公文培训一：常用公文的写法及注意事项由刀豆文库小编整理，希望给你工作、学习、生活带来方便，猜你可能喜欢“机关常用公文格式培训”。
常用公文的写法及注意事项
一、常用上行文种的写法及注意事项
公务文书中的上行文，从单一角度看，主要是“报告”“请示”两个文种。“意见”这个文种，是一个具有多重行文方向的文种，它既可以上行，又可下行，还可平行。本章中仅对在日常工作中常见的“请示”“报告”进行分析指导。
（一）“请示”的写作技法
“请示”是向上级机关请求指示、批准时使用的频率极高的一个上行文种。它虽与“意见”（上行的）“报告”同属上行文，但三者之间“同轨不同迹”。
“请示”与上行文的“意见”非常近似，具有一定的交叉性，它们都是要求上级对自己所提的事项或问题，或给予批准，或给予指示，或予以认可，即这两个文种的行文方向与目的在某种程度上有着统一性，但是它们之间又存在着离散性，主要表现在所提的事项与内容不尽相同。“请示”的内容较多涉及的是“人、财、物、机构、编制、出境出国”以及工作中遇到需上级作出决定的重大问题或应由上级加以审批的事项等具体问题，即通常所说的“硬件”；而上行“意见”的内容则多是对工作中一些重大问题提出见解和处理办法以及所遇到的困难，要求上级给予指示或支持，也就是通常所说的“软件”。
“请示”按其行文的目的、作用不同，基本分为两类：一是直请性的请示，即直接向自己的上级领导或指导机关请求指示或批准事项，按分公司规定，拟写请示前的事由须征得上级有关部门或领导的同意，原则通过后，方可正式行文；二是批转性的请示，即把有关某一方面工作的意见，以“请示”上报给上级机关，要求批转给有关单位予以办理。
1.“请示”的结构与写法
请示的内容结构一般包括标题、正文和结尾三个部分。
（1）标题。主要是写明所需请示的问题，即“事由”，再加“请示”二字。例如：《关于开立银行账户的请示》《关于提供借款担保的请示》《关于×××风电场工程开工的请示》等。
（2）正文。一般分作两大部分：
第一大部分，写“为什么要请示”，即请示的原因、背景，也就是请示问题的依据、出发点和目的。例如：××××公司报送给分公司本部的《关于解决××××公司所属各单位融资困难的请示》一文的开头首先陈述了下列情况：
“受国家逐步收紧货币政策的影响，××××公司所属各单位普遍面临较为严峻的融资形势，具体表现……。鉴于以上严峻形势，为了确保××××公司所属各单位基建、生产工作正常开展所需资金的及时足额供应，特对有关问题请示如下：……”。这段文字，属于“请
示”的撮要，交代了请示的依据，即“受国家逐步收紧货币政策的影响”；讲明了请示的缘由，即“××××公司所属各单位普遍面临较为严峻的融资形势”；明确了请示的目的，即“为了确保××××公司所属各单位基建、生产工作正常开展所需资金的及时足额供应”。然后通过一个过渡句“特对有关问题请示如下”转入第二部分。
第二部分，写“请示什么问题”。内容比较简单的采取全文一贯到底的写法，一气呵成；内容较为复杂的采取“分条列项”的方法加以表述。
（3）结尾。要提出明确的要求，语气要谦恭。请示的目的是要求上级给予批准并做出回复或加以“批转”，所以结尾应写作“妥否，请批示”。
要求上级批转的请示，事先要代替上级拟好批语。2.“请示”写作要点提示
（1）要准确理解“请示”的行文对象。“请示”的行文对象必须是自己的上级机关，不可把“请示”与“申请函”“告知函”混为一谈，更不要把上级机关里的一些职能部门与“上级机关”等同。
（2）要把握“请示”的内在逻辑。一份请示不论文字长短，其内在逻辑均是由“为什么要请示”和“请示什么问题”两大部分组成。“请示”的结尾用语，按照分公司规定，通常是写“妥否，请批示”；要求上级加以批转的请示，一般写作“以上如无不妥，请批转……执行（办理）”等。
