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合同管理办法
第一章总则
第一条为依法维护公司的合法权益，加强经济合同管理，完善经济合同管理制度，避免经济纠纷，保障生产经营活动的顺利进行，依据《中华人民共和国合同法》，结合公司实际，制定本办法。
第二条本办法中的合同是指XX有限责任公司为合同或协议一方当事人与自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止除劳动关系以外的民事权利义务关系而订立的协议。
第三条本办法中所称“合同管理”是指合同主管部门对合同立项、谈判、草拟、签订、补充、变更、解除、终止、纠纷解决等合同签订履行全过程进行管理的行为。
第四条合同实行统一制度，归口管理、负责，统一审批原则。
第五条本公司对外发生的经济往来（包括大宗低值易耗品），除钱物当时兑现和零星采购外，均应签订书面合同（协议），并签字盖章。
第六条对外签订合同均应以具有法人资格，能独立承担民事责任的XX有限责任公司及所属各子公司名义进行，加盖公司或子公司合同专用章。
公司所属各科（室）、基层各单位未经总经理授权不得对外签订合同。
第二章管理机构和职责
第七条公司成立合同管理领导小组，由总经理任组长；公司各分管领导任副组长；基层各部门、单位负责人和法律顾问为成员。领导小组下设合同管理办公室，办公地点设在公司办公室。
由相关职能部门和合同主管部门负责审查对方主体资格、是否年检、资金信用、经营范围、经营期限、履行能力和签约经办人的身份证明等。对方必须提供《企业法人营业执照》或《营业执照》和履行能力证明以及有关资质证书（原件和复印件）等证件。对方经办人还应当提供授权委托书。否则，合同主管部门有权拒绝与对方签订合同。
第八条公司XX为公司合同管理的主管部门，负责合同管理工作。其主要职责是：
（一）审查对方主体资格及相关证照等资质。
（二）参与各类合同项目的考察、谈判、签约活动。
（三）负责合同合法性的审查。
（四）掌握合同签约、履行动态，分析合同管理中的问题，及时向总经理或分管高管提供决策咨询。
（五）处理各类合同纠纷，参与合同纠纷的调解、仲裁、诉讼及善后工作。
（六）保管、使用合同专用章。对合同专用章实行专人保管、用章登记，经总经理审批同意后用章。
（七）做好合同归档、管理工作。
第九条合同具体经办部门主要职责为：
（一）负责合同签订前对合同对方主体资格及相关证照等资质的审查。
（二）负责合同申请报批。
（三）负责合同初步洽谈；参与合同审查、签订；负责业务范围内合同的履行；对合同履行动态监督和验收；协助处理合同纠纷。
（四）负责本部门在业务范围内的合同管理工作。
第十条财务部门在进帐和付款时，必须凭合同书、验收单和发票为据。否则，不准付款。
第三章合同的审查
第十一条签订合同，应保证其合法有效，做到条款完备、责任明确、切实可行。
第十二条合同的合法性审查依照下列程序进行：
（一）申请。经办部门在签订合同之前，指定专人持合同草本和有关资料、附件，送合同主管部门，并说明有关合同签订的情况；
（二）审查。合同主管部门审查，提出修改意见、建议或认可意见；
（三）反馈。合同主管部门审查后，将送来的有关资料发还经办部门。根据合同的繁简程序，反馈期限一般为三日内，特殊情况除外；
（四）备案。上述合同正式签订后，合同正本和合同（协议）审批表，由合同主管部门备案。
第十三条审查分工。合同条款中的业务条款（技术条款）包括：标的、规格、型号、性能、价格、期限等，由经办部门负责审查；通用条款（法律条款）包括：合同效力、中止、解除、附条件与期限、违约责任、争议选择条款以及条款的严密性与逻辑性等，由合同主管部门负责审查。
