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浅析企业人事档案工作
班级：文秘09-2 姓名：卢妍芳 学号：2009404224 摘要：人事档案的管理工作是人事工作的一个重要部分，为人事工作的决策提供可靠的依据，为合理调配使用人力资源提供可靠的信息参考。新时代、新世纪的企业变革使它面临新的挑战和变革，出现各种各样的问题。本文通过分析企业机制变革过程中人事档案管理存在的问题，提出解决人事档案管理工作困境的对策，以使其能更好地为企业发展提供帮助。
关键词：企业人事档案；管理；改进对策
前 言
我国人事档案管理事业、从无到有、从小到大、现在已经发展到相当大的规模，已拥有数以亿计的人事档案管理单位，拥有一支庞大的人事档案管理队伍，是我国社会主义档案事业的一个重要组成部分。人事档案管理工作也经历了一个由简到繁、由不够正规到比较正规的发展过程。改革开放以来，我国的人事档案管理工作取得了 显著的成绩。但是随着社会主义市场经济体制改革的不断深入，近年来人员流动频繁，原有的人事档案管理体制的弊端日渐显露。随着人事工作的发展，人事档案管理工作将越来越重要、越来越复杂，对其要求也将越来越高。人事档案工作如何与时俱进，充分发挥为经济社会服务的职能，已成为我们必须努力一大目标。
一、企业人事档案概述
（一）企业人事档案的概念
人事档案是专门档案的一种，是干部档案、工人档案、学生档案等的总称。人事档案源于人事管理活动，没有人事管理就没有人事档案。人事档案是人事管理活动的记录，也是进行人事管理的条件和依据。人事档案是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历、思想品德、学识能力、工作业绩的，一个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录材料。
（二）企业人事档案的类型
人事档案包括干部档案、工人档案、离退休职工档案和死亡职工档案。
（三）企业人事档案的特点
1．真实性 人事档案才来，其来源、内容和形式必须真实可靠，即真实地反映当事人各方面的历史与现实的面貌。真实性是人事档案的生命，是其核心的特点。2．动态性 历史在发展，社会在前进，每个人的情况也在不断地发生变化——年龄的增长、学历与学识的提高、职务与职称的晋升、工作岗位与单位的变更、奖励与处分的状况、在岗下岗及离退休等。因此，人事档案应当“与时俱进”“档随人走”“人档统一”。
3．机密性 人事档案一般都涉及当事人家庭及个人的隐私。有些人员，如担任不同级别的党和国家的领导职务，或者身负外交、国防、安全、公安、司法等特殊任务，其人事档案往往涉及党和国家的机密。因此，人事档案在相当长的时期内及在一定的范围内具有机密性。
4．现实性 人事档案记述和反映的是当事人现实的生活、学习及工作活动情况；组织、人事、劳动部门在现实生活中，为了考察和正确使用员工，要经常查阅人事档案。反映现实并为现实工作服务，是人事档案的一个重要特点。5．权威性 因为人事档案具有真实性等属性，因此人事档案内容具有较大的权威性，反映一个人面貌的材料，只有从人事档案上查阅才是最可靠最权威的。
（四）做好企业人事档案管理工作的意义
1．人事档案是考察、了解员工的重要手段
组织、人事工作的根本任务是知人善任、选贤举能。而要知人，就要全方位的了解人。了解的方法，除了直接考核该人员的现状外，还必须通过人事档案掌握其全面情况。可以说，人事档案为开发人力资源。量才录用、选贤任能，提供了信息数据。
2．人事档案是解决当事人个人问题的凭证
由于种种原因，在现实生活中有关部门和人员有时会对员工形成错误的认识和做法，甚至制造冤假错案或历史遗留问题。作为当事人历史与现实的原始记录，可以了解和处理这些问题提供可靠的线索或凭证。3．人事档案是编写人物传记和专业史的宝贵史料
人事档案是在组织、人事部门形成的，其中还有当事人自述或填写的有关材料，因此内容真实，情节另体，时间准确，在研究党和国家人事工作、史党、军事史、地方史、思想史、专业史以及撰写名人传记等方面，具有很高的史料价值。
二、企业人事档案工作的内容及方法
（一）人事档案材料的收集
人事档案材料收集归档，要本着实事求是的原则，着重收集反映干部职工政治思想、品德作风、业务能力、学识水平、工作实绩等材料充实档案，有效地为人事工作服务。收集范围有： 1.履历材料。
