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资金档案管理办法
为加强部门档案管理，实现档案分类、整理、检索的标准化和规范化，根据集团档案管理制度的规定，结合资金系统档案资料的特点，特制订本方案。
一、档案保存和使用原则
公司档案以电子档案和纸质档案两种形式保存，按公司项目分类，公司项目分期融资的，按融资分期分类，然后按项目档案类别归档。公司档案材料发生变更的须同时保存新旧档案，并标注清楚。电子档案保存在资金部共享文档中，纸质档案用档案盒归档保存于文件柜中，公司档案原则上仅供本部门内部使用，外部门不得借用，并由资料管理员负责保管。
二、文件资料归档范围和分类
（一）项目资料
1、基础资料
（1）公司基础资料：企业法人营业执照（正、副本）、组织机构代码证（正、副本）、税务登记证（正、副本）、贷款卡、基本户开户许可证、公司章程及修正案、验资（增资）报告、股东会决议、工商变更查询、房地产开发资质证书、法人代表和主要领导人简历和身份证复印件、办公场地物业（租赁）证明等。
（2）项目基础资料：土地成交确认书、国有土地使用权转让合同、/ 4
国有土地使用证、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、施工许可证、预售证、立项报告批复、环评报告批复、规划设计（条件）批复、宗地图、户型图、工程进度照片及设计、监理、施工等单位资质证明等。
2、融资报送银行资料：借款申请报告、公司组织结构图、公司股权结构图、项目简介、可行性研究报告、项目建设成本分析表、建筑面积和户型统计表、法人代表和董事（股东）会成员证明及签字样本、公司承诺书、工程监理报告、销售情况报告等其他银行规定的资料。
3、工程合同及发票类：指根据银行对自由资金的要求比例及工程进度情况，前期工程通过自有资金支付款项的合同及对应发票、缴纳土地款及契税的专用收据、缴纳城市建设配套费专用收据，如有调整需在原合同上注明调整事项及报送银行的信息后归档，调整后合同及发票归入报送银行资料。
4、融资合同类：借款合同、担保合同、抵押合同、委托支付合同、销售资金（账户）监管协议、融资顾问费协议，信贷审批书、借据等融资资料。
5、贷后维护资料：根据银行监管要求提供的合同、发票、结算单、用款计划表等及委托支付的合同、发票或收据等资料。
6、抵押和解抵押资料：土地或在建工程他项权力证书、项目抵押（解）登记申请表、权属证明、同意抵押的股东（董事）决议或证明文件、抵（解）押委托书等其他抵（解）押材料。/ 4
（二）财务类
1、资金计划（报集团资金计划、各部门报送底稿）
2、审计报告、财务报表、报送银行报表
3、资金审批表
（三）集团审批类
1、融资方案审批表
2、对外提供融资资料、财务资料审批表
3、抵押、担保资料审批及用印审核要点
4、融资工作请示或呈批报告
三、档案管理办法
1、归档要求
纸质和电子档案须及时归档，进行相应登记，同时更新相关档案目录或索引。
（1）基础资料各项目负责人收到后同时登记归档；
（2）融资报送银行资料由于资料较多且需多次调整更新，前期由各项目负责人收集整理，定稿后按报送银行分类编制资料明细登记存档；
（3）贷后维护资料分委托支付和自主支付两类，按报送银行时间顺序归档。
（4）财务类档案按年度及报送时间顺序归档，对外报送的财务资料须标注报送的银行。
（5）为避免存档资料的遗漏和混乱，必须严格存档的签收和登/ 4
记手续。资料管理员设立归档登记本，列明存档资料名称、份数及必要说明，归档时由经办人员在登记本上签字确认。
2、档案借阅规定
（1）本部门人员查阅借用任何纸质文件资料，须向档案管理员提出申请，档案管理员负责登记，归还时必须检查档案有无缺失；重要文件的电子档案可设置密码限制查询权限。不按时归还档案或损坏丢失档案者，每次罚款50元。
（2）原则上不允许外部门人员查阅资料，如确有需要，须经部门负责人批准，方可查阅。
（3）任何人查阅借用档案原件，不准拆散案卷、折页、摘抄、复制；确因工作需要摘抄、复制，须经部门负责人批准。不准在文件、资料、图纸上划线、圈点、涂改或作记号。违反规定者，每次罚款50元。
3、对外报送项目融资资料
本部人员对银行、信托公司或外单位报送项目融资资料时，必须办理登记手续，经部门负责人和主管领导批准后，才能对外报送。若银行、信托公司确定不再对该项目进行融资时，须及时收回所报送的融资资料。违反规定者，每次罚款100元。
四、电子档案管理
为便于查阅，在本部共享文档中按照档案资料分类内容相应设置电子档案文件夹，文件夹中包含档案索引及相应档案电子版本。/ 4
