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档案管理制度
第一节 总 则
第一条 为规范锡林郭勒元和路桥管理有限公司的档案管理，提高档案管理水平，充分发挥档案在公司经营管理中的作用，维护公司利益，防止重要文件、资料的遗失，结合公司实际情况，特制订本制度。
第二节 管理体制和职责
第二条 公司设臵档案室及专职档案管理员，档案管理员须保持相对稳定，调动工作时，须对档案装具、设备和档案库藏进行清点并制作移交清册，并注明移交人、接交人、监交人、移交时间等信息。具体职责为：
（1）负责公司档案和工程资料的收集、整理、分类、鉴定、保管、统计、立卷归档等；
（2）负责公司成立、兼并、机构重组、对外交往等重大经济活动和基建工程档案的跟进；
（3）负责档案管理的各项规章制度和业务标准的制订；（4）负责档案提供利用服务；
（5）严格执行保密制度，做好档案密级划控和守密、解密。
第三节 文件材料的形成和归档
第三条 档案按照记述内容的不同划分为党群工作、行政管理、后勤管理、设备管理、财务会计、基本建设；按照文件形式可分为文字记载、图纸图表、数据计算、统计表格档案等；按照载体形态可分为纸质、电子、声像、实物档案等。
第四条 归档时间和归档程序
（一）公司各部门、办事机构和区域所产生的文书档案，根据其重要程度及实际需要由其负责人审定后须随时归档。各部门、办事机构和区域零星文书档案采取各部门平时累积、每半年一次按照各类档案的管理细则进行整理并移交档案室。
（二）项目开发建设工程类档案由项目负责人审定后，于工程项目竣工后三个月内各项目资料员统一整理后有序归档。设备仪器类档案，在开箱或安装调试后由购臵部门向公司综合管理部档案室归档。
（三）会计档案在会计年度结束后，暂由财务部门保管一年，一年后由财务部整理后统一向公司综合管理部档案室归档。
（四）人事档案在员工离职手续办理完毕后的三个月内由公司综合管理部档案室归档。
（五）声像、实物档案，在产生后及时归档。
（六）凡能电子化的档案，电子文件必须随其对应的材料一同归档。第五条 归档要求
（一）归档的文件、资料必须完整。
（二）归档文件、资料的密级、保管期限划分须准确，分类清楚、归类准确、组卷合理、编目清晰；案卷排列方法必须一致，并保持案卷之间的联系。
（三）电子档案实行双轨制，纸质文件与电子文件同时归档，以防电子文件的破坏与丢失，维护档案的完整与安全。
（四）各类文件归档一般一式一份，比较重要的和利用频繁的要适当增加归档份数。
第四节 档案的利用
档案管理员编制档案检索工具，根据各类档案的特点建立相应的档案数据库，并进行计算机著录工作，为利用计算机检索创造条件。
档案管理员须熟悉所保管档案的情况，主动了解公司各项工作，搞好档案提供利用。
第五节 档案保管期限的划分及鉴定
第六条 档案管理员须根据各类档案管理细则中的《归档范围和保管期限表》（详见集团公司管理制度p35-p40）确定档案的保管期限及档案的价值。
第七条 档案保管期限分为永久、长期、短期三种。其中长期为10年以上，短期为3-5年。
第八条 对公司有长远利用价值的档案须永久保存。
第九条 对公司在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存。第十条 凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。
第六节 档案保密规定
第十一条 严格遵守本规定，做到不该知道的事绝不问，不该说的机密坚决不说，不该看、记的材料不看、不记。
第十二条 接收和移出档案，必须认真清点、核对交接清单。
第十三条 严格执行借阅制度，不任意扩大借阅范围，对需要出据档案证明的，要认真核对摘抄内容。
第十四条 整理档案应在办公区内进行。不得将档案带出办公区，以防失密或丢失。
第十五条 档案、资料不准随意销毁，如需销毁应先办理批准手续。第十六条 公司档案由专人负责管理，非管理人员不得进入，下班前必须把借阅的档案资料入库。
第十七条 发现档案丢失，损坏要及时报告。
第七节 档案查阅、借阅规定
第十八条 借阅档案要认真执行档案管理办法和保密制度的规定，确保公司机密不外泄，档案借阅期间的保密与安全事宜由借阅人负责。
