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论秘书如何实现形象的自我净化 学生：周少婷 指导老师：金建新
［内容摘要］随着时代的发展，社会对秘书的需求日益增加，秘书工作也越来越普遍，秘书从业者越来越多。然而，社会公众对秘书工作的职业特性和职业角色认知不足，存在一定的认知误区,其负面影响较大。秘书应从自身出发建立完善的知识结构和能力结构，努力提高自身的基本技能，培养良好的心理品质。从而在社会公众心目中树立良好的职业形象，引导人们走出秘书角色的认知误区，实现秘书形象的自我净化。
［关键词］秘书；秘书角色认知；净化
随着社会信息化和管理工作的复杂化,秘书工作变得越来越重要,秘书作为领导的参谋和助手,已日益成为现代决策体制和管理体制中不可或缺的重要力量。然而,当前社会公众对秘书角色认知的准确程度与秘书行业的快速发展却不成正比,存在很多误区。这些误区严重影响秘书行业的发展，消除这些误区显得越来越必要和迫切了。
一、秘书以及秘书工作的真正含义
（一）秘书的含义
我国当代秘书学研究始于20世纪80年代，对秘书的认识和界定也与此同时展开。各种论文、著作和工具书对秘书的界定，基本上都是从秘书的位置、性质、职能、工作范围等方面予以强调，他们或者把秘书看做一种职业，或者把秘书当做一种职务，或者认为秘书是一种职位。在秘书是领导的参谋和助手这一点上，各家的认识是一致的，但是在对秘书内涵的确定上，各家观点则各有所侧重。综合各家观点，根据世界范围内秘书发展的状况，并结合我国秘书工作的实际情况，对秘书下了这样的定义“秘书是指身处领导机构或领导者身边，以处理信息和综合服务的方式辅助领导者实施管理的工作人员。”①
（二）秘书工作的含义
秘书工作是个含义很广的概念。现代社会科学技术极为发达，国家的内政、外交、军务、商务、建设和生产等等工作都极为繁杂和忙碌，因而为党政机关、企事业单位服务的秘书工作也愈分愈细。在大一点的机关常常有专管起草文件的，有专管综合材料处理信息的，有专管办理文件的，有专管接待来访和办信的，有专管会务和社会活动的等等。这些总起来都是秘书工作。②
二、社会对秘书角色认知的几个误区
（一）秘书是领导人身边的“花瓶”
有人把秘书当成了专门陪同上司应酬的人员，甚至将其戏称为“酒保”（男秘书）或“花瓶”、“小蜜”（女秘书）。把有些领导违反规定私自配备的异性秘书视为“花瓶”，置秘书与秘书工作于一种不公正的舆论环境中。
（二）秘书是领导的“代言人”
有人认为秘书备受领导宠信，掌握实权，办事方便，秘书就是单位的“二领导”、“接班人”,其一言一行完全代表领导。③
（三）秘书是打杂的由于对秘书工作的主动性缺乏认识,人们一般认为秘书是打杂的,只要干些上传下达,收收发发,写写报报,接传电话的事务性的辅助工作即可。秘书对工作的辅助性、服从性不切实际地强调,对领导产生一种身心与工作的全面性依附,这样做的直接危害是秘书在工作中无法充分发挥主动性与积极性，成为一名独立于工作的“闲人”，只接触简单、一般性的工作，这样就使自己成为“打杂的”。
（四）秘书是伺候人的由于秘书工作通常纷繁复杂，并且与领导者息息相关。很多人都将秘书看作是伺候人的工作，他们认为秘书所从事的工作是毫无意义和技术可言的，只要围绕着领导，将领导的生活安排好就行了。
三、这些认知误区造成的危害
（一）影响秘书队伍的建设
心理学认为“职业角色是现代人获取物质利益和精神满足的肯定性形式，而职业角色的丧失，则会导致人们物质上和精神上的双重失落”。④社会公众对秘书角色的错误认知会无形中大大贬低秘书的社会价值和社会地位，使人们在择业时把秘书视为不得已而为之的职业，而身在秘书其位的人员也难以树立秘书职业的光荣感和使命感，更难以充分发挥工作的积极性和潜能。凡此种种，终将造成秘书队伍后继乏人，人心涣散，乃至职业道德水准低下的严重局面。
（二）影响秘书职业化发展，恶化秘书职业社会环境
