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研究所办公自动化系统建设方案
中国电子科技集团公司第三十四研究所
摘要：针对科研单位信息化建设的特点，对办公自动化系统的基本功能、开发的技术路线以及设计安全性要求进行了描述，提出了适合于研究所信息化管理的建设方案。
关键词：信息化办公自动化协同办公系统
1引言
近几年来，信息化建设得到社会各界的普遍重视，广大科研院所的管理信息化也取得了显著的进展，大部分科研所都已建成了覆盖所有办公场所、科研现场的计算机局域网，计算机已成为广大科研人员普遍使用的设计工具，适用于科研院所的办公自动化系统也普遍得到应用。由于研究所的业务特点，所使用的协同办公系统(OA)也有其独特之处。本文以中小型科研单位为例，提出了适用于研究所的OA系统建设思路和初步方案，仅供参考。研究所办公自动化系统的需求分析
研究所是从事工程研究工作的单位，随着我国科研体制改革步伐的推进，大部分研究所都已由传统的单纯科研型向科研经营型、科研生产结合型转变。除了极少数从事公益事业的研究单位外，传统意义上的研究所已不复存在，绝大部分的科研单位实际上已逐步转变成既开展科研，也从事生产、经营的高科技企业。不过，这种由传统研究所向高科技企业的转型要经历一个过程，目前仍有相当部分的科研单位还处在转型期，其办公自动化系统的建设要考虑到转型期的具体要求。
尽管计算机在科研单位的使用已非常普及，但对处于转型期的中小型科研单位来说，管理信息化大都处在单机应用阶段，信息化建设的程度普遍不高，具体有这样一些问题：
一是在行政事务管理方面仍以传统手工作业方式为主，现代信息技术应用的水平不高；二是许多信息资源限于部门内部甚至个人使用，资源的共享程度比较低；三是科研管理处在转型期，管理流程、工作程序处在变化当中，具有一定的不确定性。
针对研究所管理信息化的不足，建设办公自动化系统主要解决以下问题：
（１）创造一个集成化的办公环境，为科研人员提供多功能的桌面办公环境，解决办公人员处理不同事务所需要使用不同工作环境的问题；
（２）支持信息传递、无纸化设计，解决由人工传送纸介质或磁介质信息的问题，实现工作效率和可靠性的有效提高；
（３）提供具有工作流性质的处理过程和监督功能，解决多部门的科研协作问题，推动部门间的高效率协作；
(4)提供集成处理与发布信息的科研工作平台，解决以往信息收集、处理和发布过程
1相分割的问题，减少不必要的交接环节，提高科研工作便利性；
(5)提供与其它系统的信息交流，解决由于数据标准不一致而造成的信息收集困难的问题，减少额外的工作量和大量重复劳动。办公自动化系统的建设目标和原则
3.1 建设目标
在仔细分析研究所办公自动化系统需求特点的基础上，所建设的办公自动化系统要实现如下的目标：
（１）各种文件、报表、通知等的起草、传阅、会签、签发、归档等实行电子化流传，真正实现无纸化办公，推动工作流程的规范化；
（２）初步实现文件管理、档案管理、图书管理、仪器设备管理等事务性管理工作的自动化，提高工作效率；
（３）实现各类信息资源的统一管理，各种数据只需一次录入，便可提供不同部门、不同级别的人员使用，各种报表、报告自动生成，保证数据信息的准确性、协调性、一致性。
3.2 建设原则
为使该系统能够保证整个系统建设目标的实现，系统的建设方案应遵循如下原则： 成熟性与发展性的统一——信息化建设应采用符合目前业界计算机及应用系统发展趋势的主流技术，要求技术先进并趋于成熟。既要保证当前系统的高可靠性，又能适应未来技术的发展，满足多业务发展的要求。要本着“有用、适用和好用”的原则，不片面追求硬软件设施的先进性，强调整个系统的可连接性和整体布局、应用的合理性。
先进性与实用性的统一——采用的技术必须具有先进性和前瞻性，以确保在未来3~5年内不落后；同时也要坚持实用的原则，在满足性能价格比的前提下，坚持选用符合标准的、先进成熟的产品和开发平台。