第十四条审查方式。审查分为书面审查及全过程审查两种方式。对书面审查的合同，合同主管部门要严把合法性关及完整性关；对全过程审查的合同，合同主管部门还应对合同签订对方的资质进行审查。
资质审查时应核对资质原件，由核对人在复印件中写明：与原件核对无误，并加盖对方单位公章。不能提供原件的，应出具资质部门的证明。
第四章合同的签订
第十五条签订合同前，合同经办单位必须会同合同主管部门及相关职能部门审查对方主体资格、信用情况。重大合同，公司要组织相关部门实地考察。
资格审查内容包括：企业法人营业执照、组织机构代码证、税务登记证、法定代表人证书、代理人授权委托书。对国家实行资格准入的行业，要审查是否有相应等级资质证书。
实地考察内容包括到对方生产经营场所了解其经营情况、履行能力，到工商、税务、质检等行政机关了解其信用情况。
经办单位和合同主管部门对资格、信用审查情况要登记备案。
第十六条合同签订实行合同审批单制度，按程序由经办部门、分管领导、合同主管部门依次审核，最后经总经理审批同意。
第十七条合同文本拟写后，由经办部门进行审查、签署意见后报合同主管部门审查，审查后由经办部门报总经理或者总经理授权的分管领导审批。
总经理或者总经理授权的分管领导签字批准后，由合同主管部门在合同文本上加盖“合同专用章”。
第十八条合同主管部门对依法生效的合同进行登记归档，分发给经办单位和对方当事人。
第十九条赴外地签订合同，应持总经理签字或盖章的授权委托书，不得持公司介绍信或盖章的空白合同书，对外签订合同，但总经理同意的除外。
第二十条合同签订后，须签订技术协议和安全协议的，由分管领导牵头，经办单位和相关职能部门与相对方商订，并报合同主管部门备案。
第二十一条凡有下列情况之一者，不得签订合同：
（一）对方无营业执照或超越经营范围非法经营的；
（二）对方不具备相应的经营条件，缺乏履约能力的；
（三）对方委托代理人超越代理权限或超过代理期限的；
（四）对方信誉不好或在公司有过重大违约行为的；
（五）双方权利义务显失公平的；
（六）以贿赂或胁迫、欺诈手段签订合同的；
（七）合同的内容违反国家法律、行政法规、政策，损害国家利益和社会公益的。
（八）其他违反公司有关文件规定的其他情形。
第二十二条严禁先施工（修理）后补签合同，若确因正当理由，并经总经理同意除外，但应以书面形式报合同主管部门备案。否则，不予补签合同。
第二十三条按北京股份有限公司和XX有限责任公司规定应招标投标的，投标人中标后七日内，由经办单位牵头组织与中标人签订合同。
第五章合同的履行、变更和解除
第二十四条在合同履行中，经办单位应加强监督，若发现合同有转包、分包、挂靠经营的，要及时向公司领导汇报，由公司组织处理，不得隐瞒或谎报。否则，给公司造成经济损失，将追究经办单位责任。
第二十五条经办单位应做好合同验收、交接等履行情况的记录。在交接、验收合同标的物时，必须书面签字验收。
经办单位和验收人员在验收标的物时，如发现履行内容与合同约定内容不相符时，应在验收之日起三日内以书面（一式两份）形式通知合同主管部门和相对方，同时应妥善保管标的物，不得动用，以保留证据。
经办单位和验收人员在验收后对标的物质量合格与否必须以签字形式确认。经办人和验收人是标的物质量好坏的直接责任人。
第二十六条合同履行过程中，对方来往的信件、数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）等有形地表现所载内容的形式都是履行、变更和解除合同的依据，经办单位和经办单位承办人应当妥善保管。
有关影响合同正常履行的信函、传真、电子邮件都将成为变更或解除合同依据，经办单位在发送前，应经合同主管部门审查，报总经理或总经理授权的分管领导批准。
第二十七条合同履行过程中，经办人对常年合同特别是常年销售、采购合同应定期确认债权债务；在相对方发生兼（合）并、分立、改制或其他重大事项以及本公司或相对方的合同经办人发生变动时，应及时对账，确认合同效力及双方债权债务。
