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浅谈建立离退休人员基础信息库的作用
【摘要】建立离退休人员基础信息库我局在当前走群众路线、服务基层背景下，推出的一项创新举措，是落实司法行政工作总体安排的具体行动之一。建立基础信息库是为了进一步规范离退休人员管理，是为了不断提高服务水平，是司法行政工作走向科学化的重要组成部分。
一、基础信息库建立的背景
本单位离退人数从2010年起呈上升趋势，到今年10月人数已达71人，到2015年预计会增长到80人。随着人数增加，年龄构成也随之发生变化，行动不便的老同志比例逐年提高，管理和服务工作的难度和强度按几何级别不断加剧。原来离退休干部处的工作方式是靠工作人员多年的情况总结和经验积累开展的，今后一旦出现人员变动，新的工作人员短时间内不可能掌握全面情况，工作很难全面开展。2013年初，离退休干部处引入新思路，开始研究建立我局离退休人员基础信息库。该信息库不是人员情况统计表，也不是个人档案，它是包括了自然情况、在职情况、健康状况、亲属信息、住址导航、个人照片、走访记录、解决困难（问题）记录、个人事迹等全面数据，信息库内容相互关联，各种数据分析统计快捷。有了这个信息库，领导变了，可以方便了解情况；制度变了，调整工作得心应手；工作人员变了，新人可以迅速开展工作。
二、基础信息库的建立必备条件
1、基础信息库对工作人员的要求
工作人员要从思想上深刻认识到建立基础信息库的重要性。不要把这项工作视为简单的建库工程，将来决策、管理、服务都要靠它来实现。信息库结构的合理性，数据的完整性和准确性，更新的及时性，这些都需要工作人员的敬业精神和热情投入。
2、基础信息库数据的采集
数据采集工作按途径的不同分为以下几类：一是自然情况看的收集。通过与干部人事部门协调，查阅档案，提取所需信息；二是登门采集数据。逐个与本人联系，核实自然情况，了解亲属情况、健康状况、个人事迹、个人困难等信息，拍摄个人生活照，确认走访路线；三是整理相关工作情况材料。汇总走访情况、个人困难（问题）解决情况。
将收集到的信息分类后，录入到相应表格和文件，将所有表格、文档、图片建立链接。数据的更新与维护要比建立更重要，只建立不更新就失去了开展该项工作的意义，离退休人员信息出现变动时，要及时准确的更新相关信息。
三、基础信息库的作用
1、为领导决策提供依据
通过对信息库中特定数据进行分析，得到相应统计数字、分析结果及发展趋势，能够为领导决策提供可靠地数据基础。例如通过离退休人员年龄构成走势（见图1），为制定离退休人员服务管理管理工作的规划提供参考；通过对健康状况统计表（见表1）的研究，为制定组织健康检查、开展健康知识培训等计划提供依
据。
图1 离退休人员年龄构成五年走势图
表1 健康情况统计表
2、科学规范开展工作的重要保障
离退休干部管理工作要想科学规范的开展，必须要求有科学的理念，要有规范的制度和工作方式。建立基础信息库的想法就源自科学的服务管理理念，它架构设计的目的就是为了规范的开展工作，它应用的开放性和关联性为高标准、高效率的完成工作提供了可能。例如节假日局领导走访老同志，通过自然情况表中家庭住址项关联的导航示意图（见图2），可以为领导设计合理的行车路线。
3、保证了工作记录的完整性和经验积累的全面性
“家有一老，如有一宝”，如果将老同志们的经验和意见建议收集起来，队我们来说将是无比珍贵的财富。基础信息库的结构要求工作开展和完成的情况要记录清晰，老同志在职履历、突出事迹（业绩）、经验总结、意见建议等记录要全面准确。工作人员肩负着要为服务老同志的任务，更有责任将老同志们的宝贵经验积累起来，供在职人员学习。
离退休人员基础信息库的建立不只是建立了一个数据库，更重要的是引入了一种新的工作方式。工作的开展充实了信息库，信息库的完善又促进了工作的开展，这是相互影响不断提高的良性循环过程。通过此过程，必然使老干部工作在我市司法行政工作发展过程中起到无法替代的作用。
