大项目、培育大企业、重抓大支柱。2004 年，我们在此基础上加了一个大载体，并把以工兴市确立为全市的主战略。2005 年，市委强调要实施“四大工程”, 分别是重点项目推进工程、支柱产业强体工程、骨干企业培育工程、百亿园区建设工程。同样是讲工业经济，由于在讲话稿中提出了不同的措施，给人感觉很有新意。¬ 4.新目标。目标变新了，讲话也就新了。比如，2004 年召开的全市三个文明总结表彰大会上领导的讲话稿，我们主要就是通过提出新目标来达到出新的目的的。首先，文章标题，就是一个新目标—“南学温台、全民创业，北学胶东、加快发展”。其次，我们在领导讲话中提出的新的具体目标是：“各县（市、区）要对照胶东找差距，确立新的学赶目标，不断进位争先。东台近要学赶通州、远要学赶威海的荣成；大丰近要学赶江都、远要学赶威海的即墨；城区近要学赶海陵、远要学赶嘉兴的秀洲。”¬ 5.新数字。讲话中引用的数字必须始终是最新的。我写讲话稿用数字有三个原则：一是能用新数字的决不用旧数字，二是能用概括性数字的决不用具体性数字，三是能用预测数字的尽量使用预测数字。比如，有一年起草市委常委会的述职报告，在总结私营个体经济时，如果采用盐城市工商局提供的一大堆指标不仅达不到预期效果，反而会影响大家在私营经济发展上的热情。通过权衡比较，我们最后用了概括性数字，“全市私营个体经济主要发展指标实现两年翻一番”，得到了领导的认可。在经济工作会议讲话稿中总结私营经济发展的成绩时，我们则用了最能反映全年私营发展成绩的两个新数据，“全市私营企业注册资本金突破200 亿元，比年初新增50 多亿元。”¬ 6.新逻辑。改变逻辑关系也可以达到“出新”的目的。我在响水县做农业秘书时写了一篇关于农村工作的讲话稿。按照习惯写总结成绩这一部分往往采用的是并列式标题：农业生产夺得大丰收，中低产田改造取得显著成绩，科技兴农迈出新的步伐，新型农业机械推广情况等等。这种常规写法，讲话稿在领导那里也能通过，但我感到毫无新意。于是在处理讲话稿的逻辑关系上我动了一番脑筋，把几个标题由并列关系变成了因果关系，即农业生产之所以夺得大丰收，得益于中低产田改造，得益于农业基础设施条件的改善，得益于新型农业机械的推广得益于各级党委政府对农业农村工作的高度重视。这样一来效果就大不一样了。-7.新典型。讲话稿中适当引用一些典型事例，效果也非常好。1997 年响水县搞“家家上项目”，发动全县干群建大棚，当时道理已经讲得太多了，再讲道理大家都很反感。这时，我在《经济日报》头版头条上看到一篇介绍山东高唐通过搞大棚种植反季节蔬菜带来巨大经济效益的又章，于是把这一典型事例用到讲话稿中，作为说理的重要依据，收到了很好的效果。¬ 8.新表述。就是通过表述方式的创新而达到讲话稿出新的目的。那么如何在表述方式上写出新意，根据个人体会，一是可以在转换论述方式上动脑筋。比如变正面论述为反面论述或对比论述，变集中论述为分散论述或变分散论述为集中论述等。二是把上级原则性、概括性的观点展开讲。进行具体分析的语言，决不可能是照抄照搬的语言，因此就很可能讲出富有新意的话。¬
9.新手法。就是通过各种修辞手法的运用而达到“出新”的目的。一是通过典故出新。毛泽东在讲话中典故用得最多，信手拈来，挥洒自如，出神入化。如七大闭幕词讲“愚公移山”，号召“将革命进行到底”引用“农夫与蛇”的典故等等。2002 年我为常委秘书长写办公室系统工作会议讲话，在强调调查研究的重要性时，引用了一个“盲人过桥”的典故，得到了领导的认可。二是通过比喻出新。我在响水县当综合科长时，一次为领导撰写工业经济方面的讲话稿，在强调经济发展的速度时，我打了一个比方，“这就好比人骑自行车，达不到一定的速度，肯定要摔跟头”。会议之后，大家都感到这样写效果好，更能发人深思，更能达到讲话目的。三是通过古语出新。在讲话中适当用一点古语来帮助说明观点，效果也很好。比如，在为市委主要负责同志撰写开展基层评机关的讲话中，我引用了《梁史》中“屋漏在上，知之在下”这句古语，给与会者留下了深刻印象。四是通过
排比出新。使用排比句式，能使文章产生整齐美、雄浑美、连贯美，进而达到“出新”的目的。在撰写各种动员性大会讲话的时候，在分析形势的时候，在统一思想的时候，在提具体要求的时候，排比是最常用的手法，往往能收到意想不到的效果。五是通过群众语言出新。在领导讲话中适当用一点群众语言，可以增强讲话的感染力。¬
10.新标题。形式是内容的依托。标题新，可以给讲话内容增色，增强内容的感染力、说服力。讲话稿标题主要有三种形式：一是整齐的标题。这种标题语句对称、均衡、和谐，符合人们传统审美习惯。二是散式的标题。这种标题参差不齐、错落有致，运用得好，同样能够给人以美感。三是散整结合式的标题。这种标题集整式标题和散式标题之长，运用得好，同样可以出新。另外，在一篇文章中，如果一级标题是整式标题，二级标题一般要考虑用散式标题；如果一级标题是散式标题，那么二级标题一般要考虑用整式标题。只有散整结合，才能取得最理想的出新效果。
如何写好一篇领导讲话稿？
在主题明确的情况下，如何将公文类的词汇贯通始终，写出大气蓬勃之感，又能体现是在领导的角度思考问题？条评论 分享
楼上几位朋友从“道”的层面讲了很多，说得很有水平，已给他们点赞。我想从“术”的角度谈谈自己曾经犯过的错。
一、标题千篇1律。
好的标题让人眼前一亮，甚至能使整篇文章迈台阶上层次。修改前：
（一）提高思想认识，自觉践行从严治党、从严治官的要求。
（二）认清差距不足，努力达到从严治党、从严治官的要求。
（三）发挥带头作用，模范遵守从严治党、从严治官的要求。
修改后：
（一）怀忧党之心、尽兴党之责，切实增强带头落实从严治党、从严治官要求的政治自觉。
（二）发灵魂之问、溯思想之源，切实找准带头落实从严治党、从严治官要求的差距不足。
（三）求内化于心、重外化于形，切实当好带头落实从严治党、从严治官要求的标兵模范。
当然，标题不一定越长越好，简短有力、返璞归真是另一种境界（参考习的讲话风格）。
二、论证空洞乏力。
少喊空洞的口号，多讲具体的数据和身边人的故事，增强说服力。
讲党员发挥表率作用，可以这么写：
...他们平常时期能看得出来，关键时刻能站得出来，生死关头能豁得出来。焦裕禄、李向群，blabla...当然也可以这样写：
...他们平常时期能看得出来，关键时刻能站得出来，生死关头能豁得出来。我部6分队助理员王子明就是这样一位优秀的共产党员。8月4日下午，在长沙猴子石大桥附近，王子明偶遇2名游客溺水呼救，听到喊声确认情况后，他立即冲入江中奋力营救。经过一个多小时生死搏斗，2名溺水游客成功获救，而王子明同志却因体力透支被江水卷走，献出了年仅27岁的生命...32
显然，身边人的例子更贴近我们的生活。
数据举例，修改前：想方设法为基层帮困解难；修改后：今年来，共筹措经费11万元，为基层办实事23件。
旁征博引也能增色不少，比如讲节约，用十句话强调节约的重要性，不如来一句“兴家好比针挑土，败家犹如浪淘沙”。
三、叙述拖沓冗余。
公文初学者往往口语化严重，“的”、“了”用得很多，遣词造句也不够凝练。
修改前：
...主要存在三个方面的问题：一是学习不够认真。单位组织学习的时候，有时只是简单的记录一下，并未认真的对内容进行思考，没有真正的用心理解，总是认为有些事情知道有这么一回事就可以了，不用深入领会...修改后：
...主要表现在三个方面：一是学习不深入。有时片面强调工学矛盾，闲时抓一抓，忙时放一放，该及时学的不及时，该重点学的简单化；将学习成果用于指导工作实践、转化为工作实绩还不够，特别是在解决一些重难点问题上效果不明显...好文章是改出来的，只有通过每一篇文章的反复推敲、仔细雕琢，公文写作水平才能不断提高。
一、领导讲话有没有存在的必要？现在有一种很不好的现象，在很多人看来，一提到领导讲话，首先联想到的就是官本位、官僚主义、形式主义、假大空等等，然而，事实是这样吗？领导讲话是领导从事领导管理活动的重要载体和手段，是实施领导职能的重要途径。无论是高级领导还是基层领导，只要做领导工作就离不开讲话。作为领导，需要讲话的场合很多很多，有些不太正式的场合通常是即兴讲话，也就不需要讲话稿，但是，更多的是正式场合，这就需要提前准备好讲话稿，以下几个原因：使讲话条理化、逻辑严密，提高讲话质量，便于参会者领会意图，开展工作。提高会议质量效率，避免无休止的泛泛而谈。作为领导，更大的职责是掌好舵，如果一篇讲话稿都要自己去拟，单位建设谁去抓。所以，领导讲话有其存在的必要，给领导代拟讲话稿也是机关部门工作人员的职责。
二、领导讲话真的假大空吗？首先，假大空在一定程度上存在。毛主席在《反对党八股》一文中列举了“党八股”的八条罪状：空话连篇、言之无物；装腔作势、借以吓人；无的放矢、不看对象；语言无味、像个瘪三；甲乙丙丁、开中药铺；不负责任，到处害人；流毒全党、妨害革命；传播出去、祸国殃民。毛主席这篇讲话就是个典范，直奔主题，语言生动，揭短亮丑，不留情面。上述八条罪状起码前五条不但存在，而且一直很有市场。但是，自从改作风后，公文的文风可谓有了翻天覆地的变化，相信机关工作人员都有体会。再说领导讲话，听众不是傻子，都有自己的判断力，讲起话来假大空不会受群众欢迎，也不能解决实际问题。有一位落马大领导以前不管去哪里视察都带着同一篇讲话稿，走哪念哪，完全不管受众，想想真是恐怖。