社会认知偏差恶化了秘书职业在社会系统中的生存环境，违背了秘书职业化发展规律，阻止了优秀人才进入秘书行业，而职业化人才的缺失，则使得整体秘书服务水平下降。领导因享受不到专业的秘书服务，无法真正认识秘书的价值，就不会重视秘书的作用，以致无法给予秘书应有的薪资、地位、尊重，对秘书从业者的要求也逐渐降低，较低的准入门槛又使得越来越多的非职业化人士进入这一行业。如此恶性循环，必将制约中国秘书职业化发展，增加职业化发展难度。
四、秘书如何引导人们走出这些认知误区，实现形象的自我净化
（一）秘书人员应该掌握和运用各种礼仪，塑造良好的个人形象
秘书人员个人礼仪指的是秘书人员在公务活动各种场合和日常工作各种情境中的仪容、姿态、行为举止。它包括个人的发式、面容、衣着、饰物；表情、站、坐姿；待人接物、饮食起居等。
1.言谈
秘书人员在言谈中应该做到：有礼有理有利；口齿清晰，声音适宜；注意说话时的交流。
2.举止
举止同样是修养的表现，秘书应该养成文明优雅的举止习惯做到：坐立有相；行礼有节；颦笑有度。
3.仪容
仪容即指秘书人员的仪表姿容，秘书人员应做到：昂首健康；和谐自然；卫生日常。
4.服饰
服饰包括服装、饰品、领带、围巾、帽子、手表、包袋、眼镜等，对秘书人员服饰的基本要求是：呈现个性；扬长避短；名族特色；简洁为美。⑤
（二）秘书人员应该建立起适应秘书工作的知识结构
知识结构是指一个人所学的知识在其头脑中的构成情况和组合方式。它包括各种知识的相互比例、相互协调与相互作用，以及由此而形成的知识的整体功能。每一种工作所需要的知识都有其不同的结构，秘书工作也不例外。为了胜任秘书工作，秘书人员必须根据职业的需要建立起适应秘书工作的、合理的知识结构，并根据时代的发展和社会的进步，不断地更新和优化自己的知识结构。
秘书的知识结构可以分为三层，即基础知识、专业知识和相关知识。1.基础知识
基础知识是指在秘书知识结构中起基础性作用的那部分知识，是构建秘书知识结构的前提条件。现代秘书的基础知识主要包括以下几类：
（1）科学文化基础知识
这类知识相当于高中水平的语文、政治、历史、地理、外语等社会科学基础知识和数学、物理、化学、生物等自然科学基础知识，这类知识是从事秘书工作应具备的最起码的文化知识，高中水平是从事秘书工作应具备的最起码的文化程度。
（2）政治经济理论基础知识
这类知识包括：马克思主义基本理论、毛泽东思想、邓小平理论以及“三个代表”重要思想等方面的知识，有关经济学方面的基础知识，党的基本路线、方针、政策和时事政策等方面的基本知识。秘书工作的政治性和政策性都很强，秘
书人员必须了解和掌握有关政治经济理论的基础知识，才能很好地开展秘书工作。
（3）法律法规基础知识
这类知识包括：国家宪法、法律法规、各种行政法规和规章制度等。这是从事秘书工作的重要依据。秘书人员如果没有较为全面的法律法规方面的知识修养，在秘书工作中就会出现原则性错误，轻者会为领导帮倒忙，重者甚至会触犯法律。所以，法律法规基础知识是从事秘书工作的人必须具备的重要知识之一。
2.专业知识
秘书的专业知识是指从事秘书工作所必须具备的专门知识，它包含两个方面的意思：一是指秘书的职业知识，二是指秘书所在部门的业务知识。这两类知识是秘书知识结构中的核心和主干部分，是各级各类秘书人员都必须具备的知识。
（1）秘书职业知识
秘书的职业知识泛指从事秘书工作所必须具备的学科专业知识，是秘书区别于其他专业的重要标志，这些知识是秘书人员明确自身的社会角色，主动适应并做好秘书工作的至关重要的条件。这些知识具体包括：秘书学、文书学、公文写作学、档案管理学、信访学、会议学以及现代通讯和办公自动化知识。
（2）秘书所在部门的业务知识
秘书所在部门的业务知识即秘书所在行业的行业知识，这些知识同样是秘书开展工作不可或缺的内容。没有职业知识，进入不了职业角色；没有行业知识，则无法开展具体的秘书工作。一个秘书人员不可能对社会的各行各业都熟悉，行业知识就是秘书由外行变为内行的前提条件，任何部门的秘书人员都要熟悉本行业的业务知识。秘书应该掌握的行业知识包括：所在行业的具体知识结构和知识门类；所在部门的工作内容和特点；工作中使用频率较多的行业知识等。
3.相关知识
秘书的相关知识是指与秘书职业、岗位要求有一定关联的知识。这些知识虽然不是秘书知识结构的重心，但对秘书开展工作可以起到重要的辅助性作用，因而掌握这些知识对秘书人员来说也是必要的。
