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内包？还是外包？ ——对档案数字化工作的思考
吴雁平
摘要：本文从资金、质量、安全和保密、人员素质、熟悉馆藏等方面对档案数字化工作“外包”与“内包”的利弊进行分析。外包并没有绝对明显的优势，内包有其特有的优势，立足于自身能力的提高才是档案数字化工作问题的解决之道。
关键词：档案数字化 外包 内包
随着信息时代的到来，档案工作也不得不汇入到信息化的潮流中。档案信息化建设的重中之重是档案信息资源建设，而档案数字化加工则是档案信息资源建设的重头戏。面对数量庞大的档案目录输入和档案原文扫描的档案数字化工作，许多人认为：“在当前社会分工日益细化、专业化程度日益增强、数字化技术更新快速的大背景下，档案部门完全依靠自身力量完成馆藏档案的数字化工作已愈发显得效率低下，且力不从心。”“实行档案数字化业务外包”，“这样既可以省时省力，又可以保证档案数字化的质量与成效。”[1]“现在档案业务外包已成为一种趋势，据我所知，仅在北京就有20多家这样的公司做这样的项目。”[2]我省也有许多家这样的外包公司，我省也有不少档案馆选择了档案数字化加工外包。外包真的就能省时省力，保证质量与成效吗？“内包”，就是靠档案馆自身的力量来对档案进行数字化加工，就没有优势可言吗？这个问题值得我们分析研究思考。1河南省档案数字化外包情况 据笔者参加的国家档案局2010年科研项目《河南省三级综合档案馆档案安全保障体系现状调查》，在2010年对我省的24个档案馆的档案数字化加工形式调查，其中5个外包，16个不是，3个不知道。又据我省档案局2011年调研统计“在档案数字化加工形式方面，全省18个省辖市和158个县区档案馆中，共有7个地市级档案馆和60个县区级档案馆选择了自行加工，分别占开展全文数据库建设总数的38.9%和63%；共12个地市级档案馆和17个县区级档案馆选择外包形式，分别占66.7%和18%。”也就是“在加工形式上，三分之二档案馆选择了外包形式的加工，三分之一的档案馆选择了自行加工。”[3]从这两组调查数据看，我省的档案数字化加工的趋势是越来越多的档案馆选择了外包。而且外包的规模也越来越大，我省最大数额的一次外包是郑州市档案馆2011年7月郑州市数字档案馆建设项目的中标，其中第二标段郑州市数字档案馆建设项目软件采购（软件和数字化加工部分），中标金额为538万元。[4] 2档案数字化加工“外包”与“内包”利弊分析
“业务外包，又称为业务委外，是一种创新的企业经营管理方法，20世纪80年代源于工业企业，主要是通过委托外部企业或团体提供本来应该由组织内部操作完成的各种业务活动和服务，以达到降低成本、节省时间、提高效率和改进质量的效果。通过业务外包，可以集中精力更有效地完成组织的核心业务和追求更高的任务目标。”[5] “外包”就是将档案数字化加工外包给专业公司进行档案数字化加工。“内包”就是靠档案馆自身的力量来对档案进行数字化加工。档案数字化加工有其特殊性，档案馆工作也有其特殊性，外包能不能到达到降低成本、节省时间、提高效率和改进质量的效果，还应做具体的分析。