（3）坚持“一文一事”。即一份请示只能向上级请示批准一个问题，以便上级机关及时、专一地进行处理；请示的主送机关只能是一个，不能多头请示。多头请示易使主办与协办单位之间相互推诿，延误批复时间或者由于批复意见不一致，使下级难以适从。受双重领导的单位，在请示问题时，应将有权批准该问题的单位列为主送，可将另一上级单位列为抄送，以便对方了解情况。不能把党、政上级机关一并列为主送，应当按照党政各自的分工范围，或以党委、党组的名义请示上级党委，或以行政名义请示上级行政机关。
（二）“报告”的写作技法
“报告”是党和国家行政机关使用频率极高的一个文种，适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问事宜。“报告”不是单一的文种，是由若干具体文种构成的一个组合体。
1.“报告”的结构与写法
由于报告多种多样，在写法上很难划一，现就分公司日常工作中上报频率较高的报告类型进行介绍。
（1）专题性报告。专题性报告的内容结构一般由标题、正文及结尾组成。标题要明确反映出所报告的专题事由，由“事由”加上“情况报告”或“报告”字样组成，如：《关于取消脱硫旁路及增设SCR脱硝装臵情况的报告》《关于×××项目工作的情况报告》等。正
文一般采用“三段式”的结构，这种结构又有两种基本情况：一是“情况-问题-意见”，这种形式多系以反映情况为主的专题工作报告；二是“情况-作法（经验）-不足”，这种形式适用于以总结经验为主的专题工作报告，如《关于获得节能节水、环境保护、安全生产专用设备抵免所得税的报告》，开头介绍了该公司在上级机关的工作部署下，积极研究税收政策，加强税收管理，并在掌握税收政策、享受税收优惠工作中取得了实效成绩，这就是“情况”；通过过渡，转入“经验”部分介绍,部分报告在“经验”之后会加上一些工作中的不足，值得注意的是，撰写这类专题工作报告的“不足”部分时，文字既要概括，又要简短，完全属于一种表态性的词语，切不可归纳成几个问题，又具有针对性的找出几点意见。结尾通常要写上一句结语，如“特此报告”等。
（2）综合性报告。综合性报告的内容结构一般由两个主要部分组成。标题由“时间概念”加上“工作情况报告”字样构成，如《关于二○一○年上半年工作情况的综合报告》。正文要把握好三点内容：第一，要有一个概括说明全文主旨的开头,这个开头在写作技巧上可采用起句立意的手法，开门见山，先把一定时间内各方面总的工作情况，包括依据、目的、总的行动和对整个工作的估计等加以概括介绍；第二，要有一个内容比较丰富的主体，主体也就是报告的核心部分，在这个部分里，要把各个方面的主要情况，并列地拉开段落，每一个大的段落即表述一个方面的主要工作，在具体写法上，应包括这方面工作的进展情况、主要做法、取得的主要进展和效果，尽量使用数字说明和概括性的材料，做到言简意赅；第三，要有一个较为具体的结尾，综合报告的结尾与工作总结的结尾不同，后者要讲究既简短又概括，属于表态性的结尾，而前者却要检查这个时期的工作还存在一些什么问题，并有针对性地提出下一步工作意见。
（3）检查报告。检查报告的标题是对发生的事故、错误情况加以概括形成“事由”，再加上“检查报告”或“检讨报告”字样而形成。正文通常由“四段式”组成。第一，写“情况”，即所犯错误、所发生事故（事件）的基本情况；第二，写“原因”，包括发生问题的直接原因和间接原因、主观原因和客观原因；第三，写“责任”，即造成事故（事件）的主要责任与次要责任；第四，写处理情况和今后意见。对已经作了处理的写明处理情况，尚未进行处理的要提出今后处理意见；对错误的责任者，可按照责任大小、问题的轻重分别提出处理意见；处理意见不单指对人的处理，也包括改进工作，堵塞漏洞等方面的措施。
