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如何撰写高质量的审核报告
［ 信息来源：HXQC 宋治民 点击数：1066 2010-4-10 ］
--------------HXQC 宋治民
笔者获悉，近期某国外认可机构对国内××管理体系认证机构进行了认可评审。在末次会议上，评审组长谈到：对××认证机构实施第三方认证审核所发出的审核报告的内容感到很是失望。就××认证机构目前所使用的格式化的审核报告而言，报告的内容并没有给受审核方提供任何有价值的信息，主要的审核过程或审核结果实际上并没有被放到审核报告中，而是都放在了审核人员自己的现场审核记录中，受审核方根本无法看到。因此，评审组不得不强烈建议××认证机构修改审核报告的格式设计，并且要对审核员进行培训，让审核员知道有哪些内容需要把它写进审核报告中去，以及应该怎么样去写。
常识告诉我们，在证明申请组织满足ISO9001要求的过程中，审核报告是一个重要的工具。GB/T27021-2007 idt ISO/IEC 17021：2006《合格评定
管理体系审核认证机构的要求》的第9.2.5.1条规定，为使认证机构作出认证决定，审核报告是审核组至少应向认证机构提供的信息之一。
毫无疑问，审核报告的质量关系到认证决定的正确性和有效性。因此，审核组在报告中应既包括申请组织的体系运行与相应管理体系标准要求的正面和负面的符合性评价，也包括对申请组织体系运行有效性的具体、全面和系统的评价。
GB/T27021-2007中概述了对审核报告的最低要求，但是，并没有规定ISO 9001管理体系审核报告具体的格式和内容。实践表明，审核报告的格式和内容有可能因受审核方的规模和性质以及审核目的和范围的不同而各异（某些领域还可能策划要求使用特定的报告格式）。审核报告的格式和内容可以多种多样，可依据接受审核的组织不同的规模和类型确定。它也取决于审核的目的和范围（例如：第1阶段审核、第2阶段审核或监督审核等）。
为总结在编制审核报告方面范围广泛的经验，以满足所有有关各方的需要，“ISO 9001 审核实践组”于2009年 3月20日发布了题为《撰写审核报告（Writing Audit Reports）》的指南文章。（笔者注：2009年9月，笔者曾在HXQC网站“航星快讯”栏目发布了该指南文章的译文）
该指南文章对审核报告中包含内容的建议如下： a）引言 审核报告的这一部分应该参照 ISO/IEC 17021 的强制性要求（见条款 9.1.10）和 ISO 19011：2002 “质量和/或环境管理体系审核指南”中提供的指导（见条款 6.6）进行编写。
b）完成概述：
这一部分应该集中于提供质量管理体系（QMS）总体有效性的概要描述，包括以下信息：
— 管理体系的长处和弱点； — 持续改进的机会；和 — 其他关键业绩指标。
当评论审核的时候应该特别强调，对象征不符合和/或重要的“令人担心的领域”的任何一个审核发现除非得到妥善解决，否则可能成为不符合。
对组织的质量管理体系与标准要求对比的符合性的结论和任何建议应该予以说明。应该对受审核组织为审核组提供适当地食宿招待、合作与开放表示感谢。c）管理承诺、目标和指标：
这一部分应该提供组织对过程确定的解释、背景和沟通方针和目标。它应该包括监视、测量、报告和对关键绩效目标的审查。还应该包括自上一次审核以来，就组织制定的目标所取得的进展进行适当的评论（不过，初次认证审核时，对于审核目的而言，本节可能需要承认，组织还没有显现出取得如此成绩的足够的历史）。
d）对以前审核结果所采取的措施：
这一部分应该形成有关组织对先前发现的任何质量问题确定其根源的能力，以及为纠正这种情况，防止问题重复发生而采取措施的有效性的适当评论。还应该评论组织正式采取的纠正措施和预防措施过程的充分性。对于先前已经确定的那些不符合，也应该提供评论，组织自己在能力上是否已经增加了识别潜在的不符合，并防止发生不符合的信心。