三、领导讲话怎么写？要把大象装冰箱总共分三步，写领导讲话也无非三步。
（一）写作前：前虑不定，后有大患。写一篇讲话稿之前，首先要做好各方面准备工作，做到胸有成竹。一是了解领导语言习惯。对于比较熟悉的领导，自然不用再花费时间去了解。对不熟悉的领导，要去翻一翻领导之前的讲话，主要任务是了解他是喜欢引用诗词还是喜欢讲故事，是喜欢逻辑论证还是感情充沛。这方面因人而异，重要是多
观察，注意细节。二是确定领导讲话对象。讲话内容要贴近受众，实现讲稿的“个性化”。高层次领导讲话自然高屋建瓴，有深度，有指导意义。基层领导日常面对群众，自然要用群众能理解的语言去沟通。这只是一个例子，总之，要把讲话对象把握好，把讲话内容定位好，这是一篇讲稿成功的关键所在。三是围绕主题纲举目张。写一篇文章首先要定好纲，领导讲话也不例外。一篇讲稿要围绕一个中心思想来写，结构怎么编排，内容如何取舍，标题怎么拟定都要围绕这个主题。要将讲话的主要内容和思想融于提纲，尽量详尽些，这样可以有效防止写作时跑偏散光。四是讲究结构谋篇布局。古人云：或问文章有体乎？日无。又问无体乎？日有。然则果何如？日：定体则无，大体须有。可见，一篇文章既要遵循自身特点规律又不能固步自封。谋篇谋的是文章的层次、段落、开头、结尾、语言等等，只有谋篇谋好了，文章自然从笔尖流出。
（二）写作中：虑周藻密，一气呵成。准备工作充分后，写作开始只需考虑周到，辞采细密，便可一气呵成。一是处理好权威与通俗的关系。领导讲话具有权威性、政治性、思想性等特点，有坚定的立场原则，严肃认真的态度也是领导讲话的基本要求。但是，由于听众的差异，如果一篇讲话稿一味高高在上强调权威便会与听众拉开距离。同样的，如果一味迎合听众口味，容易失去原则，有了热闹失了立场。因此，要重点处理好权威与通俗的关系，找到完美的契合点。二是处理好深入与浅出的关系。简单的说，就是处理好讲道理与讲故事的关系。有时候道理讲的多了，难免生硬，接受起来效果不好。有时故事讲的多了，容易偏离主题，抓不住中心。处理好深入与浅出的关系，讲稿才能真正抓住人，达到开会的目的。
（三）写作后：补偏救弊，滴水不漏。一是杜绝错误。讲稿写成，要自己多看几遍，一字一字的过，改正错别字、标点。领导改的时候要区分原稿和改后稿，有时候改的人多了更要区分好，不然会酿成大错。（教训啊）二是适当调整。重点看目前的布局能否满足表达中心的需要，有没有更好的结构，有没有更好的标题可以用，有没有更好的事例，有没有更好的词语。所以机关干部一定要多看多学习，多下基层多调研，全面掌握情况。三是独树一帜。这部分就属于创造了，要把一篇讲稿写出独特的风格是需要很高水平的。如果一篇讲稿东拼西凑，甚至照搬照抄，会严重影响讲话效果。相反，一篇睿智、幽默、有启发性、有内容的讲稿就能得到受众的认可。
四、领导讲话的结构。
（一）开场白。有恰当的称谓，有引人入胜的开头，或开门见山，或引用名言诗词，或发问设置悬念等等。
（二）正 文。层次清晰、逻辑严密、内容丰富。标题可并列条陈，可层层递进，可前后对比。文无定法，善于创新。
（三）结 尾。篇末点题、提出希望、发出号召、抒发感情、促进工作。
转自一篇叫《机关笔杆子必读》
1、常用排比：
新水平、新境界、新举措、新发展、新突破、新成绩、新成效、新方法、新成果、新形势、新要求、新期待、新关系、新体制、新机制、新知识、新本领、新进展、新实践、新风貌、新事物、新高度；重要性，紧迫性，自觉性、主动性、坚定性、民族性、时代性、实践性、针对性、全局性、前瞻性、战略性、积极性、创造性、长期性、复杂性、艰巨性、可讲性、鼓动性、计划性、敏锐性、有效性；法制化、规范化、制度化、程序化、集约化、正常化、有序化、智能化、优质化、常态化、科学化、年轻化、知识化、专业化、系统性、时效性 ；热心、耐心、诚心、决心、红心、真心、公心、柔心、铁心、上心、用心、痛心、童心、好心、专心、坏心、爱心、良心、关心、核心、内心、外心、中心、忠心、衷心、甘心、攻心；政治意识、政权意识、大局意识、忧患意识、责任意识、法律意识、廉洁意识、学习意识、上进意识、管理意识；出发点、切入点、落脚点、着眼点、结合点、关键点、着重点、着力点、根本点、支撑点；活动力、控制力、影响力、创造力、凝聚力、战斗力；找准出发点、把握切入点、明确落脚点、找准落脚点、抓住切入点、把握着重点、找准切入点、把握着力点、抓好落脚点；必将激发巨大热情，凝聚无穷力量，催生丰硕成果，展现全新魅力。审判工作有新水平、队伍建设有新境界、廉政建设有新举措、自身建设有新发展、法院管理有新突破 ；不动摇、不放弃、不改变、不妥协；政治认同、理论认同、感情认同；是历史的必然、现实的选择、未来的方向。多层次、多方面、多途径；要健全民主制度，丰富民主形式，拓宽民主渠道，34 依法实行民主选举、民主决策、民主管理、民主监督
2、常用短语：
立足当前，着眼长远，自觉按规律办事 抓住机遇，应对挑战: 量力而行，尽力而为
有重点，分步骤，全面推进，统筹兼顾，综合治理，融入全过程，贯穿各方面，切实抓好，减轻，扎实推进，加快发展，持续增收，积极稳妥，落实，从严控制 严格执行，坚决制止，明确职责，高举旗帜，坚定不移，牢牢把握，积极争取，深入开展，注重强化，规范，改进，积极发展，努力建设，依法实行，良性互动，优势互补，率先发展，互惠互利，做深、做细、做实、全面分析，全面贯彻，持续推进，全面落实、实施，逐步扭转，基本形成，普遍增加，基本建立，更加完备(完善)，明显提高(好转)，进一步形成，不断加强(增效,深化)，大幅提高，显著改善(增强)，日趋完善，比较充分。
3、常用动词：
推进，推动，健全，统领，协调，统筹，转变，提高，实现，适应，改革，创新，扩大，加强，促进，巩固，保障，方向，取决于，完善，加快，振兴，崛起，分工，扶持，改善，调整，优化，解决，宣传，教育，发挥，支持，带动，帮助，深化，规范，强化，统筹，指导，服务，健全，确保，维护，优先，贯彻，实施，深化，保证，鼓励，引导，坚持，深化，强化，监督，管理，开展，规划，整合，理顺，推行，纠正，严格，满足，推广，遏制，整治，保护，健全，丰富，夯实，树立，尊重，制约，适应，发扬，拓宽，拓展，规范，改进，形成，逐步，实现，规范，坚持，调节，取缔，调控，把握，弘扬，借鉴，倡导，培育，打牢，武装，凝聚，激发，说服，感召，尊重，包容，树立，培育，发扬，提倡，营造，促进，唱响，主张，弘扬，通达，引导，疏导，着眼，吸引，塑造，搞好，履行，倾斜，惠及，简化，衔接，调处，关切，汇集，分析，排查，协商，化解，动员，联动，激发，增进，汲取，检验，保护，鼓励，完善，宽容，增强，融洽，凝聚，汇集，筑牢，考验，进取，凝聚，设置，吸纳，造就
4、常用名词
关系，力度，速度，反映，诉求，形势，任务，本质属性，重要保证，总体布局，战略任务，内在要求，重要进展，决策部署，结合点，突出地位，最大限度，指导思想，科学性，协调性，体制机制，基本方略，理念意识，基本路线，基本纲领，秩序，基本经验，出发点，落脚点，要务，核心，主体，积极因素，水平，方针，结构，增量，比重，规模，标准，办法，主体，作用，特色，差距，渠道，方式，主导，纽带，主体，载体，制度，需求，能力，负担，体系，重点，资源，职能，倾向，秩序，途径，活力，项目，工程，政策，项目，竞争力，环境，素质，权利，利益，权威，氛围，职能，作用，事权，需要，能力，基础，比重，长效机制，举措，要素，精神，根本，地位，成果，核心，精神，力量，纽带，思想，理想，活力，信念，信心，风尚，意识，主旋律，正气，热点，情绪，内涵，管理，格局，准则，网络，稳定，安全，支撑，局面，环境，关键，保证，本领，突出，位置，敏锐性，针对性，有效性，覆盖面，特点，规律，阵地，政策，措施，制度保障，水平，紧迫，任务，合力。
5、其它：
以求真务实的态度，积极推进综合调研制度化。以为领导决策服务为目的，积极推进xx正常化。以体现水平为责任，积极推进xx工作程序化。以畅通安全为保障，积极推进xx工作智能化。以立此存照为借鉴，积极推进xx工作规范化。以解决问题为重点，积极推进xx工作有序化。以服务机关为宗旨，积极推进xx服务优质化
以统筹兼顾为重点，积极推进xx工作常态化。以求真务实的态度，积极参与综合调研。以为领导决策服务为目的，把好信息督查关。以体现xx水平为责任，进一步规范工作。以畅通安全为保障，全力指导机要保密工作。以立此存照为借鉴，协调推进档案史志工作。
以安全稳定为基础，积极稳妥做好信访工作。以服务机关为宗旨，全面保障后勤服务。以整体推进为出发点，协调做好xx工作。以周到服务为前提，xx工作迅速到位。
以提高服务水平为目标，开始推行xx。一.求真务实，积极推进xx工作制度化 二.建立体系，积极推进xx工作正常化。三.规范办文，积极推进xx工作程序化。四.各司其职，积极推进xx工作有序化。五.注重质量，积极推进xx服务规范化。
六.统筹兼顾，积极推进xx工作正常化。一是求真务实，抓好综合调研。二是提高质量，做好信息工作。三是紧跟进度，抓好督查工作。四是高效规范，抓好文秘工作。五是高度负责，做好保密工作。六是协调推进，做好档案工作。七是积极稳妥，做好信访工作。八是严格要求，做好服务工作。