2.“报告”写作要点提示
（1）切实把握“报告”的写作规则。“报告”的内涵决定它在写作上的通用规则，就是通常所说的“三段式”，但应注意的是“三段式”不是一成不变的模式，它必然由于不同的内容表现为多变的状态，主要有：情况-做法-问题（意见）、情况（做法）-问题-今后意见、情况-原因（责任）-下步做法、情况-原因-责任及处理意见、情况-问题-建议等。写“报告”要切实掌握“三段式”的基本要求，这对提高撰文效率且达到眉目清楚是十分必要的。
（2）注重时效，情况真实。注重时效是向上级汇报工作、反映情况、提出建议必须及
时迅速，不能拖沓。报告承担着向上级机关反映信息及决策的反馈作用，上级机关要通过报告及时掌握各方面的动态及变化，掌握决策的运行情况，因此在某种程度上说，报告是决策的基础条件之一。汇报工作、反映情况、提出建议，如果不注重时效性，就很有可能影响决策的及时性和科学性。
要使报告充分起到决策与执行之间的“桥梁”作用，除了注重时效之外，还必须真实地反映实际情况，做到“实事求是”。由此可见，真实是报告写作之本。
（3）语言简洁，篇幅短小。“报告”的篇幅要短，就要充分运用概述和突出重点的表达方式。要使“报告”短小精悍，就应“避繁就简”这里讲的“繁”，主要是指现象拼凑，事实罗列，也就是通常讲的“流水账”；这里讲的“简”，是指注意综合分析、寻求规律、讲究提炼、显示本质。总之，要字斟句酌，力求精炼，以少胜多。
二、常用下行文种的写法及注意事项
公务文书中的下行文，主要包括决议、决定、指示、通知、通报、会议纪要、批复与批示。本章仅对工作中常用的“通知”“通报”“批复”“批示”“会议纪要”进行分析指导。
（一）“通知”的写作技法
通知是党政机关常使用的一种公文。通知适用于发布有关规章和制度，批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员等。由此可以看出，通知文种的适用范围极广，具有发布性、指示性和中转性的功能特点。
1.“通知”的结构与写法
“通知”由于功能的多样性，其写作模式及要领也不尽相同。（1）发布性通知
发布性通知的标题通常由发文机关名称（行政公文中省略）、被发布的规章或制度名称和文种三要素组成，如《关于印发的通知》《关于印发的通知》。
正文一般应当载明两层内容：一是明确指出所发布的是什么制度，该制度的施行或生效日期及相关事项说明；二是提出贯彻执行的希望或要求。在具体表达次序上，开头都要通过一个“提前”句式，使用“现将”二字，把所有发布的规章、制度展现给阅者，如“现将《××××制度》印发给你们，请结合本企业、本部门的实际情况，认真遵照执行。”在主体部分，一方面可强调它的重要性及重大意义，另一方面要提出贯彻执行的要求。
结尾主要有两种情形，或是要求下级反馈贯彻执行的情况，在多数情况下，是用来宣布规章及制度的时效，其写法有的是“从即日起施行”，也有的是“自某年某月某日起施行”，并写明原有相同的规章、制度同时废止等。
（2）指示性通知
指示性通知的标题都是标准式的，即由“制文机关”（行政公文中省略）、“事由”与“文种”三个要素组成，如《关于贯彻落实分公司一届三次职代会暨2012年工作会议精神的通知》。
正文的写法其普遍形式，一是既有一个独立且简短的开头“撮要”，又有一个总括全文中心并要求下级及时反馈执行情况的结尾，中间主体部分由若干并列内容组成，呈现“总-分-总”的结构模式。由于是指示性通知，因而在文中可以使用“不得”“要”“不要”“必须”等模态词语，表意十分明确，语气坚定有力，令人不容臵疑，这对于确保通知内容的贯彻执行是极为必要的。
结尾部分主要是对有关单位提出贯彻执行的希望和要求。（3）批转、转发性通知
