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内部合同管理办法
第一章 总则
1、为了规范对外经济行为，提高经济效益，防止不必要的经济损失，根据国家有关法律规定，特制定本管理办法。
2、凡以公司名义对外发生经济活动的，应当签订经济合同（除确实无需签订合同或金额过小，即时钱货两清的经济活动以及主合同外）。
3、订立经济合同，必须遵守国家的法律法规，贯彻平等互利、协商一致、等价有偿的原则。
3、本管理办法适用于直接构成项目成本的所有合同(除劳动合同)。
5、合同均应采用书面形式，有关修改合同的附件、图表、传真件等均为合同的组成部分。
6、国家规定采用标准合同文本的则必须采用标准文本。次之，原则上采用公司标准合同文本。
第二章合同编制、审批和签订
1、合同编制原则
1.1合法性原则：工程合同管理必须全面符合有关法律法规及行业规定，使得公司的权益能够依法受到保护。
1.2合同书原则：工程施工必须签署正式的书面合同以明确双方的权利、义务和责任，但金额在一万元以下且能及时结清的零星工程及工程类合同中已经界定清楚归属的变更签证事项可另行办理。
1.3事前签订原则：工程合同应在经济事项发生前签订，禁止未签订合同即先行进场或施工。
1.4招标原则：本原则包括以下两方面含义：
◆采用招标方式确定合作方。除下列情况外的所有合同的合作方均应通过招标方式确定：（1）某施工单位或供货商已经过公司审批确定了长期合作伙伴关系；（2）某些政府垄断工程；（3）经详细填写《合作方考察评估表》以及《合作单位审批会签表》，并按规定经公司有关负责人集体会签批准后，方可采用考察对比的方法确定合作方。
◆合同随附招标文件。拟签合同正文及其补充协议（包括设计变更与现场签证协议），应作为招标文件附件之一发给投标单位，投标单位需对其进行确认。
1.5利益明晰原则：合同应清楚地界定、描述各方的权利和义务，以杜绝模糊、歧义、推诿、扯皮现象；合同中尤其应有明确的、可以界定清楚的合同价款、结算办法及付款方式；如果合同价款可能调整，则应明确调整依据、调整方式（如何计价、总价如何最后确定等），并就设计变更与现场签证的有效性、可控性作出明确规定。
2、合同编制内容
2.1标准示范合同：在招标（招标文件附件）及合同签订时，工程合同应尽量应用公司逐步
建立统一的合同标准文本。
2.2合同标准文本内容尽量采用FIDIC条款模式，内容分为协议条款、通用条款、补充条款和附件，其中协议条款根据具体业务、对象的不同而定，通用条款适用于所有的同类合同，补充条款则由经办人在具体经办合同时补充加入协议条款、通用条款中未尽事宜。
2.3如当地政府部门有强制性规定，可按当地政府部门标准合同执行，但必须通过补充条款等方式充分补充与公司合同标准文本之间存在差异的内容。
2.4如公司尚未制定合同标准文本，可以延用以往的合同，但经办部门应联系经营部、工程部、财务部、预算部、材料部、法律顾问完成合同审批并尽快制定相应的标准合同。
2.5当客观条件发生重大变化、原有合同标准文本不再适用时，业务部门应及时提出与相关部门共同修改。
2.6合同的经济条款应包括但不限于以下内容：
（1）工程名称、地点、承包内容、范围、工期或供货日期
（2）双方的权力、义务和一般责任
（3）材料品牌、规格型号、数量、质量要求、检验与验收方法
（4）合同价款或委托酬金：采用招标方式选择合作方的，应以双方确定的最终报价作为合同金额；提倡在有标底的情况下进行招标并确定合同价款，如果是采用费率折扣方式确定合同价款，合同中应明确费用计取的依据、主材价格计取办法，并注明是否为含税价和落地价，并规定合同双方如何尽快核实施工图预算确定合同价款，以及就确定后的合同价款签署补充协议。
（5）计价依据：工程类合同应将施工图、预算书作为合同的组成附属部分，合同附属文件一般还包括：招标文件、投标文件、答疑文件等，并应在合同条款中明确以下问题：
（6）设计变更及现场签证：合同中应规定设计变更及现场签证的认定依据、结算核价办法。
（7）总价结算办法：工程类合同可在合同中明确规定按“结算=合同价（或预算造价）+材料价差+设计变更+现场签证+增加项目-减少项目+奖励-罚款”确定结算总价。
（8）结算和付款办法：合同应明确规定验收及付款办法、保修维护办法及保修金处理办法；进度款的支付一般按形象进度分阶段确定付款金额，不采用分月审核进度款的方法；各期进度款累计不应超过总造价的80%；无准确施工图预算或无准确合同总价时，应充分考虑付款风险，尤其在施工中后期更应有效地控制好进度款，以防超付。
（9）工期风险调整方式；违约与处置办法；争端解决方式；合同对方账户以及开户行。
3、合同审批：
3.1审批方式：经办部门填写《合同审批表》在公司各部门流传审阅，公司常务副总经理、总经理批审。
3.2经办部门须做好审批工作的前期准备，了解顾客背景及经营现状，收集顾客资料，（包括：营业执照、资质证书、税务登记证、法人资格证书、法人授权委托书等）并确保资料的有效性、真
