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中共中山大学委员会 文件 中 山 大 学
中大党发〔2013〕17号
中共中山大学委员会
中山大学关于印发 《中山大学职员工作规范（试行）》的通知
各二级党委（党总支）、党工委，校机关部、处、室，各学院、直属系，各直属单位，各附属单位，后勤集团，产业集团，各有关科研机构：
《中山大学职员工作规范（试行）》已经校党委常委（扩大）会议（2013年第5次）通过，现印发给你们，请遵照执行。
特此通知。
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中共中山大学委员会
中山大学
2013年5月22日
中山大学职员工作规范
（试行）
为适应我校建设世界一流大学发展战略目标的需要，提升我校职员的专业化、规范化、国际化素养，提高服务质量和行政效率，构建有中山大学特色的行政文化，依据国家教育行政法律法规的有关规定，结合学校实际，制定本规范。
第一章
总
则
第一条
本规范旨在明确我校机关各部、处、室，各学院、直属系、直属单位的职员在处理行政事务时所应遵循的工作原则、工作制度、办事程序等基本要求。
第二条
学校机关各部、处、室，各学院、直属系、直属单位等部门处理各类行政事务，均适用本规范。在上述单位和部门中从事党政管理、学生管理、教学辅助以及其他公共服务岗位的各类人员在本规范中统称为职员。
第三条
学校党政工作以人才培养为中心，为教学、科研和社会服务活动提供保障，坚持依法治校、以人为本、高效行政的原则，尊重学术，尊重教师，爱护学生，遵循文明服务、准确规范、尽责高效的行为准则，营造和谐有序的行政文化环境。
—2— 第四条
学校各单位在处理行政事务时，应严格依法行使职能，以精细和严谨的管理方式和扎实的工作作风开展工作，建立效率优先、责权明确、运转协调的行政工作机制。
第五条
学校职员应爱岗敬业，廉洁自律，遵纪守法，恪守职业道德。学校将不断完善职员的聘任、培训、考核、评估、奖惩和申诉机制，逐步建立职员职业发展与保障机制。
第二章
工作机制及程序
第六条
学校实行首问责任制。首问责任制指在办理行政事务时，首位接待来访、受理申请或接听来电的职员应认真解答、负责办理或引荐到相关部门的制度。
（一）首位接访人即为首问责任人，属本部门办理范围的，应告知办理依据、时限、程序、所需材料等内容；属其他部门办理的，及时引荐相关联系人。确实不符合办理规定的，应当耐心解释说明不予办理的理由或者报告主管负责人。
（二）首问责任人应向服务对象一次性告知办事依据、办事程序、办理时限以及要求提供的书面材料等内容。对符合规定且手续齐全的，应在规定的时限内及时办理；对符合规定但手续不齐全的，应一次性告知所缺的全部手续和资料；对不符合规定不能办理的，应当告知原因和依据；对不属于本单位职权范围内的事项，经办人应告知服务对象向有关单位申请。
（三）各单位应当根据业务职能确定首问责任人的基本职责，对重要事项实行登记制度，即对来访人员的姓名、单位、时间、—3— 咨询或办理事项、办理结果等进行登记，以备查询。
（四）对于以实名电子邮件反映情况的发件人，可参照首问责任制的方式处理。
第七条
学校实行行政事务逐级负责制。
（一）校内各单位的呈报事项，应按岗位职责逐级审核，涉及具体业务的，应由相关职能部门会签后，再呈校领导审批。
（二）校内各单位的各项行政工作的执行，应逐级负责。在工作执行过程中产生失误的，应追究相关人员的责任。
（三）校内各单位应遵照《中山大学公文处理实施细则》处理各类公文，草拟的公文应逐级审核，各单位负责人应对本单位的公文草拟质量负责。学校文件须经分管校领导签发，重要文件由学校主要领导签发。
第八条
学校实行办事时限制度。
（一）校长办公会决定的事项，属于明确待执行事项的决定，应在会议讨论中确定时间节点，并要求负责部门严格按照规定时限办结；属于审议或表决性事项的决定，负责部门应在会议后3个工作日内向相关单位或人员通报决定意见或结果。