适应性和灵活性的统一——随着研究所发展的需要，不可避免地需要进行机构及人员的调整，系统应提供充分的变更与扩展能力，适应该调整。系统应具有可视化、灵活、方便的工作流定义工具，系统管理员可在浏览器环境下任意调整或定义工作流程。系统具有智能栏目生成器，用户可根据需要定制自己需要的栏目系统，并且该系统具备信息的增、删、改、存、查和统计汇总功能，并能进行动态授权分配。
可管理性——系统的技术方案要为学习型组织提供多层次的、方便而有效的管理手段，为系统正常运行提供技术管理保障。
可配置性——由于整个系统涉及的部门比较多，业务种类比较复杂，因此系统的灵活配置性就显得非常重要，系统的可配置性应包括部门配置、人员角色配置、公文样式配置、处理流程配置等。
可扩展性——系统的技术方案要能将现有各种资源和应用系统有效地集成在一起，系统的结构要合理，要具有良好的可扩展性。由于IT领域技术发展十分迅速，应用环境、系统硬件及系统软件都会不可避免将被更新，因此系统的可扩充性及版本的兼容性好坏，直接影响着应用系统和用户需求的发展和功能的提升。因此，系统应能比较容易地适应调整、扩充和删减。
标准化——现有信息技术的发展越来越快，为了使该系统在未来运行过程中其技术能和整个信息技术的发展同步，系统应具备灵活适应性和良好的可扩展性，系统的结构设计和产品选型要坚持标准化，首先采用国家标准和国际标准。
可维护性——信息化建设是一个长期的过程，系统建成后仍需不断修正和完善，所以设计中应充分考虑系统的可维护性，系统的文档资料应规范齐全。
可靠性、安全性、保密性——设计上要充分考虑大量硬件设备、软件系统和数据信息资源的实时服务特点，要保证网络、系统、数据的安全，保证系统运行的可靠，防止单点故障。安全管理要充分考虑安全、成本、效率三者的权重，并求得适度的平衡。对整个系统要有周密的系统备份方案设计。对系统主要的信息实行自动备份，以保证对系统异常情况的补救，并设有系统自动恢复机制。采取必要措施防止数据丢失，保证数据的一致性，保证系统运行过程中的高可靠性。
易用性——为了确保研究所具有不同计算机应用水平的人员均能够对本系统快速地掌握并进行方便地使用，要重视用户界面的友好性和方便性。重点考虑用户使用上的接受程度、上网办事的效率及上网成本等各种因素，要求开发出的应用软件系统具有友好的用户界面，易于上手，便于使用。办公自动化系统的技术实现思路
4.1 建设思路
市场上现有已多种适合于中小型企业办公自动化系统销售。考虑到研究所业务流程的特点，一般采用在软件系统原型基础上二次开发的方式进行建设。具体来说，由管理软件商提供软件，由研究所安排专人在此软件平台上根据实际情况进行二次开发，软件开发商提供技术支持。
对于首次进行信息化建设的单位来说，应以简单、实用为原则，不要求面面俱到，具备基本功能即可，但需保持今后升级提高的能力。通过建设，为研究所今后的信息化建设积累经验，打好基础。
4.2 技术路线
构建研究所办公自动化系统的技术实现方面，可有以下的主要技术路线：
（１）选择IBM Lotus Domino/Notes作为办公系统支撑平台
考虑到研究所的具体情况和及与协同设计单位的系统接口，可采用基于IBM Lotus Domino/Notes 这一目前主流办公自动化系统支撑平台来进行系统的设计开发。
（２）基于浏览器的B/S使用方式
从办公自动化软件的技术架构上来讲，要求是B/S架构，完全基于WEB的应用，用户只需通过IE浏览器进行访问，数据集中管理。用户可以在浏览器上完成全部的工作，这将大大降低实施和维护成本，也符合大多数人的使用习惯。
4.2 基本功能
考虑的办公自动化系统采用协同办公系统(OA)，具有以下七个方面的功能：行文管理
一般性管理文件在网上进行申请、传阅、手写批注、签署、发布等工作，具有电子印章和签名功能，初步实现无纸化办公。日常事务管理
(1)信息沟通：减少不同部门人员不必要的走动，直接在线进行双向信息交流，可以按人、部门或机构进行信息留言和保存，并可以根据内容进行回复确认，保证信息通知到人，避免因工作疏忽造成损失。
