采购与付款内部会计控制的内容由刀豆文库小编整理，希望给你工作、学习、生活带来方便，猜你可能喜欢“采购与付款内部控制”。
采购与付款内部会计控制的内容
制造单位的生产经营比较复杂，企业管理需要关注的问题是全方位的，为销售而生产，为生产而采购是一个环环相扣的物料动态运动过程，依次构成了单位采购流程、生产流程、销售流程。
一般来说，采购与付款业务包括制定采购预算、请购、采购作业、验收入库、货款结算、帐务处理。
一、采购预算的主要控制内容
在确定采购预算时，为了避免盲目采购，单位必须制定采购预算，这即是单位从总体上统筹使用资金，减少资金闲置，提高资金使用效率的需要，也上确保合理采购的需要。
采购预算是根据销售计划或实际生产进度，由使用部门（如生产部门、产品开发与设计部门等）或仓库部门填报“采购预算申请单“，经有关部门共同或逐一核准后，交采购部门编制采购预算。
（一）划分申请采购部门
一般来说，常用原料和生产用常用备物料由使用部门或仓储部门提出申请；常备物料中的非生产用物料和非常备物料由总务（后勤）部门提出申请。
（二）采购预算申请单
由申请采购部门根据市场与销售预测、生产能力与规模预估、最低库存量是与最高库存量限制、市场供应总量和供应价格预测等因素，分别测算对不同规格、不同等级、不同地区的预计采购需要量，编制本部门的“采购预算申请单”。
（三）采购预算的编制
编制采购预算的依据是各申请采购单位已获批准的“申请采购单”。采购预算的内容包括：应采购的品名、规格、质量标准、数量、单位价格、交货日期、结算方式、预付货款比例各时间、运输工具、违约条款等。
单位在编制采购预算时，需要考虑以下几点：第一，采购对象的现有库存量；第二，未来一段时间内的消耗量；第三，采购对象未来的价格走向；第四，存货的短缺成本；第五，单位现金流转状况；第六，用相关成本最低的原则，确定的最佳采购批量。
（四）、采购预算的批准
采购预算作为全面预算系统的一个子系统，应随全面预算，经单位全面预算管理委员会通过，如果单位没有全面预算体制，一般情况下，单位主要原料及其他金额较大的存货采购，应当由总经理、主管存货采购的副总经理、“三总”（总工程师、总经济师、总会计师）各相关部门负责人通过会议或联审（签）等形式集体决策。
采购预算内部会计控制的关键内容为：
1、单位会计人员应叁与采购预算制定的全过程；
2、采购预算应与全面预算系统的其他子系统协调；
3、采购预算的编制是一个反复修订，集体决策的过程。
二、请购的主要控制内容
请购是采购环节的第一步。许多规模较大的公司，通常由熟悉市场的采购部门人员来决定货源和发出购货订单，这样可以增强管理控制力度，并能够有批量采购的规模经济效应。
无论何种需要的请购，采购部门在收到请购单后和在最终发出购货订单之前，都必须对应订购多少、向谁发出购货单、什么时候发出购货订单三个方面做出决定，采购的内部控制制度应该为合理做出这些决定而制定相应的请购制度。
材料或零配件的请购一般首先由生产部门根据生产计划或即将签发的生产订单提出请购单。材料保管人员接到请购单后，应将材料保管卡上记录的库存数同生产部门需要的数量进行比较，当材料保管人员认为生产所需的数量超过库存数量时，就应签字同意请购。
临时性物品的采购需要通常由使用部门直接提出。由于这种需要很难列入采购计划之中，因此使用者在请购单上一般要对采购需要做出描述，解释其目的和用途。请购单须由使用部门的主管审批同意，并须经资金预算的负责人同意签字后，或经董事会或厂长经理办公室会议同意后，采购部门才能办理采购手续。
在请购这一环节，应注意以下几方面的控制：
1、单位有关部门或人员应当按照以销定产和合理库存的原则，根据单位预算、实际需要等情况，及时向相关部门提出采购申请。凡是不需要的、不急用的商品，一律不得采购或提前采购，防止不必要的资金占用和增加仓储负担。单位超过一定金额的采购需求，必须由采购部门统一进行，领用部门不得自行采购。
2、审批人根据规定的职责、权限和程序对采购申请进行审批。对不符合规定的采购申请，审批人应当要求请购人员调整采购内容或拒绝批准。
3、单位所有采购申请书必须先由领用部门主管签名批准，采购部门应当进行负责检查采购申请书内的申请是否属于该主管职权范围内可以批核的项目。
4、单位超过限定金额的大宗采购必须由单位管理层集体决策审批，再交予采购部门执行。
