浙江省企业知识产权管理规范评审认证工作管理暂行办法_知识产权公司管理规范

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浙江省知识产权局关于印发《浙江省评审认证工作管理

暂行办法》

创建时间： 2013-02-25 发布机构：县科学技术局

浙江省知识产权局

关于印发《浙江省评审认证工作管理暂行办法》的通知

各市、县（市、区）科技局（委）、知识产权局（办），有关企业及服务机构：现将《浙江省评审认证工作管理暂行办法》印发给你们，请结合实际，遵照执行。特此通知。

浙江省知识产权局

2013年2月5日

浙江省《企业知识产权管理规范》评审认证工作管理暂行办法 1 目的为保证《企业知识产权管理规范》的评审认证活动有序实施，对评审认证实施全过程进行有效的管理和控制，保证评审认证工作的有效性、专业性和公正性，特制定本办法。2 适用范围

本办法规定了对受审核方企业知识产权管理能力评审认证的步骤、要求和方法。

本办法适用于对受审核方企业知识产权管理能力评审认证全过程的管理和控制。3 引用文件

3.1 GB/T 27021-2007《合格评定管理体系审核认证机构的要求》 3.2 《企业知识产权管理规范》评审办法（试行稿）3.3 《企业知识产权管理规范》评审指标体系（试行稿）4 职责 4.1 浙江省知识产权局负责评审认证验收方案的策划与实施管理。

4.2受省知识产权局委托的评审认证机构负责受理企业申报、开展文件审查、现场审核，并出具评审认证结论。

4.3 浙江省各地科技局（委）、知识产权局（办）及服务机构配合、支持评审认证验收工作的开展。

4.4受省知识产权局委托的评审认证机构负责对评审认证资料的归档及管理。5 工作程序及要求

5.1 评审认证启动

5.1.1 确定评审认证的可行性

5.1.1.1咨询服务机构应当对所服务企业进行评审认证的可行性确认，并与受审核方进行沟通。必要时，也可与受审核方最高管理者进行沟通。进行评审认证的可行性应考虑的因素：

1.建立了符合《企业知识产权管理规范》要求的体系文件；

2.按《企业知识产权管理规范》建立了知识产权管理体系并运行至少3个月以上；

3.完成了内部审核和管理评审认证；

4.至少有1名通过《企业知识产权管理规范》培训考试合格的企业管理人员。

5.1.1.2 必要时，在受审核方同意的前提下，咨询服务机构可以配合企业开展评审认证前的总动员以调动企业的积极性，为顺利通过评审认证做好准备。但评审认证前的总动员不是必备环节。总动员可以包括：

1.对各层次人员实施动员；

2.模拟开展评审认证；

3.现场审核的接待准备。

5.1.1.3 如果评审认证不可行，咨询服务机构应在与受审核方协商后，提出替代建议，例如推迟评审认证、取消评审认证，同时在受审核方同意的前提下，咨询服务机构应向省知识产权局说明情况、作出原因分析。

5.1.2 企业申报

5.1.2.1 受审核方或咨询服务机构指导企业准备以下书面评审认证材料：

1.《企业申报表》（附表1）、提交文件回执（附表1A）；

2.知识产权手册、程序文件等体系文件；

3.内部审核和管理评审认证的书面报告；

4.体系试运行期间的运行记录（目录及各记录首页）复印件；

5.复印件：受审核方的营业执照和组织机构代码证，相关产品的生产许可证/安全生产许可证/卫生许可证、认证证书，内审员资格证或上岗证。

咨询服务机构应特别提示企业对照《企业知识产权管理规范》评审认证指标体系（试行稿），企业不涉及的业务应在知识产权手册中作出说明。不涉及的业务说明是评审认证审核组确定对应的基础指标项视同为合格的依据。5.1.2.2 参加基础指标评审认证的受审核方只需提交与基础指标相关的体系运行记录；同时参加提高指标评审认证的受审核方还需提交与提高指标相关的体系运行记录，两套体系运行记录材料需分开标注清晰。

5.1.2.3 受审核方汇总本企业的书面评审认证材料后，应在规定的时间内由企业工作人员持介绍信或内审人员持本人《企业知识产权管理规范培训结业证书》，将材料当面交送至受省知识产权局委托的评审认证机构。

受审核方也可委托指导本企业开展企业知识产权管理体系建设的咨询服务机构统一将材料交至受省知识产权局委托的评审认证机构，但需填写委托书（附表1B）。

5.1.2.4 受省知识产权局委托的评审认证机构收到受审核方或其委托咨询服务机构提交的书面材料后，按照提交文件回执（附表1A）核对文件完整性，若发现不完整应及时与受审核方联系。