批转、转发性通知的标题通常由批转（转发）文件的机关名称（行政公文中省略）、主要内容与文种三个要素构成，如《转发集团公司关于×××公司××机组扩建工程档案通过国家重大建设项目档案验收的通知》《关于转发的通知》等。在撰写转发性通知的标题时，经常会遇到几个“通知”重复出现的问题，如《××公司转发集团公司转发国家安全监督管理总局办公厅关于印发××（事由）的通知的通知的通知》，对于这种情况，为了防止重叠和繁琐，按照惯例，可以省略中间层次（即集团公司）和自己所使用的两个“通知”，只保留文件发源处的一个文种“通知”，加之行政公文要求凡是有红色版头的文件，在标题中省略“发文机关名称”，故可将该标题简化为《转发国家安全监督管理总局办公厅关于印发××（事由）的通知》。为了弥补如此变通后可能出现的遗憾，应把被删除掉的中间层次写进公文的开头，如“近接集团公司于×月×日转发国家安监总局关于××（事由）的通知（安监总厅应急„2011‟×号），现转发给你们……”由于标题中已有“通知”字样，不会引起歧义，更不妨碍主题词中对文种的标引。
正文通常要写明三层意思。一是表明对被批转文件的态度，二是强调阐述批转该文件的重要性和必要性，三是要提出贯彻执行的希望和要求。
2.“通知”写作要点提示
（1）要讲求实效，切忌滥发通知。由于发布通知是要求所属机关单位贯彻执行或周知的，其目的在于指导和推动工作的深入发展。因此，要特别注意发布的必要性，讲求实效，严禁随意滥发，严格控制发文的数量，做到量度适中，以确保“通知”的严肃性。
（2）要明确无疑，切忌主旨含混。发布通知是为了解决实际问题并且需要贯彻执行的，因此在写作时必须做到主旨明确，结构严谨，用语通畅，令人一目了然，同时在内容上必须符合党和国家的方针政策以及上级机关的文件指示精神，还要合乎本地区、本单位的实际情
况，否则就会从根本上损害通知的质量和效用。
（3）用语要庄重、切忌平淡无味。指示性通知用语的突出特点表现为庄严郑重、语气肯定、不容臵疑，为此要大量使用一些祈使句，如“坚决……”“尽快……”“必须……”“严禁……”“要切实……”“严格……”等，要使用一些成语和四字格的词组，这类语句简短意明、节奏爽快，有利于增强坚定有力的气势。不要因为要庄重而回避修辞，切忌语言平淡无味。
（二）“通报”的写作技法
“通报”属于知照体公文。规定其适用于“表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况”，从实践来看，“通报”也是党政机关使用频率较高的一个文种。
“通报”的特征突出表现为在表达手法上重在叙述事实，寓理于事，以事明理。通过对社会实践中发生的正反两个方面事实的陈述，来对人们起到示范、指导、教育和警诫作用。“通报”的特性还表现在它的发布形式上，从其使用情况来看，有时是由发文机关直接进行表述，称为“直述式通报”，有时则由发文机关将下级机关的报告、通报、典型材料、简报、经验介绍等以“通报”名义加以批转，称为“转述式通报”。其中前者为单体行文，而后者是复体行文，或称“以文载文”，即将下级机关的来文作为附件，以“通报”为主件，表述一些发文机关的评价性意见。
1.通报”的结构与写法
直述式通报的标题是由“制文机关”（行政公文中省略）、“事由”与“文种”组成，如《关于××××公司连续发生多起安全事故情况的通报》；转述式通报的标题，应由“制文机关”（行政公文中省略）、“被转发的文件名称”及“文种”组成，如《转发国家安全生产监督管理总局关于×××××公司火灾事故的通报》，若被转发文件的文种系“通报”，则应省略自身使用的“通报”文种，避免“通报”重叠。