三、采购作业的主要控制内容
采购作业就是以单位审批过的请购为依据，进行采购的实施过程。在这个过程中要决定供应商、采购价格、签订合同，它是一个决策的过程，因此也可称为采购决策，是整个采购的关键控制环节
（一）供应商的选择
在订购前往往存在着“货比三家”的问题，当然单位最终要采购物美价廉的商品，但是。单位还应当从战略的角度出发，考虑原材料供应的长期性、稳定性。因此，单位应通过一定的选择标准确定最终供应商。
对供应商的评价标准包括：
1、基本标准：包括能否满足单位采购标的的质量、数量、价格、服务等。
2、资信品质标准：供应商声誉、以往的信用记录、历史交易记录、现行设备与技术力量、财务状况、组织结构与管理、工作程序柔性、通信便捷度、所处地理位置等。
3、道德规范标准：交易手段是否正规，是否存在贿赂等不道德行为。
4、权重调整标准：采购性质与采购数量会影响选择标准中各种物项权重，比如，对于小批量科研用品，质量和迅速交付比价格来得重要，当地供应商更有优越性；而对于批量生产所需要的大量物项来说，价格和按时交付就显得较为重要。
单位可以由采购部门或成立专门的资信评估机构，对供应商的评价根据上述标准可以进行量化，采用打分方法操作，最终确定一家或几家供应商。
（二）采购价格的确定
在确定供应商内，单位进行价格谈判，这是采购决策最关键环节，也是最终确定供应商，签订采购合同的依据。
单位确定采购价格必须经过询价、比价、议价和定价等程序，定价分别可以通过议定、公开市场确定、招标定价等方法实现。询价由采购人员执行，或组织价格调查小组进行。通过函寄询价单或亲自到相关供应商或在相关产品市场上了解相关产品报价，为后续定价程序提供资料。
比价一般由特别成立的比价采购小组根据采购员或价格调查小组的询价资料进行比对，在考虑其他因此的同时，遵循价格优先的原则确定采购价格或提出定价方案供价格决策委员会定价参考。
议价由责任采购人或责任采购部门与有关厂家进行商谈，计价还价，最后议定价格进行采购。
一般来说，单位确定采购价格较常用的方法是结合使用询价、比价、议价等几种手段进行，很少单独使用某一种手段定价；另一种方法是通过拍卖等手段进行公开市场定价。
（三）谈判、签订合同
谈判和签订合同可以说是采购工作中一个非常重要的环节，谈判和合同签订目的是实施采购获得、建立合作关系、构建单位供应链、创造价值，需要就双方的合作关系、采购品种、规格、单位、数量、单价、总值、交货期限、地点、包装、运输方式和费用、验收方法和标准、保险环节和费用、违约责任等方面洽谈和会商、进而签订书面合约。
在采购作业环节，应重点控制以下几方面：
1、单位应当建立供应商信息管理系统，对目标采购市场信息进行动态管理，充分了解相关供应商的产品价格、质量、供货条件、信誉以及供应商的设备状况、技术水平和财务状况，为单位采购决策提供可靠信息。
2、单位应当订立科学的采购政策，规定物资采购达到一定规模和水平，必须进行公开招标，招标结果必须经过审核批准。单位对于长期需用物资，应实行定期进行招标制度。
3、在对确定的供应商有清楚了解的前提下，单位应当根据国家《合同法》及相关法规，与所确定的供应商签订正式采购合同，并由有关部门负责合同的执行、监督以及合同文本的保管。
4、单位小额零星物品或劳务采购可以采用直接购买、事后审批的方式；一般物品或劳务采购应当采用合同订货制度；重要的物品或劳务采购应当在经过决策论证和特殊的审批程序后签订采购合同。单位对于一般和重要物品或劳务的采购，应当建立由采购、技术等部门参与的比质比价管理体系，综合考试价格、质量、供货条件、信誉和售后服务等条件，确定供应商及采购。对一些特殊或重大的采购项目应当采取招标方式确定供应商。单位应当制定例外紧急需求的特殊采购处理程序。
四、验收主要控制内容
采购标的抵达或接受劳务后，应对照订单或购货合同进行验收，由独立的验收部门或人员对货物或劳务等品种、规格、数量、质量和其他相关内容进行核实，并出具验收的证明资料。单位应当试行验收与入库责任追究制度，对验收过程中发现的异常情况，负责验收的部门或人员应当立即向相关部门报告，有关部门应查明原因，并进行及时处理。货物验收不能流于形式，不仅要关注货物的数量更要注意其质量，从货物的外观到其内部性能均应进行检验，对于批量大非贵重货物可以采用抽验的方式，对验收过的货物作必要的记录，已验收和未验收的货物应分别存放，验收完毕正常货物应交给仓管员或相关人员进行记录、保管或使用，有异常的货物作专项处理。