第十九条 因工作需要，查阅档案资料时，必须填写《档案使用登记表》及《调阅单》，写明查阅人身份、查阅目的及查阅文件，方可查阅。查阅重要档案资料，需经档案主管部门负责人签字同意后方可在档案管理人员的监控范围内查阅。
第二十条 档案资料一般情况下仅公司内部人员查阅使用。
如外单位、个人查阅档案，必须持单位介绍信、工作证或个人身份证明，经总经理批准，办理登记手续后，方可在档案管理人员的监控范围内查阅。
第二十一条 复印档案资料需填写《档案使用登记表》，机密档案资料由档案管理部门负责人签字同意后方可复印。
第二十二条 档案资料原则上不予借出，如有特殊情况需携带外出时，需填写《档案使用登记表》，写明用意，经借阅人部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后方可外借。机密档案须经公司领导批准后方可外借。
第二十二条 借出档案应在5日内归还，如需延长借阅期，应办理续借手续，到期未还者，档案管理人员应及时催还，未办理续借手续而愈期不归还者，要予以通报批评或追究其相关责任。
第二十三条 借阅档案的人员，要爱护档案，不准私自摘录、翻印和任意转借，不准圈注和涂改，不准污损和拆卷，严禁泄密。如发生上述情况要追究借阅人的责任。
第二十四条 借出的资料，因保管不善损坏或丢失的，由借阅人负责及时追查，重要档案损坏或丢失要及时汇报公司相关领导，如系人为造成，公司将追究有关人员的责任。
第二十五条 借出的资料使用完毕，要及时归还档案室，档案管理人员对档案进行详细检查，保证资料齐全、完整，并在《档案使用登记表》上填写归还时间并由借阅人签字确认，验收无误，及时入库。如发现有涂改、缺页、损毁、遗失等问题要及时报告。
第八节 档案室管理规定
第二十六条 档案室实行专人管理，非管理人员未经许可不得入内。第二十七条 档案室内的档案柜要统一编号。做到存放有序，查找有据。第二十八条 要爱护档案，在整理、搬移、上架和提供利用过程中，要轻拿轻放，保持档案整洁，发现破损时，要及时修补。
第二十九条 要认真落实防火、防盗、防尘、防潮、防强光、防虫、防鼠、防有害物体等“八防”措施。保持档案室内清洁，每周至少全面清扫一次。
第三十条 档案室内严禁烟火，禁止存放与档案无关的其它物品。第三十一条 下班前或节假日，要认真检查，以防事故发生。离开档案室时，要注意关闭电源、关锁门窗。
第三十二条 认真办理档案入库和查阅、借阅登记手续。第三十三条 案卷归还后，及时放回原处。
第三十四条 每年定期对室内档案进行一次全面检查，掌握档案保管情况，为改善管理积累资料。
第九节 档案销毁规定
第三十五条 按规定需要销毁档案资料时，必须先通过档案价值鉴定，无保存价值和保管期满不须继续保存的档案，应予以销毁。
第三十六条 销毁时必须填写《档案销毁审批表》，实行两人监销制度进行档案销毁，经档案销毁人签字、监毁人签字、档案主管部门负责人审核、分管领导批准后，进行销毁。
第三十七条 严禁将销毁档案转做其它用途。第三十八条 档案销毁清册需归档，并长期保存。
公司档案分类试行规则
一、分类简表
0、党群工作 0.01党务工作综合 0.02组织工作 0.03宣传工作 0.04统战工作 0.05纪检工作
0.06工会工作，青年工作 0.07其他
1、行政管理
1.01行政管理工作综合 1.02培训工作
1.03保卫工作，安全环保工作 1.04劳动管理
1.05人事管理（工资报表）
1.06法纪监查工作（含案件处理与处分材料）1.07审计工作（含资产评估）1.08微机、档案管理
2、后勤管理 2.01后勤福利 2.02房管工作 2.03仓储工作 2.04车辆管理
3、设备仪器
3.01机械设备（含特种设备）3.02电器设备
4、会计与财务管理 4.01报表 4.02工资单 4.03帐簿
4.04凭证（现金、银行、转账、贷款）4.05会计档案移交：销毁清册 4.06审计资料
5、基本建设（独立编号,按照下列有关文件进行归档）详见《公路工程立卷归档管理办法》
二、分类主表
0 党群工作 0.01党委工作综合0.01.01党委总支指示、通知、规定、请示、报告、批复、批示（含上级各种通知、规定、批复、批示文件）
0.01.02党委总支工作计划、总结
0.01.03党委、总支会、民主生活会以及工会会议纪要记录（含党代会材料，党委总支中心学习记录，党政班子碰头会记录）。
0.01.04党委、总支调查研究材料
0.01.05专题总结、交流材料、讲话发言材料 0.01.06机要保密工作 0.01.07信访工作材料 0.01.08党务大事记 0.02组织工作