实性和合法性。
3.3部门职责：
（1）工程部负责工期、质量等技术部分的审核。
（2）预算部负责其中的合同价款、计价方式、结算方式部分的审核。
（3）财务部审核合同中的相关经济条款，金额、付款账号以及涉税事项。
（4）经营部负责分包合同的内容起草、谈判和签订。
（5）材料部负责材料设备采购合同、材料设备租赁合同、加工合同内容起草、谈判和签订。
4.合同签订：审批通过后，由经办部门将修改后的合同文本，转办公室进行复核后，填写《用印单》,加盖合同专用章或公司公章方能生效。
第四章 合同的履行
1、合同依法订立后，即具有法律效力，应当实际、全面地履行。
2、在合同执行过程中应严格按合同约定进度，按期结算。每笔供货需有项目材料人员的书面确认单或相关证明资料。
3、有关部门在合同履行中遇履约困难或违约等情况应及时向公司领导汇报并通知相关各个部门。
4、项目执行过程中出现违约情况，项目部或相关部门应及时上报公司并停止供货或施工。如需继续供货或施工，待情况处理完毕经公司领导通过后，方可继续。
5、项目部、工程部、材料部、预算部按合同要求监督进度，定期向总经理汇报项目进度情况
6、财务部依据合同履行收、付款工作，对具有下列情形的业务，有权拒绝付款：
6.1应当订立书面合同而未订立书面合同的；
6.2 收款单位与合同对方当事人名称不一致的。
7、付款单位与合同对方当事人名称不一致的，财务部应当督促付款单位出具代付款证明、财务证明等。
8、在合同履行过程中，给合同对方付款应执行公司材料或劳务结算流程。
9、合同签订后，由经办部门向项目进行书面交底。
10、对于已经执行完毕的合同，要有界定，不得自行延续合同。特殊情况需由相关业务部门出具书面说明，公司总经理和常务副总经理批准后方可执行。
第五章 合同的变更和解除
1、合同补充协议、合同条款变更或出现未约定事项，须对原合同的条款及内容（包括供货量、施工方案、履约时间、付款方式、违约责任等）进行调整的，经办部门必须附情况说明，经公司总经理和副总经理审批，对涉及公司利益的重大事项调整必须由公司各部门审批，批准后方可调整，任何部门不得自行进行操作和对外承诺。
2、变更、解除合同和签订补充协议必须依照合同的订立流程通知财务部、经营部、材料部等相
关职能部门，遇有法律问题和纠纷的，须通知公司法律顾问。
3、我方变更或解除合同的通知书和双方签订的变更或解除合同协议，应当采用书面形式，并按规定经审核后，加盖合同专用章或公司公章。
4、有关部门收到对方要求变更或解除合同的通知，必须在三天内向公司总经理和常务副总经理汇报，并通知相关部门负责人。
5、变更或解除合同的通知和回复应符合公文收发的要求，挂号寄发或由对方签收，挂号或签收凭证作为合同组成部分交由办公室保管。
6、变更、解除合同的文本和补充协议作为原合同的组成部分或更新部分与原合同有同样法律效力，纳入本办法规定的管理范围。
第六章 合同的管理
1、公司合同分类
1.1分包合同（包括主体劳务承包合同、安装工程分包合同、保温工程分包合同、防水工程分包合同、装饰装修分包合同等）；
1.2加工合同（门、窗加工安装合同、烟风道加工安装合同、楼梯扶手加工安装合同等合同）
1.3材料设备采购合同（包括大中宗材料采购合同、小型材料采购合同、设备购买安装合同等）；
1.4材料设备租赁合同（机械设备、周转材料租赁）
1.5其他类别（材料检验检测等服务类合同）
2、公司签订的所有经济合同，均应明示公司统一的业务合同编号。并严格执行编号原则，编号由办公室统一编号，各部门不得的自行更改编号原则。合同变更以及补充协议编号要与原合同号一致；
3、合同编号原则：业务合同的编号按照项目名称、合同类别、签订年月日顺序排列编号，每个业务合同分三层确定识别码；每层识别码中间以破折号连接，如下表所示：
4、合同履行过程中有关人员应妥善管理合同资料，对合同的有关技术资料、图表等重要原始资料应建立出借、领用制度，以保证合同的完整性。
5、办公室根据合同类别建立档案，合同文本原件（包括合同文本、相关补充协议、合同审批表、技术资料等）应由办公室和财务部分别妥善保管。
6、各相关部门应根据合同编号建立各自所需的业务合同台帐，以便于部门之间核对、协调。
7、合同专用章由办公室专人负责管理，经法人代表或其授权人签署同意后，合同文本才能加盖印章，并作相应的用章登记；
8、原则上签订经济合同时，加盖合同专用章均在公司办理，特殊情况需要带章外出时，项目负责人必须填写《用印单》，经常务副总经理、总经理审批授权，办理携章外出手续后，方可带章外出；使用后必须及时交还办公室，并办理用章返回手续。
第九章 附则
1、本办法适用于公司本部和所属各部门。
2、本办法解释权归公司办公室。
3、本办法自下发之日起生效实施。
合作方考察评估表
备注：
1、本表供在金额小、时间紧的情况下，确定合作方时由考察人员填写并报各职能部门和领导审批。
2、最少要选择三家以上的单位进行考察且必须组织两个以上部门的人员共同考察。6