一、创思路，订制度，不断提高服务水平
二、抓业务，重实效，开创工作新局面
（一）着眼全局，充分发挥参谋助手作用
（二）明确分工，充分搞好统筹协调工作
三、重协调，强进度，信息化工作有新成果
四、抓学习，重廉洁，自身素质取得新提高
一、注重学习，自身素质取得新提高
二、围绕中心，不断开创工作新局面1.着眼全局，做好辅政工作。2.高效规范，做好文秘工作。3.紧跟进度，做好督查工作。4.提高质量，做好信息工作。5.周密细致，做好协调工作。6.协调推进，做好档案工作。
一是建章立制，积极推进xx管理制度化。二是规范办文，积极推进xx工作程序化。三是建立体系，积极推进xx督查正常化。四是注重质量，积极推进xx工作规范化。
五是各司其职，积极推进xx工作有序化。首先要树立正确的群众利益观，坚持把实现好、维护好、发展好最广大人民群众的根本利益作为促进社会和谐的出发点，在全社会形成和谐社会人人共享的生动局面。
其次，是要树立正确的维护稳定观，坚持把确保稳定作为人民法院促进社会和谐的生命线。第三，是要树立正确的纠纷解决观，坚持把调判结合作为有效化解不和谐因素、增加和谐因素的有效途径。
第四，是要树立正确的司法和谐观，最大限度地实现法律效果与社会效果的高度统一。机关
公文常用词汇集锦动词一字部：
抓，搞，上，下，出，想，谋动词二字部：
分析，研究，了解，掌握，发现，提出，推进，推动，制定，出台，完善，建立，健全，加强，强化，增强，促进，加深，深化，扩大，落实，细化，突出，建设，营造，开展，发挥，发扬，创新，转变，发展，统一，提高，提升，保持，优化，召开，举行，贯彻，执行，树立，引导，规范，整顿，服务，协调，沟通，配合，合作，支持，加大，开拓，拓展，巩固，保障，保证，形成，指导名词：
体系，机制，体制，系统，规划，战略，方针，政策，措施，要点，重点，焦点，难点，热点，亮点，矛盾，问题，建设，思想，认识，作风，整治，环境，秩序，作用，地方，基层，传统，运行，监测，监控，调控，监督，工程，计划，行动，创新，增长，方式，模式，转变，质量，水平，效益，会议，文件，精神，意识，服务，协调，沟通，力度，领域，空间，成绩，成就，进展，实效，基础，前提，关键，保障，动力，条件，环节，方法，思路，设想，途径，道路，主意，办法，力气，功夫，台阶，形势，情况，意见，建议，网络，指导，指南，目录，方案 形容词一字部：
多，宽，高，大，好，快，省，新形容词二字部：
持续，快速，协调，健康，公平，公正，公开，透明，富强，民主，文明，和谐，祥和，优良，良好，合理，稳定，平衡，均衡，稳健，平稳，统一，现代副词一字部：
狠，早，细，实，好，很，较，再，更副词二字部：
加快，尽快，抓紧，尽早，整体，充分，继续，深入，自觉，主动，自主，密切，大力，全力，尽力，务必，务求，有效副词三字部：进一步后缀：化，型，性词组：统一思想，提高认识，认清形势，明确任务，加强领导，完善机制，交流经验，研究问题，团结协作，密切配合，真抓实干，开拓进取，突出重点，落实责任，各司其职，各负其责，集中精力，聚精会神，一心一意，心无旁骛，兢兢业业，精益求精，一抓到底，爱岗敬业，求真务实，胸怀全局，拓宽视野。
浅谈如何写好公文
写好公文有什么“窍门”，这是机关工作人员常常遇到的问题。本人认为，找“窍门”并非为了偷懒，实际上这是对做好这一项事的谋略问题，也就是借助他人的经验和教训，寻找规律性的东西，不再毫无头绪地去从头盲目探索。写好公文的“诀窍”，就是结合自己的实际工作多学、多想、多练，即选准目标、勤学苦练，坚韧不拔、不懈探索，最后由必然王国走入自由王国。
公文该怎样写？有些人一写文章就落入用什么形式，采用什么格式、构思什么结构的怪圈，实际上这是一个误会。文章应该有一种形式，但决定文章怎样写的根本要素是内容，而不是形式。公文无非是一个载体，载的内容不同因而载的方法也应不同。评价公文写得好不好，主要看行文目的和内容反映得好不好，有没有真知灼见，有没有针对性和指导性，而不是锦绣般的文字。目前机关中很多公文的弊病多出在这个方面。一是内容空，有其形无其神，言之无物，象似为写文章而写文章。二是篇幅长，而且有越写越长的趋势，文章不是围绕一个主题紧密去写，而是摆开架子洋洋万言，生怕把什么事漏了，把所涉及的工作一条不漏地排列开，最后给人的感觉是一份资料、一本流水帐。三是论述乱，不分内容特点和对象的知识层次，先论述一番再说，结果议论一番读者最熟悉的东西，毫无作用。四是抄袭多。现在公文写作中有一种不良作风，就是用剪子加胶水“写”文章，不分时境变化，不分场合变更，照抄照般，搞文字“批发”。五是美术化。有的人利用计算机优越的打印功能，把公文各种字体、字形、字号摆布赏心悦目，把各级标题“塑造”得很美，追求公文的感官效应。这样是写不好公文的。还有的文章结构、形式很漂亮气派、词句用得很好，但什么事也没阐明，给人看完后感觉很茫然、一无所得，不能唤起新的启示，这也难以说是一篇好的公文。总之，写好公文关键于内容好，能够准确无误于表现出行文目的，有真知灼见，给送达对象以指引、启迪和遵循。
古人说文无定法。作为公文写作来说，虽无定法，却有无形的规范和规律。根据实际工作体
验，本人认为公文写作有许多带有普遍性、规律性的东西，这也是写好公文必需把握住的。
一、切实领会好领导意图
公文是为领导活动服务的，是领导者从事行政领导管理活动的重要手段。因而能否真正领会好领导意图，是决定公文写作是否成功的一个非常重要的环节。
（一）公文写作与领导意图的关系
在机关工作应当了解而且必需了解公文写作与领导意图的关系。公文与一般文章最大的区别的姓“公”，是公务文书。公文写作必须体现“公务”的特征和内涵。公务活动特征是层级领导，公文写作当然也要体现层级负责的原则，即行文的目的和要求必须符合领导的意图，最终由领导拍板定论。“公务”的内涵表明公务活动是有组织和目标的，是在领导要达到的预期中按一定的方式进行活动的，文字工作也不例外。换一句话来说，公文成功与否，在很大程度上取决于领导的认可程度和满意程度。
机关公文写作一般讲有两种情况，一种是职守写作，另一种是授命写作。所谓职守写作，即干什么工作写什么公文，是本职工作中所必需记录、表达、传递公文写作，因而是带有局部性和例行性，公文涉及内容的跨度较小。职守写作，写作者最熟悉本职业务工作情况和特点，储备的素材比较集中，专业性较强，文种和格式相对集中，同时由于领导意图平日都以批示和口头的方式给予传达，并切由领导亲自签发，相对来讲写作难度小一些，一般容易被领导认可。
授命写作，也就是“命题作文”，就是写作者虽不具体从事某项工作，但领导安排要求承担该项工作的写作任务。公文中的领导讲话稿、工作报告、工作意见、会议发言等等，以及领导交办的其它写作任务都属于授命写作。授命写作的内容往往带有全局性、综合性、指导性和思想性。授命写作的除了要把握好前面所讲五个写作要点外，非常需要体现领导的意图，运用领导者的思维方式，符合领导者平日的讲话习惯和风格。授命写作有一个重要原则，就是受命于谁，文章思维和特征服从于谁。在这个基础上融会有关政策、精神和理论，在领导的意图上进行阐述发挥，这样的授命写作才能打得住。授命写作切不可人云亦云，没有主见；但也决不可固执已见，把自己的观点强加于领导意图之上，写进公文之中。
（二）怎样领会领导意图
应当明确的是，领会领导意图并不等于领会领导个人意图，而是领会领导群体工作意图，但也不可排除领导者个人独有的思想观点和某些言语。领会领导意图有多种途径，主要的方式有以下几种：
一是学习好党和国家的路线、方针、政策和法律、重要规划，了解每个时期突出强调的方针政策。这是因为领导意图从本质上讲是党、国家和人民意志的具体体现。因此要把握住这个方面就会把握住领导意图的总体，这是领导意图最重要的部分。
二是主动扑捉机会参加一些会议，了解一个时期上级领导拟安排的工作重点、工作原则、工作要求、工作措施，掌握领导层的活动意向和动态。领导的行政活动是领导意图的具体体现形式，了解了领导活动动态，有助于加深对领导意图的理解，同时有利于把领导意图具体化。
三是积极参与领导参加的活动，与领导常谈论一些问题，了解领导者思考的热点问题。要掌握领导日常谈论的重要思路和观点，并对其连贯思索，这样对领导的思想情况会有系统、整体的理解。
四是直接具体领受领导指示，最好是当面征询领导者对一些热点、难点、疑点问题的有关解决措施，对一些模糊问题予以澄清。这样会避免写出文稿后作大的改动，甚至推倒重来。
（三）熟悉领导者的领导习惯
领会好领导意图，还应熟悉领导者的思维方式、常用工作方法和讲话习惯。这里所要讲的并不是习惯的好坏问题，是讲话者自身一些特有的东西。许多公文，特别是讲话和报告类的文字材料，由于是领导者亲自讲，因而要根据个人的思维习惯、讲话习惯写作，使文稿与讲话者的特征基本吻合起来，以求达到更好的效果。要通过听、谈、议、读等渠道，从领导者讲话中了解个人的特点，38 然后再将这些特点反映到公文中去。否则，文与人的习惯特征不统一，领导者和听众都会产生一种陌生感或不习惯的感觉，不会达到预期的效果。从另一个方面来讲，公文特征与领导习惯相差太远而不被领导者看中和接受，也很难完成自己的工作，不利于自身的影响。