正文按通报内容的不同，写法也有所差别。一是表彰性通报，其正文基本上是由“情况”-“决定”-“希望”三个部分内容组成。所谓“情况”，即表彰的缘由，也就是“为什么要表彰”，在这个部分中采用概括的手法，介绍被表彰单位或个人的先进模范事迹，以此作为制发本通报的依据；所谓“决定”,即表彰的具体内容，如授予的荣誉称号等，这是正文的第二层内容；最后是提出希望与要求，既包括对被表彰者的有关戒骄戒躁、再接再厉的要求，也包括对别人别单位向被表彰者学习的要求。二是批评性通报，开头先要概述事情的基本情况，亦即“问题”，然后对“问题”进行分析，探因求源，找出产生这一问题的具体因素，第三层内容是对“问题”的解决办法，即处理意见或情况，最后提出希望或要求。三是指导性通报，这种通报与指示性通知十分近似，开端首先是“提出问题”，然后对所提出问题进行多方面的分析，最后是解决问题的几点要求。
2.“通报”的写作要点提示
（1）要注意典型的真实性。由于发布通报的目的在于用典型事实对广大干部和群众进行引导、教育，既可以是正面典型，也可以是反面典型，因此写进通报中的内容必须是具有广泛代表性或者是反映当前社会上某种错误倾向、具有反面教育意义的人或事，以及能给人以启迪、警示作用的事件。同时，要特别注意其真实性，绝不可人为地拔高或贬损，否则就难以使人信服，从根本上损害通报的质量和效用。
（2）要向深处挖掘。通报的写作，特别是表彰性和批评性通报的写作，要在叙述事实的基础上作出进一步的分析和评价，挖掘事件或事故发生的根本原因和责任归属，以揭示问题的实质，概括出可借鉴的经验和应当汲取的教训，要注意触及事件的本质，切中要害，一针见血，否则无法起到以典型事例指导工作的目的。
（3）要明确直述与转述，在表达手法上有所侧重。直述式通报侧重于叙事，兼以必要的说明；转述式通报则侧重于议论，属评价性文字，应注意这种评价性文字不是对下级来文内容的简单重复，而是在此基础上的提炼与升华，要起到画龙点睛的作用以指导下级机关工作。
（4）要区别指示性通知与指导性通报。区分的关键在于弄清所依据的事实是某一方面的情况综合，还是刚刚发生的某一典型事例。虽然都是要提出解决问题的意见，均要求下级去办，但如属前者应用“指示性通知”，如系后者则可用“指导性通报”。
（三）“批复”与“批示”的写作技法
在公文中，“批复”与“批示”均是审批性的文种，即对上报的文件加注批语、作出批示。两者间也有一定的不同：一是法律地位不同，“批复”是党和国家行政机关公文处理办法明确规定的一个主要文种，属于“法定文种”，而“批示”则不是；二是审批文件的对象不同，“批复”是答复下级的“请示”而使用的文种，与“请示”是一上一下，一来一往，既对立又统一，缺一不可，而“批示”是针对下级报来的“工作总结”“工作计划”类（如计划、工作要点、方案、安排、规划、设想、纲要等）、“报告”类（如工作报告、情况报告、调查报告、检讨报告等）及各种简报、快报等文件，就其中的某一成功之点、问题之处所做的批语，对推动下级工作、解决问题具有启迪、参考、借鉴、警诫的作用；三是行文方式不同，“批复”的主送单位是行文“请示”的单位，如具有普遍意义，可将“批复”抄送其他下级一并周知，“批示”若具有普遍意义，可将原上报文件的单位与其他下级单位一并列为主送，不存在主送、抄送之分。
“批复”按其内容的不同，分为核准性批复、指示性批复、答复性批复。1.“批复”与“批示”的结构与写法
“批复”与“批示”的标题，在行政公文中由“事由”与“文种”组成，如《关于××风电项目前期工作的批复》《关于××公司增补党委委员的批复》。
“批复”“批示”的正文，一般比较简单，主要包括两个方面内容，一是“引语”，即
