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上上集团有限公司公文处理基本规范
第一章 总 则
第一条
为了适应企业经营管理需要，推进集团及集团控制的各分子公司公文处理工作制度化、规范化，参考中共中央办公厅、国务院办公厅联合发布的《党政机关公文处理工作条例》（中办发„2012‟14号），结合集团实际，制定本基本规范。
第二条 本基本规范适用于集团及所属各公司的公文处理工作。
第三条 企业公文是集团及所属各公司组织经营活动、履行工作职能、处理业务事项的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻集团战略方针政策，公布规章制度，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。
第四条 公文处理工作是指公文种类、公文格式、公文标准、公文拟制、公文办理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第五条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
第六条
集团及所属各公司应由专人负责公文处理工作。
第七条 集团董事局办公室主管集团总部的公文处理工作，并对集团所属各公司的公文处理工作进行业务指导和督促检查。
第二章 公文种类
第八条 适用于本集团的公文种类主要有以下八种：
（一）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、公布基本规章制度、批准晋职晋级或降职降级、嘉奖或处罚有关单位和人员等。
（二）通知。适用于发布、传达要求既定范围内单位和职工周知或者执行的事项，批转、转发公文。
（三）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
（四）报告。适用于子公司（分公司）向母公司（总公司）或集团公司汇报工作、反映情况，回复上级的询问。
（五）请示。适用于子公司（分公司）就具体的工作、事项或问题向母公司（总公司）或集团公司请求指示、批准。
（六）批复。适用于答复下属企业的请示事项。
（七）函。适用于集团内企业与集团外的其他企业之间，以及集团内部不相隶属的企业之间商洽工作、询问和答复问题、请求帮助和答复事项。
（八）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
第三章 公文格式及技术标准
第九条 本集团公文一般由发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附件、抄送单位等组成。
（一）发文单位标志。由发文单位全称或者规范化简称加 “文件”二字组成，也可以使用发文单位全称或者规范化简称、不加“文件”二字。集团内平行企业联合行文时，发文单位标志可以并用联合发文单位名称，也可以单独用主办单位名称。
发文单位标志居中排布，使用宋体字，颜色为红色，字号原则上为“初号”。联合行文时，一般应当将主办单位名称排列在前。除发文单位标志外,公文的其余字体颜色为黑色。
（二）发文字号。由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办单位的发文字号。
发文字号编排在发文单位标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称（如2013），用六角括号“【】”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01，下同），在阿拉伯数字后加“号”字。《报告》、《请示》的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。
集团公司的代字为“上上”（由董事局办公室统一管理），除风控委审计部外，其他各专业委员会不再单独启用发文代字；集团所属各企业的发文代字由集团董办统一拟定。
（三）签发人。《报告》、《请示》应当标注签发人姓名。
“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。中间加冒号，居右空一字，编排在发文单位标志下空二行位置。
（四）标题。由发文单位名称、事由和文种组成，发文单位名称也可以省略，直接由事由和文种组成。事由要直观具体简练。
标题与发文字号或签发人（如有）之间用红色分割线隔开。一般用2号宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当尽可能使用梯形或菱形。
（五）主送单位。是公文的主要受理或告知执行的单位和部门，应当使用全称或者规范化简称。
主送单位编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个单位名称后标冒号。
（六）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。
公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送单位名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“
一、”“
（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。根据公文内容，层次序数可以缺省，但前后次序不得颠倒。
（七）附件说明。公文附件的顺序号和名称。
如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。
（八）发文单位署名、成文日期和印章。发文单位署名署发文单位全称或者规范化简称，必须与发文单位标志相一致；成文日期署会议通过或者发文单位负责人签发的日期，联合行文时，署最后签发单位负责人签发的日期；加盖的发文单位印章，应与署名单位相符。
成文日期一般右空四字编排，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（如2013年2月20日）。
有文头即发文单位标志的正式公文，印章必须为“公章”，且不得出现空白印章，即印章必须加盖在发文单位署名和成文日期上。一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文单位署名，印章端正、居中下压发文单位署名和成文日期，使发文单位署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。
（九）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。
附件应当另面编排，并与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行，顺序号用阿拉伯数字。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。
（十）抄送单位。除主送单位外需要执行或者知晓公文内容的其他单位，应当使用单位全称、规范化简称。
如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，“抄送”二字后加冒号和抄送单位名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送单位名称后标句号。
第十条 公文用纸幅面采用国际标准A4型（纵向）；页边距为上28mm、下25mm、左30mm、右28mm；行距为“单倍行距”；除单页公文外，两页以上的公文应标注页码，页码居中，但首页公文不显示页码；正文与附件的页码应连续。
纸质公文在左侧装订，用两个订书针；订书针距纸面左边缘8mm-10mm，订书针外缘分距纸面上边缘和下边缘50mm-60mm，上下两个订书针要对称。
第四章 行文规则
第十一条 以下事项，原则上必须以正式公文形式发送或报送：
（一）各项规章制度的出台和发布；
