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公司档案管理办法（讨论稿）
为了提高我公司档案管理水平，加强档案工作，充分发挥档案的作用，使档案工作达到规范化、制度化、标准化的水平，根据《档案法》、《档案法实施办法》的规定，我公司特制定档案管理规定如下：
一、管理原则：
本公司档案采用文件材料形成部门立卷的原则，“统一领导、分级管理”。实行各部门自行立卷，留存备份后移交人事行政部管理，同时履行移交手续。
为确保各类档案的完整、准确、系统、安全和有效利用，各部门定期向档案室转交存档文件。公司的立卷归档工作由人事行政部负责，并对本公司各部门的档案工作进行监督和指导；各部门设立兼职档案员负责本部门文件材料的立卷、归档工作。
二、归档范围：
各部门凡是反映本公司工作活动，具有查考利用价值的文件材料均应立卷归档。
三、归档要求：
1、归档的文件材料必须完整。
（1）文字清晰，用碳素墨水或签字笔书写。（2）不同内容要分卷立案。（3）归档文件材料必须为原件。
2、归档文件材料必须明确地反映公司在各项活动中形成的真实内容和具体过程。
四、归档时间：
各部门于次年二月前将上一年度办理完毕的文件材料由兼职档案员按立卷要求整理归档，经本部门负责人审查后，交人事行政部审核，对不符合质量要求的案卷退还立卷部门重新加工整理。
五、档案管理：
1、立卷完毕后，兼职档案员应按照不同的保管期限，内容分别填写一式两份案卷目录，其中一份交行政人事部档案室留存，另一份由立卷部门自己留存。人事行政部档案室对所接收的案卷应进行审核把关
2、各部门要重视公司的档案工作，专人（兼职）负责本部门的档案收集、整理。兼职档案员如进行调整，需及时通知人事行政部，并作好本部门档案的交接记录。
七、各部门收集范围：
（一）人事行政部：
1、行政管理档案
（1）各种会议的会议记录、纪要；各部门收发文登记本。（2）公司年度工作计划、总结；公司半年工作计划、总结；公司各部门工作计划、总结。（3）公司大事记及组织机构变革。
（4）公司制定的规章制度、部门职责、岗位职责。（5）本公司的请示及上级机关的批复。
（6）反映公司经营活动的各种合同、协议及文件。
（7）出国考察、友好往来、参加会议等外事活动形成的文件材料。（8）公司开业、歇业、撤并材料。
（9）上级机关反映本公司活动的信息、简报。（10）处理来信来访材料。
（11）各种计划统计报表和计划管理中形成的文件材料。（12）公司内部行文、公司对外发文或需要加盖公章的文件材料。
2、人事管理档案：由人事部负责立卷保管，留存备份。包括员工二级档案、人员调配、人员工资、人员培训、公务会议等工作中形成的各种文件材料。（1）员工奖惩材料。（2）计划生育有关文件。
（3）公司人事任免、变动通知及决定。（4）职工岗位、薪资异动资料。
（5）人员基本情况统计；员工花名册；工资表；年终统计报表。（6）因私出国人事关系保留协议书及相关材料。（7）先进集体、个人的申报材料。
（二）销售部：包括企业经营决策和经销管理的各种记录、文件、合同、协议等文件材料，市场经济信息，广告宣传和用户服务工作中形成的文件材料等。
（三）技术部：由研发部负责立卷保管，留存备份。包括质量管理、技术引进、技术研发、技术改造和标准、计量、能源、环保、科技情报、专利申请审批等档案管理中形成的各种文件材料。
（四）财务部：公司有关财务方面的请求及批复；年度财务计划、总结；各年度财务分析报告；清产核资材料；会计报表；会计账簿；会计凭证等。
（五）商务部：公司客户资料，供应商资质资料、销售合同、公司宣传资料、样卡；设备、物资、原材料采购、库存保管、供应和工具管理中形成的各种文件材料。
（六）其他方面：都由人事行政部负责立卷保管，留存备份。
七、档案保管制度
1、公司办公室应有存放档案的专门库房，根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。
2、归档资料要进行登记，编制归档目录。
3、科学地编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便提供利用。
4、档案要分类，分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。
5、库存档案必须图物相符，帐物相符。
6、原则上档案只在档案室进行查阅，不得借出档案室，但各部门常用文件可向档案室提出长借，但须借阅人及其部门经理在借阅单上签字，如有丢失，部门经理受连带责任。
7、档案管理人员要熟悉所负责的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。
8、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保管期限，每年年终据此进行整理、剔除。
9、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。
10、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。
11、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。
九、档案资料借阅制度：
公司为了逐步完善档案资料的归档入案工作，充分发挥档案资料的作用，更好地方便各部的工作，特制定档案资料借阅制度如下：(一)、借阅
1、各部门凡需短时间(3—5天)借出的档案资料，借阅人事先打电话与档案室联系，提供档案资料名称，档案室予以准备。
2、所借档案资料，借阅人要妥善保管，不得涂改、乱画、弄脏、丢失。
3、所借档案资料，借阅人无权复印、更改，如需复印长期使用，由档案室统一办理。
4、所借档案资料，要及时归还，不得转用。(二)、查阅
1、所需查阅档案资料由档案室人员查找提供，不得自取。
2、查阅后的档案资料折正，放好，由档案室人员查正后放回原处，以备再用。
3、档案室保持肃静，不得大声喧哗。
十、本办法经总经理办公会讨论通过后由总经理发布，修改时亦同。
十一、本规定自发布之日起执行。
