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公文处理规范与实务讲稿
（2008年4月18日）秘书二科 王金水
大家好！很高兴在这里与大家共同探讨交流政府机关公文的处理问题。在座的领导和同志都是搞公文的行家和专家，有的已从事公文工作十几年，比我懂的多、水平高，说的不对的地方，望大家批评指正。
大家知道，政府机关公文是政府机关依法行政和进行公务活动的重要工具，是在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，具有鲜明的政策性、法定的权威性、严格的规范性和较强的时效性。公文处理工作是各级政府一项非常重要、非常严肃的基础性工作，做好公文处理工作，对于提高机关行政效率，确保政令畅通都有着非常重要的意义。从总体上讲，各级各部门的公文制发质量和规范化水平非常高，对保证政府机关工作正常运转发挥了重要作用。但我们也要清醒地看到，在公文处理过程中仍然存在一些不容忽视的问题，我今天主要是讲问题、提要求，不针对哪个部门、哪个单位，有些问题纯属个别，但需要引起大家的注意，目的就在于通过不断的查找问题、发现问题、改进提高，以使我们政府系统的公文写作与处理工作不断上档次、上水平。按照省政府办公厅通知要求，我市将在今年5月1日前实现全市政府系统正式公文网上传输。届时，县市区政府、市政府部门上报市政府暨市政府办公室的正式文件，除涉密文件、联合行文等情况外都将实行网上传输。今天我将主要就上报市政府暨市政府办公室的呈头文的格式以及应该注意的问题和大家进行一下交流。
一、呈头文的公文格式
一个规范完整的公文格式由眉首、主体和版记三部分组成，眉首包括秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人；主体包括：标题和正文及主送机关、附件说明、成文日期、机关印章、附注、附件；版记包括主题词、抄送机关、印制版记。起草公文时要严格按照规范化的格式进行，不能顾此失彼，丢三拉四。关于这一部分，为了方便操作，我们最近专门制作了详细的〘邢台市政府系统公文格式规范〙，请会后大家参照执行，在这里我强调以下几个值得注意的细节：一是发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数 码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位(即1不编为001)，不加“第”字。二是签发人必须是政府一把手或部门一把手，如一把手不在时，经请示市政府同意后可让常务副职签发，签发人三个字用3号仿宋字体，签发人姓名用3号楷体字。三是主送机关必须用全称，即邢台市人民政府而不能只写“市政府”。四是公文的结构层次序数运用要准确，第一层为汉字一，第二层为加括号的汉字一，第三层为阿拉伯数字1.，而不是
1、，第四层为加括号的阿拉伯数字1。五是上呈文必须有附注，必须有联系人和联系电话，要用三号仿宋1字在成文日期下方空两行居左空两字加圆括号标示，联系电话必须把联系人的办公电话和手机号一同写上。
二、上报公文中一些常见问题
（一）公文格式不规范。一是眉首不规范。主要是文件头使用不规范（白头文或不是呈头文），发文字号不规范（不编号或编号不规范），签发人不规范（签发人不是部门一把手或字体字号不规
范）等问题，如某单位报送市政府的〘关于申请姜德果市长会见×××的请示〙一文中，既无文号，也无签发人；有的部门上报的请示报告中签发人不是部门一把手，有的几个部门联合上报的公文只标明牵头部门一家签发人；有的既没有文号、签发人位臵摆放不规范，行文不正规。二是主体不规范。公文标题缺少文种或用错文种。如有的部门甚至将上报市政府的文件标题写错，很不严肃；主送机关不规范，有的部门或县市区政府在主送市政府的请示中标注“市人民政府并×××市长”；有的文件附件与成文日期摆放顺序不正确；有的县或部门上报市政府的公文缺少联系方式；有的上报公文中既加盖公章又有单位名称。三是版记不规范。有的公文标注主题词不规范，不按〘公文主题词表〙的要求办理而随意标注。
（二）报送程序不规范。一是违反行文程序上报公文。有的部门将一般性的请示、报告由部门负责同志直接报市政府领导同志个人，有的甚至多头主送或将文件进行“横传”，形成文件“倒流”此类公文给政府领导同志造成阅文多、批件多的现象，增加了领导的工作量，而且许多事项还得重新履行公文报批程序，“欲速则不达”，甚至还耽误了正常办理时间。还有个别部门将一些需要市领导参加的活动在报市政府的同时又报市委，致使领导签批意见不一致，结果给自己带来了麻烦。二是人为干扰办文工作。在我们接收并正常办理来文的同时，有的上报公文部门或县市区政府通过各种关系“活动”，提出一些不切实际的办理要求，影响了公文的正常运转和办理效果。
（三）行文关系不当。一是请示、报告不分。有的该用请示用了报告，如某部门向市政府报送的〘关于×××集团公司×××煤矿申
请职工下岗生活费补贴的报告〙应该用“请示”；有的该用报告用了请示，如某部门〘关于报送〖××保护×××行动工作方案〗的请示〙应该用“报告”；还有的请示报告合用，如某部门向市政府报送的〘关于成立×××工程协调领导小组的请示报告〙，因文种不明确，给领导批示带来困难；有的在报告中夹带请示事项，给公文处理带来很大困难。二是请示一文多事。如某部门向市政府报送的成立某临时机构的请示中，同时提出刻制临时机构印章、申请专项经费等请示事项，给市政府领导批示此文带来困难。三是不按隶属关系或职责权限越权越级行文。一些市直部门未经市政府同意，随意向下级政府发布指示公文，将本应向下级业务部门部署的具体工作业务，也越权向各县市、区政府行文甚至在文中向县市、区政府提出具体工作要求，给县市、区政府在执行中带来不必要的麻烦。这是一种很典型的违反党政机关行文规则的行为，基层反映强烈。