单位验收部门应使用顺序连续的验收报告记录收货，对无对应采购申请表的货物，不得签收。
五、采购付款及记录 采购付款的程序如下：
（一）仓储人员将办妥的“验收入库单”连同进货发票（抵扣联）和运输费用发票送采购部门，由采购部门向财务部门申请付款。
（二）采购部门对上述原始凭证审核签章后，连同已获审核的“付款申请书”送财务部门审核。
（三）财务部门收到采购部门转来的相关凭证（采购计划、合同、验收入库单、发票抵扣联、运输费用发票等），经指定的专门人员审核无误后，作为入帐的凭证。
（四）按合同规定（或另有约定）的期限支付货款，并及时登记“应付帐款”总分类帐以及明细帐。
（五）出纳办理付款时，应严格核对支付凭证上的金额，收款单位、审核批准手续、领款人身份证、相关原始凭证、会计凭证等。如有疑问，应及时查询后才能支付。
（六）支付手续应根据“申请付款单”审核完毕并经会计人员编制会计凭证后，才能据以办理。
采购付款内部会计控制应注意以下几方面：
（一）单位财会部门应当对采购部门提交的各项原始凭证进行审核，复核采购的各项单据和凭证是否齐备，内容是否真实，手续是否齐全，计算是否正确。
（二）单位应定期核对应付帐款总帐与明细帐金额是否一致，如有差异，应查核原因。
（三）对长期挂帐的预付货款，应查明是否存在已收货物但未记录采购的项目。单位应按时进行验收报告与采购发票的核对，要求采购部门调查任何有采购发票但未附有验收报告的情况；
（四）对有验收报告而未有发票的采购项目，应根据供应商的报价单进行暂估入财，并要求采购部门追交采购发票。
采购与付款内部会计控制制度的建立
一、不相容职务岗位分离制度 采购与付款业务不相容岗位包括：
（一）单位商品采购应由生产、销售、仓库及其他职能部门根据其需要提出，并经分管采购工作的负责人进行审核，由采购部门组织采购；
（二）单位应由采购部门和使用部门共同参与询价程序与确定供应商, 而不能由付款审批人和付款执行人单独完成询价与确定供应商工作；
（三）单位由采购部门下订单或起草购货合同并经授权部门或人员审核、审批工适当审计；
（四）单位采购人员不能同时担任货物的验收工作，验收工作应由专职人员或质检人员进行；
（五）单位采购、储存保管与会计记录工作职务应当分离，以减少误记商品数量金额的可能；
（六）单位付款的审核人与付款的执行人职务应当分离。
（七）单位记录应付财款的会计人员不能同时担任付款职务（出纳职务），例如支票的签字和应付帐款的记录应相互独立。
（八）单位不能将采购与付款业务的全过程交给同一部门或一个人办理。
二、预算控制制度
对于预算内采购项目，具有请购权的部门应严格按照预算执行进度办理请购手续；对于超预算和预算外采购项目，具有请购权的部门应对需求部门提出的申请进行审核后再行办理请购手续。预算控制制度要求单位加强预算编制、执行、分析、考核等环节的管理，明确预算项目，建立预算标准，规范预算的编制、审定、下达和执行程序，及时分析和控制预算差异，采取改进措施，确保预算的执行。预算内资金实行责任人限额审批，限额以上资金实行集体审批。严格控制无预算的资金支出。具体到采购与付款业务，单位应当建立采购与付款业务的预算管理制度，将物品或劳务采购纳入全面预算管理体系，严格控制预算外采购。
三、授权批准制度
单位应当对采购与付款业务建立严格的授权批准制度，明确审批人对采购与付款业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理采购与付款业务的职责范围和工作要求。审批人应当根据采购与付款业务授权批准制度的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权。经办人应当在职责范围内按照制度规定办理采购与付款业务。单位对于重要的采购与付款业务，应当组织专家进行可行性论证，由单位领导集体决策和审批，防止出现重大决策失误，造成严重损失。严禁未经授权的机构或人员办理采购与付款业务。
四、请购制度