（二）校领导批示交由各职能部门办理的事项，各职能部门应在收到批示后7个工作日内办结，如有特殊原因不能办结的，应及时向校领导汇报。
（三）各单位呈报校领导的请示、报告等公文，应通过文件管理部门（即党委办公室、校长办公室）进行统一管理与流转。党委办公室、校长办公室应在收到文件当日（最晚不超过次日）—4— 呈送相关校领导，在校领导最终批示后的3个工作日内将有关意见反馈给有关单位。如校领导因特殊原因无法及时采用书面方式阅批文件，党委办公室、校长办公室应通过其他方式主动协调请示，并及时与来文单位沟通反馈。属于急件的，应即时沟通处理。
（四）各单位，尤其是涉及公共服务的职能部门，应以网络或纸质公告的形式，明确各类审批性事项的办理时限。各单位提交学校职能部门审批的公文，属本部门职能范围内的事项，职能部门一般应在收齐所需材料的7个工作日内予以明确答复；涉及人事、财务、资源配置等专业性较强或审批时限相对较长以及由于特殊情况需要延长办事时限的，须说明具体原因。
（五）学校职能部门要求各有关单位上报的材料，各有关单位应在规定的时限内完成。确有特殊情况不能及时办结的，应提前与职能部门沟通、提出申请并说明理由。各职能部门给予的办事时限，一般不少于5个工作日，特殊情况例外。各职能部门转发上级单位要求紧急上报的材料，应在收到文件当日予以转发，并主动通知相关单位。
（六）师生员工向学校职能部门反映的非常规性问题，各部门应认真组织研究，并于收到诉求后的5个工作日内答复初步处理意见。可予受理的，应进入审批程序，并最晚不超过20个工作日反馈处理意见或结果。因政策原因确实无法解决的，应及时做好解释工作。处理结果应及时向有关校领导汇报。
第九条
学校完善行政协调机制。
（一）党委办公室、校长办公室依职能或根据校领导的特别
—5— 授权，协调处理各类全校性的重大活动。
（二）涉及多个部门的制度协调问题，由学校法律事务室负责。
（三）由职能部门主办的行政事项，如涉及到多个部门，一般由主办部门负责协调。如主办部门不能解决，可呈请主管校领导协调，或由校领导授权校长办公室或党委办公室协调解决。
（四）各学院、直属系、直属单位之间行政事项的协调，首先应自行协商解决，如不能协商一致，可商请相关职能部门协调解决，如仍不能解决的，再报主管校领导处理。
第十条
学校实施目标管理责任制。对于重要行政事项，特别是全校年度重点工作，采取目标管理的方式，明确管理职责，分解工作任务，落实责任主体，建立目标责任体系，通过反馈、考评、验收等方式评估执行情况。
第十一条
学校实行行政工作督办机制。党委办公室和校长办公室在校领导的授权下负责党政重点工作的督办。
第十二条
学校督促各机关部、处、室，各学院、直属系、直属单位等规范本单位的岗位职责、工作流程和管理制度。积极推进政务公开，加强对行政工作规范化的评估和检查工作。教务、研究生培养、科研、学科建设、人事、外事、财务、设备等业务涵盖范围较广的职能部门，应将其业务系统内所涉及的校内各单位的业务岗位纳入工作规程范畴，按照统筹管理、分类指导的原则，统一制定全校各专门业务岗位的工作规范。
第十三条
学校规范公文报送及归档程序。对校内各单位呈 —6— 送的公文以及师生员工提出的申请，各职能部门应进行来文登记，并依照规定程序办理。
（一）对于来文形式上的瑕疵，应告知送文单位具体的修改意见，再按规范的形式报送。
（二）对于来文内容上的瑕疵，或明显超出了收文单位处理权限的，也应当由收文单位主管负责人进行处理，不得由经办人未经登记直接退文。
（三）对于需要进一步呈校领导阅批的公文，职能部门应出具明确意见，并通过学校文件管理部门呈校领导阅批，不宜自行办理。
（四）各单位应当根据实际工作需要，做好各类公文、函件、合同等文件的分类保存和归档工作。
第十四条
学校加强办公自动化和公共服务平台的数字化建设，提高网上办事的效率。通过网络集成的方式，促进单位间信息资源共享，减少信息不对称的现象。
第十五条