（二）企业战略规划、商业模式、经营目标、年度经营计划和财务预算等重大决策的确定和调整；
（三）重要的人事任免、跨部门跨单位的岗位调整（正常的人事调动、入职离职等不需要发送正式公文）；
（四）人员的嘉奖、表彰和处分处罚等决定；
（五）需要多部门多企业共同参与、配合的重要工作的部署要求以及一定范围内员工周知的事情；
（六）年度工作计划和考核指标的确定；
（七）重点工作的督办查办通知和通报；
（八）公司层面（含集团和所属公司）、集团相关专业委员会之间、集团相关专业委员会与集团所属公司之间、集团内公司与公司之间、公司内部门与部门之间等重要会议形成的决议；
（九）重点工作的汇报、重大问题或重要事项的请求指示、以及相应的答复；
（十）其他专题性重点工作、重大问题、重要事项、大型活动组织（统称“三重一大”）的安排和布置等。
第十二条 公司内部门与部门之间（含集团）、集团专业委员会与企业之间、集团内企业与企业之间沟通商洽日常性具体工作、事务，部门向单位负责人请示常规工作的指导意见等，不需要拟制发送正式公文，通过内部的相关业务流程、便函（单位或专业委员会）以及OA的“内部请示”等渠道办理。第十三条 集团内行文，应当遵循以下规则：
（一）向上级单位请示、报告事项，必须在公文首页签注“签发人”，除此外，其他公文原则上由单位负责人在纸质原稿上签发、但不需要在正式发布的公文首页签注“签发人”。
（二）对于下级单位的《报告》文种，上级单位可以答复、也可以不答复；但下级单位的《请示》文种，上级单位原则上必须以《批复》的文种答复。
（三）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。
（四）不得以单位名义向署名的个人报送（发送）公文，不得以署名的个人名义向单位发送（报送）公文。
（五）除集团风控委审计部外，其他的内设部门（机构）不得以自己名义直接发送（报送）公文。
（六）涉及多个部门、多个企业职权范围内的事务，未经相互之间协商一致的，不得擅自行文；否则，由上级单位责令其纠正或者撤销。
第十四条 集团内同级别的公司之间必要时可以联合行文；集团内不同级别但分属于不同业务板块的公司之间，必要时可以联合行文；集团内不同级别且有控制与被控制关系的公司之间不得联合行文；集团各专业委员会虽与相关公司级别相同，但不得就自身工作、以集团公司名义和相关同级别公司联合发文。
确因工作需要，经集团董事局办公室审核同意，集团内企业可以与集团以外的其他政府部门、企事业单位之间联合发文。
第五章 公文拟制和发布
第十五条 公文拟制包括公文的起草、会签、签发、发布等程序。
第十六条 公文起草应当做到：
（一）符合国家法律法规规定，遵循本规范第四章的行文规则，完整准确地体现发文意图，并同现行有关公文相衔接，不得与集团或公司发布的现行相关规章制度相违背。
（二）分析问题实事求是，措施和办法切实可行。
（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，层次清晰，表述准确，文字精炼。措辞忌华丽、笼统，避免使用比喻等修辞手法。
（四）适用文种和格式符合本规范要求。
第十七条 公文事由的发起部门或主办部门为公文的起草部门。公文拟稿完毕后，必须通过OA或其他途径执行会签流程。起草部门的负责人、集团董秘或发文单位的办公室（综合部）负责人为必要的公文会签人，同时根据具体公文内容和职责权限，由起草部门负责人确定其他需要会签的部门（单位）负责人、并设定会签流程（OA）。会签公文时，审核的重点主要有：
（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。
（二）内容是否符合法律规定和集团相关规章制度规定；是否已经完整准确地体现了发文意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。
（三）是否超越了本单位或部门的职责权限，涉及其他相关单位或部门部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。
（四）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。
（五）其他内容是否符合公文起草的有关要求。
第十八条 经会签审核需要修改或不宜发文的公文文稿，应当退回起草部门并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草部门修改后重新报送。
第十九条 公文应当经本单位（集团或公司）负责人审批签发；经其授权，可由其他人代行签发（如放假、开会、例行的学习培训、团队活动组织等常规性、基础性工作）。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；只签姓名的，视为同意。联合发文由所有联署单位的负责人会签。
第二十条 具备办公自动化条件的，公文的拟稿和会签通过OA完成；暂时不具备办公自动化条件的，通过纸质媒介进行拟稿和会签；但公文的签发，除了执行OA外，必须通过纸质的“发文稿纸”进行手工签发并存档。
第二十一条 严格规范公文的发布途径。具备办公自动化条件的，通过OA（“通知发布”）、直接选定发布范围和对象发送公文，同时印发纸质公文发送给单位和部门以备存档；不具备办公自动化条件的，需向主送单位和部门印发纸质公文以备存档，同时由收文单位和部门以适当方式在既定范围内贯彻执行。未经允许，任何单位、部门和个人不得擅自通过其他途径（如QQ等）发布任何公文。
第六章 公文办理
第二十二条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。
第二十三条 收文办理的主要程序和任务是：
（一）签收。对收到的纸质公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。
（二）登记。对收到公文的主要信息应当详细记载（通过OA的“收文登记”或纸质的“收文登记簿”）。
（三）承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要，在既定范围内以适当方式及时传达。批办性公文应由行政办公室（综合部）提出拟办意见报本单位负责人批示或者转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。
第二十四条 发文办理的主要程序和任务是：
（一）复核。已经发文单位负责人签批的公文，发布和印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。
（二）登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、发送范围和印制份数并详细记载。
（三）发布。公文发布必须确保完整和时效。
第二十五条 收到的公文和发布的公文，均应当在“收文登记簿”和“发文登记簿”上进行登记，并根据集团的《档案管理办法》（另文下发）规定，及时收集齐全、整理归档。
第二十六条 已发布公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。
不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。个人不得私自销毁、留存涉密公文。
公文的废止和销毁，均须由行政部门报集团或公司负责人批准；废止的公文应发文公告，销毁的公文，应登记备案。
第二十七条 企业合并时，全部公文应当随之合并管理；公司撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。第二十八条 工作人员离岗离职时，所在单位应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退，并将之作为离岗离职前工作交接和审查的一道必要手续。
第二十九条 新设立的公司和新并入集团控制的公司，应当向集团董事局办公室提出发文立户申请。
第七章 附 则
第三十条 本规范由集团董事局办公室负责解释。第三十一条 本规范自签发之日起执行。原有关规定与此不一致的，一律以本规范为准。
