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浅谈创建国家卫生城市资料管理工作
资料管理工作是创建国家卫生城市考核验收的重要组成部分，要顺利通过省级和国家卫生城市的复审和考核验收，做好资料工作的收集、建档工作十分关键，它是我们历届政府为创建国家卫生城市进行不懈努力，为之奋斗经历的充分展现，意义十分重大。但是创建国家卫生城市工作涵盖的内容广，形成的资料多，如果没有一个统一的标准，就会对资料的查阅、利用带来一定的难度。在这里，笔者参考（陕西）汉区创建办发[2010]10号文件，认为做好创建国家卫生城市资料的管理工作应把握以下几点：
一、明确创建工作资料收集的意义和作用
1995年，南阳市即被评为省级卫生城市，是为数不多河南省内较早成为省级卫生城市的城市。2009年初，创建国家卫生城市的口号首次提出,我辖区广大群众积极响应号召,各单位、社区积极参与，不少单位在实践中取得了许多新的经验，这些经验大多以文字资料的形式为人们所保留、所利用，对当前的创建工作起到了很好的指导和借鉴作用。因此，认真做好资料的收集管理，对于本单位迎接11月省卫复检，创国卫鉴定工作乃至全区的创建工作的顺利开展都具有十分重要的意义。
创建工作资料的作用是多方面的，概括起来主要有三个方面：一是便于参考利用。创建活动资料记录了以往工作、活动开展的历史原貌，是制定计划、处理问题、保持工作延续的必要条件。如果资料收集完整，管理科学，可对工作带来很多便利，大大提高工作效率。二是便于总结提高。有了较为完整的创建资料，不仅便于参考，摸清以往工作的历史脉络，而且可以通过比较分析，汲取成功经验和失败教训，使创建工作更加有效地进行，而且对总结全区创建工作经验，进一步提高城市建设管理水平具有重要的研究价值。三是便于检查考核。从创建活动资料的形成看，它不是事后的凭空编写，而是以往工作的原始记录，是创建活动的真实反映和凭证。验收组通过查阅资料，可对一个单位的创建活动轨迹有较为全面的把握和了解，有助于提高检查验收的准确性。
二、确立创建工作资料收集、立卷的原则
1、保持文件之间的历史联系。是指文件材料在形成和办理过程中的内部相互关系。如，收集年度创建工作资料，创
建组织管理、创建规划、年度计划、目标责任书、考核检查记录、年终总结等，都是整个活动不可分割的组成部分。只有这样收集，才能使创建工作的资料形成系统的历史记录。
2、便于保管和利用。是指卷与卷之间内容界限分明，互有区别。无论是创建办专职人员还是省上专家检查人员，能够迅速、准确地查找到所需的资料。如果卷与卷之间界限不清，没有体现问题(内容)独立的特点，互相交叉，就会对查找利用带来难度，甚至影响工作的正常开展。如：“基本情况卷”，在实际工作中形成的资料较少，在立卷中，可把“基本情况卷”和“组织管理卷”、合为一个卷。这样归类，就为查找和利用带来更大便利。
三、把握创建工作资料收集、立卷的范围
做好创建工作资料收集，要解决三个问题：一是解决怎么收集；二是收集那些内容；三是收集后怎么整理。凡是上级下发的创建国家卫生城市的指导性文件和能够反映本单位创建工作所形成的资料都是收集、立卷的范围。根据《关于切实做好创建国家卫生城市文档资料收集整理建档工作的通知》，创建国家卫生城市资料收集、立卷的范围及内容大致可以分为：
(一)收集依据：在创建国家卫生城市工作过程中形成的各种文档资料，包括纸质文字资料、照片、录音录像带、电子文档、实物等都应纳入收集范围。
(二)收集范围：从2009年5月起，对创建国家卫生城市工作开展情况的资料（包括文字、图片、音像等）进行收集整理，做到资料完整，数字准确，口径统一，同时要能够突出创建特色，2009年5月以前创省卫资料也要留存，并妥善保管。
(三)收集整理：应建立健全收、发文登记制度，设立专柜，分类装盒，使所有文档有序排列、分类保管。本单位制发文档应保存原件，避免复印件，收到的重要传真件应及时复制。不应使用圆珠笔、铅笔书写和批办文档，确保文档资料规范、整洁。资料分类要清晰，分年度按项目收集整理装订成卷，即分年度按组织管理、健康教育、病媒生物防制，环境卫生等项目分类，涉及单位专项技术档案的也分年度按一定顺序收集整理；卷目，卷面数码照片都要统一标准，规范内容。基本流程是：收集——分类——确定目录——加封套——装盒——入柜；所有文档资料都要有电子文本留存，重要的还要多套备份。