熟悉领导的思维和讲话习惯并不难，只要留心亲耳仔细听几次领导者脱稿讲话，就会熟悉基本特征，再琢磨分析一下，一般都会适应。这个适应过程一般可以缩短。
一是感受并分析讲话人的思维特征。思维指理性认识或理性认识的过程，是人对客观事物间接的和概括的反映。语言是思维的工具，但人的思维规律性也反映在语言上，语言表达符合思维的规律性。要熟悉领导的思维习惯，主要是看语言逻辑性、看思维的逻辑性强否，分析形象思维和抽象思维、感性思维和理性思维、纵向思维和横向思维、正向思维和逆向思维等方面有什么特点，以及综合分析归纳能力等特点。在分析中熟悉了领导者的思维规律性，就容易使写出来的文章被领导者接受。有的稿子写出后被领导调架子，往往是思维特征不同造成的。
二是感受并分析讲话风格。应注意讲话人的语气结构和风趣程度。语气结构是指讲话人语言中的语气构成情况，不同的人因修养不同、地位不同常常形成自己的语气特色。分析语气结构，注意各种语气的分布情况，所占比例如何，确定讲话人语言的语气基调。同时，还应对领导者的幽默特点给予关注，在写作中也有一定体现，使讲话稿活跃、富有生气。
三是感受并分析讲话人的观点和工作方式。领导在不同场合讲话，既是一种说服、教育、引导的思想沟通方式，又是一种行政领导方式。为领导者起草的文章能否打得住，很重要的一个方面是该文章能否体现了领导者在工作上的观点和工作方法。在某个时候，领导者对某个问题都有相对稳定的看法，对某项工作都有一定的主张，离开这些观点和主张自然不会被领导者接受。所以在平时要注意领导者的主要谈话精神、思想认识和某些方面工作的主要意见，常讲的规范性的词句，将此充分应用到写作中去。
四是感受并分析讲话人的理论层次。理论指概念、原理的体系，是系统化了的理性认识。科学的理论是客观事物的本质、规律性的正确反映，其重要意义在于它能指导人们的行动。了解讲话人的理论层次，可以把握好文章的理性程度，能避免出现常讲实际问题的领导，讲稿理性太重；而常讲理论问题的领导，讲稿理性太轻的问题。讲稿理性无论轻重，都要注意理论与实践相结合，没有理论指导的实践是盲目的实践，脱离实际的理论是空调的理论。
五是感受并分析讲话人的分析综合能力。分析综合能力就是指能否对事物内部的各个方面正确准确进行具体分析，能否正确准确地综合起来把握矛盾的总体，抓住事物的本质，把握事物发展的规律。分析与综合贯穿于思维的整个过程。把握住讲话人的分析综合能力，才能在起草文字过程中确定理性分析的“平台”，才能使领导者感到文章是与其自身分析认识客观事物的能力是相符的，要求是一致的。
二、系统储备素材和观点
拥有充分的素材是撰写好公文的基础。写文章实际上是对素材的归纳、消化、加工和升华的过程。储备素材有两个含义，一个是要有众多的文本材料，另一个就是平时多注意思考，进而形成有独特见解的观点群。
（一）平时注意收集分析材料
公文写作决不可凭主观想象，而是要建立在充分素材的基础上，这就提出了材料的收集分析问题。收集材料，就是掌握素材，包括综合情况、重要数据、生动事例及重要思想观点。素材是公文写作的基础，如同搞建筑一样，必须有水泥钢筋、木石砖瓦等建筑材料。要注意“备料”一定要充裕，“材料”要包括思想观点，特别是一些带战略性的思想。有人对收集材料觉得并不重要，不当回事，而在写作运用时却常常有了新的认识，感到它的使用价值了，后悔没有积累，再找时间来不及了，甚至无法找到。有时积累的一些材料可能平时用不上，但在关键时候能用上一个观点，一个事例，一句话，这个材料没有白白积累。因此积累时不可嫌多，运用时又不可能很多，这也许就是素材积累与使用之间的一个特点。收集材料主要有三个途径。
１、调查研究，取得第一手现实材料。特别是写“讲话稿”、“意见”、“规划”时特别需要这样的依据。通过调查取得的第一手材料往往具体生动，真实可靠，印象深，感受深。深入实际、深入群众、深入现场往往是处于复杂多样的境状之中，各种矛盾、问题及思想认识交织在一起。这就需要在调查了解情况时，坚持实事求是的思想路线，不唯上，不唯书，坚持真理，不看风使舵，不随风倒，更不能带着各种框框去找材料，削足适履，歪曲事实。要客观地倾听，平等地讨论，适当地提问，注意点面情况的结合，对调查的材料要做必要的核实。
２、广开材源，积累第二手材料。即收集一些与所写公文有关事物的变革情况，以便分析其发展变化，作出正确的分析判断，提出有见解的观点。报纸、文件、会议材料，信息、简报等与自己工作有关的材料等等，都可及时记下来，分门别类，积累起来，用时非常方便。这些材料一般是用于作背景材料，或作对比、深入了解的线索，或作为研究分析的借鉴。
３、有备无患，储备基础材料。积累一些与公文写作有关的公文，包括法律、规章、政策、文件、讲话、纪要等，甚至收集一些古今中外的精辟议论，作为形成公文观点和进行综合分析的依据，或直接引证所用。
调查、收集、积累材料有三忌。一忌凭兴趣出发，要从工作需要、贯彻执行党的方针政策的需要出发；如果凭兴趣出发，就可能片面、狭隘，甚至有意无意地歪曲了材料。二忌听风就是雨，道听途说，一知半解，凭想当然办事。三忌实用主义地调查收集材料。总之调查积累材料，要靠勤看、勤问、勤想，一要广，二要实。这样可使你的材料库和思想库应有尽有，样样俱全，头绪清晰，有备无患，垂手可得。
（二）注意加强对材料的系统分析
公文写作选材用料关键在分析。有分析才能选择。材料反映的情况是错综复杂的，往往真假相间，精粗并存，表里难分，彼此相关，必须进行去伪存真，去粗取精，由表及里，由此及彼的分析改造。玉不琢，不成器。许多人装订了一本本材料，但不去分析研究，派不上用场，或不得其用，失去时效，积累了又有什么用处。
所谓分析，一是分析事物之间的复杂联系。所谓分析事物的复杂关系，方面很多，难以尽列。举例来说，事物之间有因果关系，或然关系、平行关系（如鹰击长空，鱼翔浅底）、隶属关系、对抗关系等等，弄错了这些关系，就不能写出服人的报告、讲话及其他文件，甚而会闹出笑话。弄清关系，才能找到规律，正确反映规律。二是分析所掌握材料的典型性，即在某种范围内的普遍意义，要善于分析材料的代表性和价值。分析材料，要站得高，看得远，仁者见仁，智者见智。站得高，从根本上说，就是要站在马克思列宁主义立场上，用科学的世界观、方法论来看问题。要有政治高度，联系路线、方针、政策，特别是一个中心两个基本点；要有理论高度，议大事，懂全局，看本行。这样才能抓住有价值的材料，认识材料的价值。三是分析材料的真伪，要分析真伪，去伪存真。对无论多么复杂问题，只要出于公心，做到“兼听”，就不难办到这一点。四是分析材料的内在价值、分量、意义。分析材料最重要的是要发现新情况、新问题，能把萌芽的东西迅速准确地抓住。古人讲“见微而知著”。现实生活中有许多代表社会发展、历史发展方向的新生事物，当其萌芽时，很幼弱，习惯势力往往对它评头论足，不适宜地埋怨，数不清的清规戒律，抱无穷的忧虑。没有新生事物社会就没有生气，没有前途，看准并支持新生事物意义重大。我们必须善于从常人不以为然的现象中发现有重大价值的东西，要善于从表象看到实质，从个别看到一般，从平凡发现伟大，从现在预见未来。在这个意义上说，要敢于“标新立异”。
总之，学会分析材料才能学会识别材料，在平常中发现不平常。进一步说，只有学会分析材料，才能学会选择材料、提炼材料，使具体上升到抽象，由感性上升到理性。这就是要讲的一个方面。
（三）系统思索储蓄观点
好文章要有真知灼见，那就要在思想认识达到一定程度，形成观点群并有较强的逻辑线索之下才能形成。历史上的不朽名作，都是在相当的思想积累、生活积累、感性积累，观念积累之下，40 经过提练加工完成的。例如作家的成名作、代表作，就是作者在充分的积累和加工条件下写成的。同样有些作家写了一两本好书再写不出新东西，也是积累不足或者耗尽的缘故。我们所讲的观点问题，实际上就是对客观事物的分析认识得出的结论，是在认识客观事物运动规律的前提下如何结合实际去有针对性地认识问题、揭示问题、解决问题思路。
写文章不能就事论事，要把理性与现实结合起来。有了材料，不能堆砌，而要虚实结合，理论联系实际。无实，空洞无据，不能服人，更不能具体生动地感人；无虚，就事论事，就没有浓度，不能发人深思，启迪人的智慧。选材用材得当才能避免“空”和“长”的问题。
所谓储备观点，就是讲要注意积累一些有战略性的思想，有备无患，需则用之。这样在写文章时，就可以在分析、选择、提炼材料的基础上以逻辑思维为经，以事实叙述加必要的形象描述为纬，织出美的绫罗绸缎来。否则现学现卖、现想现卖都不会搞好文字工作。一个没有观点储备的领导人不是称职的领导，同样一个没有观点储备的文字工作者也不是合格的。
观点问题是思想活动的问题，与一个人认识客观世界、运用所具有知识的能力有相当大的关系，因而又是个素质问题，需要一定的时间，付出相当的努力才能有提高。在这个问题上幻想一劳永逸和立竿见影都是不可能的。一些同志写作公文往往摆不脱抄公文的困扰，东拼西凑，通篇都是从概念到概念，内容空泛，不分析解决实际问题。这种现象往往要经过一个过程才能克服。就需要在实际中经过理论联系实际的学习探索，学会调查研究收集材料，分析材料，提炼材料，学会如何去综合和概括，有敏锐的观察力。当然也要加强其他方面的修养锻炼。
