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论当代文秘人员实用写作能力的自我培养机制
陈晓辉
随着社会发展和改革的深入，实用写作越来越呈现出高度规范化的特点。各部门各单位都把实用写作当成和外单位交流的首要法宝。这本无可厚非，因为在大家互不了解的情况下，只能以文章作为相互沟通的必然手段。但由于如岗位调整，就业时专业不对口，时代发展导致写作要求发生转变等种种原因，致使相关的文秘人员难以应对当下的复杂形势，面临严重的写作困境。只有运用有效的方法使这一问题得到妥善解决，才会推动整个社会又好又快地发展。
一文秘人员的写作困境
文秘人员是实用写作的主体。如果他不能明确所存在问题的核心，就不可能制定有效的措施对其予以圆满解决。在笔者看来，当下文秘人员所面临的写作困境主要体现在：
（一）文体困境
正如前面提到，大量的文秘从业人员并非专业的文秘专业毕业，或者即使从此专业毕业，他仍然由于各种主客观原因，对各种公文的具体用途不清楚，也不了解文种文体之间的差异，更难以应对行文中出现的新问题。造成这种问题的原因：一是在国办发〔2000〕23号《国家行政机关公文处理办法》中对文种的定义存在简单、不清之处。如在行政公文中，公告、通告等都是告知性的简单文种，但相互之间的细微区别大多数人并不了解。在该文件中界定公告为适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项，通告为适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。但现在这个界定中最起码有两个地方存在混乱：哪些事件算是重要事件或重大事件，其判断的标准为何？哪些机关可以发公告哪些可以发通告？这里并没有明确的规定或说明。语言表述中“言不尽意”的现状必然给写作实践留下隐患。二是时代变化后，公文规范总是滞后于现实情况，这也会造成文体写作的困境。比如行政公文中主题词的写作，一般情况下，各行业都会制定一个主题词表。根据惯例，一般该行业公文的主题词都是从该主题词表中获取，但随着时代的变化，现实情况发生重大变化，出现了主题词表中没有这个词，但这个词却必须是主题词这样的新情况。据笔者了解，水利部就制发过《水利部公文主题词表》。近年陕西省新成立了陕西省水利厅引汉济渭工程协调领导小组办公室这样的机构，该机构发文最起码应该有“引汉济渭”作为主题词，但该词在主题词表中却没有，故制发文件时有经验的文秘人员依据惯例在该词右下角用三角形标注，没有经验的只能忘词兴叹了。文体困境于此略见一斑。
（二）语言困境
除了面临的文体困境，文秘人员面临的最严峻的是语言困境。一般情况下，没有经过严格的、长期的专业训练的话，很多人是没有文体意识和语言意识的。尤其是长期接受中小学“文体不限，题目自拟”作文训练的文秘人员更是如此。其结果就是在写作实用文体时，它会根据原来的经验写作，自然出现：
一、语言体现不出来文体该有的语言特征。如行政公文体现的是意识形态的意志，他的话语往往是一种权力话语，体现出一种话语霸权。如：通知中经常见到“经xxx会议研究，决定于某年某日撤销xxx,恢复xxx,请各单位贯彻执行”，黑体字以排他的方式，盛气凌人的表达出不可违逆的气势，这就是行政公文的独特语态，但一般人没有文体概念，更没有语言意识，要么追求简单，把话说得前言不搭后语，要么运用各种各样的修饰词而淹没行政公文的严肃性、简明性和庄重性。这种不符合文体要求的的话语必然会影响其表达效果，更会影响公文的执行效果。
二、口语化现象严重。大多数文秘人员因为不熟悉行政工作的话语体系，也没有经过系统的训练，难免语言口语化。比如上面的例子，有人就会表达成“某年某日会议说要把原来改过的xxx换回来” 等等类似的口语话语；在批复中，第一句话一般为“你处关于xxx问题的请示收悉”，其“收悉”两字据笔者判断，这一术语只用在批复这一文种中，表明：已收到文件，已明白其意思，会根据文件批复这三层意思。一般人不注意，使用口语化的词如已经收到了，已经明白了，已经获悉等等，既不符合文体语言语态，又不能准确简明的表达此丰富的意思。这也是当下大多数文秘人员面临的重大困境。
（三）技术困境
当下社会被公认为已进入信息时代，读图时代。高新技术越来越广泛的应用已成为不争的事实，尤其是电子政务的发展大有代替传统纸质文本的趋势。但很多文秘人员由于年龄过大或知识陈旧等原因已很难适应这种变化，如在画图表、做柱状图，甚至模拟图形等技术性应用或新的政务系统的操作中望而却步，尴尬不已。这也是其面临的新问题。
以上的三种困境是当下文秘人员面临的真正问题。解决此问题，有利于提高写作主体的实用写作能力，有利于单位具体工作的推进，有利于整个社会文化素质的提高。
二三步训练法