（1）管理学知识
秘书的首要职能就是辅助领导实施管理，所以学习和掌握管理学知识，有助于秘书人员更好地发挥辅助管理职能。管理学有很多分支学科，秘书人员除了掌握普通管理学知识外，还应该根据工作需要，有针对性地选择与自己所属专业相关的管理学知识。
（2）心理学知识
秘书工作的性质决定了秘书人员需要经常和各种各样的人打交道，在与人交往的过程中，适当运用心理学知识可以帮助秘书人员提高人际交往的质量和效
果。心理学知识十分丰富，秘书人员除了掌握普通心理学知识外，还应了解一些诸如管理心理学、领导心理学、社会心理学、交际心理学以及秘书心理学等知识。
（3）公共关系学知识
秘书工作在许多方面都带有公共关系性质，比如接待客人、参与判断、协调关系等。因此，掌握一定的公共关系学知识，有助于秘书人员更好地开展工作。
（4）经济学知识
作为领导助手的秘书人员如果不懂经济学知识，就无法很好的辅助领导进行经济建设，发挥领导的参谋助手作用。经济学知识内容涉及面很广泛，秘书人员可以根据工作的需要，有针对性地选择会计、证券、金融、市场、外贸等方面的知识进行学习。
（5）其他相关知识
除上述知识外，与秘书工作相关的知识还包括：决策学、咨询学、统计学、社会学、伦理学、新闻学、传播学以及文学、美术等方面的知识。
（三）秘书人员应具备能顺利完成本职工作的能力结构
能力，是指一个人能胜任某项工作的主观条件。秘书的能力结构就是指秘书人员能够顺利完成本职工作所应具备的各种能力的组合方式。概括地说，秘书的能力结构可以分为两部分，即基础能力和专业能力。
1.基础能力（1）观察能力
秘书处于社会组织的枢纽地位，担负着辅助领导、搜集和反馈信息的重大责任，这就要求秘书人员必须具备敏锐的观察能力。
（2）注意能力
秘书良好的注意力，有助于秘书充分合理地利用时间，尤其是有助于秘书集中时间和精力去抓主要矛盾，更好的解决工作中的重要问题和繁难问题，从而提高整体工作效率。
（3）记忆能力
秘书工作千头万绪，既要参与政务，又要管理事务。在工作过程中，秘书需要记忆的东西很多，因此，对秘书人员来说，良好的记忆能力是开展工作的必要前提。
（4）思维能力
思维能力在秘书的基础能力结构中占据非常重要的地位，不会思维，就无法正确地认识、判断事物，更不能透过现象去发现事物的本质，当然也就不能很好地预测事物，解决问题。所以秘书人员应该具备良好的思维能力。
（5）想象能力
想象能力对秘书人员开展工作尤其是创造性工作有很大意义。具备了丰富的想象力，可以帮助秘书人员发挥创造性，从已知走向未知，预计事物发展前景，扶植新生事物，思维活跃，不断创新。
2.专业能力
专业能力是指秘书人员从事秘书工作所应具备的职业能力，是秘书能力结构的核心部分。专业能力是完成秘书工作的重要保证，也是秘书区别于其他职业人员的重要方面。秘书的专业能力包括以下几个方面：
（1）表达能力
秘书的表达能力主要包括口头表达能力、书面表达能力和身势表达能力。口头表达能力指运用口语交流思想、传达信息的能力，也就是说话的本领。秘书在工作中经常要向领导请示、汇报工作情况，向群众传达上级指示、命令，在各种会议上讨论发言，在日常接待中与客人交谈等，这就需要秘书人员具备较强的口语表达能力，能熟练运用语言开展工作。秘书人员在口头表达上要做到：发音准确、字正腔圆；中心突出，目的明确；语气温和，富有感情；说话得体，符合身份。
书面表达能力，就是运用书面文字表达思想、交流信息的能力，即写作能力。写作能力是秘书的看家本领和基本功，没有扎实的文字功底，秘书尤其是文字秘书的工作质量就会大受影响。秘书的写作能力要求秘书人员首先要具备扎实的文字功底，不仅要懂得语法、逻辑、修辞和一般的写作理论，以及常用的写作技巧，而且还要具备一定的理论修养。政策水平、专业知识和思维能力，以及领会领导意图和获取信息的能力。其次就是要多写，多练习。
身势表达，又称为身体语言或肢体语言，就是运用表情、动作、姿势、声音、服饰和距离等非语言手段表情达意的本领。身势表达是对口头表达的重要补充，能起到强化口头表达的作用。秘书人员应该熟悉有关的身势表达常识，善于向有经验的人学习，加强练习，掌握使用技巧。