储备观点关键要能抓住抓准问题。抓问题是指抓一个时期有反映价值的情况。能不能写出有意义、有分量的文章，首先看问题抓得准不准。问题抓得准，抓在点子上，抓在要害上，抓在火候上，文章就有了生命力，写的文字差一些也不要紧，那只是个修改、补充问题了。反之，问题抓不准，文字写得再好，精雕细刻，也不能用。所谓抓在点子上，就是说现实生活中，实际工作中有这个情况，而且是个重要情况，而中央和上级部门正需要了解这个情况；抓在火候上，就是眼下最需要这个情况，早了不行，迟了也不行；抓在要害处，就是抓住这个情况的最本质最关键的部分，而不是拖泥带水，喧宾夺主。
抓题目一定要思想解放，敢于思索，富有创新精神。当今需要在坚持大原则前提下，勇于创新，提出并写出别人没写出的问题，提出并写出人人心中有而笔下无的东西，写出别人欲言而又未言的东西。横量一个文字工作者水平的标准有三点：别人没想到的你写出来了，为上；别人想到但没说出来而你写出来了，为中；别人想到并说出来了而你又说出来的，为下。由此可见抓问题对提高文字水平十分重要。
三、撰稿注意双层思维
所谓双层思维就是在文章特别是那些常用公文运用的写作方法。第一层是指首先考虑安排结构、选择素材，也就是按照内容的要求着眼于“搭架子”的构思、谋篇。第二层就是基本柜架通过后再围绕表达主题。在语言、逻辑方面进行“精炼”，挖掘中心思想，在文章撰写中按这两层次运行，提出一个较细纲目，形成基本雏形，然后再从观点、论述、事例修辞等方面进行逻辑、系统地加工。这样做，往往可以节省不少的时间和精力。其原因很简单，授命写作不是个人说了算，而是领导意见决定文稿成功与否，这样会经常出现与领导要求不符的情况。如果所有的精力时间都用上，也难得一次就通过。再着说，精力无重点地使用，不利于思考和提高构思的效果，本身就不利于提高通过率。当然对一些简短和非常熟悉的文章应潇洒一气哈成，效果也会很好。
（一）设计好文章结构
围绕主题设计结构是起草文稿的重要方略。一个写作任务下来，撰写者首先应当在这方面下功夫，不能一见任务就作战术考虑，马上钻到具体材料的遣词造句的技术工作中去。文件起草，首先是从宏观上考虑，如同盖房子先要有设计，有骨架一样，如果设计结构不行，只是在粉刷装修上下功夫，房子质量就没有根本上的保证，甚至还会塌下来。报告起草常常见的大返工，往往出在内容及主体结构上。所以，撰写者首先要使自己成为一个具有战略眼光的人，拥有领导方略，会谋篇
布局。
结构就是言之有序，就是文章内容的组织和排列形式，即构思、谋篇。安排结构的基本原则是四个字：不板不乱。意即不死板，不杂乱。具体要求有四：一是纲目清楚，思路贯通；二是层次清晰，段落完整；三是衔接紧密，符合逻辑；四是开头明快，结尾有力。
安排结构要考虑到以下四点：第一、全面考虑阐述问题、分析问题、解决问题的需要。第二、层次段落要围绕主旨，按照表现事物本质和特征的需要来安排。第三、条理清楚，方便表述，符合人们的认识规律，便于阅读、领会和接受。第四、各部分、各层次之间有正确、严密的逻辑和照应关系，通篇浑然一体。
尽管公文种类繁多，但基本结构形式并不复杂。主要有三种形式：一是纵向结构，有递进式、时序式、倒悬式等。二是横向结构：一、二、三、四，平排开来。三是纵横结合结构，象前纵后横，纵横交叉等，长篇公文多采取这种办法。如要写一篇年度工作总结，前半部分按时间顺序概述一下工作情况，后半部分提炼出几条工作经验，横向排列开来，此种写法就是“前纵后横”。
通常情况下，层次段落的安排，取决于观点及观点间的联系，而主次则决定着详略和先后。布局的方式一般有两种：一是列书面提纲。提纲是详是略，应根据公文内容需要和作者的行文习惯而定。一般搞文字工作的人都有体会，重要公文、尤其是多人参与写作的公文，诸如大型会议上的领导同志讲话之类，提纲应尽可能列得细一些，甚至可以细到每段几个层次，每个层次阐明什么问题以及精彩的阐述语言等。这样，再稍加扩充、润色、归整，就可以成为一篇象样的公文。二是打腹稿。虽没布局成文，但中心有个轮廓勾画，短一些、急一些的公文多采取这种办法。
（二）雕琢好文章品质
文章在写作过程中，要在“精于战略”的同时也要“娴于战术”。写作时要尽可能的排除干扰，一气呵成，以保持旺盛的写作激情和完整连续的思路。而当文章草就之后，则须一丝不苟、字斟句酌地搞好修改。有人说：“一成文章半成改”，有的甚至说“文章是改出来的”，可见修改文章在写作中非常重要。
１、深入发掘主题。修改的重点是十六个字：深化主题，增删材料，调整结构，润色文字。第一，深化主题，既有在原来意义上的发掘和深化，也有特殊情况下的主题改换。尤其要注意看主题是否符合上级精神，领导意图和本地实际。第二，改动材料。累赘的，要删剪；不足的，要增补；过细的要浓缩；观点与材料脱节的，要调整或改换。第三，调整结构。凡是层次段落不清楚，连结不紧凑交待不明白、开头结尾不连贯的，都在修改、调整之列。第四，润色语言。一是消肿，将多余的段、词、句、字删掉；二是改动不合语法、不贴切的词句和不妥当的提法，修补句子的残缺成份；三是选择更优的表达方式，或对原来的语言进行加工润色。
修改有基本方法：一是读改法。自读自改或一人读大家改，在读诵的过程中发现问题，随笔修改。尤其是领导同志的讲话，采取这种办法最好。二是冷处理。文稿拟就之后，暂时搁置一旁，冷静地思索一番，或阅读一些相关的材料，然后再拿出来修改，往往可以发现其中的毛病。三是集体会诊。稿子写成之后，请熟悉文字或相关业务的同志共同讨论，集思广益，一起修改，这样可以打破个人能力的局限性或认识上的偏执。时间和条件允许，可以发征求意见稿，在较大范围内修改。四是求助高手。可请领导或文字经验丰富的同志帮助修改。在修改时最忌讳的是保守残缺、固执已见，怕别人对自己的文章挑剔、修改。应当懂得，若想在写文章方面有长进，就必需要反复修改，尤其要乐于让别人修改自己的文章。
２、认真搞好修辞。公文修辞的基本要求是四个字：简（不罗嗦），切（不空泛），明（鲜明），尽（无遗漏）。换句话说，就是实现语言表述的准确、鲜明、生动、简练。修辞主要有两种方式：一个是消极修辞，一个是积极修辞。公文写作与文艺创作不同，文艺创作主要是采用形象思维方式，而公文写作主要是采用逻辑思维方式，因而公文写作消极修辞是基本的，积极修辞是争取运用的。消极修辞的主要方法，一是锤炼词语，二是选用恰当句式，使公文看起来和谐，用起来准确，听起来悦耳。积极修辞主要用描述、替代、引导、变形、排比的方式，使公文生动，增强感染力。如把
引进外资和技术比作“借水行舟、借鸡生蛋、借梯上楼”，把部门协作比作“大合唱”。采用积极修辞时，夸张的方法要慎用，“双关语”要禁用。公文写作注意语言既要用准、用活，还要用响。一篇公文中，如果有几句叫得响的语言，往往大增其色，甚至会收到意想不到的效果。如“东部大开放，西部大开发”，如“四项基本原则是立国之本、改革开放是强国之路”等。
使用公文语言，要注意词义概念的准确，口语与书面语的差别；要区分事物的不同分寸、大小、轻重，比如说一个村庄、企业不可讲“取得了巨大成就”，一个基层领导同志不可能“作了重要批示”；要注意感情色彩的不同，贺信、慰问信的语言格调就应该热烈，讣告、悼词和语言格调就应该深沉；要用好模糊与周密、全称与特称，在特别情况下，模糊语言往往是最准确、周密的语言，如“取得了一定成绩”、“尚有不小差距”之类，比用量化概念要准确、贴切得多；还要准确具体表述时间、数字，公文中的年、月、日，是不应简略的。
３、注重改良文风。要写好文章，必须注意文风。我们所提倡的文风，至少要有这样几条：一要实事求是，不搞虚假浮夸；二要言之有物，不摘华而不实，不搞无的放矢；三要逻辑严谨；四要鲜明生动；五要简洁朴实。当前文风中的突出问题是“假、大、空、瘪、长”，其中长最多见的，可以说是久治不逾的顽症。文章不可长，否则，重要的东西就被淹没了，冲淡了。什么时候你总觉着自己写的文章太长了，那就说明你写文章就有了进步。一定要爱惜笔墨，多写一些短而好的文章，切切不可低估了读者的理解水平，切切不可害怕人家看不懂而反来复去地说。使文章简练的最好的办法有两条：一是使主题集中，一文一事；二是除靴去帽，开门见山，择其要者简述之。
四、努力深化公文主题
公文的主题，是通过载体内容所表达出来的明确意图、基本意见，是行政目的和行文目的的具体体现。有些文种的公文明显地呈现着旨意性、直白性、具体性，并不存在多少深化主题问题。但也有许多公文确实需要深化主题。所谓公文主题的深化，就是主题向纵深层次性发展，呈现出由低向高、由浅入深、由粗到精，由残缺到完整的态势。
（一）公文深化主题的重点
１、深化领导意图。公文的主题是制发主体行为意志的体现，承载着领导集团（班子）旨意的传达。剖析并表现领导意图对表达行文目的有积极作用。领导意图最初表现的形式的比较复杂的。有的十分明确，有的仅是个倾向，有的比较零碎，个别情况下还有意见分歧的态势。因此，对其要进行提炼、深化处理，形成一个正确的领导集团（班子）的旨意。这个深化过程，一是补充完善。领导人的新思想刚刚产生时，由于认识和实践的局限，很难完全正确，这就要调动各种手段，综合运用多方面的知识，从实际出发，把它系统起来，成为完整、严谨、系统的领导思想。二是凝炼提高。要经过智囊组织的熔炉加工、优化、磨砺，再送入领导思想体系。三是延伸挖掘。要善于分析领导思想的发展趋势，按着这个趋势拓展思路，延伸思维。这种伸延不是随意的而是从工作需要出发，从客观事物的展变化的实际出发，有所突破和创新，使新的思想始终保持一种对工作的最佳导向力。深化、完善领导思想意图，是一项富于开拓性的工作。要善于学习，培养分析能力、判断能力、推理能力和综合能力。
