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公司档案管理办法
第一章 总则
第一条
为了加强公司本部（以下简称“集团公司”）档案管理工作，提高档案管理现代化水平，更好地为企业的经营、管理及各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》等有关法规和规定，结合公司实际情况，特制定本办法。
第二条
本办法所指档案，是指集团公司在各项活动中形成的具有保存价值的各种形式和载体的历史记录，包括文书、项目、基建、设备、会计、人事、审计、声像、电子和实物等档案。
第三条
集团公司各部门和职工应当遵守本办法，承担保护档案的义务。
第四条
企业档案对维护企业经济利益、合法利益和历史真实面貌具有重要意义。集团公司应将档案工作纳入各级领导、职工的职责范围和目标责任制中，并对有关人员职责履行情况进行考核。
第二章 档案管理机构和职责
第五条
集团公司档案工作接受国家档案行政管理机构的行业监督与指导。
第六条
集团公司应确定分管档案工作的公司领导、各部门、各项目档案工作的负责人，档案部门的负责人。
污染、防高温、防尘、防有害生物工作。
（六）严格执行保密制度、确保档案的安全。
（七）开展档案宣传、咨询活动。
（八）组织集团公司和下属企业专、兼职档案员参加有关交流活动及专业培训。
（九）围绕集团公司中心工作，完成领导交办的任务。
第三章 档案的归档与整理
第十二条
集团公司档案原则上由各部门收集、积累、整理，移交档案室归档。各部门兼职档案员应按照工作程序和归档要求进行文件材料的积累，工作结束时整理、归类，经本部门负责人审查后归档。
第十三条
文件形成时应使用耐久、可靠的记录载体和记录方式。
第十四条
文件形成者应将办理完毕、有保存价值的文件及时交本部门、项目或专项工作档案人员保管。
第十五条
个人在从事集团公司职能活动、参加有关会议中形成的有保存价值的各种载体的文件材料，必须按照规定移交归档，任何个人不得据为己有或拒绝归档。
第十六条
归档材料要求：
（一）归档的文件材料应完整、准确、系统、规范、安全。
1、归档的文件材料必须为原件。因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。文件材料归档后不得更改。
2、归档的文件材料必须完整。应正本与底稿完整；请示与批
（五）声像档案由经办人员在摄录（包括加工整理）工作完成后两个月内移交档案室归档，并由活动组织者、参加人员或摄录人员附有时间、地点、内容、人物、背景、摄影者等简短的文字说明。
（六）实物档案于次年年初移交档案室归档，与之相应内容的纸质载体文件及必要的文字说明须一并归档保存。
（七）电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。
（八）集团公司人员外出参观、学习、考察和参加会议带回的文件材料应在一个月内归档。
（九）产权产籍、质量认证、资质信用、合同协议、知识产权等文件应随时归档。
（十）外购设备在开箱验收后，主管部门应即时登记，指定专人负责保管设备的有关技术文件材料，积累、整理设备厂的安装、使用、维护和检修过程中形成的材料，定期向档案室移交归档。
（十一）集团公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门在个人手中的文件；公司资产与产权变动过程中形成的文件；其他活动中形成的文件等，应随时归档。
（十二）内部审计档案由集团公司法务审计部整理、立卷，次年移交档案室归档。
（十三）人事档案由党委工作部归档管理。
（十四）由几个单位合作完成的项目，由主办单位立卷归档保存一套完整的档案材料。协作单位保存与自己承担任务有关的档案正本，将副本送主办单位保存。
华人民共和国保守国家秘密法》、自治区和集团公司有关保密规定办理。密级档案单独登记、保管。对一定时期内不宜公开交流的档案材料，亦按密级档案管理。
第二十四条
档案库房要配置温湿度计、去湿机、空调、吸尘器、灭火器材、防光窗帘、防盗门窗等必备的设备仪器，做到八防。档案装具应采用无酸卷盒。档案柜架应定期放置防虫药品。各类档案应按分类排序，上架管理。
第二十五条
档案室要对档案的收进和移出、案卷数量、利用等情况进行统计，并定期上报档案行政管理部门。
第二十六条
档案工作人员要做好档案的日常管理及更改补充工作。定期对档案进行清点、核对，保证账物相符；对虫蛀破损、字迹褪变及载体变质档案及时进行修补和复制。
第五章 档案信息开发利用
第二十七条
档案室要积极开展档案信息开发利用工作，为加强企业经营管理、提高经济效益服务。
第二十八条
档案信息开发利用主要采取下列形式：
（一）借阅档案；
（二）设立专门的阅档区域；
（三）编制并交流档案目录；
（四）汇编专题资料。
第二十九条
档案室须为查阅档案者提供便利和必要的检索工具、参考资料和统计资料。
第三十条
利用档案必须遵守以下规定：
第三十二条
档案保管期限一般分为永久和定期两种。第三十三条
凡是反映集团公司主要职能活动和历史面貌，对本公司、国家和社会有长远利用价值的文件，列为永久保管档案。
第三十四条
凡是反映集团公司一般工作活动，在一定时间对本公司各项工作有参考利用价值的文件，列为定期保管档案。定期保管档案的年限可根据其参考利用价值分为30年和10年两档。
第三十五条
集团公司成立由主管领导、主要职能部门负责人（或专业技术人员）、档案人员组成的档案鉴定销毁小组，负责确定文件材料保管期限、对保管期限到期档案提出鉴定意见。
第三十六条
集团公司应定期对已到保管期限的档案进行鉴定。由档案室初步鉴定，报档案鉴定销毁小组审核，仍需继续保存的档案应重新划定保管期限；对保管期限已满确无保存价值的档案应登记造册，填写销毁清册，经公司法定代表人批准后进行监督销毁。
第三十七条
销毁档案由鉴定销毁小组指定两人以上进行监销。监销人、批准人和鉴定小组成员都要在销毁档案清册上签字。销毁清册永久保存。未经批准，任何人不得私自销毁档案。
第七章 档案工作人员
第三十八条
档案工作人员（包括专职和以从事档案工作为主的兼职人员）属专业技术人员，可按有关规定参加专业技术职
（三）负责本部门职能工作产生的文件材料收集、积累、整理、归档工作，保证档案的完整、准确和系统。
（四）严格遵守档案工作保密制度，确保档案的安全。
（五）参加本部门承担的科研课题成查审定、基建项目验收、设备开箱验收等活动，负责检查应归档文件的完整、系统。
（六）每年4月下旬，将收集齐全的文件材料或整理好的档案向档案室移交。
（七）负责本部门留存档案资料的保管和提供利用。
第八章 考核、奖励和处罚
第四十二条
对模范执行本办法，有下列情况之一的，集团公司对有关单位和人员予以表彰和奖励：
（一）对档案的收集、整理、提供、利用做出显著成绩的；
（二）对档案的保护和现代化管理有重大技术改造和发明创造的；
（三）对档案学术研究做出重要贡献的；
（四）将重要或珍贵档案捐赠给集团公司、国家的；
（五）同违反档案法律、法规的行为作斗争表现突出的；
（六）档案管理晋升自治区级以上先进单位的，获得自治区以上档案部门先进集体、先进个人荣誉称号的，为推动集团公司档案工作做出重大贡献的。
第四十三条
对有下列行为之一的，集团公司对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依据《中华人民共和国档案法》规定给予行政处分；构成犯罪的，移交司法机关依法追究刑事责
1室负责解释。
第四十七条
本办法自发布之日起执行。
