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整理文明创建档案的程序和要求
文明单位工作创建档案是单位的说明书、分布图，没有高质量的档案，创建工作就不可能正规，更不能做到规范管理。为把创建工作进一步搞好、搞扎实，省、市、县文明办对此项工作都很重视并将此项工作作为验收文明单位的重要环节之一来考核。所以，各级文明单位必须认识到文明单位创建档案工作的重要性和必要性。档案工作具有它的真实性、时效性、历史性、艺术性，数年后它能为单位和个人工作需要提供重要的资料依据。档案资料是无价之宝，所以创建档案必须严格按分类、程序整理，来提高文明单位创建的整体水平。
一、整理创建档案的程序
（一）创建工作文件立卷
立卷就是在创建工作中形成和使用的文件、资料，也就是创建的一系列文件，处理完毕后需要进行系统整理，这就叫立卷。
立卷的基本要求是按照文件形成的自然规律，使创建资料分类别、按年限、按职级、按重要性保持其历史的联系性，照顾文件的保存价值，便于保管和利用。
（二）创建工作立卷步骤
立卷的步骤是指将创建工作中形成的一定时间内（如一年）若干文件按照立卷的方法和要求组成案卷，并达到便于管理查找利用的一系列工作程序，因此立卷的步骤也可以叫做立卷的程序。
立卷的步骤是按照立卷工作的先后次序进行的，不能先后颠倒。首先，要根据自己单位创建的实际情况列出分类大纲或归类目录（按二十类认真排列）。然后，按以下步骤进行创建立卷工作。
第一步：收集资料；第二步：区分归档范围；第三步：分类组卷；第四步：卷内文件排列与编页号；第五步：填写卷内文件目录；第六步：拟写案卷题名；第七步：案卷排列与编号；第八步：填写案卷封面；第九步：装订案卷；第十步：编制检索工具（编制案卷目录、案卷文件目录）。
（三）收集文件工作的基本原则
齐全完整是收集工作的基本原则，齐全是整体而言，把本单位所制发的和外来的文件材料（包括文字的表格、录像带、照片等）一份不留地全部收集起来叫齐全。
完整是对个体而言，把一个文件的复印件手底稿、文件与附件、请示与批示，原件与批示，创建规划原件与复印等，不缺件、不掉页、不短行、不少字地都收集起来，叫做完整。
（四）收集文件的方法
收集文件的方法主要有三种，一是平时收集，就是在平时办理文件的过程中，将办理完毕的文件及时收回，随时存档集中统一保管。二是突击收集，就是文件处理工作不正常造成文件积存的情况下，采取集中人力、时间，层层发动，用快刀斩乱麻的方法进行大清理、大收集。三是以收文簿、发文簿、借文簿、文件登记簿等为工具进行收集，以这些簿的记录文件的去向为线索，向有关组织单位和个人进行收集。
（五）“帐外”文件应收集的材料
“帐外”是单位形成供内部使用的和外来的文件材料，未在机关收发登记的文件。“帐外”文件应收集以下几种：
1、会议材料包括会议记录，领导人员开会带回的文件，负责人在会议上的讲话、照片、录像材料等。
2、本单位内部创建的规章、制度、办法等。
3、本单位党团、工会、妇女干部、社会活动、创建活动参加人员人数的有关材料。
4、本单位、支部党委班子会议形成的创建文件材料。
5、本单位创建方面的重要事件，报社、电台、电视发表的新闻稿、照片、录音带、录像带等。
6、属于其它活动的领导人签发文件、题词等。
（六）立卷时收集到本单位的各种证书的处理
凡收集到本单位证书原件奖励证和各类荣誉证书，在立卷时都应按组卷要求同其它文件一起装订成卷，不便 装订的放在卷盒内一起存档保存。个人证书单位认为有价值的可存复印件，自己保存原件。
二、创建档案的分类及内容
（一）档案分类（共19类）
1、党务工作
2、工作目标
3、纪检廉政
4、规章制度
5、综合治理
6、计划生育
7、文明教育
8、文明创建
9、军民共建
10、社会工作
11、好人好事
12、工青妇工作
13、经验介绍
14、安全防范
15、科普工作
16、宣传报道
17、环境卫生
18、荣誉资料
19、图片、肖像档案 20、会议记录
（二）档案内容
1、党务工作：（1）全体党员名单；（2）党组织设立情况；（3）组织部门考核记录；（4）三会一课记录；（5）会议记录；（6）相关文件；（7）发展党员情况；（8）党员学习培训情况；（9）其它。