单位应当建立严格的请购审批制度。对于超预算和预算外采购项目，应当明确审批权限，由审批人根据其职责、权限以及单位实际需要等对请购申请进行审批。单位商品需用部门应依据存量管理基准、用料预算，参与库存情况开具请购单，并注明材料的型号、规格、品名、数量、需求日期及注意事项，经审批后送采购部门；对于紧急请购应注明“紧急采购”字样。
材料请购应考虑资金预算和材料消耗预算，使得材料采购有计划地进行。同时请购应核定审批权限，属预算内采购的经既定权限审批后可进行采购；属预算外项目或超预算采购，即应履行严格的特别审批程序。对于特殊原因需取消请购申请时，原请购部门应通知采购部门停止采购，采购部门应在原请购单上加盖“撤消”印章，并退回给申请部门。
五、询价制度
商品采购重要环节应当使采购程序透明，特别是价格机制透明。哪怕有的单位需要给采购部门实施奖励也应由暗回扣转为明奖励。
对于某些采购可以采用招标方式，在满足采购方商品质量、送货时间等要求情况下，以公开方式进行，招标不能以价格作为惟一因素。
对于大宗、贵重商品采购，也可以采购询价、比价、议价方式，由采购部门和商品需求部门选择一定数量的供应商（一般三家以上），在充分了解供应商实力后，进行价格比较，确定供应商。
对于零星或总务用品采购，由于采购量低、价格也不高，采用上述方式采购成本会过高，一般授权直接采购，但也应形成由独立的人员抽样暗访制度。
单位应充分了解市场信息，并及时修正材料预算价格，对供应商应有一系列的选择标准。对于长期供货的供应商，也应动态跟踪其变化，一旦发现供应商情况有异后，应及时向决策层报告，以便采取措施。
六、合同管理制度
对于大宗、贵重货物应签订购货合同，并确保合同条款公平、完整，合同样本最好经法律顾问过目，并按照合同法规进行操作，合同应连续编号，并形成一式几份，除了给供应商、采购部门外，财务部门也应留存一份，以便于货款结算、控制。预算外项目或超预算购货合同，应事先告知财务部门或由财务部门参与合同起草，以便于安排资金。部分单位以订单替代合同，订单要素必须设计得较为完整，订单格式也应由法律顾问过目，并形成一式几联，对订单的修正，应补充制订订单，并及时传递给原订单持有的各方。订单也应连续编号。
七、验收制度
单位应根据经批准的订单、合同等采购文件，由独立的验收部门或指定专人对采购商品或劳务等品种、规格、数量、质量和其他相关内容进行验收，并出具验收证明。
验收人员在货运单上签字之前，应首先核对数量的正确性，可以通过点数、过磅或测量等手段进行。如果用过磅手段，应先核准称的准确性，如果用测量手段，则用确定测量方式的合理性。经验收如果数量有差异，则应及时做记录。同一批次购入数量特别多时，可通过抽验方式进行。验收时应以收到的实物为基础，核对订购单、送货单等资料，以避免受订货单、送货单的影响。
验收人员还应对商品的质量进行检验。商品质量可能由于运输原因受损，也可能是供应商所供商品质量本身就存在问题。对于高技术性能的商品，可能需将样品送交专家或送到实验室才能对其质量进行检验，如一些仪器设备，需送到检测机构才能对其质量进行验收。有些商品需试用一段时间后才能确定其质量问题，即无法立刻验收,此时应注意合同条款。
八、付款控制制度
财务部门在办理付款业务时，应当对供应商发票、结算凭证、订购单、验收单以及入库单等资料的真实性、完整性、一致性、合法性进行严格审核。对于未经核准的款项不能支付，对于上述资料不全的款项，应要求补齐资料后，才能支付。当用现金支付时，付款前应先检查供应商发票是否加注“款已付讫”的戳记，以防重复支付；对于支票付款的交易，应注意支票安全性控制。
对于采购需预付货款或订金的，应适当授权后才能付出，并需收到供应商的相关票据，预付款最好通过银行结算。并支付余额。应付帐款在约定付款到期后，应及时支付，以维持单位良好的信用。财务部应定时检查应付帐款明细帐，并分析其帐龄。
单位应当建立退货、折让管理制度。采购部门和验收部门如发现商品的数量、型号、规格、品名及质量不符合订单或合同要求，应及时与供应商联络，决定是否退货或要求给予适当的折让。按退货条件需要退货时，应凭退货通知单，并经批准后，办理退货。退货单应传递给财务部门。对于需提出折让的，应与供应商协商，并经其确认，将折让单送审批后，传送给财务部门。财务部门应根据退货单或折让单，调整应付帐款，如果货款已结算，即应确认一项债权，并向供应商索取款项。