经核对文件提交齐全的，登记备案，接收人同时在回执上签章、并复印一份返回给提交人。

5.2 成立审核组

5.2.1 审核组的组成5.2.1.1按照交叉审核原则和就近审核原则组建审核组。组建审核组应考虑的因素：

1.根据企业规模和知识产权管理能力预计评审认证的时间；

2.根据距离远近，是否安排同一审核组进行现场审核；

3.为达到评审认证目的，审核组成员所需要的整体能力，特别是专业能力（具备评审认证范围的专业审核能力）；

4.审核组的公正性，是否有需要回避的情形。

5.2.1.2 审核组由评审认证机构审核人员，或由省知识产权局抽调其他审核人员组成；必要时指定有能力的服务机构其他工作人员参与帮助评审认证，但评审认证结果最终需要得到审核人员的确认。

1.审核组的组成与规模：

● 每个审核组不少于3名审核人员，审核人员必须从中国专利保护协会和浙江省企业知识产权管理体系认证办公室的审核专家库中选取；

● 当专业能力不足时可选择技术或体系管理专家予以补充。

2.评审认证实行审核组长负责制，每个审核组指定一名组长，组长至少从业5年以上。

3.每个审核组指定一名代表人，代表评审认证机构行使相关职责。审核组长与代表人可以为同一人。

5.2.2 审核组的工作

5.2.2.1 审核组负责对受审核方进行体系文件审查、现场审核、整改有效性评审认证，直至出具最终评审认证结论和报告。

5.2.2.2 审核组长负责对审核工作进行策划、主持现场审核工作、组织编制审核报告；审核组其他成员协助审核组长开展评审认证工作，包括沟通、收集审核证据、完成审核结论的材料准备。

5.3 文件审查 5.3.1 收到文件接收人转交的受审核方书面评审材料后，审核组应当立即启动文件审查程序，以确定文件所述企业知识产权管理体系与《企业知识产权管理规范》的符合性。文件接收后至出具《体系文件审查报告》（附表2）止，参与审核人员不得与受审核方及其咨询服务机构联系。

5.3.2 审核组的工作

5.3.2.1 审核组应将文件审查中发现的问题及审查结果写入《体系文件审查报告》（附表2）一式三份，受审核方、现场审核组、受省知识产权局委托的评审认证机构归档各一份；填写一式两份《企业知识产权管理规范》基础指标评审表（附表8-1）、提高指标打分表（附表8-2）（企业提供了提高指标评审材料的才需要填写提高指标打分表，下同）中能够通过文件审查得出结论的部分，现场审核组、受省知识产权局委托的评审认证机构归档各一份。

5.3.2.2 体系文件审查结论分为：达标、局部不合格、不合格。

体系文件审查结论为局部不合格的，原则上不合格项安排在现场审核时验证，并指定1周的整改时限。整改后的中间文件须在整改期满前重新提交评审认证机构，审核组只负责归档，不再对更改后的中间文件做任何评价，不填写《体系文件审查报告》（附表2）中“体系文件审查中不合格整改结果验证”栏。现场审核组应注意对《体系文件审查报告》（附表2）标示的不合格项进行验证；体系文件审查结论为不合格的，原则上不合格项安排在现场审核前验证，审核组将《体系文件审查报告》（附表2）复印件直接发给受审核方，并指定少于1个月的整改时限，根据整改结果确定企业进入现场审核阶段或重新申报验收评审。文件审核组对文件修改结果必须进行验证并记录、填写《体系文件审查报告》（附表2）中“体系文件审查中不合格整改结果验证”栏后归档。

5.3.2.3 体系文件审查结论为达标、局部不合格，或者结论为不合格但经验证通过的，文件审核组将《体系文件审查报告》（附表2）二份、《企业知识产权管理规范》基础指标评审表及提高指标打分表（附表8）一份转交给现场审核组，现场审核组在接到文件后7个工作日内将其中一份《体系文件审查报告》（附表2）连同《现场审核计划》（附表3、3A）传递给受审核方。在现场审核中仍需要对企业知识产权管理体系文件的符合性、充分性、适宜性和可操作性进行审核，并予以记录。