0.02.01组织工作通知、规定 0.02.02组织工作计划、总结报告 0.02.03组织工会会议记录
0.02.04组织机构设置（含组织机构建立、机构合并、机构撤销、升级、级别、待遇、领导关系、启用印信、改选等文件）
0.02.05整党建党
0.02.06评选支部、优秀党员表彰材料
0.02.07党员管理：组织生活、党员干部任免、选举、奖惩、审查考核、考绩、组织关系转移（介绍信存根、党籍、党员会材料）
0.02.08党员教育（包括工会、课、教材）
0.02.09统计报表、党费（含特殊党费）、党员花名册
0.03宣传工作
0.03.01宣传工作通知、规定、请示、报告、批复、批示 0.03.02宣传工作计划、总结、会议记录 0.03.03干部轮训、教育（含计划与教材）0.03.04理论学习、时政教育、精神文明建设 0.03.05思想工作调研材料
0.03.06刊物图书管理、剪报、广播稿、本公司报刊 0.04统战工作
通知、规定、请示、报告、批复、批示、工作计划、总结、会议交流
材料、政策工作、调整材料（包括各种统计材料）0.05纪检工作
0.05.01纪检工作通知、规定、指示、会议纪要、请示、报告、批复、批示
0.05.02纪检工作计划、总结 0.05.03纪检经验交流材料
0.05.04党风建设（廉政建设、党纪、党规）0.05.05党员民主评议材料
0.05.06案件调查、党纪处分（含申诉复查）大事记 0.05.07纪检信访工作 0.05.08统计报表 0.06工会工作
0.06.01工会通知、规定、请示、报告、批复、批示 0.06.02工会计划、总结、工会工作大事记 0.06.03工会会议记录，职代会，工代会文件
0.06.04组织工作（含机构设置、干部任免、党员管理）0.06.05民主管理和班组建设（包括干部评议材料）
0.06.06劳动竞赛、评选劳模、先进材料（各部门竞赛评比材料均入此）
0.06.07劳保福利（含职工休养、退管工作）0.06.08文体、宣传、教育、女工、调解、计划生育 0.06.09工会财务管理 0.06.10简报、统计工作 0.07共青团、青年工作
0.07.01团、青年工作通知、规定、请示、报告、批复、批示 0.07.02团、青年工作计划、总结、大事记 0.07.03团委会记录、团代会文件
0.07.04组织工作（含机构设置、干部任免）
0.07.05团员管理（含组织生活、组织介绍信存根、团籍、团员处分）0.07.06青年工作
0.07.07竞赛比武、评选先进材料（含评选优秀团员、团干、团组织等）
0.07.08文体宣传教育活动材料 0.07.09团员管理、团费管理 0.07.10简报、统计报表、名册 0.08爱心工程
通知、统计、报表、感谢书信 0.09协会、学会工作（略）
1、行政管理 1.01行政管理综合： 1.01.01公司外部文件：
1.01.01.01各级政府各局、上级红头文件、来文、来函，外部企事业单位的各种文书、文函、交流资料 1.01.01.02 集团公司来文、来函
1.01.02公司内部管理文件
1.01.02.01办公会议文件及发展规划方向文件 1.01.02..02各项指示讲话（发言稿、记录稿）、批示
1.01.02.03各种证件管理：企业登记证、许可证，资质证书、企业法人营业执照等注册资料、房产证、土地证、债权股权凭证、规划证件及上述证件变更资料等。
1.01.02.04资产台账清册、资产评估报告资料 1.01.02.05行政文件：通知、通报、通告、布告、告示
命令文件：通令、命令、嘉奖令、决定
1.01.02.06法规文件、规定、办法、细则、案例、职责、准则、规程、规章等
1.01.02.07计划与总结性文件：生产计划、文教卫计划、财政计划、收支计划、费用计划、设备订购计划与清单，安装调试进度计划等
1.01.02.08向上请示报告（含上级批复、批示）1.01.02.09统计文件
1.01.02.10各部门间工作联系单
1.01.02.11文秘、机要、信访工作（含文书处理，启用印信）1.01.02.12外事接待、内务活动（活动计划、总结、简报）1.01.01.13修志工作大事记（修志工作的全部材料）1.01.03工商行政管理的招投标、经济合同、协议文件 1.01.04 公司行政发文 1.02教育培训卫生工作