第二十八条合同的变更和解除，应采用书面形式，须经双方协商一致，并按法定的程序办理。未达成一致意见前，原合同仍然有效。
当事人对合同变更内容约定不明确的推定为未变更，在合同履行中任何信函或传真都将成为变更或解除合同的依据，合同经办单位应按原合同审查程序报相应审查部门审查后答复。
第二十九条因我方原因确实无法按原合同约定条款履行合同时，经办部门应在征得总经理批准后，以书面形式通知对方协商变更或解除合同。
第三十条对方要求变更或解除合同时，我方应在规定或约定的期限，由经办部门牵头组织相关职能部门会审，以书面形式回复，因合同变更或解除给我方造成经济损失的，我方应根据有关规定向对方索赔。
第三十一条变更或解除合同，经办部门应当按原合同签订程序审查，将须变更或解除事项报请相应部门审查或备案，不得擅自变更或解除。
第三十二条合同发生纠纷后，经办单位应及时收集证据，书面向公司领导和合同主管部门反映。合同主管部门和相关职能部门在查清事实后，提出处理意见及时向总经理和分管领导汇报。任何人不得在处理合同纠纷中损害公司合法权益。
第三十三条一旦发生纠纷，经办部门应自纠纷发生之日起十日内向原合同审查机构和相关职能部门及合同主管部门申报纠纷情况，由合同主管部门论证纠纷解决方案。
第六章合同的统计和归档
第三十四条经办部门每月底应将业务范围内的月度合同签订、履行数据以书面形式送合同主管部门。
第三十五条合同管理部门对管理的合同应建立台账，及时归档保存。第三十六条下列材料应与合同一并归档：
（一）有关合同项目的批准文件、可行性调研报告，项目建议书、意向书及上级批复文件等；
（二）合同谈判纪要、有关合同往来的信函、电报、图表、电传、电话记录及各种单据等；
（三）合同草本、正本及合同管理机构的审查意见书等；
（四）我方及对方经办人员签约身份证明存根、委托代理书、所在单位的有关证照的复印件等；
（五）合同补充协议书、变更协议书及合同解除协议书；
（六）其他与合同有关的材料。
第七章检查与奖惩
第三十七条合同主管部门每年将对合同签约、履行、变更情况，进行定期或不定期的检查，以保证各类合同的正确履行。检查中发现违反国家法律、法规或本制度规定的行为，应予制止，并向总经理书面汇报。
第三十八条合同签约、履行过程中的下列单位和个人，应予表彰和奖励：
（一）依法签订合同，认真审查、履行合同，及时处理合同纠纷，为本公司避免或挽回重大经济损失，成绩突出的，经领导小组核实，给予奖励。
（二）在合同管理工作中表现突出，被有关部门评为先进的，给予表彰和奖励。
第三十九条合同签订、履行过程中，有下列情形之一者，应视其情节轻重，分别给予经办单位负责人和相关职能部门相关人员行政处分；构成犯罪的，建议司法机关追究法律责任。
（一）经办单位在验收合同履行过程中，不负责任或虚假验收，致使公司遭受经济损失的；
（二）违反本办法规定，越权签订合同或经办部门不办理合同审批手续，擅自签订合同的；
（三）经办单位越权或滥用职权签订、变更合同（协议）或经办单位不办理签订、变更合同审批手续，擅自签订、变更合同（协议）的；
（四）违反本办法，合同未加盖合同专用章，财务人员擅自办理财务手续的；
（五）发生纠纷后，经办单位未及时向公司领导和合同主管部门反映，导致超过法定的仲裁时效或诉讼时效期限的；
（六）经办人与相对人合谋损害本公司利益的；
（七）对外擅自提供担保的；
（八）违反合同签订审批程序，擅自指定签约方，强令签约，付款的；
（九）其他违反公司或者本办法规定的行为。
第四十条对不按本办法操作，致使遭受经济损失，由合同主管部门牵头，组织有关职能部门参与调查，提出处理意见，报总经理或总经理办公会研究决定。
第八章附则
第四十一条本办法由公司合同主管部门负责解释。
第四十二条本办法自下发之日起施行。