2.1资金方面。档案部门是比较“穷”的部门，就是经济条件好的地区，大部分档案部门仍是相对比较“穷”的部门。经费仍然是有限的。但是，外包是靠资金做支撑后盾的，没有资金外包就难以为继。而且一旦外包，尤其是大规模地外包后，就会患上外包“依赖症”，使你不得不继续外包。这是因为，外包不会给档案馆的工作人员带来任何信息化素养的提高，你对计算机、扫描仪的熟悉和操作水平没有得到任何锻炼，对软硬件的熟悉和应用也没有任何进步，还是无法自己加工，依然会依仗外包。档案数字化加工不是一天两天一年两年的事，也不是外包一次两次就解决的问题，档案数字化加工是一个长期的问题。外包还会使档案馆深陷缺乏资金的泥潭。就以一个市级档案馆为例，一般馆藏档案在15万卷至20万卷之间。最少需要数字化档案15万卷，按每卷平均15份文件计算，需要输入目录225万条，以每条0.15元计算，需资金33.75万元。按每卷平均100页计算，需要扫描1500万页，以每页0.3元计算，需资金450万元，两项合计483.75万元。这只是输入目录和扫描的加工费用，如果要做全文检索加工，费用最少是这一费用的两倍。这只是按照文书档案来计算的，如果是像公证、婚姻、退伍军人等民生档案，目录的条目会更多。而这也只是现有馆藏档案数字化加工的费用。在各单位保存的20年的需进馆档案也还同样有一个数字化加工的问题，同样也需要费用，这笔费用也不是小数。还有今后10年产生的档案，也有一个数字化的问题，因为，现在各单位产生的所谓电子文件，实际上并非真正意义上的电子文件，真正意义上的电子文件应该是电子公文，它是一种格式电子文件，这样的电子公文不用再扫描再全文数字化处理，这样的电子公文普及到地市一级所有的进馆单位，应该是10年以后的事。即便是普及格式电子公文了，还有大量的非电子公文文件，如会议记录等等也还需要数字化加工。即便是一些单位会进行数字化加工，但仍然会有许多单位的档案需要档案馆加工。所以对档案馆来说档案数字化加工是一项长期的任务，如果是外包，资金投入是惊人的。如果是内包，很显然，节约的资金也是惊人的。仅用外包所需资金的零头购买计算机、扫描仪等信息化硬件设备，就能使档案馆的的硬件设备上一个很高的档次。
外包显然大大地增加了档案馆的运行成本和数字档案馆建设成本，把有限的资金大部分投入到档案数字化外包上，尤其是经济条件不太好的地区的一些档案馆，可以说是勒紧裤带倾囊而出，很明显是得不偿失。还有的档案馆连购买计算机、扫描仪等信息化硬件设备都不舍得，却把有限的资金都投入到外包上，更是偏离了档案信息化的方向，而且是不可持续发展的。
2.2质量方面。不能说外包不能保证加工质量，但是，要保证加工质量，措施就是加大对外包监管力度。而问题的关键在于，外包公司不管是大公司还是小作坊都是商业行为，他们追求的是速度和数量，而不是质量。外包公司“并不是像很多人看到的那样：档案业务外包公司的实力很强、人员素质也非常高。我所在公司在我没去之时仅有几个人是档案专业的学生，其余的都是专科学生，而且还不是档案专业的。”[6]即便是有档案专业背景的，也大都是新毕业的学生，他们对档案的熟悉仍需要一个相当长的时间。为了降低成本，有的甚至招的加工人员不是大学生，这就不易保证加工质量。要保证档案数字化加工的质量，唯一的选择就是档案馆加大检查的力度，最好是做到百分之百地检查。然而，档案的数字化加工，不论是档案目录输入还是扫描，都有其特殊性，它们的质量依赖于原档案整理的质量，并不是照原档案目录一字不差地录入就可以保证质量，如果原来的目录就有差错，则必须查看档案原件才能校对纠正。而且由于历史的原因，手工目录中掉字、错字、省略的现象特别多。扫描档案也同样有问题，档案中也存在不少有目录没有档案文件的、有档案文件没有目录的、少页的、错装的等等现象。对于这些问题，必须有一定档案工作经验的人才能看出来，对于外包公司的加工人员来说他们基本上看不出来。