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民政部办公厅 国家档案局办公室关于民政档案行政执法检查的通报
各省、自治区、直辖市民政厅（局）、档案局，新疆生产建设兵团民政局、档案局：
为深入贯彻党的十七大和十七届三中、四中全会精神，在民政档案工作中落实国家档案局关于“建立覆盖人民群众的档案资源体系、服务人民群众的档案利用体系和确保档案安全保密的档案安全体系”的要求，充分发挥民政档案服务民生的作用，2010年，民政部和国家档案局联合开展了首次民政档案行政执法检查。现将有关情况通报如下：
一、基本情况
2010年2月9日，民政部办公厅、国家档案局办公室印发了《关于开展民政档案行政执法检查的通知》（民办函〔2010〕23号），部署了首次民政档案行政执法检查工作。本次执法检查由民政部档案资料馆、政策法规司、社会事务司和国家档案局法规司、馆室司共同开展，主要检查各地贯彻民政部、国家档案局联合颁布的《收养登记档案管理暂行办法》和《婚姻登记档案管理办法》的情况，了解基层民政档案工作体制机制、档案整理质量和保管利用等情况。
本次执法检查是2003年《收养登记档案管理暂行办法》和2006年《婚姻登记档案管理办法》颁布实施以来的第一次，各级民政部门和档案行政管理部门高度重视。贵州、海南、云南、青海、广东、甘肃、江苏、湖北、湖南、四川、福建、北京、河北、河南、内蒙古、宁夏、浙江、广西、山西、重庆等20个省、自治区、直辖市及时做出了具体的安排部署，制定了切实可行的检查方案，组织联合工作组对部分地、市、州、县进行了抽查，并按照要求向民政部和国家档案局上报了自查报告。
2010年6月24日至11月5日，由民政部档案资料馆、政策法规司、社会事务司和国家档案局法规司、馆室司组成联合检查组，分三批对北京、河北、河南、宁夏、甘肃、重庆、贵州、四川、广东、海南等10个省（区、市）47个单位进行了抽查。检查组听取了各级民政部门和档案行政管理部门的工作汇报，现场抽查了婚姻、收养登记档案，对档案整理情况进行了综合评议，并与有关民政、档案部门的领导交换了意见。
从执法检查情况看，各级民政部门高度重视民政档案工作，加大了人、财、物的投入力度，为民政档案工作的开展创造了条件。有关业务部门积极努力，保证了档案的齐全完整和安全，发挥了档案促进业务工作和服务群众的作用。各级档案行政管理部门进一步加大指导力度，积极做好民政档案接收进馆和查询利用等工作，促进了民政档案工作水平的提高。抽查的北京市西城区、河北省石家庄市桥西区、河南省焦作市修武县、宁夏回族自治区青铜峡市、甘肃省嘉峪关市、重庆市丰都县、贵州省贵阳市、四川省成都市青白江区、广东省佛山市顺德区和海南省琼海市等10个单位，总体水平位于前列。同时，民政档案工作也存在着体制机制不顺、发展不平衡、档案整理不规范等问题，必须在今后工作中着力解决。
通过民政档案行政执法检查，掌握了情况，发现了典型，找准了问题。通过座谈交流，提出了今后发展方向的意见和建议，达到了预期的目的。
二、民政档案工作的主要经验与做法
近年来，各地认真贯彻执行《收养登记档案管理暂行办法》和《婚姻登记档案管理办法》，创造了许多好的经验和做法，使民政档案工作呈现出新的局面。
（一）高度重视，加强领导，民政档案工作与业务工作进一步融合。各级民政部门高度重视婚姻、收养登记档案工作。北京市民政局将档案工作内容纳入婚姻登记机关规范化建设、行风建设及年终工作考评等指标体系中。湖北省民政厅和江苏省各市、县（市、区）民政局成立了档案工作领导小组，湖南省14个市、州和大多数县（市、区）民政局建立了由主管领导牵头、业务处（科、股）室具体经办的档案工作体系。广西各级民政部门主要领导经常了解婚姻、收养登记档案工作情况，从人、财、物上给予大力支持。贵州省民政厅下发了《关于加强档案管理工作的通知》，规范了民政档案工作。
（二）建章立制，规范管理，保证了民政档案工作的有序开展。各地不断建立健全档案工作规章制度，推动档案管理的制度化、规范化和科学化。北京市各婚姻登记机关制定完善了《档案管理制度》、《档案员岗位职责》和《档案安全保管制度》。重庆市各区、县民政局制定了《婚姻登记处档案安全制度》、《婚姻登记处档案工作岗位责任制》、《婚姻登记档案查阅制度》和《档案移交制度》。河北省民政厅制定了《档案年度目标考核表》，推动了档案工作制度的落实。
（三）加大投入，完善设施，确保了民政档案的完整和安全。各级民政部门不断加大投入，改善档案保管的条件。广东省广州、深圳、珠海、佛山、惠州、肇庆等市的大部分县、区婚姻登记处，河南省大多数市、县民政部门，都设有独立的档案室或库房，配置了档案柜、电脑、打印机、扫描仪等设备，安装了防盗门、报警器、空调等设施，做到了防火、防盗、防光、防虫、防尘、防潮、防鼠和防高温。海南省海口、文昌、琼海、万宁、三亚等地全部采用密集架存放婚姻登记档案，节约了空间，降低了成本。
（四）积极利用，服务民生，保障了当事人的合法权益。近年来，为进行房地产交易，浙江省杭州市主城区婚姻登记档案年均利用达到近20000人次，乐清市年均7900人次，绍兴、台州等市档案馆婚姻登记档案的利用量占年查档量的半数以上；北京市朝阳区档案馆2009年婚姻登记档案利用7217人次，占当年总人次的62.79%。婚姻登记档案服务民生的成效十分明显。
（五）加强指导，密切协作，民政档案管理水平稳步提高。档案行政管理部门在指导民政档案工作中，与各级民政部门建立了密切的协作关系。北京市档案局将强化包括婚姻、收养登记档案在内的专门档案管理工作列入《北京市“十一五”时期档案事业发展规划》，并采取了档案行政执法检查、定期上门指导、接收档案入馆、入馆档案电子化等措施，加强了监督指导。浙江省杭州市将婚姻、收养登记档案列入民生档案数据库建设，市、县两级婚姻登记机关及时向同级综合档案馆移交婚姻登记档案数据库，有效地提高了两类档案的管理水平。绍兴市实施机关电子档案室工程，民政部门依托电子档案室，实现了婚姻、收养登记档案的备份保管。
三、贯彻民政部、国家档案局领导指示精神，进一步做好民政档案工作
检查工作结束后，民政档案行政执法检查组起草了《首次民政档案行政执法检查情况的报告》（以下简称《报告》），系统总结了本次检查工作的情况，充分反映了民政档案工作的成绩，全面梳理了存在的主要问题，提出了进一步加强民政档案工作的建议。
民政部部长李立国、副部长窦玉沛、国家档案局局长杨冬权对首次民政档案行政执法检查工作高度重视，分别在《报告》上做出了重要批示。目前，民政部档案资料馆正在会同国家档案局有关部门按照民政部和国家档案局领导的指示要求，研究制定《关于加强民政档案工作的指导意见》，以此为契机，进一步推动民政档案工作的新发展。
民政部办公厅 国家档案局办公室
二〇一〇年十二月三十一日