包括干部履历表（书）、简历表，干部、职工、教师、医务人员、军人、学生等各类人员登记表，个人简历材料，更改姓名的材料。2．自传及属于自传性质的材料。
3．鉴定（含自我鉴定）、考察、考核材料。
以鉴定为主要内容的各类人员登记表，组织正式出具的坚定性的干部表现情况材料；作为干部任免、调动依据的正式考察综合材料；考核登记表；干部考核和民主评议的综合材料。
4．学历、学位、学绩、培训和转业技术情况的材料。
报考高等学校学生登记表、审查表；毕业登记表，学习成绩表，学历证明材料，选拔留学生审查登记表，专业技术职务任职资格申报表，整改和晋升专业技术职务审批表；干部的创造发明、著作及重要论文等目录。5．政审材料。
审查干部政治历史情况的调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见、检查交待或说明情况的材料，主要证明材料；甄别、复查结论、调查报告、批复及有关的依据材料，入党、入团、参军、出国等政审材料；更改干部的民族、国籍、入党入团和参加工作时间的组织审查意见，上级批复以及所依据的证明材料。
6．加入党团的材料。
加入中国共产党的志愿书、申请书和转正申请书，中国共产党党员登记表，组织审批意见及锁依据的材料；民主评议党员中形成的组织意见或党员登记表等；加入青年团的志愿书、申请书，团员登记表、退团材料；加入民主党派的有关材料。7．奖励（包括科技和业务奖励）材料。
各种先进人物登记表、先进模范实际嘉奖；通报表扬等材料。8．干部违反党纪、政纪、国法等材料。
处分决定，查证核实报告，上级批复，本人对处分的意见和检查、交代材料；通报批评材料；甄别、复查报告、上级批复及本人意见；法院审判判决书等。9．奖励（包括科技和业务奖励）材料。
各种先进人物登记表、先进模范实际嘉奖；通报表扬等材料。
10．干部工资级别登记表、职务工资变动登记表、干部调资批表，定级和解决待遇的审批材料。
干部任免呈报表，录用和聘用审批表，聘用干部合同书，续聘审批表，解聘、辞退材料，退（离）休审批表，军衔审批表、军队转业干部审批表，党代会、人代会等登记表。
11.其他可供组织参考有保存价值的材料。
有残疾的体检表、残疾等级材料，干部逝世后报纸报道的消息和讣告，悼词（生平），非正常死亡的调查报告及有关情况的遗书等。
（二）人事档案的鉴定
1．判别材料是否属于所属员工的材料及应归入人事档案的内容
发现有有同名异人、张冠李戴的，或不属于人事档案内容和重复多余的材料，应清理出来。对其中有保存价值的文件、资料，可交文书档案或相关部门保存。不属于人事档案内容，比较重要的证件、文章等，组织不需要保存的，退给本人。无保存价值又不宜退回本人的，应登记报主管领导批准销毁。2．审查材料是否齐全、完整
政审材料一般应具备审查结论、调查报告、上报批复、主要证明材料、本人的交代等。处分材料一般应具备处分决定（包括免予处分的决定）、调查报告、上级批复、个人检讨或对处分的意见等。上述材料，属于成套的，必须齐全；每份归档材料，必须完整。对头尾不清、来源和时间不明的材料，要查清注明后在归档，凡是查不清楚或对象不明确的材料，不能归档。3．审查材料是否手续完备
凡规定需由组织盖章的，要有组织盖章。审查结论、处分决定、组织鉴定、民主评议和组织考核中形成的综合材料，应有本人签署意见或由组织注明经过与本人见面。任免呈报表须注明任免职务的批准机关、批准时间和文号。出国、出境审批表，须注明出去的任务、目的及出去与返回的时间。凡不符合归档要求，手续不完备的档案材料，须补办完手续后归档。4．不能有该清而未清的材料
鉴定中发现涉及干部政治历史问题或其他重要问题，需要查清而未查清的材料及未办理完毕的材料，不能归入档案，应交有关组织处理。5．材料不全应补充
鉴定时，发现档案中缺少的有关材料，要及时进行登记并收集补充。
（三）人事档案的归档
1.归档范围
凡是记录个人经历和社会活动的材料都要归档。如反映个人政治思想、专业水平、工作态度、工作业绩等的材料。具体包括10类。2.归档要求
处理完毕、完整齐全、手续完备、书写符合要求、材料用纸为16开或A4。3.收集渠道
（1）通过组织、人事、劳动（劳资）及其他人员管理部门收集各有关处分方面的材料。
（2）通过员工所在党、团组织、政府机关、企业、事业单位的有关部门收集各有关党、团材料。
（3）通过纪检、行政监察、保卫和公安、司法、检查等部门收集各有关处分方面的材料。
（4）通过业务部门、科技部门及学校和培训部门收集学历、学识、才干及奖惩等方面的材料。