这样要保证质量就必须百分之百地检查，而百分之百地检查则需要档案馆投入相当大的人力才能做到，基本上跟自己做一遍差不多。如果是做全文数据库，那么检查的工作量同样基本上跟自己做一遍差不多。建立全文数据库的方式就两种，一种是手工录入，一种是扫描后通过OCR进行文字转换识别，但是，OCR的识别率一般在95%，这也只是针对清晰的文字规范的扫描件来说的。不论是那种方式都有差错，因此，检查校对必须是百分之百，而且，改好后，仍然需要再校对，如果不能达到100%的正确，就会影响查全率和查准率，如果这两条达不到，档案信息化的优势就体现不出来。还有像民国档案、革命历史档案以及建国初期的档案的数字化加工，这些档案大都是繁体字，外包公司雇的人员多是年轻人，对繁体字都不认识，对档案文件的行文方式、文种等更是摸不着头脑。对这些档案数字化加工情况，不论是档案目录加工还是扫描加工还是全文数字化加工，其检查没有三遍五遍是很难达到质量要求的。档案馆人员检查的工作量可能会比自己做一遍更费功夫。如果档案馆一定要认真地严把质量关，那么一般的外包结局，不是“双赢”而是“双输”。外包公司由于频繁地返工，增加了成本，基本不赚钱甚至赔钱。对于档案馆来说，投入了大量的人力检查，比自己做还费工费时，还得搭上外包加工费。很显然外包既没有降低成本，也没有节省时间，更没有提高效率和改进质量。也就不可能集中精力更有效地完成组织的核心业务和追求更高的任务目标。
内包自己加工，质量问题相对于外包要好得多，这里除了档案馆人员有熟悉的档案专业知识和工作经验外，还有档案馆人员对档案工作责任心。即便是最不负责任的档案人员也比外包人员做的好，因为在外包人员眼里只有速度和数量的概念。
2.3安全和保密方面。如果是内包自己加工，只要遵守档案馆的各项管理制度，基本不存在档案数字化加工的安全和保密问题。由于是内包自己加工，就杜绝了加工数据不在自己的计算机硬盘内、或被用优盘考走等不安全和有可能泄密的途径，保证了档案数字化加工数据的安全和保密。对于外包来说，档案数字化加工的安全和保密问题就成了一个非常重要的问题。要做到外包档案数字化加工的安全和保密，除了选择可靠的外包公司和签订安全保密协议外，档案馆要提供计算机、扫描仪及存储设备、加工场地，还要在加工场地安装监控设备，档案馆还要派人员实施全过程直接监管，只要有外包人员在，档案馆监管人员就不能离开工作场地。这样无形之中又增加了加工成本。如果是使用外包公司的设备，在完成档案数字化加工任务后，档案馆还必须与保密行政管理部门检查外包公司所用设备中是否有信息留存，对于有信息留存的，必须清除信息并做安全技术处理。外包公司使用过的存储器也必须退回档案馆做处理。防止外包公司在加工过程中非法下载、留存、持有、使用任何档案信息，以确保档案信息在数字化加工过程中的安全和保密。即使这样做了，仍然不可能做到万无一失，在长达数月甚至一年的外包加工期间，任何一个小的疏漏，都有可能使档案信息不安全。
2.4人员素质方面。档案信息化的关键是档案工作人员的信息化素质。计算机、扫描仪、刻录机等信息化设备的操作，各类档案管理软件和一般软件的使用，应该是每一个档案馆工作人员的基本功，如果没有这做基础，档案信息化建设就无从谈起。如果没有较高档案信息化素质的档案工作人员，即使外包输入的档案目录再多，扫描的再多，没有人会用，出了问题也没有人知道。档案信息化不只是档案馆某几个技术人员的事，而是全体人员的事。提高全员档案信息化素质是每个档案馆必须要走的过程。外包对档案馆人员的档案信息化素质提高方面，可以说不起任何作用。正如上文所说，如果长期外包，不仅会使档案馆的人员患上外包“依赖症”，而且，由于不接触扫描，不了解管理软件，还会患上档案数字化加工“神秘症”和“恐惧症”，这既不利于档案馆人员的档案信息化素质的提高，也不利于档案信息化建设。