（2）办事能力
秘书人员的许多工作实际上就是办理各种各样的事务，如办文办会、信访接待、日常值班、生活管理等。秘书事务性工作具有繁琐性、重复性、智能性和程序化的特点，这些特点要求秘书人员在锻炼培养自己的办事能力时应该做到：明确职责范围，通晓办事程序。区分轻重缓急，善于社会交往。
（3）协调能力
协调是管理职能之一，是现代社会普遍存在的一种社会现象，也是秘书的必备能力之一。秘书要掌握协调的依据和原则，讲究协调方法。
（4）管理能力
秘书作为辅助领导实施管理的人员，其自身也要具备如辅助决策、计划、沟通、协调和控制的管理能力。
（5）应变能力
应变能力就是面对变化的环境能够沉着应对、妥善处理问题的能力，它是秘书其他能力和素质在特殊情况下的综合反映，是对秘书才智经验的全面检验。秘书要善于观察、反应敏捷、从容镇定，能做到随机应变。
（6）社交能力
秘书在日常工作中每天都要和人打交道，秘书的工作性质和工作范围决定了秘书要面对各种各样的人际关系，这就要求秘书人员要善于和人打交道，要有良好的人际交往能力。
（四）秘书人员应努力提高自身的基本技能
在信息社会里，作为信息枢纽中心的秘书部门也日益适应时代的要求,正在迅速改变其办公方式和操作方式。电话、电脑、传真机、复印机、投影仪、打印机、数码摄影机等自动化设备得到了广泛的运用。面对这种形势,秘书人员要不断更新知识,完善自我,与时俱进,做到熟练使用各种办公机器,提高自身基本技能。
1.现代办公设备的使用技能
在现代信息化管理的背景下，只有使用先进的现代办公设备，秘书才能充分利用信息资源，提高办公质量，使办公水平从事务级进入管理级，直至辅助决策。因此秘书要学习和掌握打印机、复印机、速印机、传真机、扫描仪、数码相机、刻录机、移动办公设备和其他辅助办公设备的操作技能，并较快的适应现代办公设备的不断改进以及现代办公方式革命性的变化。
2.日常办公软件的使用技能
计算机是办公室里最主要的设备，而计算机的运行必须要使用软件。现代秘书必须要学习计算机基础理论，掌握操作系统的一般知识和技能，同时还要掌握微软办公软件的使用操作技能。
3网络办公技能
秘书网络办公是指秘书应用互联网络技术和资源并基于网络处理各种办公事务。互联网的信息资源，不仅信息量浩大，而且搜索方便，但是要适时、适地、适人地及时提供信息就需要使用搜索引擎的技能。还有网络即时通信的技能，使用OA网络办公软件的技能等等，这些都需要秘书学习和掌握。
4.文案处理技能
作为秘书人员，经常要从事文字工作，书法、速记、编辑、校对、装订文件等便成了秘书人员必不可少的基本技能，秘书人员要熟练应用和掌握这些技能。
（五）秘书人员应该培养良好的心理品质
秘书的心理品质是秘书的职业特点所要求的，是在秘书工作的实践活动中形成和发展的。从主体因素来看，秘书作为成年人，良好的心理品质的形成，主要应通过自我培养，领会社会对秘书的角色期待，内化为自己的需要，形成信念。秘书本人可以从以下几个方面入手，积极培养良好的职业心理品质。
1.进入角色
一个秘书能否经常意识到自己的“秘书”角色，意识到有关各方对自己的角色期待，是能否进入秘书角色的关键。当秘书置身于现实的工作场景中时，这种意识是不难产生的。但当自己处于非工作的场景中时，就会出现与秘书角色不相符的心理状态。一个秘书只有经常保持明晰的角色意识，始终不忘社会、组织、领导及群众对秘书的角色期待，才能逐步实现这种期待，形成良好的心理品质。
2.强化角色意识
秘书的角色意识，不仅包括对职业的意义、价值的认识，对职业要求的行为规范的认识，还包括对职业的苦乐、荣辱、胜败的情绪体验，以及由认知、情感激起的行为动机。秘书对职业的意义、价值、行为规范的认识，尤其是理论上的认识可以从书本、别人的介绍或秘书专业思想教育获得间接的体验。然而对秘书工作真正价值的认识，尤其是对职业的苦乐、荣辱、胜败的情绪体验，只有通过秘书工作的实践。
秘书在工作实践中所得到的不同的信息反馈，可以使秘书产生积极的或消极的情绪体验，从而强化或减弱秘书的角色意识。这种反馈可以来自社会、各级领导者、同事、群众，尤其是秘书直接为其服务的领导者。