2、工作目标：（1）目标责任书；（2）各部门职责和年度目标任务分解；（3）上级任务安排；（4）监督考核办法和考核结果；（5）工作小结和工作总结、汇报；（6）上报主管部门考核文件；（7）工作进度和完成情况；（8）相关文件（通知、计划、方案、决定等）；（9）取得的经济效益和社会效益；（10）其它相关内容。
3、纪检廉政：（1）相关文件；（2）制度规定；（3）监督检查办法；（4）奖惩落实情况；（5）其它相关内容。
4、规章制度：（1）所有规章制度汇编成册；（2）检查落实办法；（3）检查落实情况；（4）违规记录及处理结果；（5）其它相关内容。
5、综合治理：（1）组织机构；（2）相关文件；（3）综合治理方案；（4）综合治理成效及考核结果；（5）其它相关内容。
6、计划生育：（1）计生组织；（2）计生对象名单；（3）上报有关文件和规定；（4）本单位文件规定；（5）计生工作研究落实和活动记录；（6）计生宣传、教育、活动等的内容、资料、记录；（7）孕检记录；（8）独生子女政策落实情况；（9）记生违纪处理落实情况；（10）其它相关内容。
7、文明教育：（1）年初教育计划、方案；（2）相关文件；（3）相关资料（教材）；（4）学习教育记录；（5）其它相关材料。
8、文明创建：（1）年度创建规划；（2）组织机构；（3）年度创建方案；（4）提档升级申请报告；（5）半年小结、年终总结、自查报告；（6）本单位相关文件；（7）专题会议记录；（8）文件细胞创建情况（评选方案、标准、办法、结果、记录等）；（9）有关表格；（10）、贯彻落实《规范》、《纲要》实施方案、细则等；（11）其它相关内容。
9、军民共建：（1）军（警）民共建协议；（2）共建活动资料；（3）活动记录；（4）共建方案；（5）共建效果；（6）其它相关内容。
10、社会工作：（1）本职工作以外的其它工作均为此范畴；（2）相关文件、记录、数字、图片；（3）文体活动记录效果；（4）公益活动记录（相关文件、捐款、捐物、献血等的记录、名单、文件、票据、数字、照片等）；
11、好人好事：（1）开展评选好人好事活动文件；（2）评选办法、方案、结果；（3）单位简报；（4）好人好事记录；（5）相关报道；（6）其它相关内容。
12、工青妇工作：（1）工会、工青团、妇女工作组织机构；（2）相关人员名单；（3）主题活动记录；（4）相关文件；（5）职代会记录；（6）上级考评表彰文件；（7）其它相关内容。
13、经验介绍：（1）本单位在创建工作中探索积累的经验体会；（2）反映三个文明建设取得的显著成效的资料；（3）外单位的先进经验和作法。
14、安全防范：（1）有关制度、规定；（2）安全保卫组织人员名单；（3）值班记录；（4）防范措施、应急方案；（5）消防落实；（6）其它相关内容。
15、科普工作：（1）科普组织机构；（2）科普计划；（3）科普园地；（4）科普资料；（5）科普效果；（6）其它相关内容。
科普工作即：科普协会、科普领导小组、科普活动小组、有分管领导、有专兼职人员。科普阵地即：科普橱窗、板报、科普宣传栏、阅览室、图书室有科普书刊。科普活动即：科普宣传、科普讲座、科普报告、科普音像等。
16、宣传报道：（1）本单位简报；（2）在杂志、报纸或电视、广播中刊登、播发的搞件、图片、理论文章等；（3）被上级采发的信息；（4）音像宣传报道资料；（5）其它。
17、环境卫生：（1）单位的环境卫生制度；（2）卫生责任区划分；（3）检查评比办法和记录；（4）奖惩情况；（5）庭院硬化、绿化、净化、美化、亮化的长期建设目标规划；（6）环境保护措施；（7）保洁责任制；（8）创文明城市活动情况；（9）义务劳动日活动记录；（10）门前三包情况；（11）其它相关内容。
18、荣誉资料：本单位获得的所有荣誉的评选表彰文件记录、图片等。
19、图片档案、音像资料档案。
20、会议记录：（1）行政办公会议记录；
（2）党委（支部）会议记录；
（3）文明创建专题会议记录。
三、文明单位创建档案的管理要求
（一）文明单位创建档案要有统一的档案盒、卷宗皮和目录，一级科目，二级科目设置要规范，分类要准确，排列要有序。
（二）各单位要单独设立文明办会议记录，文明办每年研究精神文明建设工作的会议不得少于六到八次。
（三）文明单位档案保存在文明办，由专人管理。
（四）每年要定期将本单位的有关资料进行收集整理存档，使文明建设档案将本单位的有关资料进行收集整理存档，使文明建设档案不断得以充实、完整。保持文明单位建设档案的真实性、时效性、连续性、艺术性、方便性。体现文件单位建设档案工作规范管理，并代表创建单位的形象。