针对以上提到的存在问题，根据文秘人员面临的具体问题，结合当下社会的实际情况，笔者认为所有文秘人员只有按照熟悉基本写法、强化提高训练、建立长效机制三步法进行自我训练，才有可能真正解决以上问题。任何学习都有一个循序渐进的过程，而且大多数文秘人员并没有专门的机会和时间接受科班的教育，三步训练法正是在这样的思路下作出的尝试，其具体表现为：
（一）熟悉基本写法
实用写作有两大特点，一是目的性极强，基本“一文一旨”；二是程式化程度最高，很多文章都有明确的写作规范，最典型的自然是行政公文，这都是众所周知的，毋庸赘言。这两个特点清楚地表明实用写作的训练是有法可循的。故此我们必然要求文秘人员首先要熟练掌握基本写法。以行政公文的写作为例，文秘人员最起码要掌握行政公文的概念和基本情况、制发流程，特别是体式中19项要素，其字形字体、置放位置、特殊情况下体式的新变化，内容写作时规范式标题、根据式缘由式目的式开头、并列式递进式主体写作要求和技法烂熟于心；以事务文书中的总结为例，文秘人员必须熟悉总结要写清：基本情况；所做的工作及取得的成就和经验；存在的问题；今后的打算、解决的建议，并且知道哪些总结要加盖公章等问题。其他实用文体写作中的问题也莫不如此。可见，只有熟练掌握基本写法，熟练掌握实用文体在内容和体式上的各项准确规范的要求，我们才能应付日常工作中诸种问题，也才会为写作能力的培养夯实坚固的基础。
（二）强化提高训练
熟悉基本写法只能保证文秘人员应付日常工作的要求，若要他写出风格，符合每位领导的不同品味和要求，甚至实现自我，就一定还要强化提高训练。提高训练主要是解决文秘人员在面对某一具体问题时如何做出最佳选择的问题，比如文章主题的准确性，结构的完备化，语言的审美追求等等。以消息的标题写作为例，通常情况下，在消息的写作中，我们只需按照“五个W一个H”的内容要求和“倒金字塔式”结构将最核心的内容表述出来即可，这是消息这一文种的基本文体要求，最重要的是写好前面的标题和导语。标题写作的好坏是消息成功的一半。以教师节校学生会组织了一个学生签名感念师恩活动为例，一般情况下，只要我们将标题写成“校学生会举行教师节学生签名感恩活动” 就可以，但若要写得精彩，有几个问题必须考量:
一、这个标题的写作风格该如何界定？
二、我们又该如何体现我们的文化素养和文体特征？
三、我们的新闻要在什么媒体上刊发？娱乐新闻可以耸人听闻的夸大，某某明星离婚，我们可以写成“离了离了，真的离了”这样吓人的标题，但上面的题材
显然不适合这样写，它应该是一种平实庄重的文风，还要能体现出一种文化素养，假定要发表在本校学报上。根据这样的判断，这则标题笔者认为适合写成《淡淡学子意浓浓师生情——我校学生会举行教师节学生签名感恩活动》。当然，这只是一个非常微小的例子，但可以提醒文秘人员在具体写作时还应该考虑文体特点、文章格调、适用范围等诸多的问题，力争做到最好。实际上，判断的方法也很简单，只要我们在思考每一个问题时能将所有的可能性排列出来，放置到文章中不能被替换的必定是最好的。实践出真知，多写多练是提高的必由之路。
（三）建立长效策略
写作是一个周而复始，循环往复的行为过程，甚至可以这样说，对于那些力求把实用写作当作职业更当作事业的文秘人员来讲：生命不止，写作不息，他必须建立长效机制，毕竟任何写作都是写作主体运用语言文字表情达意的行为过程。只有这样他才可能真正的实现自我。建立长效机制，笔者认为主要体现在对实用写作主体——文秘人员的素养提高上，如注重增加其生活阅历，提升其学识素养，培养其高尚的人格品位和审美理想，使其确立明确的文体意识等。以提高其文体意识中的语言意识为例，我们在前面已训练了他们语言表达的准确性和简明性，在这里就该要求语言既能体现文体特征又能表现作者的写作风格，换句话来说，就是要讲语言的审美追求，因为一个作家只有语言风格出现的时候才是他创作成熟的标志。正如前面说的，一般文秘人员在语言方面有两大困惑:语言口语化和语言大众化。解决的方法只有长期有意识的阅读和练笔，比如多读政府白皮书、党报政报的社论等，熟悉意识形态话语的核心词汇及其特点，长此以往，可以避免口语化问题。而语言的审美性问题也一样可以通过有意识的阅读和练笔解决，如若想使文章辞采华美，形成华丽美的风格，多读汉赋和明清写景散文应该是不错的选择。当然，要想形成别的风格，文秘人员也完全可以选择相应风格的文章进行阅读，培养语感，并长期有目的性的进行练笔，最终确定风格。只有风格定型才能最终证明作家长期的努力。
综上所述，我们认为当下的文秘人员在实用写作方面面临着严峻的形势，只有长期严格按照熟悉基本写法、强化提高训练、建立长效策略这三步训练法践行，才能真正解决面临的问题。当然，这种训练法只是我个人的浅见，因为写作的问题过于个人化，人言言殊，它遵循的金科玉律是：大体须有，定体则无，文无定法，法而无法。
（作者单位：西北大学文学院）陈晓辉，西北大学文学院，陕西省西安市长安区郭杜镇学府大道1号，710127。
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