（5）通过军队有关部门和地方民政部门收集军人各有关方面的材料。
（四）人事档案的整理、编目
1.人事档案的整理——10类
（1）人事档案的排列： 目录在前，10个类别排序固定，每个小类内材料排列方法：1）一般按时间顺序排列
2）按内容重要程度排列：上级批复、决定；入党入团志愿书排在前面，其他排在后面
3）内容结合时间排列（每个小类内材料较多时）2.人事档案的编目
人事档案装订：三孔、活页，放入档案袋或专门的装具
（六）人事档案的保管
人事档案的保管，是依据统一领导、分级管理，管人与管档案相一致、安全保密、便于查找的原则确定的，对人事档案应严密、科学地保管。应做好以下工作： 1.编制人事档案清册
2.建立库房管理制度和岗位责任制 3.建立登记和统计制度
4.设置专门的库房、阅档室、办公室 5.库房设施齐全
6.档案保管技术，做到“七防” 7.档案管理信息化 8.不同人员的档案管理
（1）在职人员人事档案：根据人事管理权属确定。如我院院长、书记人事档案放省委组织部保管；其他院领导放市委组织部保管；教职工档案放院组织人事或市人才交流中心保管。
（2）离退休人员人事档案（同上）
（3）死亡人员人事档案：所在单位保存5年后移交相应档案馆；企业职工放原单位保存。
（4）离职人员：由原单位或新单位人事部门保管；或人才交流中心保管。
（七）人事档案的利用
1.利用方式
阅览室中阅览、借出、出具档案证明（需审批手续）。一般不提供借阅。人事档案利用手续：申请—审批—借阅登记—归还到外单位借阅有时还需介绍信。
（八）人事档案的转递1.将人事档案从一个单位转到新单位。2.转递要求
及时、准确、安全
三、企业人事档案管理工作中存在的问题及解决方法
（一）企业人事档案管理工作中存在的问题 1．人事档案管理的重要性认识不足。
（1）领导重视不够,在人事档案管理工作中,有相当一部分领导在认识上存在着一些误区,认为人事档案管理工作就是保管的事务性工作,只要不丢失,不泄密,能应付外调、查档就行了。因此,往往容易忽视人事档案管理工作,档案问题得不到解决,场所、经费、人员没有保障,档案工作自然就做不好。
（2）管理人员配置不足:管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作。人事档案材料需要专人管理,单独存放。但是由于医院人事管理人员编制不足,人事管理工作量大,人事档案管理大多数是由人事处的工作人员兼职,属于非专业人员管理,并且人员变动较频繁,管理水平不高,管理手段落后,对档案工作精力投入不足,因此严重影响了档案管理水平。
（3）管理手段也较陈旧,在档案管理手段上,因为没有单独的人事档案管理软件,管理人员还一直采取手工编辑、检索,致使人事档案材料不能及时归档整理,存在档案资料不完整的情况。调阅档案时都是采用原始的手工操作方式。（4）管理人员业务不熟:大多数的档案管理人员没有经过组织专业知识培训,业务不熟,对档案的重要性、管理档案的要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解,难以适应干部档案管理工作。2．人事档案保密性强
根据国家人事档案管理制度的规定,“任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案”。人事档案对当事人保密的目的一般认为是安全的需要以及方便组织管理,但正是这种高度保密性反而降低了人事档案的真实性和可靠性,“组织意见”本人是不知道,而使档案材料的主观随意性增大。3．人事档案存在弄虚作假
人事档案的生命是真实性,在现有人事档案管理模式下,“弄虚作假”现象屡 7 屡出现。如高考、职工调动、就业、报考公务员、考研等,个别人甚至通过在人事档案中改修姓名冒名顶替达到读书、工作、参军等目的。有的为了竞聘较高级领导职务岗位,伪造干部履历、入党材料和学历证书等。也有单位个别领导通过档案打击报复,给职工带来极大的伤害。不同形式的虚假档案现象的屡屡出现,使档案制度的严肃性、准确性、惟一性屡受挑战。4．人事档案材料不全
人事档案短缺,材料内容不完整:如履历表、年度考核表、学历、职称、工资、表彰、处分等材料不全,填写项目不完整。人事档案材料不全的原因有:（1）档案管理部门工作人员责任心不强,没有认真及时的到各部们、科室收集应该归档的档案材料,导致收集档案材料不全;有时只是将档案材料仅仅作为要保存的资料加以收集堆放,没有及时将材料进行鉴别归档;对档案材料内容未认真审核,造成内容残缺不全。
