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档案、资料管理制度
档案、资料管理是公司基础管理工作的重要组成部分，是维护公司和客户经济利益、合法权益、真实反映历史记录，为公司管理提供信息的必要管理制度。
一、档案概念
档案是在日常工作中形成的，对公司具有保存价值的各种文字、图象、声像、实物等不同形状和载体材料。
二、档案管理方法
1．实行集中管理、分类保管的方法；
2．各项目由服务中心负责统一归口管理；物业公司由综合管理部行政员负责档案资料管理。
3．各服务中心根据档案管理归口部门配备相应档案兼职管理员，负责本部门的档案管理工作、档案资料的收集、档案归档；
4．服务中心对档案管理工作不定时的检查。
三、档案设置
暂设行政档案、物业管理档案、项目档案、设备设施档案、业主档案、人事档案、合同协议档案。
四、档案编号
1．根据档案先后编制序号，2．编制档案目录汇总，3．附档案目录样表。
五、归档要求
1．凡归档的文件材料必须完整、正确、系统。
2．归档的文件必须按照档案的要求进行部门立卷，写好目录存档。
3．档案交接时，必须填写移交清单，双方各执一份。
4．归档文件材料为便于装订应使用A4纸，并使用钢笔或者蓝黑墨水为宜，不得使用圆珠笔和铅笔。
5．凡收到的传真件为防止褪色，应及时复印，原件和复印件一起归档。
16．凡由几个单位共同协作完成的项目，主办单位应保存整套完整的档案。
六、档案内容
1．档案包括日常工作类、行政管理类、经营管理类、物业管理类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、人事档案类、声像档案等。
2．档案除了基本的纸张以外，还包括照片，录音和录像磁带、反映各种图文数据的磁盘、光盘以及金属塑料等各种材料制成的模型和记载荣誉内容奖品等以备日后查考的实物。
七、归档时间
1．各项管理中形成、收到的文书材料，当日下班前归档。
2．各项管理中形成、收到的文书材料编写目录存档。
3．对照片、录音、录象材料和设备设施说明书、证书等其它资料性文件，应在该材料有关活动结束后一并归档。
八、档案借阅
1．任何个人和部门不得擅自保管、借阅、对外交流。
2．档案查阅、复印必须由部门经理审批后，填写复印记录后，方可进行。档案原件原则上不得借出，如遇特殊情况须由部门经理审批。
本制度自2014年6月1日起实施。
宁波千和物业服务有限公司2014年6月1日