5.3.3 受审核方应在规定的整改时限内对体系文件审查报告提出的不符合项和存在的疑点进行整改。提交中间整改文件的手续参照5.1.2.3和5.1.2.4执行。

5.3.4 文件审查具体执行《评审手册》的相关要求。每一项的结论分为：合格、一般不合格、严重不合格。

审核组应注意：企业不涉及的业务应在《企业知识产权管理规范》基础指标评审表（附表8-1）、提高指标打分表（附表8-2）相应考核结果栏内作出说明。

5.4 现场审核准备

5.4.1 编制现场审核计划

5.4.1.1 现场审核组长应提前与受审核方联系，确定审核时间、审核部门、审核顺序、陪同人员，估计现场审核所用时间。审核组长应确保在收到《体系文件审查报告》等材料后15个工作日内对受审核方进行现场审核。5.4.1.2 审核组长根据文件审核组的《企业知识产权管理规范》基础指标评审表（附表8-1）、提高指标打分表（附表8-2）、《体系文件审查报告》（附表2）和受审核方实际情况编制《现场审核计划》（附表3、3A），报评审机构负责人，经批准后实施。审核计划内容至少包括：

1.审核地点、审核目的、审核准则、审核日期；

2.审核组成员及分工（每位审核员着重负责审核的指标）；

3.现场审核时间安排；

4.审核组保密承诺及其它需要与受审核方沟通的内容等。

5.4.1.3 《现场审核计划》（附表3、3A）经审核准备会议通过、评审机构批准并加盖评审机构章后，审核组长应立即连同《体系文件审查报告》（附表2）一起发送给受审核方；如有异议可协商调整。审核组长依据审核计划组织实施现场审核。

5.4.2 审核组准备事项

5.4.2.1 审核准备会议：在正式进行现场审核前，审核组长负责召开审核组的审核准备会议。准备会议应至少进行如下内容：

1.审核组长向全体审核组成员介绍本次审核的要点，包括《企业知识产权管理规范》基础指标评审表（附表8-1）、提高指标打分表（附表8-2）中未打分项或存疑项的现场控制、受审核方的基本情况，审核计划及组员分工要求，审核的重点及其它必要的信息，并发放现场审核所需资料；

2.理清每一项指标分归受审核方的具体管理部门，分析去具体管理部门进行现场验证的必要性；

3.邀请了技术或体系管理专家的，专家对全体审核组员进行简要专业引导，重点介绍本次审核涉及的主要过程/流程、需要确认的过程和关键过程、主要的监控项目及要求、对人员、文件、运行等的特殊要求、相关的法律法规等专业知识等；

4.审核组全体成员在保密承诺上签名。

5.4.2.2 审核员根据审核分工及准备会议的要求进行审核准备，编制受审核方每个部门的《现场审核记录表》（附表5）中的“审核依据”、“审核内容及审核方法”。再次核对企业不涉及的业务应在《企业知识产权管理规范》基础指标评审表（附表8-1）、提高指标打分表（附表8-2）相应考核结果栏内作出说明。

5.5 现场审核实施

5.5.1 现场审核包括首次会议、获取审核证据和形成审核发现、现场审核会3个阶段。

现场审核形成的初步审核结论分为：合格、有条件合格、不合格。

现场审核前审核组应通过文件对受审核方情况有基本的了解，现场审核时多用“是不是”的核实型提问方式，少用“有没有”的措辞表达。

5.5.1.1 现场审核当日，审核组应带齐人员身份证明、有关表格和材料的电子文件和纸质文件。

5.5.1.2 企业知识产权管理现场审核实行审核组长负责制，审核组长负责审核全过程的管理和控制以及与受审核方相关人员的沟通。审核具体实施要求按照《评审手册》执行。审核组在现场审核时，组长应组织组员就审核信息进行充分的沟通，内容包括：

1.汇总审核组成员从不同渠道所获得的信息并相互印证，以获得审核证据和形成审核发现；

2.评审审核发现，包括不符合；

3.提出需要审核组成员进一步追踪的问题；

4.评审现场审核计划的时间进度和调整的需要；

5.评审审核组成员工作任务分工是否需要调整；

6.讨论审核过程中出现的异常情况等。

5.5.1.3 受审核方应按照《现场审核计划》的要求为审核组准备相应的审核文件，在召开首次会议的会议室里准备好知识产权手册、运行记录全部文件、改进记录等资料文件，根据审核计划安排相关人员与审核组成员座谈，并做好后勤保障安排。