(2)公告发布：主要是对公共信息的发布，可进行查看、保存和存入档案管理中。
(3)文件传阅：适用于日常办公中的文件传阅、信息传递、任务下达等工作。
(4)人员去向：通过不同权限设置，可看到不同范围人员的去向信息。比如上级领导有权查看相关部门的人员去向，可以实时了解到下属人员的去向，加强人员管理
(5)事务督办：具有消息提醒机制，对待办事宜、待批文件、新发公告等业务进行提示。技术文档管理
技术文档的起草、传阅、审批以电子文档的方式进行，实现项目组、科技部、计划部、档案室之间文档管理的协同互动。档案管理
按照国家有关档案管理的有关法规和标准，对已归档文件进行统一管理，生成卷内目录、专题目录、责任目录等，用户可对档案进行检索、借阅。图书资料管理
科技图书的登记、入库、借阅、库存情况查询、借阅情况通报、新书发布等，同时还建立电子图书馆，提供图书资料电子文档的查阅、下载。人力资源管理
提供全套人事管理流程，同时可生成相关数据库，包括员工的入所、转正、考核、续签、培训、提职、调动、离职、退休、解聘等信息。仪器设备、办公用品管理
包括仪器设备及办公用品的登记、领用、检定、维修、损废、转让、库存情况查询、领用情况通报等。安全性设计
随着网络应用的不断发展，应用系统的安全越来越成为系统建设的关键问题。信息系统的安全性可以从不同层面划分为物理层安全、系统层安全和应用层安全。
5.1 物理层安全
物理层安全是保护计算机网络设备、设施以及其它媒体免遭地震、水灾、火灾等环境事故以及人为操作失误或错误及各种计算机犯罪行为导致的破坏过程。主要通过物理设备（防火墙、隔离网闸、备份设备等）及相关的管理规定来保证，与应用系统的设计实现相对独立。
5.2 系统层安全
Domino本身提供了比较完备的系统安全特性，包括：身份验证
Domino通过服务器和用户的验证字体系来进行用户的身份验证。对于B/S的应用，Domino提供CA认证体制，可以使用Domino本身提供的 CA，也支持其它的第三方CA。权限管理
Domino提供ACL（存取控制列表）来控制用户的存取权限，每个数据库都有自己的ACL，在数据库中的存取级别分为管理者、设计者、编辑者、作者、读者、存放者、不能存取者七级，并能细分用户类型和存取权限。还可以指定角色来细分应用的存取级别。
此外，Domino还可以对数据库中的文档的访问权限进行控制。传输加密
Domino提供了端口加密和SSL支持，保障了服务器及客户端的端口传输数据不被监听、篡改。日志记录
Domino提供了多种日志，包括访问IP控制、服务器活动日志、Web访问记录、数据库存取日志以及日志记录的API借口，以确保系统活动的可追溯性。
5.3 应用层安全
在系统各功能模块的设计中，也将充分考虑安全上的需要，在应用层的设计实现过程中，将通过如下方式解决：
１ 细分数据库的访问权限
在系统管理模块中，根据每个功能模块的安全控制需要，将每个模块的权限细分为：管理者、编辑者、读者、作者、存放者、拒绝访问，使得用户对系统具备不同的访问权限，保证系统中的数据被授权的人正确使用。此外，可以设定IP网段的访问权限，保证系统的安全性。使用角色、群组简化安全管理
在系统的设计中，将借助数据库的角色、群组特性，在进一步细化安全管理粒度的同时，还将简化安全管理的操作。操作日志
在设计中，将把用户对系统数据的重要操作全部纪录下来，以便于出现安全问题时能够回溯。
４ 权限监控
在设计中，将把系统所用到的数据库的权限的任何变化全部纪录下来，并给与管理员及时通知，以便于管理员发现系统中的安全漏洞，在出现安全问题时能够回溯。结束语
根据研究所的实际情况，信息化建设应分阶段进行，第一阶段主要是打基础，建立管理信息化的基本框架，具有探索和尝试的性质，不易追求“大而全”。
信息化建设是企业实行现代化管理的主要手段，对于规范管理流程、整合管理资源、提高工作效率有着重要的意义。为使信息化建设能有效发挥作用，各类人员在管理理念、工作方法、流程控制等方面都必须有所调整，才能保证信息化建设取得实在的效果。
