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《罗伯特议事规则》链接资料之三：
会议官员与会议纪要
● 官员：
基本原则：通常情况下，组织从成员中选择官员。后续会议、临时会议需外聘主席，须经过会议批准，以及原主席和副主席认可。规模较大、财务问题比较重要的可外聘专业财务官。
一、主席
1、主席之位不得做报告或辩论发言。报告讲台，于主席台边上或其他地方。
2、要求：精通会议组织章程与各类规则，机制老练、明智判断。
3、职责
（1）指定时间开始会议：确定满足法定人数；就坐“主席之位”；宣布开始。（2）依会议程序、日程、时间表、议程，宣布会议即将处理的事务。（3）判断并分配发言权。
（4）对正当合规提议“陈述议题”、“提请表决”、“宣布表决结果”。与主席个人有关的问题，需让出“主席之位”。对于不合规提议裁定为不合规。
（5）对明显具有扰乱拖延性质或荒诞提议，直接拒绝受理或裁定不合规。（6）贯彻辩论规则，维持会议的秩序和礼节。（7）在保障所有成员权利前提下，提高会议运行效率。
（8）对所有的“秩序问题”进行裁定，接受“申述”。如果对如何裁定存在疑虑，则提交会议表决。
补充资料：关于“申述”
通过选举主席，会议能够把自己的一部分权利和责任委托给主席。这些权利和责任包括根据议事规则进行必要裁定。但是，会议还必须保留收回这种授权的手段。收回的手段就是“申述”。任何两个成员（一个提议、一个附议）就可以把裁定权从主席手中收回，交由整个会议来对问题做出判定。
除了“申述”以外，任何成员不得以任何其他方式批评主席的裁定。
1、只要是主席作出的裁定，成员都可以提出“申述”。无论当时待决的提议是什么，“申述”都是优先的。
2、如某个“申述“待决，又有“秩序问题”提出，主席又对后面这个秩序问题做出裁定，那么不可以再对后面这个裁定提出“申述”。待前面“申述”正确处理，再提议决定后面裁定是否正确。
3、如主席裁定明显正确，例如是某种不可能有其他选择的问题，那么对这样的裁定再“申述”就是故意拖延，是不允许的。
4、必须在裁定作出后立刻提出。开始新的事务后，不允许再“申述”。
5、要求“附议”。
6、一般可以辩论。除非以下情况：
（1）失礼或违反辩论规则；（2）涉及事务优先顺序；
注意：“申述”辩论，规定——成员只能发言一次、主席可以发言两次；主席发言不必让出“主席位置”，但应该起立；主席第一次发言优先于其他成员；对于“不可辩论的申述”，主席陈述问题时仍可以对其裁定做出解释，并且也不需要“让出主席之位”。
7、不可修改。
8、推翻主席的裁定需要“过半数表决”。“平局”，则维持主席原判。如主席为会议成员，可参与表决，造成“平局”，维持原判。
备注：申述的合理性——重大问题上，正反两方势均力敌，主席希望“申述”。通过申述，主席可以从激烈冲突中解脱出来，交给会议解决，免除责任，维持中立，与双方保持良好关系。
9、主席对议事咨询或其他问询的回答，属于“主席观点”，不属于“裁定”，不能进行申述。
案例：某人问某提议是否可以在当时情况下提出？主席答：不可以。（此时，不能申述）待某人提出该提议后，主席裁定这个提议“不合规”，方可“申述”。
10、主席宣布表决结果，不属于“裁定”，不可申述。有人怀疑表决结果，可“重新起立表决”。
———————————————课堂演习（1）——————————————
【格式举例】起立、不必主席准许，发言： 成员A：我对主席的裁定提出申述。成员B：我附议。
主席：当前议题是“是否支持主席的裁定”（不是：“是否支持主席”）
主席：所有支持主席裁定的会员，请说“赞成”，所有反对主席裁定的会员，请说“反对”… …
(表决„ „)主席：下面宣布表决结果… …