5.5.2 首次会议

首次会议是审核组全体成员和受审核方的联席会议，由审核组长主持，时间不超过60分钟。

5.5.2.1 与会人员在《现场审核签到表》（附表4）上签字，审核组长完成《现场审核记录表》（附表5）、《审核报告》（附表6）中著录事项的填写。

5.5.2.2 首次会议主要内容包括：

1.介绍审核组成员；

2.受审核方介绍与会的主要成员及陪同人员；

3.审核组长同被审核方确认审核计划、审核目的、审核准则和审核范围（见5.5.5.2（5））；

4.宣布审核时间安排；

5.做现场审核保密承诺；

6.受审核方的管理者代表汇报企业知识产权管理体系建设及运行情况，时间在30分钟以内；

7.提出审核期间需要受审核方提供的必要资源和陪同人员，并提示应注意的问题；

8.受审核方最高管理者做简短发言。

5.5.3 获取审核证据和形成审核发现

5.5.3.1 时间安排

1.在举行首次会议的会议室或企业档案室里翻看、查阅资料，基本完成《企业知识产权管理规范》基础指标评审表（附表8-1）或提高指标打分表（附表8-2）的填写。

2.与最高管理者面谈，并获取审核证据、形成审核发现；

3.与管理者代表面谈，并获取审核证据、形成审核发现；

4.与企业内部审核人员面谈，并获取审核证据、形成审核发现。

5.在受审核方各相关部门与部门负责人分别面谈，并获取审核证据、形成审核发现；

6.实地审核:涉密工作区域、办公设施等，并获取审核证据、形成审核发现。

填写完成每个部门的《现场审核记录表》（附表5），时间控制半天。5.5.3.2 审核组成员应按照预先确定的《现场审核记录表》（附表5）中的“审核内容及审核方法”，客观、公正地进行现场审核，获取审核证据并如实记录于《现场审核记录表》（附表5）中的“审核评价记录”栏。同时用不同记号的笔核实、补充《企业知识产权管理规范》基础指标评审表（附表8-1）、提高指标打分表（附表8-2）相应考核结果。审核记录应真实、明确、清晰、具有可追溯性和可重复审核性。

5.5.3.3 对审核中发现的不符合证据，应对照《企业知识产权管理规范》评审指标体系（试行稿）和《评审手册》进行评价是否构成不符合文件审查时的结论，并询问受审核方相关人员，必要时可以用不同记号的笔更改文件审查时对《企业知识产权管理规范》基础指标评审表（附表8-1）、提高指标打分表（附表8-2）某些指标作出的结论。不符合项的分级：严重不符合和一般不符合（具体分级标准见《评审手册》）。

5.5.3.4 体系文件审查结论为局部不合格的，现场审核组应注意对《体系文件审查报告》（附表2）标示的不合格项进行验证。

5.5.3.5 审核组成员对证据审核中发现的不符合项和存疑点与被审核方立即进行沟通，或于现场审核会时进行提问。

如果受审核方对审核组提出的审核证据和存疑点本身有分歧意见，应努力予以解决。对于未得到解决的分歧,应当记录于该部门《现场审核记录表》（附表5）“审核评价记录”中，并在《审核报告》（附表6）“需要说明的情况”中予以描述（见5.5.5.2（5））。

5.5.4 现场审核会

现场审核会是审核组全体成员和受审核方的联席会议，由审核组长主持，时间一般为90分钟。

会议主要内容包括：

1.受审核方介绍与会的审核人员。

2.审核组长简要通报获取审核证据和形成审核发现阶段工作。

3.审核组成员对证据审核中发现的不符合项和其它问题进行提问。

4.审核组在提问的同时补充每个部门《现场审核记录表》（附表5）中 “审核评价记录”。

5.受审核方全体回避，审核组内部沟通。主要内容包括：

● 审核组成员形成共识；

● 对不符合项进行综合、归类和分析并最后确定，完成《企业知识产权管理规范》基础指标评审表（附表8-1）、提高指标打分表（附表8-2）相应考核结果，完成每个部门的《现场审核记录表》（附表5）的撰写。企业不涉及的业务应在《企业知识产权管理规范》基础指标评审表（附表8-1）、提高指标打分表（附表8-2）相应考核结果栏内作出说明；

● 依据《企业知识产权管理规范》基础指标评审表（附表8-1）考核结果提出现场审核结论性意见，可以是“合格”、“有条件合格”、“不合格”，完成《审核报告》（附表6）中“审核结论”、“整改措施要求”的撰写。

6.审核组向受审核方通报审核情况，宣布现场审核初步结论。结论为有条件合格的，还需要指定整改期（一般为1个月），并确定整改情况的评审方式（现场评审或文件评审）；结论为不合格的，向受审核方提出具体整改建议，要求其整改后重新提交《企业申报表》（附表1）参与验收评审。