（2）干部职工对人事档案的认识不足。他们填写像履历表、年度考核表等类似的表格时,有的人能省则省甚至不填写,敷衍了事;有的材料如学历、培训、职称等材料,一旦落在个人手中,认为由自己保管更安全,用起来也更方便,不愿意将材料交给档案管理人员。
5．管理制度相对落后于人事制度改革
随着人事制度改革的不断深入,人才流动频繁,医院在选拔和使用人才的手续不断简化。由于人事档案管理“终身”制,没有得到及时补充和修正,阻碍了人才的流动。甚至有的单位为了留住人才扣留了档案,造成人事档案材料的不完整,给新录用单位在人事审核、审批工作中带来不便。
（二）相应的解决方法
1.加强领导,提高对档案工作重要性的认识 建立档案管理领导小组,定期对档案管理工作进行检查、指导、督促,发现问题及时解决。同时按照人事档案达标的要求,制定和完善人事档案管理的整体规划,使档案工作顺利进行。2.加大对硬件设施的投入,进一步夯实档案工作基础
（1）按照人事档案管理规定标准,配置足够面积的档案室、阅档室、办公室、微机室、档案柜或档案密集架、电脑、空调、去湿机、灭火器、温湿度计等硬件设施。搞好通风、采光、防虫、防潮等配套保护措施。（2）引进计算机管理软件,建立人事档案的信息存储和检索系统,实现人事档案资源的合理配置和利用,确保医院在人才培养、职称晋升、干部聘用等方面的合理性和公正性,真正做到人尽其才,才尽其用,为医院的可持续发展奠定坚实的基础。
3.提高档案管理人员的管理水平
（1）加强对管理人员的政治素质和业务素质的培训,提高管理人的政策水平和专业技术水平,培养具有“创造型、复合型、协作型”多素质人才。
（2）档案管理人员要有爱岗敬业、求真务实、甘于奉献的精神,加强业务学习、强化继续教育,坚持“学用结合、按需施教、重视实效”,全面系统的掌握档案管理工作的新知识、新技术,了解医院档案管理现代化的具体内容。
（3）引人竞争机制,通过择优录用,竞聘上岗,把真正优秀的档案专业人员选拔到档案管理岗位上来。
（4）企业要将档案人员的培养纳人企业人才培养计划,为他们系统的学习专业知识提供学习的机会,关心他们的职称晋升和工作业绩,充分发挥他们的积极性和创造性。
4.人事档案管理材料收集
（1）建立相应的档案管理制度：对产生的档案资料从收集、归档到移交档案室统一管理以及档案的日常保管、借阅、利用,都要制定一套严格的制度。（2）建立畅通的材料收集渠道：收集人事档案管理材料是人事档案管理工作的基础,如反映业绩的考核、考察材料;学历和专业培训材料;任免、工资待遇、专业技术晋升、出国考察学习、业务能力、技术专长、发明创造、科研成果评定评价材料等需要入档的材料不断增多,给人事档案管理材料的收集带来了新的要求。
（3）增强责任心,提高工作积极性:档案管理人员必须具有良好的职业道德和工作责任心,必须及时收集与档案有关的各种材料,认真整理,细致鉴别,做到取之有据。对不符合归档要求的材料要及时进行处理,手续不全的材料要退回形成材料的部门进行补办,确保材料齐全完整、手续完备,保证人事档案管理的权威性、准确性和真实性。
5.加强人事档案管理现代化和信息化建设（1）是实施企业信息化管理系统是实现人事档案管理现代化,是人事档案管理服务于人事工作、人事制度改革与发展的需要,有利于材料的完整保存。（2）人事档案的信息具有原始性和完整性,利用计算机建立人事档案不同类型的数据库,通过信息统计,对个人政绩、业绩的评价提供量化依据,实现计算机对人事档案完整、准确和动态、立体的管理体系,可以及时准确、全面的提供人事资料和相关数据,从而极大地提高组织人事部门的工作效率。
（3）人事档案信息的收集就是为了充分使用资源,达到一方收集,多方共享。以人事档案信息系统为中心,建立计算机网络分系统,如通过人事信息系统,完善财务工资系统,人事上的工资变动可以直接通过网络系统传发给财务科发放,而其它的行政管理系统也可以直接从人事信息系统中收益。
结语
通过人事档案管理工作的不断完善,使人事档案焕发新的生机与活力,必将为社会经济的发展提供强有力的保障。
【参考文献】
[1]李兵琴.浅议人事档案管理.《中小企业管理与科技》[J].2009 [2]吴琪.浅析人事档案管理.《现代企业教育》[J].2008 [3]王亚萍.传统人事档案管理现状及改革研究[J].《民风》.2008 [4]楼淑君.人事档案管理.《档案管理实务》[M].重庆：重庆大学出版社.2010 [5]邓绍兴。人事档案学[M].北京：中国青年出版社，1991