e）内部审核、管理评审和持续改进过程：
这一部分应该提供对内部审核的及时性和有效性的评论和关于管理评审及持续改进过程与质量的实现和保持相关联的风险。
此外，还应该就组织的以下发展方面提供评论：
— 针对持续改进的措施计划，和
— 与监视顾客满意度相关的资料和与组织的质量成就相关的顾客感受。
f）重大变化的冲击（如果有）：
这一部分适用于任何类型的审核，不过它更适用于监督审核和再认证审核，而不是初次审核。应该记录包括变化的影响在内的详细信息，例如：所有制、设施和设备、工艺过程、关键人员、管理体系、认证范围的变化等。
g）体系要求和相互关系、职责、过程、审核领域：
这一部分的标题（或副标题）在一份报告中可能需要固定的模式以明确提及具体职能、区域、过程等，例如“销售”，“仓库”，“培训和人员能力”，“顾客感受/满意”等。
这一部分应该确定以下：
被用作审核基础的质量管理体系标准（如 ISO 9001、ISO/TS 16949 等）； 正在被审核的情况；
审核过程中所使用的记录和主要文件，例如：
— 检查数据记录纸； — 审核计划； — 审核履历； — 审核跟踪。
这一部分可以用来提供组织的管理体系与‘体系要求’，即标准条款或质量管理体系标准的具体要求的一致性方面的评论。同样地，它也可以用来提供关于组织质量管理体系中共同工作的不同方面‘体系相互影响’方式的评论（无论是合成还是分离），与此同时在质量管理体系实现其预期的输出的能力上，它们各自的积极或消极的影响。这些意见应该集中在标准要求之间联系的效果和要素，例如组织的方针、行为目标、任何适用的法律法规要求、职责、人员的能力、操作、程序、性能数据、或内部审核结果和结论。
关于‘过程’的评论可能会占到报告篇幅的大部分。报告应该写上对质量管理体系标准所覆盖的每个过程的适用的要求，例如，策划、过程目标、文件和记录的控制、职责和权限、能力和意识、过程确认、可追溯性、测量、监视、校准、不合格品控制、过程改进等，并且应该将焦点放到促进或阻碍一致性和/或输出的改进的过程要素上。
h）现场观察：
这一部分应该提供现场审核状况的评论，并且应该突出任何有害的状况或罕见的发现或观察到的生产数据。
i）对遵守法律、法规、规章和其他要求的评价和沟通：
这一部分应该提供的有关评论：
— 确认适用于组织体系的法规/规章或行业有关活动的具体要求； — 用于定期评估这些要求的一套方法；和 — 适用于他们沟通任何更改的系统。j）管理体系的继续有效：
这一部分应该对组织的质量管理体系提供一个总体上持续有效的评价，并且考虑到自上次审核以后有可能发生的任何有关内部和外部变化的陈述，说明“认证的范围”是否将继续是实事求是的、适宜的和有利的（注：这一部分对初次审核不适用）。
k）标志和/或其它任何认证证明的使用：
这一部分应该记录受审核方使用认证或认证机构标志的方式（例如，在包装物上，在宣传资料中，在其车辆上），并且应该强调他们正在使用的方法中任何使人担忧的问题。
l）需要进一步关注的问题：
这一部分应该记录任何需要进一步注意的问题，和（适当的）完成措施计划的日期，例如，关闭不符合以后仍然遗留的问题，其它使人担忧的区域等。
m）免责声明：
报告中应该包括一个声明，声明审核是一个基于现有信息的抽样过程，因此审核证据存在一定的不确定度，并会对审核结论造成影响。那些信赖或根据审核结果和结论行事的人们，应该意识到这种不确定性。
还应提醒受审核方的是，在最终授予或保持认证的决定确定前，审核组的推荐意见还需要认证机构进行另外的评审。
以上所列出的话题并非适用于每一个审核活动，审核报告的话题顺序也可以有所不同。
笔者之所以要撰写此文，重复大家可能都已经很熟悉的提法，无非是想为认证机构撰写高质量的审核报告提供一点个人的意见而已。