（四）公文内容不规范。一是有的请示类公文用大量篇幅汇报本部门的工作情况，对请示的理由和要求讲得不具体；二是有的报告类公文用较多篇幅汇报事情的过程，对具体建议和措施讲得不细致、不明确。如某部门向市政府报送的〘关于对外×××合作情况的报告〙，全文3000余字，汇报情况占了约2000字，给人以头重脚轻的感觉。三是部门代拟的文稿不规范，有的只是重复上级文件和本市过去文件中的内容，有的将本系统上级部门已经发过的相关文件内容抄来上报，有的将本系统的业务要求条款大量重复上报，有的代拟文稿文理不通、书写文面脏乱、错字白字很多，极不严肃。四是公文内容差错较多，如某部门报送市政府的会议请示中的将市政府领导同志的名字写错。五是公文结束语表述不规范。有的请示
类公文结束语表述为“特此报告，请批示”、“妥否、请阅示”、“请批示”等；有的报告类公文结束语表述为“以上报告妥否，请批示”等。
三、几点要求
严格遵守公文处理规定的程序来办理各类公文，确保党政机关公文运转规范化、制度化、科学化，是各级党政机关及其秘书部门的一项重要职责。各级各部门必须严格按程序办事，自觉贯彻执行〘中国共产党机关公文处理条例〙和〘国家行政机关公文处理办法〙的各项规定，切实做好机关公文处理工作。
（一）严格规范公文格式和报送程序。一是上报公文体例、格式要规范。上报公文必须是用规范的发文代字编号的正式公文，不能用便笺或白头公文上报，并要标注签发人（一般为部门或政府主要负责同志），如几家联合上报的公文要按顺序标注联合行文的负责同志，左侧写明牵头部门的文号，右侧依次标注签发人。“请示”类公文还要在公文附注处注明联系人的姓名和联系电话（包括手机号）。二是上报公文除上级机关领导同志直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关领导同志个人报送“请示”、“意见”和“报告”。应自觉按照行文程序呈报，以后实行电子公文后，各县市区和部门的负责同志和有关人员不要带上文件去上级机关“横传”和乱送。三是公文标题要严格按发文机关名称、内容和公文种类三部分组成的要求列出，尤其是公文的种类必须按〘条例〙、〘办法〙规定的法定文种选择列出，不能随意编造。
（二）严格规范“请示”、“报告”的内容和格式。“请示”是向上级机关请示指示和批准事项的，上级机关要采取相应的不同方式给
予答复；“报告”是向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关询问的，上级相关一般不作答复。因此，“请示”、“报告”不得混用、并用，“报告”中不得夹带请示事项。要根据不同的文种要求准确把握写作的重点，使之既精练准确又表述恰当，充分体现各自的公文风格特征，反映出一级政府或部门的水平。“请示”的结束语常用“妥否，请批示”；“报告”的结束语常用“特此报告”、“专此报告”、“以上报告如有不妥之处，请指正”。
（三）严格控制上报公文数量。要按照胡锦涛总书记在党的十七大报告上提出的要求，改进学风和文风，精简不必要的文件。凡本地本部门能够解决和通过协商能够解决的事项，一般不要请示市政府；凡本部门或几个部门联合发文能够解决问题的，不得要求市政府批转或市政府办公室转发；凡能够面商或通过电话、传真、电子邮件解决问题的，就不必行文；凡市政府部门向县市、区政府下发的政策性文件，必须报市政府同意后方可根据授权向下行文。
（四）公文运转流程也要精耕细作。要坚持高标准、严要求，切实做到精益求精、一丝不苟。要建立和完善抓落实的目标责任制，落实到底，责任到人。继续坚持“优质高效率、规范无差错”的工作标准，强化“细节决定成败”、“百分之一参与、百分之百责任”的理念，把具体负责的每一件事情做到位、做到底。要把机关工作人员履行职责过程中的效率、效益和效果有机统一起来，实行公文办理起草、呈报、审批、印发一条龙管理，建立过错责任追究制度，提高每个从事公文工作人员的责任意识，各个环节做到紧密衔接、协调联动、整体运转，实现协作无间隙、服务无盲区、岗位无差错，做到零障碍、高效率、无差错。努力实现质量最好、时效最快、规
程最严、水准最高，使机关公文运转更加规范协调、工作效率更高、质量更好。
（五）加强学习，提高素质。做好公文工作，提高公文质量，关键在公文人员的素质，而素质的提高在于学习。首先要提高政治素养。要加强党性锻炼，严守工作纪律，坚持实事求是，做到谦虚谨慎；其次要优化知识结构。要学习并懂得较多的马克思列宁主义知识和理论，不断丰富自己的文化素养，包括文史地、语言文字（语法、修辞、逻辑）、数理化等知识以及其他方面的知识，并具备一定的专业知识和现代管理知识；第三要优化知识结构。要具有适应时代潮流的新观念（包括战略观念、创新观念、法制观念、信息观念、效益观念）和勇于进取的开拓能力（包括观察能力、调研能力、分析综合能力、创造性工作能力、熟练的公文写作能力）。
公文规范化是为了提高机关的工作效率和水平服务的，在当前要求行政提速，服务提质的形势下，又赋予了公文工作不断规范的内涵，需要我们大家在工作中共同学习、共同研究、共同提高。由于时间所限，今天就和大家先谈这些，不到之处，请大家批评指正。
谢谢大家！