首段文字通常包括来文的“机关”“标题”与“发文字号”，如“《关于××公司××机组工程开工的请示》（××ׄ2011‟×号）收悉”等，引语之后，随即是一个过渡短语，如“经研究，批复如下”“现就××问题批复如下”等。二是“内容”，如内容较少可不分段，内容较多则要分段按层次表述。
2.“批复”与“批示”的写作要点提示
（1）针对性要强。“批复”“批示”都是针对下级上报的“请示”或“报告”等文件而制发的，因此内容必须与后者所提的要求与陈述的情况紧紧相扣。在写“批复”时，首先要引“请示”的来文时间、标题和发文字号，这样就使来往的两个文件自然地联结在一起，然后根据所提请审批的事项，亮明观点和态度，作出同意或不同意的表示，凡属同意一般都不必再写理由。在写“批示”时，既要对“报告”表明态度，以示表扬推广、批评扼制、提请注意,又要根据需要或对问题有所补充、或进一步提出要求，要紧扣来文，言及其事。
（2）严格掌握行文对象。“批复”的行文对象是来文请示事项的单位。当“批复”的内容具有普遍指导意义拟抄送给其他下属单位时，也只是抄送给直属的下一级机关，一般不再扩大。“批示”的行文对象不像“批复”那么严格，它可以是直属的下一级，也可以是把所属的几级单位一并列入主送。
（3）灵活运用结构形式。根据“批复”“批示”内容的不同及文字的多少，采用不同的结构形式，但其内在结构必须是不仅提出了问题，而且要解决问题，甚至还夹有对问题的分析。
（4）坚持一文一事。无论是“批复”还是“批示”，都应坚持一文一事的原则，一份“批复”针对一份“请示”，一份“批示”针对一份“报告”。
（5）要正确理解“函代批复”。对于下级机关的“请示”，由上级机关进行批复时必须使用“批复”，但当这种批复是由上级机关的办公室代行时，由于它们之间属于平级关系，故通常用“函”代行“批复”来进行批复，如《关于××（事由）的复函》。
（四）“会议纪要”的写作技法
“会议纪要”是法定文种之一，适用于记载、传达会议的主要精神和议定事项。“会议纪要”是对会议的目的、要求、主要精神及决定的事项加以文字归纳整理，以上传下达、统一认识、推动工作。
会议纪要在行文关系上，可采取转发（印发）或直接发出的形式，类似通知，发给下级贯彻执行；也可以报送给上级，类似会议情况报告，向上反映情况。
会议纪要由会议主持机关审定制发，要求内容详尽具体。会议纪要在兼有反映情况、沟通信息功能的同时，还具有指挥的权威性。按照其内容和表达形式的不同，可分为“指示型会议纪要”与“通知型会议纪要”。
“指示型会议纪要”即就某一较大范围或重要的工作会议所整理的会议纪要。这类纪要，既有综合性的，也有专业、专题性的，既包含对党的方针、政策的具体贯彻意见，又有对某一重要工作或重大事项各种思想认识的统一，还有对今后工作的具体部署与安排。“通知型会议纪要”，即用来宣布会议决定事项的纪要。这类纪要大都是各类机关领导层集体开会决定问题后使用的传达会议决定事项的纪要，也叫办公会议纪要。
1.“会议纪要”的结构与写法
“通知型会议纪要”的标题由于具有特定的版式，所以一般不再另有标题。只有“指示型会议纪要”才会显示会议名称或中心内容的标题。“通知型会议纪要”如“×××公司1月份总经理办公会纪要”。“指示型会议纪要”如“×××关于××××工程开工专题会议纪要”。
“会议纪要”的正文一般分为三个部分：一是开头，又称前言。通知型会议纪要，由于大都有固定的排版格式（如会议名称、时间、地点、主持人、出席人员等），故比较简单。指示型会议纪要的前言，就相对复杂一些，如加入会议的中心议题以及会议的指导思想等。二是主体，有三种写法：按孤立的问题顺序，逐个问题地写，也可综合起来归纳成几个问题来写，也可以按会议所研究、决定的内容分几个部分来写。三是结尾，一般是写会议提出的希望、号召等。
2.“会议纪要”的写作要点提示
