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浅谈对总经理秘书工作的基本认识
我认为作为总经理秘书最本质的工作就是为总经理提供各项秘书类服务，工作的核心任务就是辅佐总经理更好地完成工作。
秘书工作可大可小，秘书虽说是一个职业，但其实它的工作内容却包罗万象，小到办公桌的整理，大到向总经理提出决策建议，只要总经理工作需要，秘书都要尽职尽责地完成。
主要概括为以下十点工作责任：
一、认真执行公司各项规章制度和工作程序，服从上级指挥和有关人员的监督检查，保质保量按时完成工作任务，协助总经理检查督导各项制度和程序文件之落实情况；
二、协调各部门工作之推进，审查各部门工作计划和工作总结，并向总经理汇报；
三、负责总经理日常文案的写作、文字校对，日常电话的接、转、记录、传达，工作议事日程安排；
四、替总经理承担日常来访接待工作；
五、负责为总经理提供管理决策信息，管理数据，及相关理论依据；
六、总经理的各类文件和报告的登记、预处理、呈报及批复后传送、催办、承办结果反馈工作；
七、协助总经理组织会议并做好会前准备和会议记录、会后措施跟进、效果评估工作；
八、总经理出差的各项准备工作；
九、负责总经理室的办公用具设备设施的登记、保管和报损报失工作；
十、完成总经理临时下达的任务、灵活妥善应对突发事件。
除以上十点总经理秘书主要工作责任须严格落实到位外，我认为要做好此职位自身还需满足以下几点要求：
1.懂得调整好心态；调整心态对每个人来说都是非常重要的，工作是为了生活，然而更重要的，工作是让我们实现自身的社会价值。每个人总有某一段时间心态波澜起伏，但是如果我们能够用积极的学习心态提高自身素质，在最短的时间之内调整到最佳状态，对于自己的身体、心理健康，对于工作都是有百利而无一害的。2.懂得配合好时间；如果总经理召唤，只要不是手上有非常紧急、必须马上处理的事情，我一定会放下其它事情，以总经理的时间为第一优先。当然，身为总经理秘书，这种“全力配合总经理的时间”的基本认知，是一定要具备的。身为总经理秘书，就是用来辅佐、配合总经理更顺利地完成目标的人！如果总经理在公事上需要，一定要尽快的支持他，不要让他花时间等。对于秘书来说，把自己的工作做的尽量超前，能有余的时间用来为总经理做随时的调配和探讨是最好的。
3.懂得换位思考问题；要站在不同的位置考虑，作为一名总经理秘书，当然要首先站在总经理的立场，他的决策，他的决定自有他一定的道理，但你首先要想一下决策下发了之后有什么影响，当然是站在员工的角度上考虑，因为公司的决策对秘书的约束力很小，但不能因此就总经理说什么你就做什么，还要替总经理考虑他所没想到的东西，比如，这项决策对下属的利益，下属之间的利害关系，提出相关的建议与所涉及的后果，对总经理来说，也会觉得你并不是一个传达的机器，而是真正的在为他的决策有想法。
4.保持大方得体的仪态；在这个物竞天择的时代里，想有一番作为，可得掌握一项基本原则，看场合穿衣服。此外，打扮合宜、修饰整洁并具备良好卫生习惯也同样重要，例如简单有型的头发、适时修剪指甲等，都是不可忽视的原则。
5.遇到问题要临危不乱；惊惶失措是职场中最忌讳的表现，沉着镇静、处变不惊的人，方为职场最终的胜利者。
6.参与决策要当机立断；当有机会参与公司决策的时候，一定要当机立断、刚毅果决，优柔寡断与婆婆妈妈是决策的致命伤。纵观世界成功企业名流哪一位不是雷厉风行、果敢决断的角色。
7.洞察先机，未雨绸缪；千万不要以为所有计划都能顺顺利利，事先想好后备方案是发生意外的解救。比如总经理准备出差，就必须替他设想可能遗漏的东西以及可能出现的突发状况，不怕一万，只怕万一。
8.出现错误要勇于承担；在工作中犯了比较严重的错误时，不能逃避责任，要试着冷静下来，评估事态的严重性，并研究可行的补救措施，然后视情况向上级反应，万万不可在情况未明朗之时告诉上司，而又不知如何解决，更不可装作什么都没发生，企图遮掩过失。有自己的主见，养成临阵不乱的沉着。
秘书工作对工作经验和工作“情商”要求比较高，因此在工作中需具备条理性、积极性、理解力和协调力。快节奏、高效率是秘书工作的一个基本原则，新时期秘书工作面临的问题复杂而又随机，工作更是要井井有条、一呼即应。最后，务必时刻坚守秘书法则：嘴要紧，手要勤，眼要灵。
秘书-助理-主管-主任-副总-总经理
钟锦标 2011.05.12