1.02.01 教育、培训、卫生工作通知、规定、会议资料
1.02.02 教育、培训、卫生工作计划、总结、大事记 1.02.03 职工培训 1.02.04 教学工作
1.02.05文教设施经费审批
1.02.06卫生（职工健康）宣传、防病治病 1.02.07统计报表
1.03保卫工作、安全环保工作
1.03.01保卫、消防、治安、安全环保、通知、规定、会议材料、请示、报告、批复、批示
1.03.02保卫工作计划、总结、大事记
1.03.03组织工作（含机构设施、干部任免、通知、规定、会议报批文件、计划、总结、大事记）
1.03.04治安管理（含武器、危险物品、交通、治安、防范设施、保护等）（归档同1.03.03）
1.03.05法制宣传建设工作（刑事案件处理、历史案件及法律顾问入此类）
1.03.06消防工作（含抗洪抢险工作）（归档内容同1.03.03）
1.03.07环保工作[环保调查、污染处理、综合利用（包括大气、废水、废渣、噪音污染和费用的赔偿）等]（归档同1.03.03）
1.03.08奖惩工作（奖励与违纪处理文件资料）
1.03.09统计报表、名册 1.04劳动管理
1.04.01劳动工作通知、规定、请示、报告、批复、批示
1.04.02劳动工作计划、总结
1.04.03劳动工作会议记录、纪要
1.04.04劳动力管理：（含定额、指标、申请就业、人员（包括合同工、监时工）招聘、录用、解聘工作文件资料、合同协议资料，考勤管理，安全保护，职业病防治
1.04.05工资管理（含报表）
1.04.06人员调配（包括介绍信存根、工资转移证、公司内调动通
知单）
1.04.07机构建设。职称评、聘（含职位任免）
1.04.08各级责任制、奖惩（包括岗位责任制、经济责任制）1.04.09安全保护（设备、人身、交通、意外事故，职业病防治）1.04.10人事档案管理（员工花名册、员工档案保管和调动）1.04.11统计报表、名册 1.05人事管理
1.05.01人事管理工作通知、规定、请示、报告、批复、批示
1.05.02人事管理工作计划、总结
1.05.03人事管理工作会议记录、纪要
1.05.04干部任免、聘任（包括干部选拔、录用、培养）
1.05.05奖惩、福利待遇（含违纪处理，奖励、记功、记过、除名等）
1.05.06干部教育培训、调动，介绍信存根
1.06法纪监查工作
1.06.01通知、规定、请示、报告、批复、批示
1.06.02各种会议记录、交流材料
1.06.03案件处理和处分材料
1.07审计工作：
1.07.01通知、规定、计划、总结、会议纪要、请示、报告、批复、批示
1.07.02专项审计的通知、请示、报告、批复、批示、结论、决定、调查材料、证明材料
1.07.03资产评估资料 1.08微机、档案管理
1.08.01档案管理（含库房及硬件配置：请示、报告、批复、批示、会议、规章、作业指导书、分类规则、登记表、目录表、检索表、汇总簿）
1.08.02微机台账管理、运转、维护、升级
2、后勤管理
2.01后勤福利
2.01.01工作通知、规定、会议材料、请示、报告、批复、批示
2.01.02工作计划、总结 2.01.03工作评比材料，考绩资料 2.02房管工作
2.02.01房管工作通知、规定、请示、报告、批复、批示
2.02.02房管计划、总结、房屋分配等
2.02.03住房分配、管理 2.03 仓储管理
2.03.01仓储管理通知、规定、计划、请示、报告、批复、批示、总结、废旧物资回收利用
2.03.02账务管理（大帐本、小账本、票据验收、票据管理等）2.03.03实物盘存
2.04车辆管理（停车区域规划、收费标准、通知、办法、规定）
3、设备仪器 3.01机械设备
4.01.01运输设备（含输送机、叉车、装载车、拖车、牵引车等）4.01.05车辆设备（含卡车、轿车、面包车、救护车等）
3.02电器设备：（含变压器、稳压器、电动机、配电箱、启动器、镇流器、高低压开关柜、电力电容器等）3.03工程设备：（试验检测设备，测量相关仪器）
4、会计与财务管理
4.01报表 4.02工资单
4.03账簿 4.04凭证
4.04.01现金
4.04.02银行
4.04.03转账
4.04.04贷款
4.05会计档案移交、销毁清册 4.06审计
5、基本建设：（独立编号,按照下列有关文件进行归档）详见《公路工程竣工验收办法实施细则》