２、对客观事物的再认识。公文主题是通过各种具体材料支持、丰富和完善的。各种材料与主题内在联系的关联度高低，对表现主题有很大影响。材料是客观事物现象反映的一种客观搜集。不同的材料，对客观事物的本质反映也不同。一般来说，材料所反映客观事物的本质及其内在联系、规律常常是蕴含在深层次里。事物的本质最能揭示主题。因此对材料要进行分析综合、概括抽象，注意向深处开掘，尽量挖掘出事物最本质的东西，对事物要着力探求其思想意义，要在事物所显示的多方面中找出最主要最深刻的方面。这个过程就是对主题的深化的处理。
３、政策策略的具体完善。党的路线、方针、政策包括策略思想，一般通过会议或纲领性文件下发，贯彻到各级组织和各地区。但路线的贯彻离不开具体问题、具体事件、具体政策。公文深化主题，必须紧紧把党和国家的路线、方针、政策与当地实际相结合，创造性地揭示在具体问题、具体事件上的意义，对具体事项上都有的现实、明确、具体的表现，把党和国家的政治意图明确在43 各项具体事物中表达出来。
（二）主题深化的方法
主题确立以后要讲究深度，即立意要高。务虚，就要把话说在点子上，一针见血；讲实，就要把怎么办说清楚，拿过来就能干，有操作性，切忌在半空里论过来、议过去，主题散而不清。这就要求撰稿人具有较深的思想理论功底，有较高的政策水平，有较强的逻辑思维能力，能透过事物现象看到本质，加强对客观事物的深刻了解和理解，掌握、理解党的路线、方针、政策，材料积累丰富并能熟练地掌握写作技法。
１、敏锐察觉发现问题，尖锐、鲜明地提出问题。对客观事物中的问题要有敏锐的“触角”，能够有深厚的洞察力。在众多复杂的社会现象中发觉问题，并且敢于旗帜鲜明地表现自己的观点，阐发观点，一针见血地提出问题实质，发前人所未发，言前人所未言。提出的问题发人深思，超前意识强，具有强烈的思想性，将产生较深的社会效应。这种方法对深化主题有着强烈的震撼作用。
２、深刻全面分析问题，立足本质剖析问题。主题的深化常常依赖于对问题深刻、全面地分析。要运用逻辑思维透过现象抓本质，由表及里揭示事物的内在联系，使主题在强有力的说服力下得以深化。分析问题要用层层“开门”的手法，把主题自然展开，在分析说明问题时，运用“是什么”、“不是什么”，“为什么这样”、“为什么不那样”，“为什么应该这样”、“为什么不应该这样”之类正反结合、层层深入的论述，使内在的逻辑力将主题深化。
３、标本兼治提出措施，正确合理解决问题。根据事物的客观和主观条件，把握其主要矛盾，科学地提出对策，是深化主题必不可少的内容，表现着深化主题的目的性。公文是以行政目的为依据而发，最终是以是否解决问题来衡量其主题正确与否、主题深化与否。例如，一篇调查报告，一个工作意见、一个工作规划，从提出问题、分析问题到解决问题，就是主题的深化过程，也是思想升华的过程，并能深刻地揭示问题本质，是深化主题全过程的表现。
五、语言使用要得当
不同文种的语言特色是不同的：指挥性公文（如指示、意见、命令）的语言，应色彩庄重；知照性公文（如通报、公告）的语言，应通俗具体；报请性公文（如请示、邀请）的语言，应恭谨明确；法规性公文（如条例、条令）的语言，应简约规整；提要性公文（如会议纪要）的语言，应概括凝练。总之，语言使用要得当。
语言使用得当，关键是公文的语法语气要恰如其份。所谓语法，也叫“文法”，是语言的结构规律。语法包括词法和句法等。语气，也是语法范畴之一，通过一定的语法形式表示说话人对行为动作的态度。语气，有的是陈述语气，有的是虚拟语气，也有的用语气助词和语调来表达。语法和语气相辅相成，不能截然分离。但是语气决定使用什么样的语法，而语法又会强化语气效果。语法语气可以反映和表达出行文主体的威信和影响力，产生良好的社会共呜效果。在起草机关公文时，必须针对特定的事因和对象，注意机关公文的语法语气。把握好公文的语法语气，可以充分表达出公文或者其他各种文字材料所要表现的内涵，有利于提高国家机关在社会管理中的影响力和号召力。同样，领导的讲话、报告、讲演等也要注意语法语气，这样能进一步体现领导者的讲话意图，有利于实现领导者所要追求的目的。
（一）词法
公文写作，在遵守写作一般选词规律的同时，重点是掌握好下列修辞方法。
１、敬词。为了适应上行、平行文的意境需要，公文写作中应当注重敬词的使用。所谓敬词，即表示尊敬的词语。敬词多用于公文主文尾或开端，如“请”、“贵”、“遵照”、“呈”、“报请”、“谨呈”、“为荷”等。
２、雅语。公文要求在公文写作中尽可能使用雅语，不用俗语，这是公务活动的严肃性在公文中的体现。所谓雅语，即比较典雅的书面语。在雅语的具体运用上应注意，要用规范化的书面语不用口语，即是用雅语，有的典雅词语如“夫人”、“先生”之类，除因礼仪、引用等特殊需要，一般情况下不使用。一些文言词语虽然文字简明、含意深刻，但要酌情使用。
３、强调语。公文中的主张、意见、要求部分，常常大量用强调语作为每一部分的开始词。所谓强调语，即带有强调口气的词语，多是一些能愿动词，例如“要”、“必须”、“务必”、“坚决”、“严加”、“禁止”、“不准”、“严禁”等。
４、进解。对前边使用了一个词，接着做出进一步的解释，这种解释的目的或是赋以新意，或是拓宽其含意。进解方法，在前词与后解之间或是使用“就是”，或用“即”，或用“也就是说”等。运用这种修辞方法，可以给读者一个完整的概念和更加准确、清晰的印象，有利于防止歧义。
５、警语。公文写作中为了做到言简意赅、发人深省，当多使用一些警语。警语在公文中运用主要有三种：一是以格言为特征的警语。如“失败乃成功之母”、“吃一堑长一智”等。二是以成语为特征的警语。“两袖清风”、“一身正气”、“为政清廉”等。三是以比喻、歇后等辞格为特征的警语。如“夹紧尾巴做人”、“老鼠过街，人人喊打”等。
６、换字。它也是在公文写作中较多使用的一种修辞手法。所谓换字，就是为了语言表达的准确、形象、明快，将比较固定的一具词语中的某一个字临时加以更换。如“与其说他向前看，倒不如说他向‘钱’看”。可见换字可使语言很有说服力，铿锵有力，十分生动，形象逼真。
（二）句法
切实掌握公文写作中的常用句式及其特征是十分必要的，它不仅可以提高公文写作的时效性，而且可以把公文写得言简意赅、鲜明生动。公文句式的修辞，除遵守一般写作句式修辞规律外，还要按照公文写作的特殊要求，突出自身的句法特征。常用句法有以下几种：
１、以“为”、“为了”做句首，以直接说明目的为特征的句式。为了把行文目的准确、简明的表达出来，便于受文方理解和掌握，常用以介词“为”、“为了”做句首，并切直接讲行文目的句式。说明上又分为两种方法：一是在“为”、“为了”的后面直接写出目的、对象、内容。二是先叙述所提出公务活动中的问题，尔后在“为”、“为了”的后面用“此”、“这一问题”以此说明为什么要行文。如“为此，特布告如下：”，“为了解决这一问题，特作如下通知。”这样做可以使文字简洁明快。
２、以“数词”为特征的浓缩句式。为了言简的需要，在公文写作中常对一些内容特定的长句，通过附以数词手法，进行高度浓缩，使之言简意赅。比如，把党的基本路线概括为“一个中心，两个基本点”；再如“两个转变”，“三改三加强”等。浓缩句式要借助于数词或数量词。采用这种修辞方法，应当注意切勿为浓缩而浓缩，使句意难懂，甚至带来歧义。
３、以“综合”为特征的综说句式。使用综说句可以使公文达到简洁、精干的修辞效果。所谓综说句，即把几个并列成分联结在一起，由句中的一个相同意思的成分综合成句的一种句式。这种句式一般分作两种情形：一是综合修辞在前，并列成份在后。如把“实现干部革命化，实现干部知识化，实现干部专业化，实现干部年轻化”，综合为“实现干部革命化、知识化、专业化、年轻化”。二是并列成份在前，综合修辞在后。这种用法前句多用虚拟语气，如“只要×××，只要×××，只要×××，就要×××”，可见不仅节省文字，而且铿锵有力。
４、以“将”为特征的宾提句式。一些批转、转发性通知及载运总结、计划、调查报告等非法定公文时所用的法定公文（即文件头），通常在开头起笔处采用这种句式。这种句式会使语言刚劲有力。比如：“现将《×××××××》发给你们，请认真办理。”“现将《××××××》送上，请审示。”
５、以“是”、“妥”为特征的重后句式。公文中请示的结语，基本上采用重后句式。所谓“重后”，是指一句话中两个截然不同的含意，一个为“虚”，一个为“实”，而且“虚意”位前，“实意”在后。例如“是否可行，请批示”、“当否，请批示”。前半句是“虚意”，是作者本心不愿看到的。后半句为“实意”，是作者的真正意图。请示的结尾采用重后修辞，不仅文字精炼，而且，体现了作者的肯定性要求与工作的严肃性。