学校完善学生行政助理的使用机制，重视发挥大学生勤工俭学岗在学校行政事务中的作用。各用人单位应按照实际工作需要配置、遴选、培训本单位的学生行政助理，学生行政助理的工作不得超出下述范围：
（一）协助进行各单位间非涉密性的公文信函的流转；
（二）一般性文件的复印、打字工作；
（三）单位内部的会议通知；
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（四）非首问岗、事务岗等的临时性替岗工作；
（五）接待来访、办理会务的后勤服务工作。
第三章
职员的培训、考核与奖惩
第十六条 学校职员应严格履行岗位责任，遵守各项工作规范，不得擅离职守，从事与工作无关的事务。工作时间，应着装得体，礼貌待人，熟悉基本的行政礼仪，适应工作岗位的需求，自觉维护学校的形象。
第十七条
学校建立健全职员培训机制。职员的培训分为入职培训和在岗培训，按照分类培训、量化考核的原则进行。
第十八条
学校党委组织部、人事处等相关部门负责组织与指导职员培训工作，科级及科级以下职员的培训由人事处组织，处级干部（含处级非领导职务干部）的培训由党委组织部负责。
学校可根据实际需要组织专项培训，提高职员在外语、财务、信息技术等方面的综合素质和业务能力。学校推进校区间培训资源的共享，倡导学院（直属系）等二级单位间培训资源的共享。
第十九条
新入职的职员应经过学校的入职培训，考试合格后方可正式入职。对新入职的职员，用人单位应选派熟悉岗位要求、经验丰富的职员担任其职业导师，为其进行专项岗位培训，逐步引导其适应工作岗位，指导期限不少于半年。
第二十条
学校完善职员考核机制，逐步建立绩效评估和责任追究的机制，定期开展服务对象满意度测评，对职员的服务质 —8— 量做出有效公正的评价，对工作优秀者予以表彰奖励。
第二十一条
学校逐步建立以批评教育与书面告诫为主要方式的行政问责制度。
职员有下列行为之一，经查证属实，给予批评教育一次；
（一）首问责任人未履行首问职责的，增加服务对象办事难度或加重其义务的；
（二）违反办事程序、擅自处理行政事项或超越授权范围、擅自作出决定的；
（三）不履行一次性告知义务的，或无正当理由不在规定时限内办结的；
（四）不落实岗位责任制的要求，敷衍塞责、办事效率低下的；
（五）丢失有关单位或个人提交的请示、报告或其他材料的；
（六）对待服务对象作风粗暴、态度恶劣的；
（七）对投诉对象进行打击、报复的或对其事项故意拖延不办的；
（八）违反学校规定的其他行为。
一年内被批评教育满三次的，给予书面告诫一次；情节特别严重的，按有关规定给予组织人事处理：
职员一年被书面告诫一次的，当年考核不能评为优秀，一年被书面告诫两次以上的，当年考核不得评为称职。
第二十二条
对职员的批评教育，由职员所在单位作出。对职员书面告诫的决定，由职员所在单位提供相应证明材料，经学
—9— 校组织人事部门组成3人以上的调查小组，核实有关事实和证据之后作出，并在该决定作出后3个工作日内送达被告诫人。
第二十三条
对书面告诫决定不服的，被告诫人可在收到书面告诫决定3个工作日内向学校监察处申请复核一次，由监察处组织有关专家和职能部门代表进行复核，必要时可通知被告诫人进行申辩。复核决定为终局裁定，复核期间不停止该决定的执行。
第二十四条
职员对学校的行政工作行使建议权和监督权，对自身所遭遇的不公正评价或待遇依国家和学校有关规定具有申诉权。
第四章
附 则
第二十五条
各机关部、处、室，各学院、直属系、直属单位等可参照本规范，结合本单位实际情况，制定相应的实施细则，并报校长办公室备案。
第二十六条
本规范由校长办公室负责解释并组织实施，由学校监察处负责督办。
第二十七条
本规范自颁布之日起生效。
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中山大学校长办公室
主动公开
2013年5月27日印发
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