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（9）回答成员与议事规则有关的“议事咨询”、与事实有关的“信息咨询”。（10）必要时，签署“会议纪要”。
（11）根据会员表决或“日程”宣布休会；紧急情况下（火灾、*或其他紧急情况）为保障会员安全，立刻宣布休会（可能的话，宣布下次会议时间和地点，甚或“等待主席召集”）。
4、必备资料：章程；议事规则；成员名单；会议程序。
5、注意：“宣布开始”、“宣布休会”、“提请表决”，应起立。其他成员辩论时，应就坐。
6、临时主席。主席临时退出，第一副主席为首选临时主席。无副主席的，主席指定，并取得会议同意。如果主席、副主席未到场，秘书应宣布会议开始（如果秘书缺席，任何成员均可）
7、做“主席”注意事项——（1）熟练掌握职责。
（2）尽全力掌握尽量多的议事规则。
（3）必须坚决维护议事规则严肃性。禁止成员蔑视、省略、逃避、跳越甚至破坏议事程序。例如：需要附议，必须等人附议；主席陈述议题后，才允许发言等。
（4）时刻让成员明白当前待决议题，准确描述待决议题，赞成和反对后果是什么？
（5）陈述口头已经表达清楚的议题，严禁使用“大家刚刚听到的这个提议„”、“这个提议”等，必须重复提议内容，体现严肃性。
（6）表决结束，必须陈述表决结果，宣布新议题，宣布完毕，方可允许发言。大规模会议，发言人应自我介绍。
（7）最大程度避免参与议题讨论。
二、秘书
负责会议记录并保管会议记录。
1、职责：
（1）记录并整理“会议纪要”。（2）掌管所有“发言报告”。（3）掌管“参会名册”并点名。
（4）向成员出示“会议纪要”和其他文件以供查阅。
（5）携带“章程”、“特别议事规则”、“管理规章”等资料备查。（6）向成员发送“会议通知”。
（7）准备“会议程序”，列出需要讨论的事务，供主席使用。
（8）主席、副主席缺席情况下，宣布会议开始，主持会议直到选举出“临时主席”。
注意：秘书缺席，不允许“联络秘书”（发通知、通信联络等）、“执行秘书”、“财务秘书”（寄发账单、收集会费、记录会费缴纳情况等）替代；须选举“临时秘书”。
2、记录（1）成员报告必须存档。无须提议和表决。（2）可用录音设备。不可文字叙述，必须整理。
（3）时间、地点合适，任何成员有权检查“会议纪要”，拒绝非成员访问。
三、会议纪要
（1）会议类型、名称、日期、时间、地点；主席秘书是否替代？替代者姓名？（2）每件事务或主题单列段落。
（3）重要提议，须记录提议人姓名，处理情况（被收回、转入二次会议讨论等）。
（4）除非会议要求，不记录附议人姓名。
（5）计数表决或书面表决，须记录双方票数；主席参与表决，无需刻意说明。（6）非正式讨论与正式讨论，会议纪要要求一样。只在辩论阶段要求不同。（7）嘉宾发言人姓名及发言主题刻意列出，无需总结发言内容。（8）最后要记录“休会时间”。
（9）秘书须签字。主席，根据会议要求，决定是否签字。举例：会议纪要范文——
L.M.社团的月例会于2009年1月4日星期四晚上8:30在社团办公室举行，社团主席出席，并担任会议主席。社团秘书出席。上一次会议的会议纪要经宣读和修正，得到通过。
财务官报告了道斯建筑公司寄来的金额为5000美元的账单。这是社团大楼近期装修所产生的费用。主席提请对“同意支付”进行表决并得到通过。
约翰逊先生代表会籍委员会作报告并提议“接纳约翰.布朗先生入会。”经过辩论，提议得到通过。
会议收到计划委员会的报告并存入档案。
为调查解决社团大楼附近的停车场问题而设立的临时委员会由委员会主席史密斯先生做了报告并提出决议。经辩论和修改，通过的决议为：“决定,„ „”。
主席介绍嘉宾发言人，杰姆斯.米切尔先生，他演讲的题目是„ „ 乔丹先生提议“社团着手在其河岸的地产上位儿童建设一个夏令营。”托马斯先生提议修改，在“儿童”前面插入“贫困”。
会议于晚上10:05休会。