3.加强自我修养，形成正确的自我意识
自我意识是一个人对自己、对自己与周围事物及他人之间关系的认识，是个性社会化的结果。自我意识水平反应着一个人的成熟度。作为领导者辅助角色的秘书，由其工作特点决定，应该对自己的长处、短处、优点、缺点有一个清醒、正确的认识，这对在整个秘书职业生涯中增强自觉性、避免盲目性，不断优化工作效果，都十分重要。
4.在实践中不断总结经验，加强心理品质修养
一个秘书工作者，清晰而正确的自我意识和角色意识的形成和强化，只有在秘书工作的实践活动中才能逐步完成，必须在实践活动中锻炼自己，在实践中总结经验获得感悟。
首先，领导要在实际工作中给秘书人员交任务，尤其是对一些新进秘书部门工作的人员，要在严格要求的前提下，放手把一些重要任务交给他们去办，使他们在艰苦磨练中缩短“适应期”，迅速成长，早日成熟。
其次，要有计划的安排秘书人员到基层，深入到工作一线，这对于秘书人员增长感性认识不断提高分析、处理问题的能力，是大有益处的。一个人只有在工
作实践中，才能获得大量的感性知识；只有在处理问题的过程中，才能发现解决问题的技巧。
（六）掌握舆论主动权，积极宣传先进的秘书职业文化
要使社会公众对秘书这一角色有正确的认识，只靠秘书自身的努力是不够的。针对文艺作品对秘书不良形象的渲染所造成的负面影响，秘书行业组织应该掌握舆论主动权，构筑并大力宣传先进的秘书文化。要想构建先进的秘书文化，必须科学地继承中国传统秘书文化，吸收其精华，摈弃“官本位”观念，融入时代精神。弘扬先进的秘书文化，可以向社会展示真实的秘书世界，让社会了解秘书的工作、生活，进而尊重秘书的人格，营造一种有志者、有才者争做秘书的社会氛围。
［参考文献］
1.张同钦，杨铎：《秘书学概论》，暨南大学出版社，2008年版。2.李欣：《秘书工作》，高等教育出版社，1985年版。
3.朱丹华：《浅谈秘书角色的认知偏差》，载《秘书之友》，2000年第7期。4.季水河：《秘书心理学》，中南工业大学出版社，1998年版。5.陆予圻，郭莉：《秘书礼仪》，复旦大学出版社，2008年6月第一版。http://www.daodoc.com/newsShow.asp?dataID=769
How to Realize the Image of Secretary Purify Yourself [Abstract] With the development of The Times and social on the secretary of the requirement increasingly, secretary job is becoming more and more popular, the secretary practitioners more and more.However, the social public to the secretary of the work cla features and profeional role cognition deficiency, there are certain cognitive errors, its negative influence is bigger.The secretary should set out from themselves set up perfect knowledge structure and ability structure, and strive to improve their basic skills, cultivate good psychological quality.Thus in the social public mind set up the good profeional image, guides the people out of the secretary role cognition pitfalls.,realize the image of secretary purify yourself.