（1）巧设布局，多彩多姿。除通知型的日常办公会议纪要，大都有较为固定的写作格式外（通常由时间、地点、主持人、参加人和决定事项组成），对指示型会议纪要，不论是综合性还是专题性的，都要针对不同内容采用不同的结构形式。综合性的会议纪要，由于内容涉及较为复杂，故在结构布局上，除自然情况外，内容多采用“三大块”的写作形式，包括对过去工作的回顾，对当前工作形势的分析，对今后工作的打算等。专题性会议纪要，由于内容单一，故多采用“撮要分条”或“分条列项”的结构形式。
（2）明确宗旨，突出中心。一次工作会议，涉及的问题很多，在写会议纪要时，必须明确宗旨，即会议所集中解决的几个主要问题，形成纪要的中心。一次工作会议，在具体讨论中必然会产生几种不同意见，不能把这些意见都纳入会议纪要，而应根据会议的宗旨，分析综合各种意见，集中反映符合会议中心要求的多数人的一致意见，同时也要注意吸收少数人的正确意见。对反映会议中心议题的正确意见，可采用“会议听取了”“会议讨论了”“会议研究了”“会议认为”“会议决定”等提法，加以集中概括、简明扼要地反映出来。对有分歧的意见，除学术性研究会议纪要外，是不可写入纪要的。
（3）讲究用语，注意条理。要按照会议纪要的不同用途，恰当地使用不同的用语。上报的会议纪要，就应使用对上的语气，如“会议讨论了以下几个问题”“会议考虑”等，下发的会议纪要，则可用“会议决定”“会议要求”“会议强调”“会议号召”等。
要注意条理化、理论化。这是会议纪要与会议记录的一个主要区别。会议记录一般要把每个人的发言尽量客观、详细地记录下来，而会议纪要则需要有一个对会议讨论意见的综合、分析、整理加工的过程，这个过程也就是条理化、理论化的过程。所谓条理化，就是要对会议讨论的意见分类归纳、层级清晰；所谓理论化，就是要对会议讨论的意见尽量给予理论上的概括。
（4）实事求是，做好记录。会议记录必须依据会议的实际内容，不能随心所欲地增减或更改内容，不能添枝加叶。在写作当中，遇到需要增减的地方，要经参加会议的主要领导同意，必要时还应在一定范围内征求有关人员的意见。会议记录是产生会议纪要的基础，也是整理会议纪要的原始性主要素材之一。只有认真做好会议记录，才有利于会议纪要的整理，并保证纪要的质量，做到准确无误。
（5）行文方式，单复结合。通知型会议纪要，由于有固定的红色版式，所以他们大都是单体直接行文，且不加盖印章。指示型会议纪要，一般多是复体行文，即在上报或下发时，分别使用“报告”或“通知”做文件头，“会议纪要”作为附件随之运行。复体行文，党政机关应分别按照各自的公文处理法规的相关规定，使用标准的公文格式，如单体行文，行政机关应使用“会议纪要”的特定格式。
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增补号是增补字、词、句的符号，一般用在需要增补的字、词、句的上方。第一个符号用于增补个别字；第二个符号用于增补几个字；第三个符号用于增补较多的字数。
4.提行号：
提行号是另起一段的符号。把原来一段的文字分成两段；在需要分段的地方标示，竖线画在起段后的位臵上。
5.压行号：
压行号是降格缩行的符号，用于表示字行退后。
6.复原号：
复原号表示恢复已删文字的符号。第一符号标在需要复原的文字下方；第二符合用于复原大段文字，符号标在已删部位的四角。
7．离空号：## 离空号是表示空行、空格的符号。标在需要离空的位臵上，空一字距用#表示，空二字距用##算表示。
8.连续号：
连续号是把两处连接在一起的符号，用于需要连接的地方，箭头指向连接处。9．空行号：＞、
正确使用修改符号，能够明白无误地标示修改的情况，避免造成文字混乱。秘书在修改文稿时，能正确地运用这些符号，可以使修改的稿子保持整洁，理清头绪。