６、以“强调语”为首做特征的祈使句式。下行文中常用的祈使句，主要有两类：一类是带有命令语气以示肯定的句式。如“必须×××”、“要×××”、“坚决×××”、“严格×××”等，45 其中处于句首的“必须”、“要”、“坚决”、“严格”均属强调性词语。另一类是带有禁止语气以示否定的句式，如“不准×××”、“严禁×××”、“禁止×××”、“打击×××”等，它们大都是冠以“禁止”、“制止”、“严禁”、“不准”、“不得”等强调意义词语，以示庄重、严格。一些强调词语在祈使句中运用，能进一步加强祈使句的强调语势，给人一种必须照办，不得有误的感觉，这与下行文“令行禁止”的风格与意境密切吻合。
７、以“了”为特征的陈述句式。公文中的陈述句有其运用特点，一般在一些类似于“解决”、“完成”、“锻炼”、“推动”、“开展”、“巩固”、“克服”、“取得”等动词的后面加助词“了”字，直接表示事情的完成时态，下面带宾语，形成一种完成了某一工作、任务，解决了某一问题、困难，取得了某一成绩、进展等时态的动宾句式。公文中采用以“了”为特征的陈述句式，有利于把话说的直接、简短、明快，这与公文写作“开门见山”、“直来直去”的意境是紧密相关的。
（三）语气
一般说来，日常所用语气种类繁多，但使用于机关公文的并不多，常见的有以下几种：命令语气、指教语气、定义语气、说明语气或称介绍语气、论述语气、陈述语气等等。行政公文的语法语气不同，给人的内在感受也大相径庭。
１、祈使（命令）语气。这种语气是由上级或领导者对下提出一种不得违背、必须遵循执行的语言气势。这种语气更能够体现出权力的强制性和约束性。恰如其时其地用一些命令式语气，可以提高感召力，体现出政治权力的力量。但命令式语气使用不当，例如场合不当、层级不当、比例不当等，都容易在下级中产生一定的心理抵触因素。
２、指教语气。指教语气是老者对少年，上级对下级常用的一种启发教导式的言辞。这种语气有着启发人、教导人、引导人去做某些事情的鼓动力。有机关文字中用好指教语气能够充分体现出行政管理的层级和上级机关要谋求达到的行政管理目标。但指教语气的用场受讲授者和接受者的制约很大，用不好容易产生负作用。
３、定义语气。定义语气一般用于教科书中，之所以在此列出，是因为把某些概念和定义用在公文中常常起到强化人注意力作用，在一种比较客观平等的气氛中，引导人们的思路，向要表达的方向逻辑延伸。这种语气是一种学识多和经验多的表达形式，有一定的征服力，往往可以体现出讲话者处于较高的理论水平和实践层次，强化讲话者的威望。这种语气在理性表达时效果较好，但使用过多会让文章呆板。
４、说明语气。说明语气给人们的感受不是强制性的，但却有潜在的让人接受的作用，也就是在平静之中有着潜在的征服作用。它能让人在了解事物的真实情况的同时，不自觉地接受某些观点和看待问题的态度。同时，说明式语气也会给人谦虚的印象。
５、论述语气。论述语气在公文中，特别是在领导人的讲话中常常使用。这种语气看似是对某一论点进行全面的论述，但在机关公文中应用，目的是为了统一人们的思想认识，是为了行政沟通，因而论述式语气的用途往往是说服人，但论述语气过浓，会使文章呆板，没有灵气。
６、陈述语气。这种语气与说明式语气比较接近，但不带有对事物的看法，而只是叙述事情发生变化的经过。这种语气常常用于情况反映之类的文字材料中，主要对一个事物进行客观地讲叙，而不带有讲授者的观点。
公文中要讲求语气的使用艺术，合理使用好语气非常重要。语气用得好，能使文字材料充分表达行文主题，达到良好的效果。但是在机关文字工作中，人们常常由于语气使用不合理，使公文达不到令人满意的效果。用好语法语气应注意以下几点。（１）确定语气基调。语气基调指整个文章语气基本特征。其方法：一是根据文种格式确定基调。二是根据对象确定基调。三是根据事物的重要程度确定基调。（２）注意语气搭配。语气的搭配是指在文章段落中各种语气的使用结构。一是根据表达的主题确定语气搭配。二是根据行文方向确定语气搭配。三是根据重要观点确定语气搭配。（３）把握语气变化。主要做到三个结合，一是强制与说服相结合，使读者（听者）达到自觉执行的效果。二是理性与感性相结合，给读者（听者）客观真实的感受效果。三是说理与启发相结合，46 给读者（听者）亲切可信的影响效果。另外，讲话稿要符合讲话人惯用的语气。要根据公文写作的需要和讲话人的思维习惯、讲话习惯、表达方式习惯去写作，去思考。
公文范例学习
1.共同开创金砖合作第二个“金色十年”——在金砖国家工商论坛开幕式上的讲话
（2017年9月3日，厦门）中华人民共和国主席 习近平
尊敬的特梅尔总统、尊敬的祖马总统，各位工商界代表，女士们，先生们，朋友们：
下午好！很高兴同大家相聚在风景怡人的“鹭岛”厦门。明天，金砖国家领导人会晤就要拉开帷幕。我谨代表中国政府和中国人民、代表厦门市民，并以我个人的名义，向参加会议的各位嘉宾表示热烈的欢迎！
厦门自古就是通商裕国的口岸，也是开放合作的门户，正所谓“厦庇五洲客，门纳万顷涛”。1985年我来到福建工作，厦门是第一站。当时的厦门身处中国改革开放前沿，是先行先试的经济特区，也是一片发展的热土。30多载春风化雨，今天的厦门已经发展成一座高素质的创新创业之城，新经济新产业快速发展，贸易投资并驾齐驱，海运、陆运、空运通达五洲。今天的厦门也是一座高颜值的生态花园之城，人与自然和谐共生。
闽南民众常说，“爱拼才会赢”。这其中蕴含着一种锐意进取的精神。厦门这座城市的成功实践，折射着13亿多中国人民自强不息的奋斗史。改革开放近40年来，在中国共产党领导下，中国人民凭着一股逢山开路、遇水架桥的闯劲，凭着一股滴水穿石的韧劲，成功走出一条中国特色社会主义道路。我们遇到过困难，我们遇到过挑战，但我们不懈奋斗、与时俱进，用勤劳、勇敢、智慧书写着当代中国发展进步的故事。
女士们、先生们、朋友们！
金砖合作正处在承前启后的关键节点上。观察金砖合作发展，有两个维度十分重要。一是要把金砖合作放在世界发展和国际格局演变的历史进程中来看。二是要把金砖合作放在五国各自和共同发展的历史进程中来看。
现在，我们正处在一个大发展大变革大调整的时代。虽然全球范围内冲突和贫困尚未根除，但和平与发展的时代潮流愈发强劲。世界多极化、经济全球化、文化多样化、社会信息化深入发展，弱肉强食的丛林法则、你输我赢的零和游戏不再符合时代逻辑，和平、发展、合作、共赢成为各国人民共同呼声。
在这样的大背景下，一大批新兴市场国家和发展中国家异军突起，在国际事务中发挥着日益重要的作用。金砖合作也应运而生，我们五国怀着追求和平与发展的共同愿望走到一起。在过去10年中，金砖国家携手同行，成长为世界经济的新亮点。
——10年中，金砖国家探索进取，谋求共同发展。2008年爆发的国际金融危机突如其来，直接导致世界经济急刹车，至今未能重回正轨。面对外部环境突然变化，我们五国立足国内，集中精力发展经济、改善民生。10年间，五国经济总量增长179%，贸易总额增长94%，城镇化人口增长28%，为世界经济企稳复苏作出突出贡献，也让30多亿人民有了实实在在的获得感。
——10年中，金砖国家务实为先，推进互利合作。我们五国发挥互补优势，拉紧利益纽带，建立起领导人引领的全方位、多层次合作架构，涌现出一批契合五国发展战略、符合五国人民利益的合作项目。特别是新开发银行和应急储备安排的建立，为金砖国家基础设施建设和可持续发展提供
了融资支持，为完善全球经济治理、构建国际金融安全网作出了有益探索。
——10年中，金砖国家敢于担当，力求在国际舞台上有所作为。我们五国秉持多边主义，倡导公平正义，就国际和地区重大问题发出声音、提出方案。我们五国积极推动全球经济治理改革，提升新兴市场国家和发展中国家代表性和发言权。我们五国高举发展旗帜，带头落实千年发展目标和可持续发展目标，加强同广大发展中国家对话合作，谋求联合自强。
万丈高楼平地起。如今，金砖合作基础已经打下，整体架构轮廓初现。回望来时路，我认为有3条启示十分重要，应该在今后的合作中发扬光大。
一是平等相待、求同存异。金砖国家不搞一言堂，凡事大家商量着来。我们五国尊重彼此发展道路和模式，相互照顾关切，致力于增进战略沟通和政治互信。我们五国在国情、历史、文化等方面存在差异，合作中难免遇到一些分歧，但只要坚定合作信念、坚持增信释疑，就能在合作道路上越走越稳。
二是务实创新、合作共赢。金砖国家不是碌碌无为的清谈馆，而是知行合一的行动队。我们五国以贸易投资大市场、货币金融大流通、基础设施大联通、人文大交流为目标，推进各领域务实合作，目前已经涵盖经贸、财金、科教、文卫等数十个领域，对合作共赢的新型国际关系作出生动诠释。
三是胸怀天下、立己达人。金砖国家都是在发展道路上一步一步走过来的，对那些身处战乱和贫困的百姓，我们感同身受。我们五国从发起之初便以“对话而不对抗，结伴而不结盟”为准则，倡导遵循联合国宪章宗旨和原则以及国际法和国际关系基本准则处理国家间关系，愿在实现自身发展的同时同其他国家共享发展机遇。如今，金砖合作理念得到越来越多理解和认同，成为国际社会的一股正能量。
这些都是金砖精神的具体体现，是我们五国历经10年合作凝聚的共同价值追求。这种精神在实践中不断升华，为五国人民带来福祉，也让世界因金砖合作而有所不同。
女士们、先生们、朋友们！
回首过去，是为了找准前进方向。放眼世界，我们看到世界经济重新恢复增长，新兴市场国家和发展中国家表现突出。新一轮科技革命和产业变革蓄势待发，改革创新潮流奔腾向前。我们有足够的理由相信，这个世界会更好。