内包自己加工过程，实际就是一个熟悉信息化硬件的过程，也有熟悉软件的内容，还有软硬件应用、管理的问题。在进行档案数字化加工的过程中，由于经常操作计算机、扫描仪，使用扫描软件和档案管理软件，无形中消除了对档案数字化加工神秘感和“恐惧症”。又由于在档案数字化加工的过程中会出现这样那样的问题，解决一个问题就会有一次收获，就会有一定的长进。这样就会在不知不觉中提高档案信息化知识水平，为适应档案信息化，为使用现代信息技术提高档案的利用率和利用效率打下坚实的基础。
2.5熟悉馆藏方面。熟悉馆藏本来应该是每个档案馆工作人员的必修课，熟悉馆藏对于提供利用档案、档案鉴定、档案编研等都有着重要的意义和作用。熟悉馆藏包括两个方面：一是熟悉档案的内容、熟悉档案目录；二是熟悉档案的形式，包括行文方式、文种、语言风格等等。但是，由于种种原因这些年这门必修课在渐渐地被淡忘，这不利于档案工作的开展和发展。档案数字化加工内包，给档案人员提供了一个熟悉馆藏的机会，使档案馆的每一个人都可以对档案亲密接触，熟悉馆藏，为今后做好其他档案工作打下良好的基础。如果是外包，就没有这样的结果和收获，外包则等于让档案馆的人员失去了一次熟悉馆藏的机会。3结语
通过对外包与内包利弊的分析，我们不难看出，外包实际上并没有绝对明显的优势。所谓外包加工更加专业、速度快、效率高等，是片面的，所谓专业，不过是打字录入比我们档案馆的人员快，操作扫描仪比档案馆的人员快而已。档案数字化加工有其特殊性，它不像加工一般文献那样简单，倒是档案馆的人员比外包人员更专业。所谓的速度快、效率高，实际是以牺牲加工质量为代价的，一旦要求高质量，严格按照质量和安全规范做，质量和安全管理的成本将大幅度提高，所谓的速度快、效率高就不再明显了。
让许多档案馆选择外包的另外一个原因是，档案馆的工作人员年龄普遍老化，懂计算机和现代信息技术设备的很少，不是不会打字就是打字速度慢，对于扫描仪不知如何操作，至于扫描仪的分辨率和扫描件的调整灰度、去污等等，更是不知所云。由于档案馆人员普遍存在档案信息化素质差的现象，一提档案数字化加工，似乎就像患了“恐惧症”，害怕的不得了，视如畏途。提高档案馆全员档案信息化素质是档案信息化建设的重要一环，由生疏到熟悉这个过程必须要走，而且是早走完比晚走完要强，别无选择。选择内包，实际是走完这个过程的必由之路。
档案数字化工作实际上是档案信息化建设派生出来的档案馆的新职能，档案数字化是一个渐进的过程，是档案馆的一项长期性工作任务。它不可能靠一两次外包来完成，长期外包也不可能从根本上解决问题，立足于自身能力的提高才是问题的解决之道。
当然，我们也不应该一律排斥外包，对于那些开放的档案目录，开放档案中那些比较清晰容易加工且数量较大的，可以选择外包。不过，保密和监督、检查措施一样也不能少。参考文献
[1]王学平.浅议我国档案数字化建设实践与发展策略[J].档案学通讯,2011,(6).[2][6]沧海一粟整理.档案馆业务外包问题[J].档案管理，2010（1）.[3]谢建波，姚家鸣，刘治华.河南省省辖市和县区国家档案馆档案信息化建设现状调研报告[J].档案管理，2012(2).[4]中国政府采购网.郑州市数字档案馆建设项目中标公示.http://.[5]海永雯.档案馆与图书馆信息化业务外包比较[J].中国档案，2011（11）.（作者单位：开封市档案局）