7.请受审核方领导做最后发言。

8.审核组长在离开审核现场之前，应将《现场审核人员工作质量反馈表》（附表7）交予受审核方，并告之反馈给省知识产权局委托的评审认证机构。

5.5.5 审核报告

5.5.5.1 审核组长负责编制《审核报告》（附表6），并对审核报告的内容负责。经评审机构签署意见并盖章后的正式《审核报告》（附表6）一式两份应于现场审核后5个工作日内完成并交受审核方一份，另留评审认证机构存档一份。

5.5.5.2 审核报告应提供有关企业知识产权管理能力审核的完整、准确、简洁和清晰的信息，并包括以下内容：

1.企业基本信息。

2.审核目的、审核准则、审核日期。

3.审核组组长和组员情况。

4.现场审核活动中企业主要参加人员。

5.需要说明的情况：企业对审核组提出的存疑点和审核证据意见存在分歧的情况，审核计划变更、审核范围扩大或缩小及其理由。

6.知识产权体系有效性评价：

● 体系文件的适宜性、有效性；

● 知识产权方针、目标、人员的能力、人员的知识产权意识；

● 体系运行的有效性分析；

● 知识产权风险的测评、控制；

● 与相关法律、法规的符合程度；

● 内部审核、管理评审、持续改进能力及其效果；

● 对企业知识产权管理能力的综合评价；

● 对于尚不能构成不符合但存在潜在问题或风险的审核发现。

7.审核结论：合格、有条件合格、不合格。

8.整改措施要求：审核中发现严重不合格项的，请企业整改后重新提出评审；审核中发现一般不合格项的，请企业在限期内整改后向审核组提交整改措施的实施证据。

9．审核组意见及审核组长签字；评审机构签署意见并盖章。

5.5.6 文件的保存与信息保密

5.5.6.1 审核组成员应注意工作过程中审核文件的信息保密。

审核所用工作文件，包括形成的审核记录，审核员应妥善保存到现场审核结束时全部移交审核组长。审核组长负责按照认定审核卷内目录整理、归档相关文件和记录，在审核全部完成时移交评审机构。

《企业知识产权管理规范》基础指标评审表（附表8-1）、提高指标打分表（附表8-2）不应提交给受审核方；审核结论为“合格”的，《现场审核记录表》（附表5）也无需提交给受审核方。5.5.6.2 审核组成员不能出于审核之外的目的获取或记录受审核方涉及保密或知识产权相关的信息。

5.6 整改措施的跟踪和有效性评审

5.6.1 审核组长在现场审核后5个工作日内将《审核报告》（附表6）、《现场审核有条件合格整改有效性评审提请单》（附表6A）及记载有不符合项的《现场审核记录表》（附表5）复印件交给受审核方。

5.6.2 现场审核结论为“有条件合格”的，在指定整改期（一般为1个月）结束后受审核方提交《审核报告》（附表6）后的《现场审核有条件合格整改有效性评审提请单》（附表6A）。审核组组织整改有效性评审，填写《整改有效性评审报告》（附表9），并在现场审核的《企业知识产权管理规范》基础指标评审表（附表8-1）、提高指标打分表（附表8-2）上再用不同记号标示出整改后的相应审核结论；组织形式为现场评审的，可在5.5的基础上适当简化程序，省略《现场审核计划》、《现场审核签到表》、《现场审核记录表》，但受审核方仍然需要填写《现场审核人员工作质量反馈表》（附表7）并反馈给评审认证机构。

受审核方提交《现场审核有条件合格整改有效性评审提请单》（附表6A）的手续参照5.1.2.3和5.1.2.4执行。

5.6.3 整改有效性评审结论分为：合格、不合格。

整改有效性评审结论仍为不合格的，《整改有效性评审报告》（附表9）中应明确表示该结论，要求受审核方重新提交《企业申报表》（附表1）参加验收评审。

5.7 资料归档

5.7.1 审核组代表人在现场审核结束且对必要的整改措施的实施结果经评审后5日内将全部审核资料完成，按审核卷内目录核对、整理。

各审核组应按要求将所有材料及审核情况小结（附表10）及时交评审认证机构。

5.7.2 评审认证机构负责对文件审查、现场审核、整改有效性评审的所有资料进行归档和管理，并应注意保密。

5.8 审核组在评审过程中应随时接受省局的业务指导和询问。

5.9 省知识产权局依据《企业知识产权管理规范》提高指标打分表（附表8-2），从提交参加“提高指标”评审认证资料的企业中确定贯标优秀企业。

5.10 评审执行《评审手册》。相关/支持性文件

CIPM/ZJ20 评审认证工作通知

CIPM/ZJ21 评审认证机构管理办法