同时，我们也看到，全球7亿多人口还在忍饥挨饿，数以千万的难民颠沛流离，无数民众包括无辜的孩子丧身炮火。世界经济尚未走出亚健康和弱增长的调整期，新动能仍在孕育。经济全球化遭遇更多不确定性，新兴市场国家和发展中国家发展的外部环境更趋复杂。世界和平与发展之路还很长，前行不会一路坦途。
现在，有人看到金砖国家等新兴市场国家和发展中国家的增长出现起伏，就断言“金砖失色、褪色”。毋庸讳言，受内外复杂环境影响，金砖国家发展难免遭遇不同程度的逆风。但是，金砖国家不断向前发展的潜力和趋势没有改变。我们对此充满信心。
千年潮未落，风起再扬帆。面向未来，金砖国家面临着发展经济、加强合作的重要任务。我们要总结成功经验，勾画合作愿景，踏上新的征程，共同开创金砖合作第二个“金色十年”。
第一，深化金砖合作，助推五国经济增加动力。近年来，金砖国家凭借大宗商品供给、人力资源成本、国际市场需求等优势，引领世界经济增长。随着五国经济不断发展，资源要素配置、产业结构等问题日渐突出。同时，世界经济结构经历深刻调整，国际市场需求萎缩，金融风险积聚。金砖国家经济传统优势在发生变化，进入到滚石上山、爬坡过坎的关键阶段。
如何跨越这一阶段？答案是不能片面追求增长速度，而是要立足自身、放眼长远，推进结构性改革，探寻新的增长动力和发展路径。要把握新工业革命的机遇，以创新促增长、促转型，积极投身智能制造、互联网+、数字经济、共享经济等带来的创新发展浪潮，努力领风气之先，加快新旧动能转换。要通过改革打破制约经济发展的藩篱，扫清不合理的体制机制障碍，激发市场和社会活力，实现更高质量、更具韧性、更可持续的增长。
金砖国家虽然国情不同，但处于相近发展阶段，具有相同发展目标。我们应该共同探索经济创新增长之道，加强宏观政策协调和发展战略对接，发挥产业结构和资源禀赋互补优势，培育利益共享的价值链和大市场，形成联动发展格局。我们要用改革创新的实践经验，为其他新兴市场国家和发展中国家抢抓机遇、应对挑战闯出一条新路。
经济合作是金砖机制的根基。我们应该紧紧围绕这条主线，落实《金砖国家经济伙伴战略》，推动各领域合作机制化、实心化，不断提升金砖合作含金量。今年，我们在新开发银行和应急储备安排建设、电子商务、贸易和投资便利化、服务贸易、本币债券、科技创新、工业合作、政府和社会资本合作等领域取得了一系列成果，拓展了经济合作广度和深度。我们要继续努力，落实以往的成果和共识，让现有机制发挥作用，同时积极探索务实合作新方式新内涵，拉紧联系纽带，让金砖合作行稳致远。
第二，勇担金砖责任，维护世界和平安宁。和平与发展互为基础和前提。要和平不要冲突、要合作不要对抗是世界各国人民共同愿望。在各国一道努力下，世界总体和平得以保持半个多世纪。但是，世界仍不太平，地区冲突和热点问题一波未平、一波又起。恐怖主义、网络安全等威胁相互交织，为世界蒙上一层阴影。
金砖国家是世界和平的维护者、国际安全秩序的建设者。今年，我们举行安全事务高级代表会议和外长正式会晤，建立常驻多边机构代表定期磋商机制，召开外交政策磋商、反恐工作组、网络安全工作组、维和事务磋商等会议，就是要加强在国际和地区重大问题上的沟通和协调，汇聚金砖合力。我们要维护联合国宪章宗旨和原则以及国际关系基本准则，坚定维护多边主义，推动国际关系民主化，反对霸权主义和强权政治。要倡导共同、综合、合作、可持续的安全观，建设性参与地缘政治热点问题解决进程，发挥应有作用。
我相信，只要坚持综合施策、标本兼治，坚决打击一切形式的恐怖主义，恐怖分子终将无处容身。只要坚持对话协商谈判，为叙利亚、利比亚、巴以等问题的政治解决创造条件，战火终将平息，流离失所的难民定能重返家园。
第三，发挥金砖作用，完善全球经济治理。唯有开放才能进步，唯有包容才能让进步持久。由于近年来世界经济处于疲弱期，发展失衡、治理困境、公平赤字等问题显得更加突出，保护主义和内顾倾向有所上升。世界经济和全球经济治理体系进入调整期，面临新的挑战。
对经济全球化进程中出现的问题，我们不能视而不见，也不能怨天尤人，而是要齐心协力拿出解决方案。我们要同国际社会一道，加强对话、协调、合作，为维护和促进世界经济稳定和增长作出积极贡献。为此，我们应该推动建设开放型世界经济，促进贸易和投资自由化便利化，合力打造新的全球价值链，实现经济全球化再平衡，使之惠及各国人民。我们五国要相互提高开放水平，在开放中做大共同利益，在包容中谋求机遇共享，为五国经济发展开辟更加广阔的空间。
新兴市场国家和发展中国家的发展，不是要动谁的奶酪，而是要努力把世界经济的蛋糕做大。我们要合力引导好经济全球化走向，提供更多先进理念和公共产品，推动建立更加均衡普惠的治理模式和规则，促进国际分工体系和全球价值链优化重塑。要推动全球经济治理体系变革，反映世界经济格局现实，并且完善深海、极地、外空、网络等新疆域的治理规则，确保各国权利共享、责任共担。
第四，拓展金砖影响，构建广泛伙伴关系。作为具有全球影响力的合作平台，金砖合作的意义已超出五国范畴，承载着新兴市场国家和发展中国家乃至整个国际社会的期望。金砖国家奉行开放包容的合作理念，高度重视同其他新兴市场国家和发展中国家合作，建立起行之有效的对话机制。一箭易断，十箭难折。我们应该发挥自身优势和影响力，促进南南合作和南北对话，汇聚各国集体力量，联手应对风险挑战。我们应该扩大金砖合作的辐射和受益范围，推动“金砖+”合作模式，打造开放多元的发展伙伴网络，让更多新兴市场国家和发展中国家参与到团结合作、互利共赢的事业中来。
厦门会晤期间，中方将举行新兴市场国家与发展中国家对话会，邀请来自全球不同地区国家的49 5位领导人共商国际发展合作和南南合作大计，推动落实2030年可持续发展议程。
无论是深化金砖自身合作，还是构建广泛的伙伴关系，人民相互了解、理解、友谊都是不可或缺的基石。我们应该发挥人文交流纽带作用，把各界人士汇聚到金砖合作事业中来，打造更多像文化节、电影节、运动会这样接地气、惠民生的活动，让金砖故事传遍大街小巷，让我们五国人民的交往和情谊汇成滔滔江河，为金砖合作注入绵绵不绝的动力。
女士们、先生们、朋友们！
金砖合作机制不断走深走实的10年，也是中国全面推进改革开放、经济社会实现快速发展的10年。10年中，中国经济总量增长239%，货物进出口总额增长73%，成为世界第二大经济体，13亿多中国人民的生活水平实现大幅飞跃，中国为世界和地区经济发展作出的贡献也越来越大。
不可否认的是，随着中国改革进入攻坚期和深水区，一些深层次的矛盾和问题凸显出来，需要下大决心、花大气力加以破解。中国有句话叫良药苦口。我们采用的是全面深化改革这剂良方。这5年来，我们采取了1500多项改革举措，推动改革呈现全面发力、多点突破、纵深推进的局面，经济结构调整和产业升级步伐不断加快，经济稳中向好态势不断巩固，经济持续发展的新动能不断积聚。今年上半年，中国经济增长6.9%，第三产业增加值占国内生产总值的54.1%，新增城镇就业735万人。事实证明，全面深化改革的路走对了，还要大步走下去。
面向未来，中国将深入贯彻创新、协调、绿色、开放、共享的发展理念，不断适应、把握、引领经济发展新常态，推进供给侧结构性改革，加快构建开放型经济新体制，以创新引领经济发展，实现可持续发展。中国将坚定不移走和平发展道路，为世界和平与发展作出新的更大贡献。
今年5月，中方成功主办“一带一路”国际合作高峰论坛，29个国家的元首和政府首脑，140多个国家、80多个国际组织的1600多名代表出席，标志着共建“一带一路”倡议已经进入从理念到行动、从规划到实施的新阶段。各国代表在会上共商合作大计，共谋发展良策，达成广泛共识。需要指出的是，共建“一带一路”倡议不是地缘政治工具，而是务实合作平台；不是对外援助计划，而是共商共建共享的联动发展倡议。我相信，共建“一带一路”倡议将为各国实现合作共赢搭建起新的平台，为落实2030年可持续发展议程创造新的机遇。
工商界是金砖国家经济发展的主力军。10年来，工商界人士将企业发展融入金砖合作，为构建金砖经济伙伴关系作出重要贡献。把工商论坛安排在领导人会晤前夕举行，就是为了听取工商界的意见和建议，共同把厦门会晤办好，把金砖合作建设好。希望你们发挥工商界在信息、技术、资金等方面的优势，开展更多互利共赢、利国利民的务实合作项目，为促进经济社会发展、增进人民福祉作出更大贡献。中国政府将继续鼓励中国企业到其他国家落地扎根，也热忱欢迎其他国家的企业来中国投资兴业。
女士们、先生们、朋友们！
金砖国家将迎来更富活力的第二个十年，让我们同国际社会一道努力，让我们的合作成果惠及五国人民，让世界和平与发展的福祉惠及各国民众。最后，我预祝这次工商论坛取得圆满成功！
谢谢大家。
2.习近平在庆祝中国人民解放军建军90周年阅兵时的讲话
（2017年7月30日）
同志们：
今天，我们在这里举行隆重的沙场阅兵，以庆祝中国人民解放军建军90周年。
90年前，南昌城头一声枪响，宣告中国诞生了中国共产党领导的新型人民军队。90年来，人民军队高举着党的旗帜，脚踏着祖国的大地，背负着民族的希望，浴血奋战，勇往直前，战胜一切敌人，征服一切困难，为中国人民站起来、富起来、强起来建立了不朽的功勋！
历史充分证明：我们的人民军队不愧是听党指挥的英雄军队，不愧是忠心报国的英雄军队，不
